学习谈心谈话制度

学习谈心谈话制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》等行业准则及集团母公司关于风险防控与合规管理的相关要求制定，结合企业内部管理实际需求，旨在规范学习谈心谈话行为，防控沟通传达中的信息偏差、风险遗漏及不当干预等专项风险，促进组织决策科学化、管理流程标准化、员工行为合规化，保障企业稳健运营与可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖日常工作会议传达、专项任务布置、绩效沟通反馈、员工思想动态了解等场景，以及新员工入职引导、关键岗位轮换交接、重大事项决策前置沟通等业务环节。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“学习谈心谈话专项管理”指通过结构化、常态化的沟通机制，实现信息精准传达、思想动态精准把握、风险隐患精准识别、问题整改精准落实的管理活动，其核心载体为正式的谈心谈话记录与反馈闭环。（二）“专项风险”指在学习谈心谈话过程中可能引发的信息泄露、决策失误、合规差错、组织涣散等潜在危害，具有隐蔽性、传导性及放大效应。（三）“XX合规”指学习谈心谈话行为必须符合法律法规、企业制度及职业伦理要求，确保沟通内容真实准确、沟通方式规范有序、沟通目的正当合法。第四条学习谈心谈话专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保谈话对象覆盖全员，谈话内容覆盖业务、思想、风险等关键维度，谈话机制覆盖管理全流程。（二）责任到人原则：明确各级管理人员及员工在谈话过程中的主体责任、监督责任及配合责任，建立责任追溯链条。（三）风险导向原则：聚焦可能导致决策偏差、组织失序或法律责任的谈话风险点，实施差异化管控。（四）持续改进原则：通过动态评估、反馈优化，不断完善谈话制度、流程及工具，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司学习谈心谈话专项管理负总责，承担统筹规划、资源保障、风险兜底责任；分管领导承担直接管理责任，负责制度落地、考核监督及异常情况处置。第六条设立学习谈心谈话专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括人力资源部、办公室、内审部等牵头部门负责人及部分业务部门代表。领导小组负责统筹协调谈话机制的顶层设计、决策审批谈话议题、监督评价谈话效果，并定期召开会议（原则上每季度一次）研究解决重大问题。第七条专项管理领导小组下设办公室（设在人力资源部），承担以下职能：（一）统筹起草完善谈话制度、流程及配套表单；（二）统筹实施年度谈话计划，组织各级管理人员开展谈话；（三）统筹建立谈话台账，实行动态管理；（四）统筹开展谈话效果评估，形成改进建议。第八条牵头部门职责划分如下：（一）人力资源部：统筹员工入职、晋升、轮岗、离职等关键节点的谈话标准化，组织管理人员谈话技能培训；（二）办公室：统筹会议类谈话的记录规范，提供信息化工具支持；（三）内审部：统筹谈话行为的合规性抽查，对异常谈话开展专项核查。第九条专责部门职责划分如下：（一）业务合规部：负责谈话中涉及的合同签订、采购审批、项目执行等合规性审核；（二）风险控制部：负责识别谈话中反映的潜在操作风险、廉洁风险及舆情风险；（三）信息安全部：负责谈话记录的保密性管控及电子化存档。第十条业务部门/下属单位职责划分如下：（一）部门负责人：对本部门员工谈话负首要责任，每周至少开展一次全员覆盖的例行谈话；（二）员工：主动配合谈话，如实反映情况，对谈话中提出的改进要求及时落实；（三）下属单位：参照本制度执行属地化管理，关键谈话需向公司领导小组报备。第十一条基层执行岗合规操作责任：（一）岗位合规承诺：执行岗需签署《谈话行为合规承诺书》，明确禁止性行为及举报途径；（二）风险上报义务：发现谈话中存在的重大风险隐患或不当行为，应立即向直属上级及专项管理办公室报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议传达环节管控：（一）合规标准：会议传达必须完整、准确反映决策意图，不得擅自删减或歪曲内容；重要决策需同步留存录音录像及参会人员确认函；涉及敏感信息的会议需严格控制参会范围并落实保密措施。（二）禁止行为：严禁选择性传达、情绪化传达、利益导向性传达；严禁借传达之名进行工作摊派或私人利益输送。（三）重点防控：防范信息在传达过程中失真、失密，特别是涉及组织架构调整、高管变动、财务指标等敏感信息。第十三条专项任务布置环节管控：（一）合规标准：布置任务需明确目标、标准、时限及资源保障，涉及多部门协作的需制定书面分工方案；关键任务布置前需进行合规性预审。（二）禁止行为：严禁“甩锅式”布置、模糊化布置、无依据布置；严禁通过布置任务进行变相施压或情感操控。（三）重点防控：防范任务布置中的权责错配、资源错配，特别是涉及高风险业务领域的指令。第十四条绩效沟通环节管控：（一）合规标准：绩效反馈必须基于客观事实，避免主观臆断；涉及批评或负面评价的需提前沟通并记录双方确认；年度绩效面谈覆盖率应达100%。（二）禁止行为：严禁“画饼式”沟通、标签化沟通、威胁式沟通；严禁因个人偏好影响绩效评价结果。（三）重点防控：防范绩效沟通中的情感对抗、信任危机，特别是对核心骨干的反馈方式。第十五条思想动态了解环节管控：（一）合规标准：谈话应聚焦员工关切，不得诱导或强迫表达特定观点；涉及集体意见需区分个体与组织诉求，做好归纳整理。（二）禁止行为：严禁审问式谈话、歧视性谈话、情绪化挑衅；严禁将谈话内容作为惩罚或奖惩的唯一依据。（三）重点防控：防范思想动态了解中的“上访式”操纵、小团体主义，特别是涉及敏感群体（如待岗人员、离职边缘人员）的谈话。第十六条关键岗位交接环节管控：（一）合规标准：交接内容必须涵盖业务流程、风险点、关键节点权限等，形成书面交接清单并双方签字确认；高风险岗位交接需经合规部门审核。（二）禁止行为：严禁隐瞒关键信息、夸大操作权限、设置交接障碍；严禁通过交接进行利益输送或排挤他人。（三）重点防控：防范关键岗位交接中的能力断层、风险失控，特别是财务、采购、人事等敏感岗位。第十七条重大事项决策前置沟通管控：（一）合规标准：决策前需就方案可行性、风险影响进行充分谈话，特别是涉及利益调整、组织变革的议题；沟通结果应纳入决策记录。（二）禁止行为：严禁单边决策、少数人决策、未沟通决策；严禁在谈话中制造舆论或排挤异见。（三）重点防控：防范决策过程中的信息不对称、权力滥用，特别是涉及重大投资、并购重组等事项。第十八条新员工入职引导管控：（一）合规标准：入职谈话必须涵盖企业文化、职业规范、合规红线等内容，并签署《合规守则确认书》；谈话记录作为试用期考核依据之一。（二）禁止行为：严禁利用入职谈话进行强制加班、变相收费或传播不实信息；严禁对新员工进行歧视性评价。（三）重点防控：防范新员工在入职初期因认知不足产生的违规行为，特别是劳动纪律、保密义务等。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）法规同步：每年由专项管理办公室牵头，对照最新法律法规、行业准则及母公司要求，修订完善制度条款；（二）业务适配：每半年组织业务部门评估现有制度与实际需求的契合度，提出调整建议；（三）版本管理：制度修订需经公司领导小组审批，并同步更新至公司知识管理系统，旧版自动失效。第二十条风险识别预警机制：（一）定期排查：每年6月、12月由内审部牵头，组织各部门开展谈话风险自查，形成风险清单；（二）分级评估：根据风险可能性和影响程度，将风险分为一般级（如绩效反馈不当）、关注级（如会议传达范围超限）、重大级（如关键信息泄露），并动态调整管控措施；（三）预警发布：对关注级以上风险，由专项管理办公室发布《谈话风险预警通知》，要求相关责任人立即整改。第二十一条合规审查机制：（一）嵌入节点：将谈话合规审查嵌入以下关键场景：1.会议传达前，由办公室审核传达方案；2.专项任务布置前，由业务合规部审核合规性；3.绩效沟通前，由人力资源部抽查谈话计划；4.关键岗位交接前，由内审部审核交接清单。（二）未经审查不得实施：涉及上述场景的谈话活动，必须取得合规审查通过后方可执行；否则，相关责任人应承担管理责任。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险处置：由谈话发起人或直属上级在24小时内启动整改，形成闭环，并提交简要报告至专项管理办公室备案；（二）重大风险处置：立即启动应急预案，由领导小组成立专项处置组，明确1名总协调人、2名核查人、1名记录人，按“边处置边上报”原则操作；（三）责任协同：风险处置需涉及谈话发起人、执行人、受谈话人及相关部门，形成“1+N”协同责任链。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形界定：明确以下违规情形及处罚标准：1.信息披露违规：对谈话内容外泄的，视情节轻重给予警告至撤职处分；2.指令传达偏差：造成决策失误的，对发起人降级，对执行人记过；3.情感操控：导致员工离职的，对责任人罚款50%绩效工资并调离管理岗；4.合规审查规避：对弄虚作假行为的，取消年度评优资格并通报批评。（二）处罚联动：处罚结果与绩效考核、评优评先、职务晋升直接挂钩，并同步录入员工档案。第二十四条评估改进机制：（一）年度评估：每年12月由领导小组组织第三方机构（如咨询公司或内审部）开展谈话机制有效性评估，形成《评估报告》；（二）流程优化：根据评估报告，次年3月前完成制度修订及工具更新；（三）效果追踪：通过回访受谈话人满意度（抽样比例20%）、抽查谈话记录完整率（抽样比例30%）等指标，持续监控改进效果。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）责任清单：各级领导应签署《谈话管理责任书》，明确年度谈话计划及覆盖率要求；（二）督导检查：领导小组每季度听取牵头部门工作汇报，每半年开展一次现场督导；（三）责任倒查：对重大风险事件，应倒查谈话环节责任，实行“签字负责制”。第二十六条考核激励机制：（一）部门考核：将谈话计划完成率、谈话记录规范率、谈话风险发现率作为部门年度考核指标，占比不低于10%；（二）个人考核：将谈话表现纳入员工年度绩效评估，优秀谈话案例可获专项奖励；（三）评优挂钩：连续两年谈话考核不合格的，取消评优资格，并强制参加谈话技能复训。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年4月、10月开展谈话技能培训，内容涵盖合规要求、沟通技巧、风险识别等，考核合格后方可执行谈话；（二）一线员工培训：新员工入职培训必须包含谈话制度章节，并要求签署《谈话行为确认函》；（三）宣传载体：制作《谈话行为合规手册》（电子版与纸质版同步发放），在办公区设置合规宣传角，定期推送典型案例。第二十八条信息化支撑：（一）系统工具：开发“谈话管理平台”，实现以下功能：1.自动生成谈话计划；2.电子化存档谈话记录；3.实时监控谈话风险指标；4.抽查谈话记录的随机预警功能。（二）数据应用：平台数据作为评估谈话效果的核心依据，并对接绩效考核系统。第二十九条文化建设：（一）合规承诺：每年7月组织全员签订《学习谈心谈话合规承诺书》，张贴于办公区域显著位置；（二）文化场景：在会议室设置“沟通准则”桌牌，在员工手册中明确谈话红线；（三）价值观宣导：通过企业内刊、年会等载体，宣传“合规谈话、科学决策、健康沟通”的核心价值观。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：对涉及谈话的重大风险事件，应在2小时内启动上报程序，逐级报送至领导小组，并同步推送至内审部、人力资源部；（二）年度管理报告：每年1月15日前提交《学习谈心谈话专项管理年度报