采购管理办法试行

第一章总则第一条目的与依据为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，提高采购效率与效益，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构的所有采购活动。凡以公司名义进行的物资、设备、服务等采购事项，均须遵守本办法规定。第三条基本原则采购活动应遵循以下原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，对符合条件的供应商一视同仁。3.性价比最优原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资或服务。4.效益优先原则：综合考虑价格、质量、交付、服务、风险等因素，追求整体效益最大化。5.廉洁自律原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁奉公，杜绝任何形式的不正之风。第四条定义本办法所称采购，是指公司为实现经营目标，获取生产、经营、管理所需的各类物资（原材料、辅料、备品备件、办公用品等）、设备（生产设备、办公设备等）及服务（技术服务、运维服务、咨询服务等）而进行的一系列活动，包括需求提报、计划编制、供应商选择、合同签订、订单下达、物资接收、款项支付等环节。第二章组织机构与职责第五条采购管理部门公司设立采购部（或指定某一现有部门承担采购管理职能，下同），作为公司采购活动的统一管理与执行部门，主要职责包括：1.组织制定和完善公司采购管理制度及相关流程。2.负责公司年度及月度采购计划的汇总、审核与协调。3.组织实施公司各项采购活动，包括供应商的寻源、考察、评估与管理。4.负责采购合同的洽谈、起草、审核与管理。5.协调处理采购过程中的各类问题，包括质量异议、交付延迟等。6.负责采购数据的统计、分析与报告。7.监督检查各部门采购制度的执行情况。第六条需求部门各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：1.根据实际工作需要，准确、及时提报采购需求。2.参与所购物资或服务的技术参数确认、供应商考察（必要时）及验收工作。3.配合采购部门进行市场调研，提供相关技术支持。4.对提报需求的真实性、准确性负责。第七条财务部门财务部门负责采购活动的资金管理与监督，主要职责包括：1.负责采购预算的审核与控制。2.参与采购合同的财务条款审核。3.按照合同约定及公司财务制度办理采购款项的支付。4.对采购成本进行核算与分析。第八条法务部门（或指定审核人）法务部门（或指定审核人）负责采购活动的法律风险控制，主要职责包括：1.参与重要采购合同的审核，确保合同条款的合法性、合规性与完整性。2.提供采购相关的法律咨询服务。3.协助处理采购合同纠纷。第九条监督部门公司监察审计部门（或指定监督机构）负责对采购活动的全过程进行监督，对采购中的违规违纪行为进行调查与处理。第三章采购计划与预算第十条采购需求提报需求部门应根据年度工作计划、生产经营需要及库存情况，填制《采购需求单》，明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、预估金额、需求日期及其他特殊要求，经部门负责人审批后提交采购部。第十一条采购计划编制采购部收到各部门的采购需求后，应进行汇总、整理、审核，并结合公司资金状况及库存策略，编制公司年度、季度或月度采购计划，报公司分管领导审批后执行。采购计划应明确采购项目、采购方式、预算金额、实施时间等。第十二条采购预算管理采购活动应严格遵守公司预算管理制度。采购计划须在获批的预算范围内执行，无预算或超预算的采购项目，原则上不予安排，特殊情况需按公司预算管理规定报批。第四章采购方式与实施第十三条采购方式分类公司采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购及公司认定的其他采购方式。采购部应根据采购项目的金额、性质、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式。第十四条公开招标符合一定金额标准或公司认为有必要的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标应在规定的媒介发布招标公告，邀请不特定的合格供应商投标。具体招标流程、评标标准等应符合国家相关法律法规及公司内部规定。第十五条邀请招标对于采购金额较大，但符合下列情形之一的，可以采用邀请招标：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应向不少于三家合格供应商发出投标邀请书。第十六条竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应邀请不少于三家合格供应商进行谈判。第十七条询价采购采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。询价应向不少于三家合格供应商发出询价单，要求其一次报出不得更改的价格，然后根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。第十八条单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式，需提供充分的证明材料，经严格审批。第十九条小额零星采购对于金额较小、频次较高的日常零星采购，可由采购部制定简化采购流程，明确采购方式、审批权限及控制措施，报公司领导批准后执行。第二十条供应商管理1.供应商寻源：采购部应通过多种渠道寻找潜在供应商，建立供应商信息库。2.供应商考察与评估：对重要供应商或新的关键供应商，采购部应组织相关部门进行实地考察，评估其生产能力、质量体系、财务状况、商业信誉、供货能力及售后服务等。3.供应商准入：经评估合格的供应商方可纳入合格供应商名录。4.供应商动态管理：采购部应定期对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务态度等进行评价，实行优胜劣汰。第二十一条采购文件管理采购过程中的招标文件、投标文件、谈判记录、询价单、报价单、合同等重要文件资料，采购部应妥善保管，存档备查。第五章合同管理第二十二条合同签订采购活动原则上应签订书面采购合同。采购合同由采购部根据采购结果及谈判内容负责起草，合同内容应包括但不限于：标的物名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交付时间与地点、运输方式、包装要求、验收标准与方法、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等。第二十三条合同审核与审批采购合同签订前，须履行必要的审核与审批程序。一般合同由采购部负责人审核，报分管领导审批；重大或复杂合同，还需经财务部门、法务部门（或指定审核人）审核，按权限报公司主要领导审批。第二十四条合同履行采购合同签订后，采购部应负责跟踪合同的履行情况，确保供应商按合同约定提供产品或服务。需求部门应配合做好到货接收、安装调试及初步验收工作。第六章验收与付款第二十五条到货验收物资到货后，需求部门（或使用部门）应会同采购部（必要时可邀请质检部门或技术人员）根据采购合同、订单及相关质量标准对物资的数量、规格型号、外观质量、技术参数等进行查验或检验，填制《采购物资验收单》。验收合格后方可办理入库手续；验收不合格的，由采购部负责与供应商协商处理。第二十六条服务验收对于服务类采购，需求部门应根据合同约定的服务内容、标准和完成时限，对服务成果进行验收，并出具验收报告。第二十七条付款结算财务部门根据审批后的《采购物资验收单》（或服务验收报告）、采购合同、合法有效的发票及其他必要凭证，按照公司财务管理制度及合同约定的付款方式、期限办理付款手续。第七章监督与责任第二十八条内部监督公司监督部门应定期或不定期对采购管理制度的执行情况、采购活动的合规性、采购效率与效益等进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第二十九条责任追究对在采购活动中违反本办法规定，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。具体行为包括但不限于：1.虚报、瞒报采购需求的；2.擅自改变采购方式、规避招标或其他公开采购程序的；3.在供应商选择、合同签订、验收付款等环节中收受回扣、贿赂或为他人谋取不正当利益的；