高校档案管理工作流程规范

高校档案管理工作流程规范引言高校档案作为高等院校历史发展的原始记录，承载着学校在教学、科研、管理及服务等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是学校宝贵的信息资源和文化财富。科学规范的档案管理工作，不仅是高校依法治校、提升管理水平的内在要求，也是学校持续健康发展、传承校园文化的重要保障。为确保高校档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥档案在学校发展中的凭证、参考和教育作用，特制定本工作流程规范。本规范旨在为高校档案管理工作提供清晰、可操作的指引，促进档案管理工作的制度化、标准化和科学化。一、档案工作组织领导与职责分工（一）组织领导高校应设立档案工作委员会或相应的领导小组，由校领导分管档案工作，统筹协调全校档案事业发展规划、重大事项决策及资源配置等问题。档案馆（室）作为档案工作的职能管理部门，具体负责全校档案的统一管理、业务指导和监督检查工作。（二）职责分工1.档案馆（室）职责：贯彻执行国家及上级部门有关档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善学校档案工作规章制度；负责对学校各单位档案工作进行业务指导和培训；接收、整理、保管、鉴定、统计和利用全校各类档案；组织档案信息化建设；开展档案编研和文化传承工作。2.校内各单位职责：各单位应明确分管档案工作的负责人，并指定专人（档案员）负责本单位文件材料的形成、收集、整理、预立卷和定期向档案馆（室）移交工作；严格执行档案工作制度，确保本单位形成的档案材料完整、准确、系统。二、文件材料的形成与收集（一）形成要求校内各单位在各项工作中形成的文件材料，必须符合国家及学校关于公文处理和档案管理的规定，做到格式规范、内容真实、字迹清楚、签署完备。凡属归档范围的文件材料，其制成材料应有利于长期保存（如使用符合档案保管要求的纸张、墨水、字迹材料等）。（二）收集范围档案收集范围应依据国家相关规定，并结合学校实际情况确定，主要包括：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类等各类文件材料。各单位档案员应熟悉本单位归档文件材料的具体范围。（三）收集要求1.及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后交本单位档案员。对于科研课题、基建项目等有明确周期的工作，应在项目完成后三个月内完成材料收集。2.完整性：确保归档文件材料的齐全，包括各种正本、定稿、重要附件、原始数据、图件等。3.准确性：文件材料的内容应真实反映工作实际，数据准确无误，手续完备。三、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法与步骤1.分类：按照学校档案分类方案，对接收的文件材料进行分类，确定其所属的一级类目、二级类目及三级类目。2.排列：在同一类目内，按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系进行系统排列。3.编号（档号编制）：依据档案整理规则，对每份文件材料或案卷赋予唯一的档号，档号编制应规范、有序，具有可追溯性。4.编目：*卷内文件目录编制：对组成案卷的文件材料逐件填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项。*案卷封面填写：填写案卷标题、立卷单位、起止日期、保管期限、卷内页数、档号等。案卷标题应简明扼要，准确反映卷内文件材料的内容。*备考表填写：填写案卷内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，以及立卷人和检查人的签名及日期。5.装订：按照便于保管和利用的原则，对案卷或单份文件进行装订。装订应牢固、整齐、美观，不压字、不损坏文件。（三）归档要求1.归档时间：各单位形成的管理类文件材料，应在次年上半年完成整理并向档案馆（室）归档；教学类、科研类等专业档案，应在相关工作结束后，按规定时间及时归档。2.归档手续：归档时，交接双方应认真核对档案材料的数量、质量，填写《档案移交清册》，双方签字盖章后各执一份，作为交接凭证。四、档案的保管与保护（一）库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.建立健全库房管理制度，严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.库房内保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%），并做好温湿度监测与调控。4.档案装具应符合国家标准，排列整齐，便于存取。库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。（二）档案实体保护1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案，应按照档案修复技术规范进行修复或复制。2.对于珍贵、重要的档案，应采取特殊保护措施，如进行数字化复制，原件妥善封存。3.严格按照档案库房管理制度操作，避免档案因人为因素造成损坏。（三）档案保密严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。档案管理人员应增强保密意识，严守保密纪律，确保涉密档案的安全。查阅、复制、摘抄涉密档案，必须严格履行审批手续。五、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循“为学校发展服务、为社会公益服务”的原则，在确保档案安全和遵守保密规定的前提下，积极提供利用。（二）利用范围与权限1.学校内部单位因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或有效工作证件，经档案馆（室）负责人同意后查阅。2.教职工、学生因个人学习、研究等需要查阅本人相关档案，须持本人有效证件。3.校外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经档案馆（室）负责人批准。查阅涉密档案或控制使用档案，须报请学校分管档案工作的领导批准。（三）利用方式提供档案原件查阅、复制件（复印件、打印件、缩微件等）、数字化档案查阅、档案证明等服务。（四）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.查阅档案一般在指定的阅档室进行。确因特殊情况需借出档案原件的，须经档案馆（室）负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案原件原则上不得带出档案馆（室）。3.复制档案须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案馆（室）证明章方为有效。4.利用档案时，不得违反国家有关知识产权保护的规定。5.查阅完毕，应及时将档案归还，档案管理人员当面核对无误后，在借阅登记本上注销。（五）利用效果反馈鼓励利用者反馈档案利用效果，以便更好地改进档案服务工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织学校应成立档案鉴定工作小组，由分管档案工作的校领导、档案馆（室）及相关部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。（二）鉴定程序与方法1.档案鉴定工作小组按照国家有关档案保管期限规定及学校档案具体情况，对已到保管期限的档案进行逐卷、逐件审查。2.根据档案的历史价值、现实价值和长远利用价值，确定其存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已无保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁工作1.对经鉴定确需销毁的档案，由档案鉴定工作小组填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的档号、题名、起止日期、数量、鉴定意见等。2.《档案销毁清册》须报请学校分管档案工作的领导批准后，方可组织销毁。3.档案销毁时，应指定两人以上负责监销。监销人应认真核对销毁档案与《档案销毁清册》是否相符，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。严禁个人私自销毁档案材料。《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的统计与移交（一）档案统计档案馆（室）应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。统计数据应真实、准确、及时。（二）档案移交1.学校因故分立、合并、撤销时，应按照国家有关规定办理档案交接手续，确保档案的完整与安全。2.对于具有永久保存价值的档案，按照国家规定，在学校档案馆（室）保存一定年限后，应向同级国家综合档案馆移交。八、档案信息化建设（一）总体要求遵循国家关于档案信息化建设的方针政策，结合学校实际，制定档案信息化发展规划，推动档案管理系统与学校其他管理信息系统的互联互通，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）数字档案资源建设1.对传统载体档案进行数字化扫描、著录、标引、存储，建立数字档案资源库。数字化工作应符合《纸质档案数字化技术规范》等国家标准，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。2.积极推进电子文件的归档与管理，明确电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节的要求，确保电子档案的长期可读。（三）档案管理系统建设与维护1.选用或开发符合国家规范、功能完善、安全可靠的档案管理系统，满足档案著录、检索、管理、利用等需求。2.加强档案管理系统的日常维护和安全保障，定期进行数据备份，防止数据丢失或泄露。（四）数字档案的管理与利用1.数字档案的管理应参照纸质档案管理的要求，建立健全相关制度，确保数字档案的规范管理。2.在保障信息安全的前提下，积极拓展数字档案的利用渠道，提供便捷高效的在线查询服务。九、档案工作的监督与考核1.学校应将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，并将档案工作的开展情况作为评价各单位工作业绩的参考依据之一。2.档案馆（室）负责对校内各单位档案工作进行监督检查和业务指导，对在档案工作中表现突出的单位和个人予以表彰和奖励；对违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失或泄密的，应视情节轻重追究相关人员责任。十、附则1.本规范未尽事宜，按照国家及上级主管部门有关档案工作的法律法规和规章制度执行。2.学校各单位可根据本规范，结合本单位