小金库相关制度

小金库相关制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合集团母公司关于防范专项风险的总体要求，立足公司内部管理实际，为规范小金库行为、防控资金风险、完善合规管理体系制定。制度旨在明确小金库管理的政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，确保各层级主体权责清晰、流程规范、风险可控，维护公司资产安全与经营秩序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖资金管理、业务审批、项目管理、采购交易等所有可能涉及小金库设立或使用的场景。各部门及下属单位需在本制度框架下，结合具体业务特点制定实施细则，确保制度要求全面落地。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“小金库专项管理”指公司通过制度设计、流程管控、监督考核等手段，对可能形成小金库的资金来源、使用、审批、核算等全流程实施系统性管控的治理活动。（二）“小金库风险”指因制度缺陷、执行不力、监管缺失等导致资金体外循环、违规设立账外资金的风险，可能引发资产流失、决策失误、法律纠纷等问题。（三）“小金库合规”指相关行为严格遵守国家法律法规、公司内部制度及业务操作规范，确保资金来源合法、使用正当、管理规范、信息透明。第四条小金库专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”四项原则：（一）全面覆盖原则：管理范围涵盖所有业务领域和层级主体，无死角、无例外。（二）责任到人原则：明确各层级管理责任，实现“谁主管、谁负责，谁审批、谁担责”。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，优先配置管控资源，动态优化管理措施。（四）持续改进原则：通过评估反馈、技术赋能、文化培育等方式，不断完善管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司小金库专项管理负总责，对重大风险事件承担最终责任；分管领导对专项管理直接负责，统筹决策、协调推进，确保制度有效落地。第六条设立小金库专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务、审计、法务、内控等相关部门负责人及下属单位代表组成。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定、修订专项管理制度，协调跨部门协作。（二）审批重大风险处置方案及专项改进措施。（三）定期听取工作报告，监督考核管理成效。第七条领导小组下设办公室（依托财务部门），负责日常管理协调，具体职责包括：（一）汇总分析专项风险，提交领导小组决策。（二）组织培训宣贯，提升全员合规意识。（三）建立管理台账，动态跟踪整改落实。第八条牵头部门（财务部门）作为专项管理的主要责任单位，承担以下职责：（一）负责制度体系建设，牵头组织风险排查。（二）建立资金全流程监控机制，规范账务处理。（三）配合审计监督，落实问题整改。第九条专责部门（审计、内控部门）作为专项管理的监督执行单位，主要职责包括：（一）开展专项审计，核查违规行为。（二）优化业务流程，嵌入合规控制点。（三）发布风险提示，提供技术支持。第十条业务部门及下属单位作为专项管理的执行主体，必须履行：（一）严格遵守资金使用规范，严禁设立账外账。（二）落实“三重一大”决策程序，大额支出须集体审批。（三）配合检查问询，及时纠正违规行为。第十一条基层执行岗位员工需签署合规承诺书，明确以下责任：（一）按规定流程操作，拒绝任何形式的资金私分。（二）发现异常情况立即上报，不得隐瞒包庇。（三）参与定期培训，掌握合规标准。第三章专项管理重点内容与要求第十二条资金来源管控：严禁通过虚列成本、截留收入、挪用经营资金等手段形成小金库。所有资金支出须依托预算管理，不得绕过正式审批流程。第十三条业务审批规范：大额资金使用（XX万元及以上）须通过“申请-复核-审批”三级流程，审批人需核对业务真实性及合规性，严禁先斩后奏。第十四条项目管理要求：项目资金使用必须专款专用，建立台账明细，竣工后及时清理结余，不得以“备用金”名义长期留置。第十五条采购交易约束：严禁通过非招标方式选择供应商、虚开发票套取资金，采购合同须明确资金支付节点及合规要求。第十六条关联交易监控：关联方交易金额（XX万元及以上）需回避内部决策，审计部门每年开展专项抽查，重点核查是否存在利益输送。第十七条费用报销标准：差旅、招待等费用报销须符合财务制度，严禁以“备用金”形式变相留存，大额支出需附业务证明材料。第十八条账务处理规范：所有资金交易必须纳入财务系统统一核算，严禁设置“小金库”过渡科目，银行流水须完整可查。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：财务部门每季度评估制度适用性，结合法规变化、业务调整及时修订，重大修订需领导小组审议。第二十条风险识别预警机制：每半年开展一次专项风险排查，由领导小组办公室牵头，各部门提交自查报告，高风险项纳入月度预警清单。第二十一条合规审查机制：采购、项目、资金使用等关键环节嵌入合规审查节点，未经审核的决策一律无效，审计部门可开展突击检查。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报财务部门备案。（二）重大风险由领导小组办公室牵头，成立专项工作组，3日内提交处置方案。（三）涉及违法违纪的，移交法务部门协调处理，同时通报领导小组。第二十三条责任追究机制：违规情形及处罚标准如下：（一）轻微违规：通报批评，取消年度评优资格。（二）一般违规：责令退赔资金，主管领导诫勉谈话。（三）重大违规：解除劳动合同，涉嫌犯罪的移交司法机关。第二十四条评估改进机制：每年开展管理有效性评估，由领导小组办公室组织，考核指标包括资金清缴率、整改完成率、员工合规度，评估结果与绩效考核挂钩。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导干部需签署专项管理责任书，将防控任务纳入述职报告，形成“一级抓一级、层层抓落实”的责任体系。第二十六条考核激励机制：（一）部门年度考核得分由专项合规占XX权重。（二）个人绩效与违规行为负面挂钩，设立“合规积分”制度。（三）对发现重大风险的员工给予一次性奖励。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层每年参加合规履职培训，考核合格后方可上岗。（二）一线员工每月接受操作规范培训，通过模拟场景考核。（三）定期发布合规案例，以案说法强化警示。第二十八条信息化支撑：财务部门开发资金监控系统，实现交易实时推送、风险自动预警，与ERP、OA系统对接形成数据闭环。第二十九条文化建设：（一）编制《小金库合规手册》，人手一册并组织学习。（二）签订全员合规承诺书，置于办公区公示。（三）设立合规举报箱，对检举揭发者给予保密保护。第三十条报告制度：（一）风险事件须24小时内上报至领导小组办公室，内容包括时间、金额、原因、处置措施。（二）年度管理报告需在次年X月提交，涵盖自查情况、整改