外借物品的管理制度

外借物品的管理制度一、外借物品的管理制度

1.总则

外借物品的管理制度旨在规范外借物品的申请、审批、领用、保管、归还等环节，确保物品的安全、完整和有效利用，提高资源使用效率，防范管理风险。本制度适用于所有部门及员工的外借物品管理行为，所有参与外借物品管理的人员均应严格遵守本制度规定。

2.物品分类与管理原则

外借物品根据其性质、价值和用途分为一般物品、贵重物品和特殊物品三类。一般物品指价值较低、易损耗的日常用品；贵重物品指价值较高、不易损耗的重要物品；特殊物品指具有特殊用途或保密要求的物品。物品分类应详细记录在案，并按照分类制定相应的管理措施。管理原则包括：明确责任、规范流程、严格审批、定期盘点、及时维护。

3.外借申请与审批

3.1外借申请

任何部门或员工需要外借物品时，应填写《外借物品申请表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、借用用途、借用期限等信息。申请表需经部门负责人签字确认，并提交至综合管理部审核。紧急情况需外借物品的，可先口头申请，但必须在事后及时补办书面手续。

3.2审批权限

一般物品的借用审批权限由部门负责人行使；贵重物品的借用需经部门负责人审核后，报分管领导审批；特殊物品的借用需经部门负责人、分管领导和综合管理部共同审批。审批过程中，需严格审查申请用途的合理性、借用期限的必要性，确保物品借用符合单位管理规定。

4.物品领用与登记

4.1领用流程

经审批通过的外借物品申请表，由综合管理部进行登记，并安排物品领用。领用人需持申请表到仓库或相关部门领取物品，并在领取时核对物品的名称、规格、数量等信息，确认无误后签字领用。领用过程中，需确保物品的安全交接，避免遗失或损坏。

4.2登记要求

综合管理部需建立《外借物品登记台账》，详细记录每件物品的借用信息，包括借用部门、领用人、借用日期、物品名称、规格型号、数量、借用期限、归还日期等。登记台账应保持完整、准确，并定期归档保存，以备查验。

5.物品保管与使用

5.1保管责任

领用人对外借物品负有保管责任，应妥善保管，避免遗失、损坏或被盗。贵重物品的保管需采取额外的安全措施，如上锁、专人看管等。特殊物品的保管需严格遵守相关保密规定，不得擅自泄露或转借他人。

5.2使用规范

外借物品的使用应严格按照其用途和操作规程进行，不得擅自改变用途或超范围使用。领用人需定期检查物品的使用状况，确保其处于良好状态，如发现异常应及时报告综合管理部进行处理。禁止将外借物品用于与申请用途不符的活动，严禁私自转借、抵押或出售。

6.物品归还与处置

6.1归还流程

外借物品使用完毕或借用期限届满后，领用人应立即归还至综合管理部或原指定部门。归还时需填写《外借物品归还表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、借用期限、实际归还日期等信息，并经综合管理部核对无误后签字确认。

6.2物品检查与处置

综合管理部在接收归还物品时，应进行详细检查，确认物品的完好性。如发现物品损坏或遗失，需根据损坏程度和遗失原因进行调查处理，并追究相关责任人的责任。对于可修复的物品，应安排维修或更换；对于无法修复或价值较低的物品，应按规定进行报废处置，并详细记录在案。报废处置的物品需按照单位资产处置规定进行报批，确保处置过程的合规性。

二、外借物品的检查与维护

1.检查制度

1.1定期检查

外借物品的检查是确保物品安全和正常使用的重要环节。综合管理部应建立定期检查制度，对已外借的物品进行定期或不定期的检查。一般物品的检查周期为每月一次，贵重物品和特殊物品的检查周期应根据其使用频率和重要程度确定，但不得超过每季度一次。检查过程中，需重点核对物品的实际状况与登记信息是否一致，检查物品是否存在损坏、遗失或异常使用等情况。

1.2不定期检查

除了定期检查外，综合管理部还应根据实际情况进行不定期检查。不定期检查主要针对使用频率较高、价值较大的物品，或出现异常情况的物品。不定期检查可以采取突击检查的方式，以防止物品在检查周期内出现管理漏洞。检查过程中，需详细记录检查结果，并对发现的问题及时进行处理。

2.维护制度

2.1维护责任

外借物品的维护责任由领用人承担。领用人应在使用过程中密切关注物品的使用状况，如发现物品出现故障或损坏，应及时停止使用，并报告综合管理部进行处理。综合管理部需建立维护记录，详细记录每件物品的维护情况，包括维护时间、维护内容、维护费用等。

2.2维护流程

物品的维护流程分为申请、审批、维修三个步骤。领用人发现物品故障或损坏后，需填写《外借物品维护申请表》，详细注明物品名称、规格型号、故障现象、维护需求等信息，并提交至综合管理部审核。综合管理部根据物品的重要程度和故障情况，决定是否进行维修。对于需要维修的物品，应安排专业人员进行维修，并确保维修质量。维修完成后，需进行验收，并更新维护记录。

3.维护费用

3.1费用承担

外借物品的维护费用原则上由领用人承担。如因物品本身质量问题或单位责任导致的故障，维护费用由单位承担。如因领用人使用不当导致的故障，维护费用由领用人承担。具体费用承担方式由综合管理部根据实际情况确定，并报分管领导审批。

3.2费用报销

需要领用人承担维护费用的，应按照单位财务制度进行报销。领用人需提供《外借物品维护申请表》、维修费用发票等相关凭证，并提交至财务部门进行报销。财务部门根据相关凭证审核报销费用，并办理报销手续。

4.维护记录

4.1记录内容

综合管理部应建立《外借物品维护记录台账》，详细记录每件物品的维护情况，包括维护时间、维护内容、维护费用、维修人员等信息。维护记录应保持完整、准确，并定期归档保存，以备查验。

4.2记录用途

维护记录主要用于跟踪物品的使用状况和维护情况，为物品的报废处置提供依据。同时，维护记录还可以用于分析物品的使用寿命和维护成本，为单位的物品管理提供参考。

5.监督与考核

5.1监督机制

综合管理部负责对外借物品的检查与维护工作进行监督，确保各项制度的落实。监督内容包括检查制度的执行情况、维护流程的规范性、维护费用的合理性等。如发现违规行为，应及时进行处理，并追究相关责任人的责任。

5.2考核制度

单位应建立考核制度，对外借物品的检查与维护工作进行考核。考核内容包括检查频率、检查质量、维护及时性、维护效果等。考核结果应与相关人员的绩效挂钩，以激励相关人员认真履行职责。

6.应急处理

6.1应急预案

综合管理部应制定应急预案，应对外借物品的突发事件。应急预案包括应急联系方式、应急处理流程、应急物资准备等内容。如发生物品损坏、遗失等突发事件，领用人应立即报告综合管理部，并采取相应的应急措施。

6.2应急处理流程

应急处理流程分为报告、调查、处理三个步骤。领用人发现物品损坏、遗失等突发事件后，应立即报告综合管理部。综合管理部接到报告后，应立即进行调查，核实情况。调查完成后，应根据调查结果进行处理，并更新物品状态。

6.3应急处理责任

应急处理的责任由综合管理部和领用人共同承担。综合管理部负责调查和处理突发事件，领用人负责配合调查和处理，并承担相应的责任。如因领用人未及时报告或未采取应急措施导致损失扩大的，应追究领用人的责任。

三、外借物品的记录与档案管理

1.记录管理

1.1记录种类

外借物品的记录管理涉及多个环节，需确保各类记录的完整性和准确性。主要记录包括《外借物品申请表》、《外借物品归还表》、《外借物品检查记录》、《外借物品维护记录》等。这些记录详细记载了物品的借用、归还、检查和维护情况，是管理外借物品的重要依据。

1.2记录填写要求

各类记录表单的填写应规范、清晰，不得涂改或遗漏信息。填写时需认真核对物品的名称、规格型号、数量等关键信息，确保记录的准确性。如需修改，应划线签名注明，不得随意涂改。

1.3记录保管

各类记录应由综合管理部统一保管，确保记录的安全和完整。记录的保管期限应根据单位档案管理规定确定，一般应至少保存三年。保管过程中，应防止记录损坏、丢失或泄密。

2.档案管理

2.1档案建立

综合管理部应建立外借物品档案，将各类记录整理归档。档案的建立应按照物品的借用时间顺序进行，确保档案的系统性。每件物品的档案应包含该物品从申请到归还的全部记录，以便于查阅和管理。

2.2档案分类

外借物品档案应根据物品类别进行分类，一般物品、贵重物品和特殊物品应分别建立档案。分类档案有助于便于管理和查阅，也能更好地满足不同物品的管理需求。

2.3档案利用

外借物品档案主要用于查询物品的借用、归还、检查和维护情况，为单位的物品管理提供依据。同时，档案还可以用于分析物品的使用状况和维护成本，为单位的物品管理提供参考。

3.信息化管理

3.1信息化平台

单位应建立外借物品信息化管理平台，实现外借物品的电子化管理。信息化平台应具备记录填写、查询、统计等功能，提高管理效率。

3.2数据录入

各类记录应及时录入信息化平台，确保数据的准确性和完整性。录入时应认真核对信息，避免录入错误。

3.3数据安全

信息化平台的数据安全至关重要。应采取必要的安全措施，防止数据丢失或泄密。同时，应定期对数据进行备份，确保数据的安全。

4.监督与检查

4.1监督机制

综合管理部负责对外借物品的记录与档案管理工作进行监督，确保各项制度的落实。监督内容包括记录的完整性、准确性、档案的规范性等。如发现违规行为，应及时进行处理，并追究相关责任人的责任。

4.2定期检查

综合管理部应定期对外借物品的记录与档案管理工作进行检查，确保各项制度的执行。检查内容包括记录的填写情况、档案的保管情况等。检查结果应形成报告，并报分管领导审阅。

5.责任追究

5.1责任主体

外借物品的记录与档案管理责任主体为综合管理部和领用人。综合管理部负责记录的统一管理和档案的建立，领用人负责及时填写和提交各类记录。

5.2违规处理

如发现记录填写不规范、档案保管不善等违规行为，应追究相关责任人的责任。处理方式包括批评教育、经济处罚等。情节严重的，应按单位相关规定进行处理。

5.3责任划分

记录填写不规范的，由填写人承担责任；档案保管不善的，由保管人承担责任。如因多人违规导致问题的，应共同承担责任。责任划分应明确，以督促相关人员认真履行职责。

四、外借物品的盘点与统计

1.盘点制度

1.1盘点目的

定期盘点是确保外借物品管理有效性的重要手段。通过盘点，可以核实物品的实际数量与登记信息是否一致，发现是否存在遗失、损坏或账实不符等问题。盘点的目的在于维护外借物品管理的准确性，保障单位财产安全，及时发现并纠正管理中的不足。

1.2盘点周期

外借物品的盘点周期应根据物品的重要程度和使用频率确定。一般物品可每季度盘点一次，贵重物品和特殊物品应每月盘点一次。此外，在出现以下情况时，应进行不定期盘点：物品借用频繁、发生物品遗失或损坏事件、更换盘点负责人、单位要求等。盘点应形成记录，详细注明盘点时间、参与人员、盘点结果等。

1.3盘点范围

盘点范围应涵盖所有外借物品，包括一般物品、贵重物品和特殊物品。在盘点过程中，应逐一核对物品的名称、规格型号、数量等信息，并与登记台账进行比对。同时，还应检查物品的实际状况，确认是否存在损坏或异常使用等情况。

2.盘点流程

2.1盘点准备

在进行盘点前，综合管理部应做好盘点准备工作。包括确定盘点时间、编制盘点清单、组织盘点人员、准备盘点工具等。盘点清单应详细列出需要盘点的物品信息，包括物品名称、规格型号、数量、存放地点等。盘点工具包括盘点表、笔、相机等，用于记录盘点结果和拍摄物品照片。

2.2盘点实施

盘点人员根据盘点清单，逐一核对物品的实际数量和状况。在盘点过程中，应认真核对每一件物品，确保盘点结果的准确性。如发现物品数量不符或状况异常，应立即记录并拍照留存，以便后续调查处理。盘点人员应在盘点表上签字确认，并注明盘点日期。

2.3盘点结果确认

盘点完成后，盘点人员应将盘点表提交至综合管理部。综合管理部对盘点结果进行审核，确认盘点数据的准确性。如发现盘点结果与登记信息不符，应进行复盘，以查明原因。复盘后，应根据实际情况进行调账或报损处理。

3.统计分析

3.1统计内容

综合管理部应对外借物品的盘点数据进行统计分析，统计内容包括物品数量、价值、借用期限、归还情况、损坏情况等。统计分析的目的是为了了解外借物品的使用状况和管理效果，为单位的管理决策提供依据。

3.2统计方法

统计分析可采用多种方法，如趋势分析、对比分析、因素分析等。趋势分析用于了解外借物品数量和价值的变化趋势；对比分析用于比较不同物品的借用情况和损坏情况；因素分析用于分析影响物品损坏的主要因素。通过统计分析，可以发现问题并找出原因，提出改进措施。

3.3统计报告

综合管理部应根据统计分析结果，编制外借物品统计报告。统计报告应包括统计分析的目的、方法、结果和结论等内容。报告应图文并茂，便于领导了解外借物品的使用状况和管理效果。

4.异常处理

4.1数量不符

在盘点过程中，如发现物品数量与登记信息不符，应立即查明原因。可能的原因包括物品遗失、借用未登记、归还未登记等。综合管理部应根据具体情况进行分析，并采取相应的措施。如确认是物品遗失，应追究相关责任人的责任；如确认是登记错误，应进行调账处理。

4.2物品损坏

在盘点过程中，如发现物品损坏，应立即拍照留存，并查明损坏原因。可能的原因包括使用不当、保管不善、意外事故等。综合管理部应根据损坏程度和损坏原因，决定是否进行维修或报废。如确认是使用不当导致的损坏，应追究相关责任人的责任；如确认是意外事故导致的损坏，应进行维修或报废处理。

4.3账实不符

在盘点过程中，如发现账实不符，应立即查明原因。可能的原因包括登记错误、盘点错误、物品转移等。综合管理部应根据具体情况进行分析，并采取相应的措施。如确认是登记错误，应进行调账处理；如确认是盘点错误，应进行复盘；如确认是物品转移，应更新物品状态。

5.监督与改进

5.1监督机制

综合管理部负责对外借物品的盘点与统计工作进行监督，确保各项制度的落实。监督内容包括盘点制度的执行情况、盘点流程的规范性、统计分析的准确性等。如发现违规行为，应及时进行处理，并追究相关责任人的责任。

5.2持续改进

综合管理部应根据盘点和统计分析结果，不断改进外借物品管理工作。改进措施包括完善管理制度、加强人员培训、优化盘点流程等。通过持续改进，可以不断提高外借物品管理的效率和效果。

五、外借物品的报废与处置

1.报废条件

1.1物品状态

外借物品达到报废条件时，应予以报废处置。物品报废的主要条件包括：物品达到使用年限，无法继续正常使用；物品严重损坏，无法修复或修复成本过高；物品技术落后，无法满足使用需求；物品因安全原因不宜继续使用。综合管理部应根据物品的实际情况，判断是否达到报废条件。

1.2使用年限

每种外借物品的使用年限应根据其性质和使用情况确定。一般物品的使用年限可参考国家相关标准或行业规定；贵重物品和特殊物品的使用年限应根据其使用频率和维护情况确定。使用年限届满的物品，应优先考虑报废处置。

1.3损坏程度

物品的损坏程度是判断是否报废的重要依据。轻微损坏的物品，应进行维修或保养，继续使用；严重损坏的物品，应进行评估，确定是否修复。修复成本过高的物品，应予以报废处置。

2.报废程序

2.1报废申请

需要报废的物品，使用部门或领用人应填写《外借物品报废申请表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、使用年限、损坏情况、报废原因等信息，并提交至综合管理部审核。申请表需经部门负责人签字确认。

2.2审核与审批

综合管理部收到报废申请后，应进行审核，确认报废条件的真实性。审核通过后，应根据物品的价值和重要程度，报相关部门或领导审批。一般物品的报废申请由综合管理部审批；贵重物品和特殊物品的报废申请需报分管领导或单位领导审批。

2.3验收与登记

报废申请审批通过后，综合管理部应安排人员对报废物品进行验收，确认物品的实际情况与申请信息一致。验收完成后，应在《外借物品报废登记簿》上进行登记，详细记录物品的报废时间、报废原因、报废方式等信息。报废物品应进行标识，防止误用。

3.处置方式

3.1销毁

对于安全风险较高的报废物品，如涉及保密的电子设备、报废的贵重物品等，应进行销毁处理。销毁方式包括物理销毁、化学销毁等。物理销毁包括粉碎、熔化等；化学销毁包括焚烧等。销毁过程中，应确保物品的部件无法恢复原状，防止信息泄露或资源流失。

3.2报废处理

对于一般性报废物品，可进行报废处理。报废处理包括回收利用、捐赠、出售等。回收利用是指将报废物品的部件或材料进行再利用，如将报废的金属制品回收再利用；捐赠是指将报废物品捐赠给需要的企业或机构；出售是指将报废物品出售给回收企业。报废处理过程中，应确保物品的处置符合国家相关法律法规，并得到妥善处理。

3.3特殊物品处置

对于特殊物品的报废，应采取特殊的处置方式。如涉及保密的物品，应进行销毁处理；涉及环保的物品，应进行环保处理。特殊物品的处置应严格按照相关法律法规进行，确保处置过程的合规性和安全性。

4.处置记录

4.1记录内容

综合管理部应建立《外借物品处置记录台账》，详细记录每件报废物品的处置情况，包括报废时间、报废原因、处置方式、处置地点、处置费用等信息。处置记录应保持完整、准确，并定期归档保存，以备查验。

4.2记录用途

处置记录主要用于跟踪报废物品的处置过程，为单位的资产管理和环境保护提供依据。同时，处置记录还可以用于分析报废物品的处置成本和效益，为单位的处置决策提供参考。

5.监督与检查

5.1监督机制

综合管理部负责对外借物品的报废与处置工作进行监督，确保各项制度的落实。监督内容包括报废条件的合理性、报废程序的规范性、处置方式的合规性等。如发现违规行为，应及时进行处理，并追究相关责任人的责任。

5.2定期检查

综合管理部应定期对外借物品的报废与处置工作进行检查，确保各项制度的执行。检查内容包括报废记录的完整性、处置记录的准确性、处置过程的规范性等。检查结果应形成报告，并报分管领导审阅。

6.责任追究

6.1责任主体

外借物品的报废与处置责任主体为综合管理部和领用人。综合管理部负责报废申请的审核、审批和处置工作的监督，领用人负责及时提交报废申请并配合处置工作。

6.2违规处理

如发现报废申请不真实、处置方式不合规等违规行为，应追究相关责任人的责任。处理方式包括批评教育、经济处罚等。情节严重的，应按单位相关规定进行处理。

6.3责任划分

报废申请不真实的，由提交申请的部门或领用人承担责任；处置方式不合规的，由综合管理部承担责任。如因多人违规导致问题的，应共同承担责任。责任划分应明确，以督促相关人员认真履行职责。

六、外借物品的奖惩与责任追究

1.奖励制度

1.1奖励原则

单位对在外借物品管理工作中表现突出的部门和个人给予奖励。奖励原则包括公平公正、公开透明、注重实效。奖励应基于实际贡献，确保奖励的合理性和激励性。

1.2奖励情形

以下情形的部门或个人可获得奖励：有效防止外借物品遗失、损坏，保障单位财产安全；在外借物品管理制度的制定和实施中做出突出贡献；积极提出改进建议，有效提升外借物品管理效率；在外借物品盘点、维护等工作中表现突出，成绩显著。

1.3奖励方式

奖励方式包括精神奖励和物质奖励。精神奖励包括通报表扬、荣誉称号等；物质奖励包括奖金、奖品等。奖励的具体方式和标准由单位根据实际情况确定，并公布实施。

2.惩罚制度

2.1惩罚原则

单位对违反外借物品管理制度的部门和个人给予惩罚。惩罚原则包括教育为主、惩罚为辅、实事求是、罚当其罪。惩罚应基于违规事实，确保惩罚的合理性和严肃性。

2.2惩罚情形

以下情形的部门或个人将受到惩罚：未按规定办理外借物品手续，擅自外借物品；未妥善保管外借物品，导致物品遗失、损坏；伪造、篡改外借物品记录，造成管理混乱；未按规定进行物品盘点、维护，影响管理效果；违反其他外借物品管理制度，造成不良后果。

2.3惩罚方式

惩罚方式包括批评教育、经济处罚、行政处分等。批评教育用于轻微违规情形；经济处罚用于造成一定损失的违规情形；行政处分用于严重违规情形。惩罚的具体方式和标准由单位根据实际情况确定，并公布实施。

3.责任追究

3.1责任主体

外借物品管理责任主体为综合管理部和领用人。综合管理部负责外借物品的整体管理工作，领用人负责具体物品的借用、保管和使用。其他相关部门和人员也应按照职责分工，共同做好外借物品管理工作。

3.2追究方式

责任追究方式