农业合作社农资采购管理规范

农业合作社农资采购管理规范第一章总则第一条目的与依据为规范本农业合作社（以下简称“合作社”）农资采购行为，降低采购成本，保障农资质量安全，提高农业生产效益，促进合作社健康可持续发展，依据国家相关法律法规及合作社章程，结合本社实际，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于合作社所有农业生产资料（以下简称“农资”）的采购活动，包括但不限于种子、农药、肥料、农膜、农机具及零配件、饲料、兽药等。合作社所属各部门、分社及相关成员在进行农资采购时，均须遵守本规范。第三条基本原则农资采购应遵循以下原则：（一）质量优先，信誉为本：确保采购的农资符合国家质量标准和行业规范，优先选择信誉良好、产品质量稳定的供应商。（二）需求导向，计划采购：根据合作社年度生产计划、种植（养殖）面积、作物（养殖品种）特性等因素，科学编制采购计划，避免盲目采购和资源浪费。（三）公开透明，廉洁高效：采购过程应坚持公开、公平、公正，引入竞争机制，杜绝暗箱操作，确保采购行为廉洁自律，提高采购效率。（四）经济适用，成本控制：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的价格采购到适用的农资，有效控制采购成本。（五）安全环保，合规经营：采购的农资必须符合国家安全生产、环境保护及农产品质量安全相关规定，严禁采购和使用国家明令禁止的农资产品。第二章组织与职责第四条采购决策与管理合作社理事会（或社员代表大会）是农资采购的最高决策机构，负责审定年度农资采购预算、大额采购项目及重大采购政策。合作社可根据规模设立农资采购管理小组（或指定专人），在理事会领导下，具体负责农资采购的日常组织、协调与管理工作。第五条采购部门/岗位职责（一）负责编制和执行农资采购计划。（二）负责供应商的考察、筛选、评估与管理。（三）负责组织采购询价、比价、议价及合同洽谈与签订。（四）负责采购订单的下达、履约跟踪及协调到货。（五）负责采购相关文件资料的整理、归档。（六）参与农资的验收工作。第六条财务部门职责（一）负责采购资金的筹措与安排。（二）依据审批后的采购计划和合法有效的采购凭证办理付款手续。（三）负责采购成本的核算与控制。（四）对采购资金使用情况进行监督。第七条验收与仓储部门/岗位职责（一）负责农资到货后的数量清点、质量初步核验。（二）对验收合格的农资及时办理入库手续，登记台账。（三）负责农资的合理储存、保管，确保农资在储存期间质量安全。（四）对验收不合格的农资，及时向采购部门反馈，并协同处理。第八条使用部门/成员职责（一）根据生产需求，及时提出农资需求申请。（二）参与农资采购计划的编制。（三）协助或参与农资的验收工作，特别是对农资适用性的评价。（四）反馈农资在使用过程中出现的质量问题。第三章采购流程管理第九条采购计划编制与审批（一）各使用部门或成员应于每季度或每年度初，根据生产计划和实际需求，向采购部门提交《农资需求申请表》。（二）采购部门汇总各方面需求，结合库存情况、市场行情及合作社资金状况，编制《年度/季度农资采购计划》，明确采购农资的品名、规格、型号、数量、质量要求、预计单价、预计金额、供货时间等。（三）《农资采购计划》须按审批权限报合作社负责人或理事会（社员代表大会）审批。大额或重大采购项目应经集体研究决定。第十条供应商管理（一）建立合格供应商名录。采购部门应通过市场调研、同行推荐、实地考察等方式，收集供应商信息，对其资质、生产能力、产品质量、信誉、售后服务、价格竞争力等进行评估，择优选取，建立《合格供应商名录》。（二）供应商档案管理。为每位合格供应商建立档案，内容包括营业执照、生产经营许可证、相关产品质量认证证书、联系方式、供货记录、质量反馈等。（三）定期对供应商进行动态评估，对不合格的供应商及时从名录中清除。鼓励与优质供应商建立长期稳定的合作关系。第十一条采购方式确定根据采购金额、农资特性及市场情况，选择适宜的采购方式：（一）询价采购：对于采购金额较小、市场价格透明、规格标准统一的常规农资，可向不少于三家合格供应商进行书面或口头询价，比较后确定供应商。（二）比价采购：对于采购金额较大或重要的农资，应向三家以上合格供应商发出书面询价单，获取报价单，进行综合比较（价格、质量、服务等）后确定供应商。（三）招标采购：对于采购金额巨大、影响重大的农资采购项目，应按照相关规定组织招标采购，确保采购过程的公开、公平、公正。（四）单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分理由并经严格审批。第十二条合同签订（一）除小额零星采购外，采购均应与供应商签订书面采购合同。（二）采购合同应明确以下主要条款：供需双方名称、地址、联系方式；农资品名、规格、型号、数量、质量标准；单价、总价；交货时间、地点、方式；验收标准与方法；付款方式、期限；违约责任；争议解决方式等。（三）合同文本应规范，重大或复杂合同可咨询法律顾问。合同签订前须按审批权限报批。第十三条采购实施与履约跟踪（一）采购合同签订后，采购部门应及时向供应商下达采购订单，明确具体交货要求。（二）采购部门应密切跟踪供应商履约情况，及时与供应商沟通，确保农资按期、按质、按量供应。如遇异常情况，应及时报告并采取应对措施。第十四条农资验收（一）农资到货后，采购部门应通知验收部门（或人员）、相关使用部门（或成员）共同进行验收。（二）验收内容包括：核对农资品名、规格、型号、数量是否与订单及合同一致；检查包装是否完好无损；查验产品合格证、检验检疫证明、使用说明书等随货资料是否齐全；对农资外观、性状等进行初步质量检查。必要时，可抽样送有资质的检验机构进行质量检测。（三）验收合格的，由验收人员在《农资验收单》上签字确认，办理入库手续。验收不合格的，应立即通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等），并做好记录。第十五条付款结算（一）财务部门根据审批后的《农资采购计划》、《采购合同》、《农资验收单》、合法有效的发票等凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。（二）原则上不预付大额货款，确需预付的，须经合作社负责人或理事会批准。（三）建立付款台账，跟踪付款情况，防止重复付款。第四章采购档案管理第十六条采购档案内容采购档案应包括但不限于：采购计划及审批文件、供应商资料、询价单、报价单、比价表、采购合同、采购订单、送货单、验收单、入库单、发票、付款凭证、质量检验报告、供应商评估资料、采购工作总结、相关会议纪要等。第十七条档案保管与查阅（一）采购部门负责采购档案的收集、整理、装订和归档，确保档案资料的完整、准确、安全。（二）档案保管期限应符合相关规定，一般不少于三年。（三）建立档案查阅制度，查阅档案须经相关负责人批准，并办理登记手续。第五章农资质量与安全管理第十八条质量优先严禁采购和使用国家明令禁止、过期、失效、变质、假冒伪劣及来源不明的农资产品。优先采购获得无公害、绿色、有机等认证的农资产品。第十九条索证索票采购农资时，必须向供应商索取并留存相关票证，包括产品质量检验合格证、农药登记证、肥料登记证、生产许可证等，做到来源可追溯。第二十条质量追溯建立农资采购、验收、入库、领用登记制度，详细记录农资的流向，确保在发生质量问题时能够追溯。第二十一条应急处置如发现采购的农资存在严重质量问题或安全隐患，应立即停止使用，封存相关产品，并启动应急预案，及时向有关部门报告，同时追究供应商责任。第六章监督与绩效评估第二十二条内部监督合作社监事会（或监事）应对农资采购全过程进行监督，定期或不定期检查采购制度的执行情况，防止采购过程中的不正之风和腐败行为。第二十三条采购审计合作社可根据需要，定期或不定期对农资采购进行内部审计或委托外部审计机构进行审计，重点审计采购计划的执行、采购方式的合规性、采购价格的合理性、资金使用的安全性等。第二十四条绩效评估定期对采购工作进行绩效评估，评估指标可包括采购计划完成率、采购成本控制情况、农资质量合格率、供应商履约率、采购效率、采购人员廉洁自律情况等