技术资料存档管理模板及编号规则

技术资料存档管理模板及编号规则一、适用范围与典型应用场景二、资料存档全流程操作指引1.资料收集与初审责任主体：项目负责人/技术组长工牵头，资料产生人（如设计工程师工、测试工程师*工）配合。操作步骤：资料产生后1个工作日内，由责任人将资料（含电子版及纸质版，如需）提交至项目组文档管理员*助理处；文档管理员*助理核对资料完整性（如文档标题、版本号、审批签字是否齐全），对缺失或不规范的资料退回补充，并记录《资料接收登记表》（见模板1）；初审通过后，资料进入分类编号环节。2.资料分类与编号责任主体：文档管理员助理，技术负责人工审核。操作步骤：分类：按资料属性分为“设计类（S）”“测试类（C）”“实施类（I）”“文档类（D）”“归档类（A）”五大类，每类下细分子类（如设计类包含“图纸（T）”“方案（F）”“计算书（J）”等），具体分类目录见《技术资料分类表》（见模板2）；编号规则：采用“项目代码-类型代码-年份-流水号”格式，总长度不超过16位，规则项目代码：用项目名称拼音首字母缩写（如“智能仓储系统”为“ZNCC”），无项目时用“QT”（通用）；类型代码：大类（1位字母）+子类（1位字母），如“设计类-图纸”为“ST”；年份：资料创建年份后2位（如2024年为“24”）；流水号：3位阿拉伯数字，按当年该类型资料顺序从001开始编号。示例：ZNCCST24001表示“智能仓储系统-设计类-图纸-2024年第1份”；QTDC24005表示“通用-文档类-合同-2024年第5份”。编号完成后，文档管理员助理将编号标注于资料首页右上角，并提交技术负责人工复核，保证编号唯一、准确。3.资料录入与存储责任主体：文档管理员*助理。操作步骤：电子版存储：将编号后的电子版资料至企业文档管理系统（如SharePoint、钉钉知识库等），按“项目代码/年份/类型”建立文件夹结构，文件名统一为“编号+资料名称”（如“ZNCCST24001_智能仓储系统总装图.dwg”）；纸质版存储：打印纸质资料（需与电子版一致），按编号顺序存入专用档案盒，档案盒标签注明“项目代码-类型-年份-起始号至结束号”（如“ZNCC-S-24-001-020”）；系统登记：在《技术资料登记表》（见模板3）中录入资料编号、名称、类型、项目、负责人、存储路径、密级（公开/内部/秘密）等信息，保证系统记录与实物一致。4.资料借阅与使用责任主体：借阅人（需经部门负责人经理审批）、文档管理员助理。操作步骤：借阅人填写《技术资料借阅申请表》（见模板4），注明资料编号、借阅目的、预计归还时间，经部门负责人经理签字后提交文档管理员助理；文档管理员助理核对审批权限，密级资料需额外经技术总监总监签字；借阅时，文档管理员*助理提供资料复印件（原件不外借），并在《资料借阅登记表》中记录借阅人、借阅时间、归还时间；归还时，文档管理员*助理检查资料完整性，确认无误后更新系统借阅状态，逾期未归还的及时催收。5.资料归档与销毁责任主体：文档管理员助理、档案管理员专员。操作步骤：定期归档：每季度末，文档管理员*助理对已结项项目的资料进行整理，标注“归档”字样，移交至企业档案室；长期存储：档案管理员*专员按《档案管理规范》将资料存入专用档案柜，存储环境需满足防火、防潮、防虫要求，电子版定期备份（双备份+异地存储）；销毁管理：对于超过保存期限（如设计类资料保存10年，实施类资料保存5年）且无留存价值的资料，由档案管理员专员提出申请，经技术负责人工、法务负责人*总监审批后，编制《资料销毁清单》（见模板5），由2人以上监督销毁（纸质版碎纸处理，电子版彻底删除），并记录销毁过程。三、核心模板表格设计模板1：资料接收登记表序号资料名称提交人提交日期资料类型初审状态（通过/退回）退回原因（如需）处理人1智能仓储系统需求说明书张*工2024-03-01D（文档类）通过-李*助理2设备测试报告V1.2王*工2024-03-02C（测试类）退回缺少审批签字李*助理模板2：技术资料分类表大类代码大类名称子类代码子类名称说明S设计类T图纸含CAD图纸、3D模型等F方案含设计方案、技术方案等C测试类R报告含测试报告、验证报告等B记录含测试用例、问题记录等I实施类P计划含实施计划、进度表等A验收含验收报告、交付文档等模板3：技术资料登记表资料编号资料名称项目代码资料类型负责人创建日期存储路径（电子版）存储位置（纸质版）密级版本号ZNCCST24001智能仓储系统总装图ZNCCS（设计类-图纸）赵*工2024-03-01服务器A/ZNCC/24/S/ZNCCST24001.dwg档案室-3号柜-01盒内部V2.1QTDC240052024年设备采购合同QTD（文档类-合同）钱*助理2024-02-15服务器B/QT/24/D/QTDC24005.pdf档案室-5号柜-03盒公开V1.0模板4：技术资料借阅申请表借阅人所属部门借阅日期资料编号资料名称借阅目的预计归还时间部门负责人签字审批意见孙*工研发部2024-03-10ZNCCST24001智能仓储系统总装图技术方案优化2024-03-17周*经理同意模板5：资料销毁清单序号资料编号资料名称项目代码销毁原因保存期限审批人销毁日期监销人备注1XTJCI180012018年旧设备实施计划XTJ超过保存期限5年吴*总监2024-03-20郑专员、冯助理纸质版碎纸处理四、管理要点与风险规避编号唯一性：严禁重复编号，新资料编号前需在系统中检索历史记录，保证流水号连续；若项目代码变更，需同步更新所有相关资料的编号，并留存变更记录。分类一致性：资料分类需严格遵循《技术资料分类表》，新增子类时需经技术负责人*工审批，避免分类混乱导致检索困难。存储安全性：电子资料需设置访问权限（如密级资料仅对项目组核心成员开放），定期（每月）检查存储介质完整性，防止数据损坏或泄露；纸质资料存放区域需配备监控和消防设备，非工作时间上锁管理。借阅规范性：严禁借