某玩具公司玩具样品管理保管规定

某玩具公司玩具样品管理保管规定#某玩具公司玩具样品管理保管规定

##第一章总纲

###1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国知识产权法》《玩具安全国家标准》（GB6675）、《儿童玩具召回管理规定》以及《欧盟玩具安全指令》（2009/48/EC）、《美国消费者产品安全法案》（CPSIA）等国内外相关法律法规、行业标准和国际公约制定。为规范公司玩具样品管理，有效防控知识产权、产品质量及合规性风险，提升样品流转效率，支撑公司国际化战略实施，特制定本规定。

管理痛点主要体现在：样品流失风险高、样品信息追溯困难、跨部门协同效率低、国际样品管理标准不统一、合规性管控不足等问题。核心目标是建立"制度-流程-表单-责任"四维一体的管理闭环，实现样品全生命周期科学管控，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。

###1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有部门及关联人员，包括但不限于研发部、设计部、生产部、质检部、采购部、销售部、法务部、内控部、国际业务部等部门的正式员工、外包服务单位及合作单位。覆盖所有进入公司管理范围的玩具样品，包括但不限于：设计原型样品、模具样品、试产样品、市场测试样品、客户送检样品、展品样品、召回样品等。

例外适用场景：经总经理特别授权的临时性样品管理、因不可抗力导致的样品特殊情况处理，需经总经理办公会审批备案。审批权限由总经理或其授权人行使。

###1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

1.合规性原则：确保样品管理全过程符合国家及国际法律法规、行业标准及公司内部制度要求

2.权责对等原则：明确各环节管理职责，确保权力与责任相匹配

3.风险导向原则：聚焦高风险环节加强管控，实施差异化管理

4.效率优先原则：优化管理流程，提升样品流转效率

5.持续改进原则：定期评估管理效果，优化完善样品管理体系

6.全生命周期管理原则：覆盖样品从接收、登记、使用、保管到处置的全过程管理

7.国际化适配原则：统一国际样品管理标准，兼顾不同地区法规要求

###1.4制度地位与衔接

本规定为公司专项管理制度，在制度层级上为基础性制度。与公司《内部控制基本规定》《财务管理制度》《采购管理办法》《销售管理办法》《知识产权管理办法》《信息安全管理制度》等关联制度存在衔接关系。当本规定与其他制度存在冲突时，以本规定为准；本规定未明确事项，按其他相关制度执行。

##第二章领导机构与职责

###2.1管理组织架构

公司设立玩具样品管理委员会作为顶层决策机构，由总经理担任主任，成员包括研发总监、生产总监、质检总监、法务总监、内控总监、国际业务总监。管理委员会负责制定样品管理战略、审批重大事项、协调跨部门争议。日常工作由内控部牵头负责，设立专职样品管理员，负责样品管理制度的执行与监督。

###2.2决策机构与职责

1.股东会：负责审议样品管理制度及重大投资相关的样品管理事项

2.董事会：负责审批样品管理制度、重大风险控制措施及年度样品管理预算

3.总经理办公会：负责审批样品管理制度执行情况、重大样品处置、跨部门协调事项

4.样品管理委员会：负责审议样品管理制度执行情况、重大样品管理争议、样品管理年度报告

###2.3执行机构与职责

1.研发部：负责设计原型样品、模具样品的管理，确保样品符合设计要求

2.生产部：负责试产样品、量产样品的管理，确保样品符合生产标准

3.质检部：负责所有样品的质量检验，出具检验报告

4.采购部：负责客户送检样品的管理，协调样品送检事宜

5.销售部：负责市场测试样品的管理，确保样品安全合规

6.法务部：负责样品知识产权保护，处理样品侵权纠纷

7.内控部：负责样品管理制度执行监督，组织内部审计

8.国际业务部：负责国际样品管理，确保符合目标市场法规

###2.4监督机构与职责

1.内控部：实施日常监督，每月开展检查，每年组织专项审计

2.审计部：每年至少开展一次专项审计，评估样品管理风险

3.合规部：监督样品管理合规性，处理违规行为

4.质量管理办公室：监督样品质量检验，处理质量异议

###2.5协调与联动机制

建立跨部门协调会议制度，每月召开样品管理协调会，由内控部主持，相关部门参加。信息共享机制包括建立电子样品管理系统，实现样品信息跨部门共享。争议解决机制由样品管理委员会负责，必要时可邀请外部专家参与。涉外业务增设属地法律顾问协调机制，确保符合当地法规要求。

##第三章样品管理目标与核心指标

###3.1管理目标与核心指标

1.样品丢失率≤0.1%

2.样品信息准确率≥99.5%

3.样品周转周期≤10个工作日

4.样品合规性达标率100%

5.样品管理制度符合率100%

###3.2专业标准与规范

1.样品分类标准：按来源分为设计原型类、生产验证类、市场测试类、客户送检类、展品类、召回类

2.样品标识规范：每个样品必须建立唯一编号，包括部门代码、类型代码、流水号

3.样品保管标准：不同类型样品按环境要求存放，重要样品实施双人双锁保管

4.样品使用标准：建立领用登记制度，重要样品使用需经审批

5.样品处置标准：按报废、留档、移交等分类处置，重要样品销毁需审批

###3.3管理方法与工具

1.管理方法：采用全生命周期管理、风险矩阵管理、PDCA循环管理

2.管理工具：

-ERP系统：记录样品出入库信息

-OA系统：审批样品领用、处置申请

-样品管理系统：电子化管理样品全流程

-仓库管理系统：管理样品实物存放

3.应用场景：日常样品管理使用样品管理系统，重要样品管理同时使用ERP和OA系统

##第四章样品管理流程

###4.1主流程设计

1.样品接收：采购部或销售部接收样品，通知内控部进行登记，质检部进行检验

2.样品登记：内控部在样品管理系统登记样品信息，包括编号、类型、来源、规格、数量、状态等

3.样品保管：按样品类型分配保管区域，重要样品实施双人双锁保管

4.样品领用：领用人填写领用申请，经审批后领用，内控部记录领用信息

5.样品使用：使用部门妥善保管使用，使用完毕后及时归还

6.样品处置：根据样品状态进行报废、留档、移交等处置，内控部记录处置信息

###4.2子流程说明

1.设计原型样品管理子流程：研发部设计完成后通知内控部登记，质检部检验合格后由研发部保管

2.试产样品管理子流程：生产部试产完成后通知内控部登记，质检部检验合格后由生产部保管

3.市场测试样品管理子流程：销售部提交申请，经审批后由销售部保管，使用完毕后交回内控部

4.客户送检样品管理子流程：采购部接收后通知内控部登记，质检部检验后由采购部保管

5.召回样品管理子流程：质检部发现质量问题后通知内控部，按召回程序处置

###4.3流程关键控制点

1.接收控制点：采购部或销售部接收样品时需核对样品与单据，发现差异立即报告

2.登记控制点：内控部登记样品信息时需双人核对，确保信息准确

3.保管控制点：重要样品实施双人双锁保管，定期盘点核对

4.领用控制点：领用需经审批，领用人需登记领用信息

5.处置控制点：处置需经审批，处置过程需记录并留存证据

###4.4流程优化机制

1.优化发起：任何部门可提出优化建议，经内控部评估后提交样品管理委员会审议

2.评估流程：内控部组织相关部门评估建议可行性，形成评估报告

3.审批权限：流程优化需经总经理办公会审批

4.跟踪机制：内控部跟踪优化措施实施效果，每年至少一次全流程复盘

##第五章权限与审批管理

###5.1权限矩阵设计

按"业务类型+金额/等级+岗位层级"分配权限：

1.设计原型样品：研发部经理审批金额≤5万元，研发总监审批金额>5万元

2.试产样品：生产部经理审批金额≤10万元，生产总监审批金额>10万元

3.市场测试样品：销售部经理审批金额≤20万元，销售总监审批金额>20万元

4.客户送检样品：采购部经理审批金额≤5万元，采购总监审批金额>5万元

5.召回样品：质检部经理审批金额≤50万元，总经理审批金额>50万元

###5.2审批权限标准

1.审批层级：按样品金额/等级确定审批层级，金额/等级越高审批层级越高

2.审批节点：样品领用需经保管部门负责人和内控部审批，处置需经相关部门负责人和内控部审批

3.审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急审批≤1个工作日

4.权限限制：禁止越权/越级审批，审批人需在系统中完整记录审批意见

###5.3授权与代理机制

1.授权条件：部门负责人因出差、休假等原因不能履行审批职责时，可书面授权他人代理

2.授权范围：授权不得超出被授权人岗位职责

3.授权期限：授权期限最长不超过30天

4.备案要求：授权需在系统中备案，授权结束后及时撤销

###5.4异常审批流程

1.紧急审批：样品紧急领用或处置需经加急通道审批，审批人需注明加急原因

2.补批审批：未及时审批的样品需补批，补批需注明原因

3.风险评估：异常审批需附风险评估报告，经总经理审批

4.留存痕迹：异常审批过程需完整记录，并留存电子及纸质证据

##第六章执行与监督管理

###6.1执行要求与标准

1.操作规范：所有操作需按本规定执行，禁止违规操作

2.表单填报：所有表单需如实填写，禁止虚报、瞒报

3.信息录入：样品管理系统信息需及时更新，确保准确完整

4.痕迹留存：所有操作需留痕，电子痕迹需备份，纸质痕迹需归档

###6.2监督机制设计

1.日常监督：内控部每日抽查样品管理情况

2.专项监督：内控部每月开展专项检查，重点检查高风险环节

3.突击检查：内控部不定期开展突击检查，检验样品实物与记录是否一致

4.内控环节嵌入：

-接收环节：采购部或销售部需核对样品与单据

-登记环节：内控部需双人核对登记信息

-保管环节：双人双锁保管，定期盘点

-领用环节：需经审批并登记

-处置环节：需经审批并记录

###6.3检查与审计

1.检查内容：样品实物、样品管理系统记录、审批记录、保管环境等

2.检查方法：现场检查、系统查询、抽样检查

3.检查频次：日常检查每月不少于2次，专项检查每季度1次，突击检查每月1次

4.审计要求：每年至少开展1次专项审计，审计报告需经审计委员会审批

###6.4执行情况报告

1.报告主体：内控部负责编制报告

2.报告周期：月度报告、季度报告、年度报告

3.报告内容：样品管理情况、存在问题、改进措施、风险状况

4.报告应用：作为绩效考核依据、决策参考、制度优化依据

##第七章考核与改进管理

###7.1绩效考核指标

1.考核指标：样品丢失率、信息准确率、周转周期、合规性达标率、制度符合率

2.权重设置：丢失率权重30%，准确率权重20%，周转周期权重20%，合规性权重20%，制度符合率10%

3.评分标准：按实际完成情况与目标值对比评分

4.考核对象：相关部门、相关岗位

###7.2评估周期与方法

1.评估周期：月度评估、季度评估、年度评估

2.评估方法：数据统计、现场核查、问卷调查

3.评估重点：月度评估重点关注操作执行情况，季度评估重点关注风险控制，年度评估重点关注体系有效性

###7.3问题整改机制

1.整改流程：发现-立项-整改-复核-销号

2.分类标准：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（立即整改）

3.责任落实：明确整改责任人、整改时限、整改措施

4.复核要求：整改完成后由内控部复核，形成整改报告

5.问责机制：对整改不力的部门或个人进行问责

###7.4持续改进流程

1.建议收集：通过系统、会议、问卷调查等方式收集改进建议

2.评估流程：内控部评估建议可行性，形成评估报告

3.审批权限：改进建议需经总经理办公会审批

4.跟踪机制：内控部跟踪改进措施实施效果，并纳入下次评估

##第八章奖惩机制

###8.1奖励标准与程序

1.奖励情形：样品管理优秀、风险防控突出、制度创新、提出合理化建议等

2.奖励类型：精神奖励（表彰）、物质奖励（奖金）、晋升奖励

3.奖励标准：根据贡献大小确定奖励标准

4.奖励程序：申报-审核-审批-公示-发放

###8.2违规行为界定

1.分类标准：一般违规（如登记不及时）、较重违规（如保管不当）、严重违规（如样品丢失）

2.判定标准：按违规情节严重程度判定

3.具体情形：包括但不限于登记错误、保管不当、使用未审批、处置不规范等

###8.3处罚标准与程序

1.处罚等级：一般处罚（警告）、较重处罚（罚款）、严重处罚（降级/解聘）

2.处罚标准：按违规情节严重程度确定处罚标准

3.处罚程序：调查-取证-告知-审批-执行

4.处罚原则：合法合规、公平公正

###8.4申诉与复议

1.申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内可提出申诉

2.受理部门：由内控部负责受理

3.复议流程：受理-调查-审议-决定-通知

4.复议时限：5个工作日内出具复议结果

5.留存痕迹：全程留存书面及电子证据

##第九章应急与例外管理

###9.1应急预案与危机处理

1.预案制定：针对样品丢失、损坏、被盗等风险制定专项预案

2.组织机构：成立应急小组，由总经理担任组长，相关部门负责人参加

3.响应流程：发现-报告-处置-调查-改进

4.责任分工：明确各部门职责，确保快速响应

5.资源保障：配备应急物资，确保应急处置

###9.2例外情况处理

1.界定标准：因不可抗力、紧急业务等原因需要特殊处理的样品

2.审批权限：需经总经理审批

3.流程要求：需附风险评估报告，留存痕迹

4.纳入优化：例外处理情况需纳入制度优化

###9.3危机公关与善后

1.责任主体：法务部负责危机公关

2.沟通口径：由法务部制定统一口径

3.发布流程：经总经理审批后发布

4.善后措施：对受影响方进行补偿，改进管理

5.国际适配：根据不同地区法规和文化制定差异化方案