2024年无忧传媒接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍...........................................................1

2接待目的...........................................................1

3接待时间和地点.....................................................2

3.1接待时间.....................................................2

3.2接待地点.....................................................2

4接待对象...........................................................2

5接待准备...........................................................2

5.1接待前期.....................................................2

5.2接待中期.....................................................3

5.3接待后期.....................................................4

6接待行程安排.......................................................5

7接待流程...........................................................5

7.1第一天流程（6.21）...........................................5

7.1.1迎接与安排住宿..........................................5

7.1.2欢迎仪式................................................5

7.1.3参观与交流..............................................5

7.1.4商务晚宴................................................6

7.2第二天流程（6.22）...........................................6

7.2.1早餐....................................................6

7.2.2业务交流................................................6

7.2.3午餐交流................................................6

7.2.4文化体验................................................6

7.2.5晚宴....................................................6

7.3第三天流程（6.23）...........................................6

7.3.1会议交流................................................6

7.2.3午餐及送行..............................................7

I

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8费用预算...........................................................7

9意外防范...........................................................7

参考资料.............................................................8

II

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2024年无忧传媒接待方案设计

1背景介绍

无忧传媒作为一家专业的互联网型经纪公司，自2016年成立以来，已经迅

速发展成为行业内的佼佼者。公司总部位于北京，同时采取北京+杭州双总部模

式，业务遍布全国多个城市，包括上海、成都、广州、长沙、武汉、海南、重

庆、青岛、哈尔滨、昆明等地，均设有分公司或办事处，形成了一个庞大的连

锁公司体系。

无忧传媒的主营业务涵盖了直播、短视频、电商、整合营销、商品IP、音

乐制作发行以及明星经纪等多个领域。其中，直播、短视频和电商业务是公司

的主体业务，为大量的签约主播和明星艺人提供了广阔的展示和发展平台。公

司的签约人数已超过10万人，其中全约优质艺人超过5000人，包括众多知名

的达人主播、明星名人和全网现象级红人。

杭州遥望网络科技有限公司（以下简称“遥望科技”），成立于2010年11

月，总部位于中国杭州，是一家科技驱动的新消费服务平台，公司致力于通过

技术创新和模式创新，为消费者提供更高效便捷的新消费服务。

遥望科技在直播电商领域具有显著的竞争优势，是行业内首个且唯一一个

完成抖音、快手、淘宝三平台全域布局的企业。公司以“明星+IP”并行策略，

建立了拥有百余位明星和达人的多平台、多层次主播矩阵，通过构建独有的数

字化“遥望云”平台，实现了直播流程的在线化、分析规模化、选品智能化。

此外，公司还建立了超过2.5万个国内外品牌入驻的供应链体系，覆盖美妆、

生活、食品、服饰等全品类。遥望科技希望与无忧传媒开展业务合作，特来无

忧传媒长沙分公司进行参观交流。

2接待目的

此次接待是为了与遥望科技进行洽谈，对旗下艺人的签约事宜进行商讨。

具体目的如下：

（1）建立良好关系：通过热情、专业的接待服务，向遥望科技展示无忧传

媒的专业实力和良好形象，通过展示公司的成功案例、专业团队、技术设备以

及创新能力等方面，能够让客户更全面地了解公司的实力和专业水平，从而增

强客户对公司的信任和认可，建立起友好关系，这将为后续的商务合作奠定坚

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实的基础。

（2）深入了解客户需求：与遥望科技进行深入沟通，了解他们的业务需求、

期望和关注点，探讨合作的可能性与具体方案，有助于无忧传媒为对方提供更

精准、更有针对性的解决方案，为双方的合作创造更多机会。同时，通过倾听

对方的反馈和建议，公司还可以不断完善自身的服务和产品，提升客户满意度。

3接待时间和地点

3.1接待时间

2024年6月21日-6月23日

3.2接待地点

无忧传媒长沙分公司

4接待对象

遥望科技3人，分别为：市场部经理、艺人经纪部经理、法务专员。

5接待准备

5.1接待前期

（1）深入了解对方公司

背景调研：收集对方公司的基本资料，包括公司规模、业务范围、市场定

位等，以便更好地了解对方公司的业务需求和合作潜力。

来访人员分析：详细了解来访人员的职位、职责以及个人背景，以便为每

位来访者提供个性化的接待服务和专业洽谈。

（2）场地与设施准备

场地布置：根据来访人员的人数和职位，选择并布置合适的接待场地，确

保场地整洁、舒适且符合公司形象。

设施检查：提前测试音响、投影、空调等设施，确保在接待过程中能够正

常运行，避免出现技术故障。

（3）资料准备

公司简介与宣传册：准备最新版的公司简介和宣传册，以便向来访人员介

绍公司的历史、业务优势和市场地位。

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艺人资料与作品集：整理并准备目标艺人的详细资料和作品集，以便向来

访人员展示艺人的实力和市场潜力。

合作方案与合同草案：根据前期沟通，制定详细的合作方案，并准备合同

草案，以便在接待过程中与对方进行深入讨论和协商。

（4）人员安排与培训

接待团队组建：组建专业的接待团队，包括接待人员、业务洽谈人员和后

勤支持人员，确保团队成员熟悉各自职责并具备良好的专业素养。

接待流程培训：对接待团队进行接待流程培训，确保团队成员了解接待活

动的整体安排和具体细节，以便在接待过程中提供高效、专业的服务。

（5）行程安排与确认

制定接待日程：根据来访人员的需求和公司安排，制定详细的接待日程，

包括接待时间、地点、活动内容等。

行程确认与通知：与对方公司确认接待日程，并通过邮件或电话通知来访

人员，确保双方对行程安排达成共识。

（6）应急准备

制定应急预案：针对可能出现的突发情况（如交通延误、设备故障等），制

定应急预案，确保接待活动能够顺利进行。

备份资料与设备：准备备份的资料和设备，以防万一出现资料丢失或设备

故障等问题。

5.2接待中期

（1）沟通与确认

行程再次确认：在接待活动前一周，再次与对方公司确认来访人员的行程

安排，包括抵达时间、交通工具等，以便做好相应的接机或接站准备。

需求沟通：与对方公司的关键人员保持密切沟通，了解他们对接待活动的

具体需求和期望，以便根据这些需求做出相应的调整。

（2）资料更新与准备

最新资料收集：根据前期调研和沟通结果，收集并整理最新的艺人资料、

市场动态等相关信息，确保在接待过程中能够提供最新、最准确的信息。

资料包整理：将准备好的公司简介、艺人资料、合作方案等资料整理成资

料包，方便接待人员随时取用，确保在洽谈过程中能够迅速展示相关资料。

（3）场地布置与检查

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场地布置细化：根据接待活动的主题和氛围需求，对场地进行布置，包括

摆放花卉、悬挂横幅等，营造温馨、专业的接待环境。

设施再次检查：在接待活动前一天，对场地内的设施进行再次检查，确保

音响、投影等设备运行正常，桌椅、茶具等物品摆放整齐。

（4）接待人员培训与分工

专业培训：对接待人员进行专业培训，包括礼仪、沟通技巧、业务知识等

方面，提升他们的专业素养和服务水平。

明确分工：明确每个接待人员的具体职责和分工，确保在接待过程中能够

各司其职、协同配合。

（5）应急预案制定与演练

完善应急预案：根据前期准备的应急预案，结合实际情况进行完善，确保

预案的针对性和可操作性。

应急预案演练：组织接待人员进行应急预案演练，提高他们在突发情况下

的应对能力和处理效率。

（6）其他细节准备

交通安排：根据来访人员的行程安排，提前预定车辆或安排专车接送，确

保来访人员能够顺利到达接待地点。

餐饮安排：根据来访人员的口味和饮食习惯，提前预定合适的餐厅或准备

茶歇，以体现公司的周到关怀。

5.3接待后期

（1）欢送来访客户：在客户离开时，应给予热情的欢送，确保客户留下美

好印象。核实客户的离开时间、交通工具等，确保客户能够顺利、安全地离开。

设计并实施欢送礼仪，如列队欢送、赠送纪念品等，表达公司的诚意和尊重。

（2）扫尾工作：在接待活动结束后，需要进行一系列的扫尾工作。这包括

清理接待场地，恢复场地原状，确保场地整洁有序。同时，进行接待费用的结

算和报销，确保财务处理的准确性和及时性。此外，还要将接待过程中产生的

资料、文件进行汇总、归档，以备后续参考和使用。

（3）总结经验教训：接待活动结束后，应及时总结经验教训，以便在今后

的接待工作中不断改进和提高。这包括对接待流程、人员表现、服务质量等方

面进行评估，找出存在的问题和不足，并提出改进措施和建议。通过总结经验

教训，不断提升公司的接待能力和水平，为客户提供更加优质、专业的服务。

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6接待行程安排

表1接待行程表

时间活动内容地点

13:00接机；飞机场；公司会议室；餐

厅

2024年6月21日14:00-17:00欢迎仪式；

18:00-20:00晚宴

9:00-9:30早餐；公司会议室；公司文化中

10:00-12:00业务交流；心；餐厅

2024年6月22日12:30-14:00午餐；

14:00-17:00传统文化体验；

18:00-20:00晚宴

9:00-9:30早餐；公司会议室；餐厅；机场

10:00-12:00商讨合作方案；

2024年6月23日

12:30-14:00午餐；

14:00送行

7接待流程

7.1第一天流程（6.21）

7.1.1迎接与安排住宿

在机场迎接客人，并安排专车接送至酒店。协助客人办理入住手续，确保

住宿环境舒适。

7.1.2欢迎仪式

将客人接至公司，举行欢迎仪式，由相关领导或代表致辞，对客人表示热

烈欢迎。安排礼仪人员为客人赠送礼品或纪念品，营造庄重而热烈的氛围。

7.1.3参观与交流

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介绍公司的发展及具体业务范围，使对方对公司业务进一步了解。引领客

人参观公司艺术中心，提供专业的讲解服务，让客人深入了解公司的文化内涵

和艺术魅力。交流的过程中安排茶歇，为客人提供舒适的休息和交流环境。

在茶歇或午餐期间，促进双方的交流与互动，加深彼此的了解和友谊。

7.1.4商务晚宴

晚上安排商务晚宴，邀请双方来访人员参加。在晚宴上进行简短的致辞，

再次表达对客人的欢迎。

7.2第二天流程（6.22）

7.2.1早餐

陪同客人在酒店餐厅享用早餐，询问客人对食宿安排是否满意。

7.2.2业务交流

上午双方进行会议交谈，就行业未来的发展、双方发展的现状及双方想要

开展的业务合作进行具体的商讨，初步确定合作方案，并邀请客人观看艺术表

演。

7.2.3午餐交流

在公司餐厅安排午餐，根据客户需求安排相应菜品。与客人进行轻松的交

流。了解客人的文化背景、兴趣爱好等，增进彼此的了解。

7.2.4文化体验

带领客人鉴赏公司艺术作品，并体验传统文化，如手工制作等，提供专业

的指导和帮助，让客人充分感受文化艺术的魅力，在这个过程中让对方加深对

公司的了解。

7.2.5晚宴

晚上安排晚宴和娱乐活动，如逛夜市、参观夜景等。通过轻松愉快的氛围，

进一步加深双方的友谊和合作意愿。

7.3第三天流程（6.23）

7.3.1会议交流

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带领客人体验地方特色的早餐后，接至公司会议室，双方进一步商讨并确

认合作方案，并就后续的细节问题明确对接人员。

7.2.3午餐及送行

中午安排在地方特色的餐厅，让对方更多的感受当地的美食。用餐后安排

专车将客人送至机场或车站，赠送纪念品，并确保客人顺利登机或乘车。与客

人保持联系，以便后续跟进合作事宜。

8费用预算

表2费用预算表

项目单价人数天数金额（元）

住宿300321800

餐食600323600

娱乐200331800

交通2003/600

其他