媒体接待采访制度

媒体接待采访制度第一章总则第一条为规范公司媒体接待采访管理行为，防范信息传播风险，维护企业声誉与合法权益，依据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规，结合集团母公司关于企业品牌形象管理的相关要求，以及公司内部风险防控的实际需求，特制定本制度。本制度旨在明确媒体接待采访的审批流程、职责分工、风险管控及应急处理机制，确保所有对外信息发布活动符合法律法规及公司战略导向，实现媒体沟通工作的专业化、标准化管理。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及的所有媒体接待采访活动，包括但不限于接受媒体采访、组织新闻发布、参与媒体活动、发布官方声明等场景。任何部门或个人在开展媒体接待采访工作前，均须严格遵循本制度规定，未经批准不得擅自对外发布信息或代表公司接受采访。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对媒体接待采访活动建立的全流程、系统化风险防控与管理机制，涵盖风险识别、审查审批、执行监督、应急处置等环节。（二）“XX风险”是指因媒体接待采访活动可能引发的法律风险、声誉风险、信息安全风险及经营风险，需通过制度管控予以降低或消除。（三）“XX合规”是指媒体接待采访活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保信息发布行为的合法性、真实性及适当性。第四条媒体接待采访专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：所有涉及媒体接待采访的活动均须纳入制度管控范围，确保无死角、无遗漏。（二）“责任到人”原则：明确各部门及岗位在媒体接待采访工作中的职责分工，实行首问负责制和追溯问责制。（三）“风险导向”原则：聚焦高敏感度、高风险的采访需求，实施差异化管控策略，优先防范重大风险。（四）“持续改进”原则：定期评估媒体接待采访管理效果，动态优化制度流程，适应外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司媒体接待采访专项管理的第一责任人，对整体管理工作的有效性负总责；分管相关业务的领导为直接责任人，具体领导专项管理工作的组织实施。公司设立媒体接待采访专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹协调、决策审批及监督评价专项管理工作。第六条领导小组主要职责包括：（一）审议批准媒体接待采访管理制度及重大事项；（二）协调解决跨部门媒体接待采访管理中的疑难问题；（三）监督评估各部门专项管理工作的落实情况；（四）对重大媒体事件或舆情危机提供决策支持。第七条设立媒体接待采访专项管理办公室（以下简称“办公室”），挂靠于[牵头部门名称，如品牌传播部或综合办公室]，具体履行以下职能：（一）牵头制定、修订专项管理制度及操作细则；（二）组织开展媒体接待采访需求的风险评估与合规审查；（三）指导各部门落实专项管理要求，提供业务培训与咨询；（四）建立媒体接待采访管理台账，实现全过程可追溯。第八条牵头部门（如品牌传播部）主要职责包括：（一）统筹制定媒体接待采访年度计划及预算；（二）审核各部门的采访需求，提出合规建议；（三）组织对外发布信息的统一审核与发布；（四）定期汇总分析媒体接待采访管理数据，提出优化建议。第九条专责部门（如法务部、信息安全部）主要职责包括：（一）法务部负责审查采访需求的法律合规性，提供风险防控意见；（二）信息安全部负责评估采访活动中的数据安全风险，提出技术保障措施；（三）联合牵头部门开展专项培训，提升全员合规意识。第十条业务部门及下属单位主要职责包括：（一）根据业务需求提出采访申请，如实填报采访背景及内容要点；（二）指定专人作为媒体接待接口人，全程配合采访活动的合规审查；（三）对部门员工进行内部培训，确保其了解并遵守专项管理制度；（四）及时上报异常采访情况，协助处置突发风险事件。第十一条基层执行岗（如前台、业务人员）主要职责包括：（一）接到媒体采访需求时，应立即向部门负责人汇报，不得擅自承诺；（二）在未获得批准前，不得向媒体提供任何可能涉及公司核心利益的信息；（三）对可疑采访需求（如涉及敏感数据、商业秘密）及时向信息安全部门报告；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在媒体接待采访工作中的权利义务。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采访需求提报与审批：（一）业务部门应在接到媒体采访请求后X日内提交《采访需求申请表》，注明采访媒体、采访目的、采访内容、预计时长等关键信息；（二）办公室对采访需求进行初步合规审查，重点核查采访内容是否涉及公司核心信息、是否与公司战略一致；（三）办公室将初审意见提交领导小组审批，重大敏感采访需经公司主要负责人批准；（四）未经批准的采访需求，业务部门不得擅自接受，并应礼貌拒绝媒体，同时记录拒绝理由。第十三条采访内容管控：（一）对外发布信息必须以公司官方口径为准，采访提纲需经办公室统一审核；（二）严禁员工在采访中擅自发表未经授权的言论，涉及重大事项须由部门负责人签字确认；（三）对媒体提出的敏感问题（如财务数据、人事变动），应严格按审批权限处理，必要时可要求媒体签署保密协议；（四）采访中涉及的商业合作、投资计划等内容，须事先获得业务部门的书面同意。第十四条媒体接待流程规范：（一）接待媒体时应指定专人负责，全程陪同，确保采访环境符合保密要求；（二）对外提供资料需经办公室统一编号管理，涉密资料不得擅自提供给媒体；（三）采访结束后应及时整理记录，由办公室归档保存，并评估采访效果及潜在风险；（四）对恶意采访或违规采访行为，应保留证据并上报领导小组依法处理。第十五条紧急采访应对：（一）如遇突发公共事件或重大舆情，业务部门应立即启动应急预案，第一时间向办公室报告；（二）领导小组根据事件性质决定是否接受采访，并授权专人统一对外发布信息；（三）对未经批准擅自进行的采访，应通过官方渠道发布澄清声明，并追究相关责任；（四）紧急采访过程中的所有沟通记录均须留存，以备后续审计。第十六条媒体关系维护：（一）建立媒体信息库，定期更新媒体档案，分类管理媒体资源；（二）对长期合作媒体可实施分级管理，提供差异化的沟通服务；（三）对恶意报道或失实报道，应通过合法途径要求更正或撤回，必要时提起诉讼；（四）业务部门应定期评估媒体关系维护效果，优化合作策略。第十七条采访纪律要求：（一）严禁员工以个人名义代表公司接受采访或发布信息；（二）禁止通过采访需求套取公司敏感信息或进行不正当竞争；（三）对涉及个人隐私的采访请求，应严格按法律法规处理，必要时可要求媒体取消采访；（四）违反本制度规定导致公司声誉受损的，将依法依规追究相关责任。第十八条信息安全防护：（一）采访过程中涉及的数据传输、存储需符合信息安全标准，禁止使用非官方渠道沟通；（二）对外提供的电子文档应设置访问权限，涉密文件需加密存储；（三）对参与采访的第三方人员进行背景审查，确保其具备合规资质；（四）如遇数据泄露风险，应立即启动应急响应，暂停敏感信息对外提供，并上报领导小组处置。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）办公室每年至少开展一次专项管理制度评估，根据法律法规变化、业务发展需求及管理实践，提出修订建议；（二）重大政策调整（如数据安全法实施）或发生重大媒体事件后，领导小组应启动应急修订程序；（三）修订后的制度需经公司内部公示X日，并组织全员培训，确保制度有效落地。第二十条风险识别预警机制：（一）办公室牵头建立媒体接待采访风险清单，定期组织各部门开展风险排查；（二）对高敏感度媒体（如国际媒体、行业黑哨）、高风险采访（如监管调查、负面质疑）需实施重点监控；（三）每年X月，领导小组应召开风险分析会，研判行业趋势及潜在风险，并发布预警通知；（四）对预警信息涉及的业务部门，应采取专项培训、流程优化等措施，提前化解风险。第二十一条合规审查机制：（一）将媒体接待采访合规审查嵌入业务流程，实行“事前审批、事中监督、事后评估”的全周期管理；（二）采访需求提报、采访提纲审核、对外发布信息等关键环节必须经办公室备案，确保全程留痕；（三）未经合规审查的采访活动，不得以公司名义开展，严禁员工擅自提供任何信息；（四）对违反合规审查要求的部门，将取消当年度评优资格，并追究直接责任人责任。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险（如媒体采访角度敏感）由牵头部门协调处置，重大风险（如引发系统性舆情）需领导小组启动应急流程；（二）应急流程包括：风险研判、责任分工、信息发布、舆情监测、效果评估五个步骤，确保快速响应；（三）涉及跨部门协同时，牵头部门应制定责任清单，明确各部门职责分工及沟通机制；（四）风险事件处置完毕后，办公室应撰写报告，分析问题根源，优化管理措施。第二十三条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准：如擅自接受敏感采访、泄露商业秘密、发布虚假信息等，将视情节轻重给予警告、降级、解聘等处分；（二）对重大违规行为，将移交纪律监察部门，依法依规追究法律责任；（三）处罚决定需经公司内部公示，并纳入个人绩效考核，实现“一票否决”；（四）建立违规案例库，定期组织全员警示教育，强化合规意识。第二十四条评估改进机制：（一）每年X月，领导小组组织对专项管理体系有效性进行评估，重点考核风险防控率、合规达标率等指标；（二）评估结果应形成书面报告，明确管理漏洞及优化方向，并纳入部门绩效考核；（三）对评估中发现的共性问题，应制定专项整改方案，限期整改并跟踪落实；（四）评估改进形成的制度优化成果，应纳入下一次修订计划，实现闭环管理。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）公司主要负责人应每年听取专项管理工作报告，协调解决重大问题；（二）分管领导应定期检查制度执行情况，确保各项工作落到实处；（三）各部门负责人对本部门专项管理工作负直接责任，应建立内部监督机制；（四）对履职不力的部门负责人，将取消年度评优资格，并追究管理责任。第二十六条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩；（二）对在媒体接待采访管理中表现突出的部门，授予“XX合规示范岗”称号，并给予专项奖励；（三）对违规行为实行积分制管理，累计X分的部门将取消评优资格，并组织专项培训；（四）建立合规行为举报奖励制度，鼓励员工发现并上报违规线索。第二十七条培训宣传机制：（一）每年X月，组织全员媒体接待采访合规培训，重点讲解制度流程、风险案例及应急处理；（二）对业务部门接口人开展专项技能培训，提升其风险识别能力；（三）通过内部刊物、宣传栏等载体，定期发布合规提示，营造全员参与的氛围；（四）新员工入职后须参加合规培训，考核合格后方可参与媒体接待相关工作。第二十八条信息化支撑：（一）开发媒体接待采访管理系统，实现需求提报、审批流转、风险监控的自动化管理；（二）系统应具备数据统计功能，可实时展示合规达标率、风险事件分布等关键指标；（三）引入智能审查工具，对采访提纲进行自动比对，识别敏感内容并触发人工审核；（四）建立信息安全屏障，确保系统数据不被未授权访问或泄露。第二十九条文化建设：（一）编制《媒体接待采访合规手册》，明确员工权利义务及行为规范；（二）组织全员签署合规承诺书，将个人承诺纳入绩效考核；（三）设立合规文化宣传周，通过案例分享、知识竞赛等活动，强化合规意识；（四）将合规行为纳入企业价值观体系，作为员工晋升的重要参考依据。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：发生违规采访或舆情危机后，业务部门应立即上报，并提交书面报告，包括事件经过、处置措施、改进建议；（二）年度管理报告：办公室每年X月提交年度报告，汇总分析媒体接待采访管理情况，并提出优化建议；（三）报告内容应包括：风险事件统计、合规审查结果、