公司采购管理制度

公司采购管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保公司资产安全与合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有生产经营及管理活动中所需物资、工程和服务的采购。除非另有明确规定，公司各部门、各分支机构的采购活动均须遵循本制度。第三条基本原则采购活动应遵循以下基本原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购过程合法合规。2.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需资源，追求最佳性价比。3.公开、公平、公正原则：采购过程应尽可能透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。4.集中采购与分散采购相结合原则：对于通用性强、采购金额较大的物资或服务，推行集中采购以获取规模效益；对于特殊、小额的采购需求，可适度授权分散采购。5.预算控制原则：采购活动必须在批准的预算范围内进行，严禁无预算、超预算采购。6.廉洁自律原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁奉公，杜绝任何形式的不正当利益输送。第二章组织与职责第四条采购管理部门公司设立采购部（或指定的采购管理部门，下同）作为采购工作的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和完善公司采购管理制度及相关流程，并监督执行。2.负责公司集中采购项目的具体实施，包括供应商寻源、询价、招标组织、合同谈判与签订等。3.建立和维护公司供应商信息库，进行供应商的评估、选择与动态管理。4.协同相关部门对采购物资/服务的质量进行监督与验收。5.负责采购合同的管理，包括合同台账的建立、履约跟踪等。6.收集、分析采购数据，为公司成本控制和决策提供支持。7.组织采购相关的培训工作，提升采购人员的专业素养和廉洁意识。第五条需求部门各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：1.根据实际业务需要，提出合理、准确的采购需求，明确采购物资/服务的规格、型号、数量、质量标准、交付时间等。2.负责采购需求的初步审核与报批。3.参与相关采购项目的技术交流、供应商考察及评标工作。4.负责或参与采购物资/服务的到货接收、安装调试及最终验收，并出具验收报告。5.配合采购部门处理采购过程中出现的质量异议或其他问题。第六条财务部门财务部门在采购管理中的主要职责包括：1.负责采购预算的审核与控制，根据审批后的采购计划安排资金。2.参与重大采购项目的合同评审，重点审核合同中的付款方式、金额等财务条款。3.按照合同约定及验收合格证明办理采购款项的支付手续。4.负责采购相关的会计核算工作，确保采购成本的准确归集。第七条法务部门（或指定审核人）法务部门（或指定审核人）主要职责包括：1.负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，防范法律风险。2.参与处理采购活动中发生的法律纠纷。3.为采购部门提供必要的法律咨询服务。第八条监督部门公司监察审计部门（或指定的监督机构）负责对采购活动的全过程进行监督，包括但不限于采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购人员的廉洁自律情况等，对发现的违规行为进行调查与处理。第三章采购流程管理第九条采购需求与计划1.需求提报：需求部门根据年度经营计划、项目计划或实际需要，填写《采购申请表》，详细列明采购物品的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、总价、需求日期、用途等信息，并附相关技术资料（如必要）。2.需求审批：《采购申请表》须经需求部门负责人审核签字后，按照公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要的采购需求，还需经过分管领导或总经理审批。3.采购计划汇总与编制：采购部门汇总各需求部门经批准的采购需求，结合库存情况（如适用），统筹编制公司月度或季度采购计划，报相关领导审批后执行。第十条供应商选择与管理1.供应商寻源：采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，确保有足够的供应商参与竞争。对于重要物资或长期合作的服务，应建立合格供应商名录。2.供应商评估：采购部门会同需求部门、财务部门等相关单位，对供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉、价格竞争力、售后服务等进行综合评估。评估结果作为选择供应商的重要依据。3.供应商准入：经评估合格的供应商，方可纳入公司合格供应商名录。对列入名录的供应商，应建立详细档案。4.供应商动态管理：采购部门应定期对供应商的履约情况进行跟踪评价，实行优胜劣汰。对于出现严重质量问题、履约不力或有不正当竞争行为的供应商，应及时从合格供应商名录中清除。第十一条采购方式确定公司应根据采购物品的特性、金额大小、市场竞争状况等因素，选择适宜的采购方式，主要包括但不限于公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。具体采购方式的适用条件、程序及权限，公司将另行制定《采购方式管理细则》予以明确。第十二条询比价与招标1.询比价：对于适用询价采购方式的项目，采购部门应向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，获取报价单。报价单应要求供应商书面回复，明确价格、交货期、付款条件等。采购部门对各供应商的报价及其他条件进行比较分析，择优确定成交供应商。2.招标：对于达到规定金额标准的采购项目，应采用招标方式。采购部门负责组织或委托有资质的招标代理机构进行招标。招标过程应严格遵守国家招投标法律法规及公司内部规定，确保公开、公平、公正。具体招标流程参照公司《招标管理办法》执行。第十三条合同签订1.合同起草与评审：确定供应商后，采购部门负责起草采购合同。合同内容应包括但不限于：供需双方名称、标的、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准与方法、付款方式、违约责任、争议解决方式等。合同文本应提交法务部门（或指定审核人）、财务部门及需求部门进行评审。2.合同审批与签订：经评审通过的合同，按照公司合同审批权限逐级报批后，由法定代表人或其授权委托人代表公司与供应商签订书面合同。合同签订应规范、严谨，避免法律风险。第十四条采购履约与验收1.合同履约跟踪：采购部门负责跟踪合同的履行情况，督促供应商按合同约定交付物资或提供服务。需求部门予以配合。2.到货接收与检验：物资到货后，需求部门（或仓库管理部门）应会同采购部门（必要时包括技术部门）对物资的数量、规格型号、包装等进行初步核对。对需要进行质量检验的物资，应由质检部门（或委托第三方机构）按照合同约定的质量标准进行检验，并出具检验报告。3.最终验收：物资/服务经检验合格并完成安装调试（如适用）后，由需求部门组织进行最终验收，填写《采购验收单》，验收合格后方可办理后续付款手续。验收不合格的，由采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货或索赔等。第十五条付款结算1.需求部门凭经审批的《采购验收单》、合规的发票、采购合同及其他必要凭证，到财务部门办理付款申请。2.财务部门对付款申请及相关凭证的完整性、合规性进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。严禁无合同、无验收、无合规发票的付款行为。第十六条采购档案管理采购部门应负责采购全过程资料的收集、整理、归档工作，包括但不限于采购申请、审批文件、招标文件、投标文件、中标通知书、询价单、报价单、采购合同、验收报告、发票、付款凭证等。采购档案应妥善保管，确保其完整性和可追溯性，保存期限应符合公司档案管理规定。第四章采购监督与责任第十七条内部监督公司监督部门应定期或不定期对采购管理制度的执行情况进行检查，对采购活动的合规性进行监督。各部门及员工有权对采购过程中的违规违纪行为进行举报。第十八条责任追究对于违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政