代理记账业务内部规范

代理记账业务内部规范第一章总则一、目的与依据为规范本机构代理记账业务行为，保证执业质量，明确执业责任，维护客户合法权益，促进本机构健康、有序发展，依据《中华人民共和国会计法》、《代理记账管理办法》及其他相关法律法规的规定，结合本机构实际情况，特制定本规范。二、适用范围本规范适用于本机构所有代理记账业务及相关从业人员。凡在本机构从事代理记账、财务咨询、税务筹划等相关服务的人员，均须严格遵守本规范的各项规定。三、基本原则（一）合法性原则：严格遵守国家财经法律法规、会计准则及相关制度，确保代理记账业务的所有环节均在法律框架内进行。（二）真实性原则：以客户提供的合法、真实、完整的原始凭证为依据进行会计核算，如实反映客户的财务状况和经营成果。（三）保密原则：对在业务过程中知悉的客户商业秘密及财务信息负有保密义务，未经客户同意不得向任何第三方泄露，法律法规另有规定的除外。（四）独立客观原则：保持独立的职业判断，不受任何单位和个人的非法干预，客观公正地处理会计事务。（五）专业胜任原则：从业人员应具备相应的专业知识和技能，并持续学习更新，以保证提供专业、优质的服务。第二章业务承接与客户管理一、业务承接（一）在承接代理记账业务前，应与潜在客户进行充分沟通，了解其基本情况、经营规模、业务范围、财务状况及委托需求。（二）对客户的经营合法性、财务风险等进行必要评估。对于存在严重违法违规嫌疑或财务基础极差、难以规范的客户，应审慎承接或拒绝承接。（三）业务承接须签订正式的《委托代理记账协议书》。协议应明确服务范围、服务期限、双方权利与义务、服务收费标准、违约责任及争议解决方式等核心条款。协议文本应由本机构统一制定或审核。二、客户信息管理（一）建立客户信息档案，详细记录客户基本信息、联系方式、经营范围、税务登记信息、银行账户信息、委托协议主要内容等。（二）客户信息档案应专人负责，妥善保管，并根据客户情况变化及时更新。（三）客户资料的查阅、复制、传递须履行内部审批程序，严防信息泄露。第三章原始凭证的获取与审核一、原始凭证的获取（一）应与客户约定原始凭证的传递方式、时间和频率。可采取客户送达、上门自取或指定电子邮箱等安全方式交接。（二）对客户提供的原始凭证清单或交接表，双方应签字确认，明确责任。二、原始凭证的审核（一）审核原始凭证的真实性：包括凭证日期、业务内容、数据是否真实，是否有涂改、伪造迹象。（二）审核原始凭证的合法性：经济业务是否符合国家法律法规、政策规定，是否符合客户内部管理制度。（三）审核原始凭证的完整性：凭证要素是否齐全（如抬头、日期、数量、单价、金额、填制单位公章、填制人签名等），附件是否完备。（四）审核原始凭证的准确性：数字计算是否正确，大小写金额是否一致，摘要是否清晰。（五）对于不真实、不合法的原始凭证，应拒绝受理，并及时向机构负责人报告，同时告知客户；对于记载不准确、不完整的原始凭证，应退回客户，要求其补充或更正。第四章账务处理与会计核算一、会计核算依据（一）严格按照《企业会计准则》、《小企业会计准则》或其他适用的会计制度进行会计核算。（二）以经过审核无误的原始凭证作为账务处理的唯一依据。二、账务处理要求（一）根据会计制度和业务性质，正确设置和使用会计科目。（二）及时登记会计凭证（记账凭证），做到摘要简明扼要，借贷平衡，科目运用准确。（三）记账凭证应附有经审核的原始凭证，并按编号顺序装订成册。（四）根据记账凭证登记总账和明细账，做到账证相符、账账相符。（五）按月（或按规定周期）进行结账，结账前应确保所有经济业务均已入账。三、会计报表编制（一）根据账簿记录及相关资料，按月、季、年编制会计报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表（小企业可不编制）及附注等。（二）会计报表应数字真实、计算准确、内容完整、报送及时，并符合编制要求。（三）报表编制完成后，应由复核人员进行审核，确保报表数据与账簿记录一致，报表间的勾稽关系清晰、正确。第五章纳税申报一、申报资料准备（一）根据会计核算结果及税法规定，准确计算各项应纳税额。（二）整理、准备纳税申报表及相关附列资料。二、纳税申报（一）严格按照税法规定的申报期限和申报方式（网上申报、上门申报等）办理各项税费的申报事宜。（二）申报数据应与会计账簿记录及相关凭证核对一致，确保准确无误。（三）对申报过程中遇到的疑难问题或政策变动，应及时与税务机关沟通或咨询专业人士，不得擅自进行不确定的申报。（四）纳税申报完成后，应及时将申报回执或凭证交客户存档，并将相关信息录入客户档案。第六章会计档案管理一、档案范围会计档案包括：客户提供的原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表、银行对账单、《委托代理记账协议书》及其他具有保存价值的会计资料。二、档案整理与保管（一）会计资料应按月或按季度整理、装订成册，做到整齐规范，便于查阅。（二）档案应存放在安全、干燥、通风的场所，防止虫蛀、鼠咬、霉变。（三）采用电子计算机进行会计核算的，其生成的电子会计档案应符合国家相关规定，定期备份，妥善保管，并具备可恢复性。三、档案借阅与移交（一）内部借阅会计档案需经相关负责人批准，借阅人应履行登记手续，限期归还。（二）外部单位（如税务机关、审计机关）因执法需要查阅时，须出具有效证件和单位证明，经机构负责人批准后，由专人陪同查阅，不得带出指定场所。（三）委托服务终止时，应按协议约定将全部会计档案移交给客户或其指定的新受托人，并办理书面交接手续。四、档案保管期限会计档案的保管期限应符合《会计档案管理办法》的规定。保管期满需要销毁的，应按照规定程序报经批准后进行。第七章客户沟通与服务一、日常沟通（一）建立定期或不定期的客户沟通机制，及时向客户反馈财务状况、纳税情况及重要财税政策变动信息。（二）耐心解答客户提出的财务、税务问题，提供专业咨询意见。二、服务质量（一）保持专业、礼貌、高效的服务态度。（二）对客户的合理需求应积极响应，及时处理。对于无法满足的需求，应耐心解释原因。三、投诉处理建立客户投诉处理机制，对客户的投诉应及时受理、调查核实，并在规定时限内给予明确答复和处理方案。第八章人员管理与岗位职责一、岗位职责划分（一）明确各岗位（如项目经理、主办会计、助理会计、外勤人员等）的职责权限，做到分工明确、责任到人。（二）建立岗位责任制，确保各项业务环节均有相应人员负责。二、人员专业能力（一）从业人员应具备相应的会计从业资格或专业能力证明。（二）定期组织内部业务培训和学习交流，鼓励从业人员参加外部专业培训和继续教育，不断提升专业素养和实操技能。（三）关注最新财税政策法规动态，及时组织学习和贯彻。三、职业道德（一）从业人员应恪守职业道德，廉洁自律，不利用职务之便谋取私利。（二）严禁向客户索取或收受额外财物，严禁与客户串通进行任何违法违规活动。（三）严格遵守保密纪律，不得泄露客户商业秘密和个人隐私。第九章质量控制与监督一、复核制度（一）建立健全账务处理复核制度。记账凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表等重要会计资料在提交客户或进行纳税申报前，必须经过指定复核人员的审核。（二）复核人员应独立行使职责，对发现的问题及时提出处理意见，督促相关人员更正。二、内部检查（一）机构负责人或指定人员应定期或不定期对代理记账业务质量进行抽查，检查范围包括凭证审核、账务处理、报表编制、纳税申报、档案管理等。（二）对检查中发现的问题，应及时通报，分析原因，并采取纠正和预防措施。三、持续改进根据内部检查结果、客户反馈及外部监管要求，持续改进业务流程和操作规范，提升服务质量和风险管理水平。第十章信息系统与数据安全一、会计软件使用（一）应使用经财政部门备案的正规会计核算软件。（二）会计软件的操作权限应按岗位进行设置和管理，密码定期更换，确保数据安全。二、数据备份与保密（一）对电子会计数据应进行定期备份，备份介