医院药品采购规范流程指南

医院药品采购规范流程指南医院药品采购是保障临床医疗工作顺利开展、确保患者用药安全有效的关键环节，其规范化管理直接关系到医疗质量、患者福祉以及医院的运营效益。本指南旨在梳理医院药品采购的标准流程，为相关从业人员提供一套清晰、实用的操作指引，以期提升药品采购工作的效率与合规性。一、需求的提出与汇总药品采购的起点在于准确把握临床实际需求。这一环节要求各相关部门紧密协作，确保需求信息的及时、准确与完整。（一）临床科室需求申报临床科室根据日常诊疗工作需要、患者用药情况以及现有药品库存水平，定期（通常为每月或每半月）提出药品采购申请。申请内容应至少包括药品通用名称、规格、剂型、拟采购数量、预计使用周期等关键信息。对于特殊药品、急救药品或临时急需药品，应注明紧急程度，并按特定通道优先处理。科室负责人需对本科室提交的采购申请进行审核，确保其合理性与必要性。（二）药剂科需求汇总与初步审核药剂科（通常是药品采购部门或库房管理组）负责接收各临床科室的药品采购申请，并进行分类汇总。在此过程中，采购人员需结合医院药品库存管理系统，核查当前库存数量、近期消耗量、药品效期等数据，对申请数量进行初步评估与调整，避免过量采购导致积压或短缺风险。同时，需确保所采购药品均在医院规定的药品目录范围内。（三）特殊需求的评估对于临床提出的新引进药品、超说明书用药需求或因政策调整、突发事件（如公共卫生事件）产生的非常规药品需求，应由药剂科牵头，组织医务科、相关临床科室专家进行专项评估，重点考量其安全性、有效性、经济性及临床急需程度，并履行相应的审批程序。二、采购计划的论证与审批汇总后的需求并非直接进入采购环节，而是需要经过严谨的论证与规范的审批流程，以保障采购行为的科学性与合规性。（一）药剂科内部论证药剂科首先会对汇总后的采购需求进行内部论证。从药品的质量标准、供应稳定性、价格合理性、与现有同类药品的比较、以及是否符合国家相关政策（如集中带量采购要求、医保支付政策等）等方面进行综合评估。对于新药引进，还需参考相关临床指南、循证医学证据，并评估其在本院的适用性。（二）医院药事管理与药物治疗学委员会（PTC）审议对于新药引进、大额采购、以及涉及政策调整或重大变更的药品采购计划，需提交医院药事管理与药物治疗学委员会（PTC）进行审议。PTC会从医院整体医疗发展规划、用药安全、合理用药、成本效益等宏观层面进行把关，确保采购决策的民主性与科学性。（三）采购计划的审批通过论证或审议的采购计划，需按照医院财务管理制度和采购审批权限，逐级上报至相关领导审批。审批内容包括采购总金额、主要采购品目、预算安排等。对于纳入国家或地方集中采购目录的药品，其采购计划还需符合集中采购的相关规定和时限要求。三、采购渠道的选择与供应商管理药品采购渠道的合法性与规范性是保证药品质量的第一道防线，严格的供应商管理则是确保供应链稳定的基础。（一）合规采购渠道的确定医院药品采购必须严格遵守国家药品集中采购和使用政策，优先从国家或地方组织的药品集中采购平台（俗称“阳光采购平台”）选择和采购药品。对于未纳入集中采购范围的药品，应从具备合法资质的药品经营企业（药品批发企业）采购，严禁从非法渠道购进药品。（二）供应商资质审核与遴选在确定采购渠道前，药剂科（或医院采购管理部门）需对拟合作的药品供应商进行严格的资质审核。审核内容包括但不限于：《药品经营许可证》、《营业执照》、《药品经营质量管理规范》（GSP）认证证书、相关药品的生产批件、质量标准、近期检验报告书等。同时，还应对供应商的信誉、供货能力、配送效率、售后服务等进行综合评估，建立合格供应商名录，并实行动态管理。四、采购执行与合同管理采购计划与渠道确定后，即进入具体的采购执行阶段，合同的规范签订是保障双方权益的重要法律依据。（一）订单的生成与下达根据审批通过的采购计划和选定的供应商，通过医院采购管理系统或规范的书面形式向供应商下达采购订单。订单内容应清晰、准确，包括药品名称、规格、剂型、生产厂家、批号、有效期、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、运输方式及质量要求等。（二）采购方式的选择除国家规定的集中采购方式外，对于其他药品的采购，医院应根据采购金额、药品特性等因素，按照《中华人民共和国政府采购法》及医院内部采购管理规定，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。（三）采购合同的签订对于大额或长期的药品采购，应与供应商签订书面采购合同。合同条款应明确双方的权利与义务，包括但不限于药品质量标准、验收标准、交货期限、价格与结算方式、违约责任、争议解决方式等。合同签订前需经过医院法务部门或指定人员的审核。五、药品的验收与入库药品到货后的验收工作是确保入库药品质量合格的关键环节，必须严格执行相关操作规程。（一）到货核对药品送达后，库房管理人员应首先核对送货单与采购订单是否一致，包括药品名称、规格、生产厂家、批号、有效期、数量等信息。同时，检查药品外包装是否完好无损，有无破损、污染、渗漏等异常情况。（二）质量验收在数量核对无误的基础上，按照《药品经营质量管理规范》（GSP）及医院药品验收管理制度的要求，对药品进行质量验收。重点检查药品的外观性状、标签、说明书是否符合规定，是否在有效期内，以及是否有随货同行的药品检验报告书（复印件需加盖供货单位质量管理专用章原印章）。对于冷藏、冷冻药品，还需检查运输过程中的温度记录是否符合要求。（三）入库登记验收合格的药品，方可办理入库手续，录入医院药品管理信息系统，详细记录药品入库信息，并按照药品性质和储存要求分类存放于相应库区（如常温库、阴凉库、冷库等）。验收不合格的药品，应坚决拒收，并及时与供应商联系处理。六、库存管理与周转合理的库存管理是保障临床用药连续性、减少资金占用和药品损耗的重要手段。（一）库存水平监控药剂科应建立健全药品库存动态监控机制，通过医院药品管理信息系统，实时掌握各类药品的库存数量、出库频率、效期情况等，设定合理的最低库存量和最高库存量预警线。（二）定期盘点与效期管理定期对库存药品进行盘点，确保账物相符。对于近效期药品，应建立预警机制，优先出库使用，并及时与临床沟通。对于过期、变质、破损等不合格药品，应严格按照《医疗废物管理条例》及医院相关规定进行登记、报损和销毁处理，严禁再次流入临床。七、付款结算与档案管理药品采购的最后环节是货款的结算与相关资料的归档，这是保证采购流程闭环和可追溯性的重要步骤。（一）发票审核与付款申请供应商按照合同约定提供合法有效的发票，财务部门（或药剂科）对发票的真实性、合规性以及与采购订单、验收单的一致性进行审核。审核无误后，按照医院财务管理制度和合同约定的付款期限，办理付款申请和审批手续。（二）采购档案的建立与保管医院应建立完善的药品采购档案管理制度，对药品采购过程中的各类文件资料，如采购计划、审批单、采购合同、订单、送货单、验收记录、检验报告书、发票复印件、供应商资质证明材料等，进行系统整理、编号、存档。档案保管期限应符合国家相关规定，确保采购全过程可追溯。八、采购流程的监督与持续改进为确保药品采购流程的规范、高效运行，必须建立常态化的监督检查机制，并根据实际情况进行持续改进。（一）内部监督与审计医院纪检监察部门、审计部门应定期或不定期对药品采购流程的执行情况进行监督检查，重点关注采购程序的合规性、采购行为的廉洁性、药品质量的保障性以及资金使用的效益性。（二）反馈与改进机制建立畅通的意见反馈渠道，鼓励临床科室、药学人员对药品采购工作提出意见和建议。定期对采购流程的运行效率