建设工程合同管理规范手册

建设工程合同管理规范手册一、引言建设工程合同管理是工程项目管理的核心组成部分，贯穿于工程建设的全过程，对工程质量、进度、投资控制具有决定性影响。本手册旨在规范建设工程合同管理行为，明确各参与方在合同管理中的职责与流程，防范合同风险，保障合同当事人的合法权益，提高工程项目管理水平和经济效益。本手册适用于各类新建、扩建、改建等建设工程项目的合同管理活动。二、合同管理的基本原则合同管理应遵循以下基本原则，以确保管理活动的有效性和合规性：1.依法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、行业规范及相关政策要求，确保合同的合法性和有效性。2.风险控制原则：在合同管理的各个阶段，应进行全面的风险识别、分析与评估，采取有效的预防和应对措施，降低合同风险对项目目标的影响。3.公平诚信原则：合同当事人应秉持公平、公正、诚实信用的态度参与合同活动，恪守承诺，履行义务，维护合同双方的正当权益。4.全程动态原则：合同管理应覆盖从项目策划、合同订立、履行、变更、索赔到合同终止的全过程，并根据项目进展和外部环境变化进行动态调整和控制。5.目标导向原则：合同管理应以实现工程项目的质量、进度、投资、安全等目标为导向，确保合同条款的履行与项目总体目标保持一致。三、合同订立前的管理合同订立前的准备工作是确保合同顺利履行的基础，其核心在于明确需求、选择合适的合作方、设定合理的合同条款。3.1合同策划与策划管理在项目初期，应根据项目特点、规模、复杂程度及业主需求，进行合同策划。合同策划应明确合同类型（如固定总价合同、单价合同、成本加酬金合同等）、合同范围、承包方式（如EPC总承包、施工总承包、专业分包等）、主要合同条款框架、风险分担原则及合同管理组织架构等。策划结果应形成书面文件，作为后续合同订立与管理的依据。3.2招投标阶段的合同管理对于需要通过招投标方式选择承包方的项目，招投标文件的编制与审查是合同管理的重要环节。招标文件应包含拟签订合同的主要条款，明确工程范围、技术标准、工期、质量要求、计价方式、付款条件、违约责任等核心内容。投标文件的评审不仅要关注报价，还应重点审查投标人对合同主要条款的响应程度、技术方案的可行性及履约能力。中标通知书发出后，应在规定期限内与中标人签订书面合同。3.3合同谈判与评审合同谈判是在合同主要条款框架基础上，合同双方对细节问题进行的进一步磋商。谈判应秉持公平、诚信原则，明确双方权利义务，合理分担风险。谈判过程中应做好记录，形成会议纪要。合同正式签订前，应进行严格的评审。评审内容包括但不限于：合同条款的合法性、完整性、严谨性，风险的合理性，与招投标文件的一致性，技术上的可行性，经济上的合理性等。评审应由法务、技术、商务等相关部门共同参与，形成评审意见并跟踪落实修改。四、合同履行过程中的管理合同履行是合同管理的核心阶段，直接关系到项目目标的实现。此阶段的管理重点在于确保合同双方严格履行合同义务，及时处理合同变更、索赔等事宜，有效控制合同风险。4.1合同交底合同签订后，合同管理部门应向项目实施团队（包括项目经理、技术负责人、造价人员、施工管理人员等）进行详细的合同交底。交底内容应包括合同主要条款、双方权利义务、工程范围、质量标准、工期要求、计价方式、付款节点、违约责任、风险点及应对措施等。确保项目团队成员全面理解合同精神，明确工作重点。4.2合同变更管理工程建设过程中，由于设计调整、业主需求变化、现场条件差异等原因，合同变更难以避免。合同变更应遵循严格的程序：提出变更申请（可由业主、承包方或设计方提出）、变更论证（技术、经济可行性分析）、变更审批、签订变更协议或发出变更指令。变更价款的确定应依据合同约定或相关计价规范，如合同无约定或约定不明，双方应协商解决。所有变更均应形成书面文件，并由双方签字确认。4.3合同价款支付管理合同价款支付应严格按照合同约定的支付节点、支付比例和支付程序执行。承包方应根据工程进度或合同约定提交付款申请及相关证明文件（如已完工程量报告、质量验收证明等）。发包方应在合同约定时间内审核完毕并支付款项。对于涉及工程预付款、进度款、竣工结算款等不同类型的支付，应明确各自的审核流程和支付时限。4.4工程签证与索赔管理工程签证是指在合同履行过程中，对于非承包方原因导致的、合同约定之外的工作内容或费用增加，由承包方提出并经发包方确认的书面凭证。签证应及时办理，内容应真实、准确、完整，明确签证事项、数量、价格或计价原则。索赔是指合同一方因另一方未履行合同义务或履行义务不符合约定，而遭受损失时，向对方提出的赔偿要求。索赔事件发生后，索赔方应在合同约定时间内提交索赔意向通知书和详细索赔报告，说明索赔理由、依据、损失计算等。被索赔方应在约定时间内予以答复或协商解决。索赔处理应遵循客观、公正、及时的原则。4.5合同争议的预防与处理合同履行过程中，应加强沟通协调，及时发现并解决潜在争议。建立有效的沟通机制，定期召开合同履约协调会议，通报进展情况，解决存在问题。当争议不可避免时，应首先尝试通过友好协商解决；协商不成的，可根据合同约定选择调解、仲裁或诉讼方式解决。在争议处理过程中，应注意保存相关证据。4.6合同文档管理合同文档是合同管理的重要依据，应建立健全合同文档管理制度。合同文档包括但不限于：合同文本（含附件、补充协议）、招投标文件、中标通知书、会议纪要、来往函件、工程签证、索赔报告及答复、进度报告、质量验收记录、付款凭证、变更指令等。所有文档应分类整理、编号归档、妥善保管，确保其完整性、准确性和可追溯性。电子文档与纸质文档应同步管理。五、合同收尾管理合同收尾是合同管理的最后阶段，主要包括工程竣工验收、竣工结算、缺陷责任期管理及合同资料归档等工作。5.1竣工验收与结算工程完工后，承包方应提交竣工验收申请，发包方应组织相关单位进行竣工验收。验收合格后，双方应签署竣工验收报告。竣工验收合格是进行竣工结算的前提。承包方应在合同约定时间内提交竣工结算报告及完整的结算资料。发包方应按照合同约定的期限进行审核。结算审核完成后，双方应确认结算价款，并按约定支付剩余款项。5.2缺陷责任期管理缺陷责任期内，承包方应对工程存在的质量缺陷承担维修责任。发包方发现质量缺陷后，应及时通知承包方进行修复。承包方应在约定时间内派员维修。如承包方未按要求维修，发包方可委托第三方维修，费用由承包方承担（如属于承包方责任）。缺陷责任期满，经检查工程无质量缺陷或缺陷已修复合格，发包方应及时返还剩余质量保证金。5.3合同资料归档合同履行完毕或终止后，应将所有合同资料（包括合同文本、履行过程中的各类文件、结算资料、验收报告等）进行系统整理、编目、装订，按照档案管理规定移交相关部门归档保存。归档资料应符合完整性、规范性要求，为后续类似项目提供参考。六、合同管理的保障措施为确保合同管理工作的有效实施，应建立健全以下保障措施：6.1组织保障明确合同管理部门和岗位职责，配备具备专业知识和经验的合同管理人员。大型项目可设立专门的合同管理部门，小型项目可指定专人负责。6.2制度保障建立和完善合同管理相关制度，如合同评审制度、合同交底制度、变更管理制度、签证索赔制度、价款支付制度、文档管理制度等，使合同管理工作有章可循。6.3人员能力保障加强对合同管理人员及项目团队成员的合同法律知识、合同管理技能、相关专业知识的培训，提高其合同管理水平和风险防范意识。6.4信息化保障积极推广应用合同管理信息系统，实现合同信息的录入、查询、统计、分析、预警等功能，提高合同管