（正式版）DB51∕T 2616-2019 《机关会议服务规范》

DB51Specificationsforservicesofgovernmentoffi2019-10-25发布四川省市场监督管理局发布I 1 1 1 1 3 6 7 8 9 本标准按照GB/T1.1-2009给1机关会议服务规范本标准适用于四川省各级机关、人民团体的机GB2894安全标志及其使用导则机关会议governmentofficesmeet4基本要求4.1.1机关会议服务应遵循专业、高效、节约的原则，可通过购买社会服务引入第三方服务机构开展4.1.2建立完善的机关会议服务管理4.1.3机关应大力推进会议服务的信息化和4.2场所4.2.1配置与会议规模、规格等相适的会议室，且会议室的数量、类型、功能结构合理。配置的设施——足够的插座、网络接口、视频接口等基本——能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具，色温应满足摄像摄影要求；24.2.2会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：——规模适当并分设机动车进出口与人员通——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、4.2.4有特殊要求的，可租赁与会议规模、规格相适应的场所及设施。4.3.1建立会议服务组织机构，配置管理人员、服务人员和技术人员等，明确岗位，制定岗位职责及4.3.2定期开展持续、系统的培训，并做到内容充实，方式多样。——仪表、仪容、仪态、规范用语，会议服务人员礼仪要求参见附录B；4.4.1建立健全会议安全管理制度和安全保卫工4.4.2建立突发事件应急处置预案并有相关的处置措施。必要时，还应制定专项应急预案并进行培训34.5保密4.5.1建立会议保密制度，确定保密责任人，定期开展全4.5.2会议开始前，清理无关人员，对会议室及通信、办公、音视频等设备的保密性能进行检查；会4.5.3重要、涉密会议应遵守相关保密规定。5.1预订确认5.1.1提供多种预订渠道，如电话预订、书面预订和现场预订等。5.1.2会议预订员接到预订通知后，应做好会议登记并填写《机关会议服务预定确认表》，明确会议述确认，将《机关会议服务预定确认表》交会议举办方负责人签字确认，5.1.3会务主管应提前对可能影响会议顺利召开的因素进行预判，必要时可与会议举办方再次沟通确5.2制定方案5.3涉外协调5.3.2如会议举办方有需求变更的，应及时将变更信息通报相关单位并作妥善处理。5.4布置会场41现象；砖面及拼缝、边沿线等处洁净，无积垢、灰尘、纸屑、2.内墙面、天花、顶角、转角及墙踢脚等处无积尘、霉斑和23455.4.3服务人员应对会场的布局、主席台、桌椅、桌布、物品、会标、座次座牌等进行布置，并按表123.摆放主宾位椅子时，应考虑到主宾的舒适度，避免53应采用拉线的方式进行排列，具备条件的可采用激光测距仪4桌布铺设平整，中线居于桌中，两边下垂长度相等，参见57会标字体、大小与会场匹配，悬挂在主席台正上方，应用红底白78912341灯光亮度与颜色正常，无损坏，还应单独检查在使用投23465675.5检查验收5.5.1建立布置会场检查验收工作制度，成立专项工作组，对会场清洁卫生、会场布置、设施设备布5.5.2检查验收过程中发现的问题应及时指出，并由相关6.1.1服务人员应着统一工作服提前30min在会场门口6.1.3会前统一做好参会人员车辆通行、停放等安排。如遇下雨应配备雨具并提供存放雨具的场所。续茶时，瓶口不应正对参会人员，不应使茶具发出响声，确保茶水不溅出水杯，沏茶续水以6.2.3续茶服务结束后，服务人员应整齐有序退出会场，并关好会场6.3.1电视电话会议应协调电信、移动或联通等通信运营商及相关部门，做好电视电话会议的保6.3.2临会前应启动备用设备，并确保会议期间有专业技术人员现场值守，根据会议情况及时调频、视频等设备。如正在使用的设备出现故障，应能立即切换至备用设备，并迅速排除故6.4.1会场内外应分别安排服务人员6.4.2会场内外秩序应配备专人维护，保持通道、洗手间等公共场所清洁，并能对会场周边实现6.4.3中途如更换服务人员，应做好交接班工作。简短休息时，服务人员应辅助整理会场，补充7.1会议结束后应及时有序引导参会人员离开，并组织服务人员仔细检——有无损坏的设施设备及物品，如有损坏的，应记录设施设备及物品的名称、数目及损坏情——有无散落在会场的会议资料，如有遗落，应统一回收销毁。88.1建立服务质量评价机制，明确评价内容、评价方法、评价程序和评价结果及应用。其中，评价内8.2加强对服务质量评价的督促、检查，汇总和分析评价过程中发现的问题和不足，制定机关会议服9A.1会议预订员A.1.2做好会议预订记录，根据会议预订情况安排会议室。A.1.3按照相关规定和会议需求，通知会务主管做好A.1.4保持与会议举办方的沟通联系，如有变动，及时做好调整。A.2会务主管A.2.1进行日常管理，带领服务人员、技术人员完成任务。A.2.3督促检查规章制度落实情况，及时发现和纠正问题。A.2.4做好新进员工的招聘及培训工作。A.2.5负责服务人员、技术人员的绩效考核。A.3技术人员A.3.1负责会议室音响、投影、电脑、电子显示屏等音频、视频设备的安装调试、运行管理、日常维A.3.2负责提出音频、视频等会议设备的维修、采购建议。A.4服务人员A.4.2根据《机关会议服务预定确认表》相关内容，做好会前准备、会中服务、会后整理工作。A.4.3检查会场有无参会人员遗留物品，及时送交会务主管。A.4.4严格遵守保密工作要求，按照统一标准进行会议服务。B.根据实际情况选择与制作服务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证服务人员的服B.工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明B.女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3cm；着裤装B.男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；）；B.1.4.1女士着西裙时宜穿长筒丝袜，并B.2.1发式简洁，面容清爽；女性可着B.3.1站姿B.3.1.1女士站姿上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，呈小丁字步，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。女士站姿参见图图B.1女士站姿示意图B.3.1.2男士站姿双眼平视前方，颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂，处于身体两侧，脚跟并拢，脚呈“V”字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。男士站姿参见图B.2男士站姿示意图B.3.2行姿身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身保持垂直平稳，肩部自然放松，两臂摆动自然，步幅适中、匀速。服务人员行姿参见图B.3。图B.3服务人员行姿示意图B.3.3坐姿B.3.3.1女士坐姿入座时将裙子向前拢，坐椅子的三分之一处，背部挺直，两个膝盖合并，两腿不能交叉，腿可放中间或两边，身体重心垂直向下，双肩平稳放松。女士坐姿参见图B.4。图B.4女士坐姿示意图B.3.3.2男士坐姿上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手分别放在双膝上。男士坐姿参见图B.5。B.3.4蹲姿膝高右膝低的姿态，双腿保持紧靠，上身保持挺直；侧身捡物时不应低头亏背。女士蹲姿参见图B.6。同女士蹲姿，男性双腿可适度的将其分开，男士蹲姿参见图B.7。图B.7男士蹲姿示意图B.3.1.1引领参会人员时，应走在参会人员右前方或侧身略向参会人员，保持行走距离，距离保持在1m左右。B.3.1.2遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。B.3.1.3引领参会人员时，应用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。B.3.1.4给参会人员指示方向，手臂伸直，手指自然并拢，手掌向上，以肘关节为轴指示目标，眼睛兼顾参会人员和指示目标。服务人员指引见可参见图B.8。图B.8服务人员引领示意图B.4规范用语B.4.1每次与参会人员、领导见面时，应主动打招呼问好。B.4.2与参会人员谈话时应站立，目光注视对方面部，保持自然表情并微笑。B.4.3在工作时间不应高声喧哗。谈话时语调悦耳、清晰、语言准确、充实，语气诚恳、亲切，声音高低适中。B.4.4回答参会人员询问时，使用普通话，表达应准确、清楚，语言简洁。课桌式回字型U字型其他绝密机密秘密有线话筒支无线话筒支视频设备手机存放柜存包柜其他会议期间是否需要服务人员在场内支持：是否(资料性附录)会场物品布置要求D.1桌椅0排，每排前后距离为90cm;主席台在上面，可排10排～13排，每排前后距离90cm~110cm)。桌椅摆放示意图见图D.1。D.1.2桌椅摆放完后应采用拉线方式进行确认。桌椅拉线确认示意图见图D.2。图D.1桌椅摆放示意图图D.2桌椅拉线确认示意图D.2桌布桌布以折边固定，折叠边长度规定为12cm。整个折边共用7颗小钉固定(短边3颗小钉固定，长边4颗小钉固定);将每张桌布褶皱处进行熨烫，熨烫后再用除毛器清理桌面的毛球。桌布固定示意图见图图D.3桌布固定示意图座椅宽度的三分之一处摆放，预留出摆放座牌的位置。进入会场掺茶水时，服务人员应将每个茶杯往座椅方向后移7cm,挪出一些距离以防参会人员通过过道时打翻茶杯。茶杯摆放示意图见图D.4。D.3.2茶杯摆放完后应采用拉线方式进行确认。茶杯拉线确认示意图见图D.5。图D.4茶杯摆放示意图图D.5茶杯拉线确认示意图每杯茶叶为4g,临会前30min进行第一次掺水泡发茶叶，待15min后茶叶舒展开斟倒第2次茶水。茶叶放置示意图见图D.6。图D.6茶叶放置示意图D.5笔盒竖放的黑色铅笔盒，按从左到右的顺序摆着红色彩铅、蓝色彩铅、自动铅笔、红色签字笔、黑色签字笔，长尾票夹，在笔盒右上角放置橡皮擦。笔盒摆放示意图见图D.7。图D.7笔盒摆放示意图D.6纸巾、毛巾重要及特殊会议应在主席台摆放毛巾和纸巾，毛巾应用热水浸泡10min,清洗拧干后折成长方形，将折好的热毛巾放入消毒柜消毒30min,临会前5min取出放入毛巾碟中间位置。纸巾摆放在笔盒与毛巾碟之间，每个纸巾碟中放入5张纸巾，纸巾折口统一向左，花形方向一致。纸巾、毛巾摆放示意图见图D.8纸巾、毛巾摆放示意图D.7会标分为两种：红布横幅悬挂式会标和电子屏会标。红布横幅悬挂式会标制作方法通过电脑程序编制会标内容，使用刻绘机制作。由服务人员粘贴在红布横幅版上完成会标内容的制作。会标示意图见图D.9。图D.9会标示意图E.1.1.1大型会议主席台应排定座次，座次应布置于会场前方正中央观众席观众席E.1.1.3领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手观众观众席E.1.2.1横排法。按参会人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右依E.1.2.2竖排法。按各单位和成员的既定次序或姓氏笔画，从前至后依次纵向排列。注意正式代表排E.1.3.1会议桌与正门正对时，座位E.1.3.2会议桌与正门侧对时，座位），