建筑施工项目合同管理实务操作手册

建筑施工项目合同管理实务操作手册一、总则1.1目的与依据为规范建筑施工项目合同管理行为，明确管理职责，防范合同风险，保障项目各方合法权益，确保项目顺利实施，提高经济效益，依据国家相关法律法规及行业惯例，结合建筑施工项目特点，特制定本手册。本手册旨在提供一套系统、实用的合同管理操作指引，适用于项目从前期策划直至竣工验收及保修阶段的全过程合同管理活动。1.2适用范围本手册适用于公司及所属各单位承接的各类新建、改建、扩建建筑工程施工项目的合同管理工作。凡与项目实施相关的勘察设计合同、施工合同、监理合同、物资采购合同、设备租赁合同、专业分包合同、劳务分包合同等均应遵循本手册的规定。1.3基本原则合同管理应遵循以下基本原则：*依法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、政策及行业规范。*风险控制原则：以风险防范为核心，对合同签订前、履行中及收尾阶段的风险进行识别、评估和应对。*全过程管理原则：对合同从策划、谈判、评审、签订、履行、变更、索赔、争议解决到归档的整个生命周期进行系统性管理。*责权利对等原则：合同条款应明确各方的责任、权利和利益，力求公平合理，避免显失公平的条款。*动态管理原则：根据项目进展和外部环境变化，对合同管理进行动态调整和优化。二、合同管理组织与职责2.1组织架构项目合同管理应建立健全相应的组织体系。通常应在公司层面设立合同管理部门或指定专职合同管理人员，负责统筹协调和指导各项目的合同管理工作。项目经理部作为合同履约的直接责任主体，应设立合同管理岗（可由商务经理或指定专人兼任），具体负责项目层面的合同管理日常事务。2.2主要职责*公司合同管理部门/人员职责：*制定和完善公司合同管理规章制度及标准文本；*参与重大合同的谈判、评审与签订；*监督检查项目合同履行情况；*组织合同管理培训与经验交流；*负责公司层面合同纠纷的协调与处理。*项目经理部职责：*项目经理：对项目合同管理负总责，是合同履约的第一责任人，负责审批合同相关重要文件，组织处理重大合同问题。*合同管理岗（商务经理）：具体负责合同的日常管理工作，包括合同策划、参与谈判、起草或审核合同文本、组织合同评审、合同交底、履约跟踪、变更与索赔管理、合同资料归档等。*工程技术部：负责审核合同中的技术标准、施工方案、工期要求等技术条款，参与技术相关的变更与索赔。*物资设备部：负责审核采购合同、租赁合同中的物资设备规格、数量、质量、价格、交付期等条款，确保物资设备供应。*质量安全部：负责审核合同中的质量标准、安全责任等条款，监督合同履行过程中的质量安全管理。*财务部：负责审核合同中的付款方式、结算条款，办理工程款支付与收取，进行合同成本核算与分析。三、合同管理流程3.1合同策划与准备阶段3.1.1项目前期策划与合同模式选择在项目投标或承接初期，合同管理岗应会同相关部门，根据项目特点、规模、复杂程度、业主需求及市场环境，进行合同策划。主要包括：*选择合适的合同类型（如固定总价合同、固定单价合同、成本加酬金合同等）；*确定合同计价方式、调价原则；*划分合同包范围，明确拟分包工程或采购内容；*初步识别合同风险，制定应对策略。3.1.2招投标管理与合同相对方选择对于需要通过招投标方式确定合同相对方的（如施工分包、物资采购），应严格按照招投标法律法规及公司规定组织或参与招投标工作。*编制规范的招标文件，明确招标范围、技术要求、商务条款、评标标准；*对投标人进行资格审查，重点审查其资质、业绩、财务状况、履约能力、信誉等；*组织开标、评标，确保过程公平、公正、公开；*审慎选择合同相对方，优先选择实力强、信誉好、合作记录良好的单位。3.1.3合同谈判合同谈判是明确双方权利义务、防范风险的关键环节。谈判前应做好充分准备，收集相关信息，制定谈判策略和底线。*谈判小组应由项目经理、合同管理岗、技术、财务等相关人员组成；*针对合同主要条款（如工程范围、合同价格、工期、质量标准、付款条件、违约责任、争议解决方式等）进行逐项谈判；*对谈判过程中的重要内容进行记录，形成谈判纪要，并由双方签字确认；*对于重大或复杂的合同，可考虑聘请法律顾问参与谈判。3.2合同评审与签订阶段3.2.1合同文本起草与审核合同文本应优先采用国家或行业发布的标准示范文本。如无示范文本，应根据谈判结果和项目实际情况起草。合同文本起草或收到对方提供的合同草案后，合同管理岗应组织相关部门进行初步审核。审核重点包括：*合同主体是否合法、适格；*合同内容是否符合法律法规及政策要求；*合同条款是否完整、明确、具体，逻辑是否严密；*权利义务是否对等，风险分担是否合理；*技术、经济条款是否与项目实际相符；*违约责任是否明确、可操作；*争议解决方式是否约定清晰。3.2.2合同评审合同正式签订前必须履行评审程序。*合同管理岗填写《合同评审表》，连同合同草案、谈判纪要、对方资质文件等资料，提交相关部门及公司合同管理部门进行评审；*各评审部门应在规定时间内提出明确的评审意见（同意、修改、否决），并签字确认；*对评审中提出的修改意见，应与合同相对方进行沟通，完善合同文本；*评审未通过的合同，不得签订。3.2.3合同签订合同经评审通过后，由法定代表人或其授权委托人签署，并加盖单位合同专用章。*严格审查授权委托书的真实性和有效性；*合同文本应使用不易褪色的墨水填写或打印，字迹清晰；*所有条款均应填写完整，不得留有空白；*合同签订份数应满足各方需要及备案要求，一般至少一式四份。3.3合同履行管理阶段3.3.1合同交底合同签订后，合同管理岗应在规定时间内组织向项目经理、各职能部门负责人及相关管理人员进行合同交底。*交底内容包括：合同主要条款（范围、价格、工期、质量、付款、违约责任等）、合同风险点及控制措施、各部门职责分工、合同履行注意事项等；*可采用会议形式进行，形成《合同交底记录》，参会人员签字确认；*确保相关人员全面理解合同精神，明确自身职责。3.3.2履约跟踪与记录合同履行过程中，合同管理岗应牵头组织各部门对合同履约情况进行动态跟踪和管理，并做好详细记录。*进度管理：对照合同约定的工期计划，跟踪工程进展，及时发现和处理影响进度的因素，办理工期签证。*质量管理：严格按照合同约定的质量标准组织施工或验收，做好质量检查记录，对质量问题及时提出整改要求。*安全管理：监督合同相对方履行安全责任，确保施工安全，避免安全事故导致的合同责任。*成本与支付管理：*严格按照合同约定的付款节点和条件，审核并办理工程款支付申请或收取；*对已完成工程量进行核实，确保付款与履约进度相符；*做好成本核算，监控合同价格执行情况，防止超付。*文档管理：建立合同管理台账，对合同履行过程中的所有文件（如通知、函件、会议纪要、签证单、验收报告、付款凭证等）进行及时收集、整理、编号、归档，确保资料的完整性和可追溯性。3.3.3变更管理工程建设中，合同变更是常见现象。应建立规范的变更管理流程。*变更提出：无论是业主提出、自身提出还是第三方原因导致的变更，均应由变更提出方提交书面变更申请，说明变更原因、内容、范围及对工期、费用的影响。*变更审核与确认：合同管理岗组织相关部门对变更申请进行审核，评估其必要性、可行性及对合同价格和工期的影响。重大变更应报项目经理审批，必要时需与业主或合同相对方进行协商谈判，形成书面变更协议或签证单，明确变更内容、调整后的价格和工期，并由双方签字确认。*变更实施与记录：变更确认后，及时组织实施，并对变更实施过程和结果进行记录。3.3.4索赔与反索赔管理索赔是合同履约过程中维护自身合法权益的重要手段。*索赔管理：当发生合同约定的索赔事件（如业主延迟付款、设计变更、提供的图纸不及时、不可抗力等）导致我方费用增加或工期延误时，应及时启动索赔程序。*及时识别：敏锐发现索赔机会，在索赔事件发生后，按合同约定的时限及时向对方发出索赔意向通知书。*收集证据：全面、及时收集与索赔事件相关的证据资料（如合同条款、变更指令、会议纪要、照片、录像、施工日志、进度计划、费用凭证等）。*编制索赔报告：详细阐述索赔事件的原因、过程、影响范围、索赔依据、索赔金额或工期延长天数，并附上相关证据。*谈判与解决：及时向对方提交索赔报告，保持沟通，争取通过协商达成一致。如协商不成，按合同约定的争议解决方式处理。*反索赔管理：当合同相对方提出索赔或我方发现对方存在违约行为可能给我方造成损失时，应进行反索赔。*认真审查对方索赔报告的合理性、依据充分性；*收集对方违约的证据，提出反索赔理由和证据，维护我方权益。3.3.5争议处理合同履行过程中发生争议时，应优先采用友好协商的方式解决。协商不成的，可按合同约定选择调解、仲裁或诉讼方式解决。*发生争议时，合同管理岗应及时收集整理相关证据，分析争议焦点和我方立场；*项目经理组织相关人员研究制定应对方案，必要时咨询法律顾问；*参与协商、调解或仲裁、诉讼活动，积极维护公司合法权益。3.4合同收尾与后评价阶段3.4.1竣工验收与结算*工程完工后，按合同约定组织或参与竣工验收，确保工程质量符合合同要求。*竣工验收合格后，及时进行工程结算。合同管理岗负责牵头编制或审核结算报告，确保结算依据充分、数据准确、符合合同约定。结算报告需经双方确认签字。3.4.2合同资料归档合同履行完毕或终止后，合同管理岗应将全部合同资料（包括合同文本、附件、补充协议、谈判纪要、评审记录、交底记录、履约记录、变更签证、结算文件、争议处理文件等）进行系统整理、装订成册，按照公司档案管理规定进行归档保存。3.4.3合同后评价项目结束后，合同管理岗应组织相关部门对合同管理全过程进行总结和评价，形成《合同管理后评价报告》。主要内容包括：*合同目标的实现情况（工期、质量、成本等）；*合同条款的合理性与完备性评价；*合同履行过程中的经验与教训；*合同风险识别与应对的有效性；*对合同管理工作的改进建议。合同后评价结果应作为公司后续合同管理改进和人才培养的重要依据。四、合同风险管理4.1风险识别合同风险贯穿于合同管理的全过程。应定期组织对合同潜在风险进行识别，常见风险包括：*合同主体风险：对方资质不符、履约能力不足、信誉不佳等；*合同条款风险：条款模糊、不完整、不公平，存在歧义或法律漏洞；*履约风险：对方违约（如工期延误、质量不达标、拖欠款项），或我方自身原因导致的违约；*经济风险：原材料价格波动、汇率变化、通货膨胀、工程款支付延迟等；*法律政策风险：法律法规及政策变化对合同履行产生不利影响；*不可抗力风险：自然灾害、战争、疫情等不可预见、不能避免且不能克服的客观情况。4.2风险评估对识别出的风险，应从发生的可能性和影响程度两个维度进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。4.3风险应对根据风险评估结果，采取不同的风险应对措施：*风险规避：通过改变合同方案、选择合适的合同相对方等方式，避免高风险事件的发生。*风险减轻：采取措施降低风险发生的可能性或减轻风险造成的损失，如加强合同评审、严格履约管理、购买保险等。*风险转移：通过签订分包合同、购买保险、设置担保等方式，将部分风险转移给第三方。*风险接受：对于一些影响较小或发生概率极低的风险，在权衡成本效益后，可选择主动接受，并准备应急预案。4.4合同担保管理为保障合同履行，可要求合同相对方提供适当的担保，常见的担保方式包括：投标担保、履约担保、预付款担保、支付担保等。应明确担保的形式、金额、有效期及责任等。五、合同管理常用工具与文件5.1合同管理台账建立详细的合同管理台账，动态记录合同基本信息、签订情况、履行进度、付款情况、变更索赔、争议处理等。5.2标准合同文本与范本积极推广使用国家、行业或公司编制的标准合同示范文本，以提高合同质量，减少合同纠纷。5.3常用记录表格包括但不限于：合同评审表、合同交底记录、工程变更签证单、索赔意向通知书、索赔报告、会议纪要、付款申请单、合同履行检查记录表、合同台账等。5.4法律法规及相关资料收集并学习与建筑工程合同相关的法律法规、司法解释、部门规章、行业规范等，如《中华人民共和国