办公用品管理及领用标准制度

办公用品管理及领用标准制度前言为进一步规范公司办公用品的采购、保管、领用及核销流程，加强成本控制，提高资源使用效率，确保各项工作有序开展，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确各部门及员工在办公用品管理中的职责与行为规范，力求实现办公用品管理的规范化、标准化和高效化。第一章总则1.1目的与依据为规范公司办公用品的管理，降低办公成本，杜绝浪费，提高办公资源利用效率，保障公司日常运营的有序进行，依据公司相关财务管理规定及行政管理制度，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司各部门及所有在职员工。外来访客及临时借用人员的办公用品使用，参照本制度相关条款执行。1.3管理原则办公用品管理遵循“统一采购、分级负责、按需申领、严控成本、杜绝浪费、高效便捷”的原则。第二章管理职责2.1行政部（或指定管理部门）行政部作为办公用品的归口管理部门，主要职责包括：*负责本制度的制定、修订、解释与监督执行；*负责办公用品的统一采购、招标及供应商管理；*负责办公用品的入库验收、登记、保管、发放与库存盘点；*负责办公用品的费用核算与控制，定期分析办公用品消耗情况；*负责对各部门办公用品使用情况进行指导与检查。2.2各部门各部门负责人为本部门办公用品管理的第一责任人，其主要职责包括：*负责本部门办公用品的需求计划提报；*负责本部门员工办公用品的领用、分发与使用监督；*配合行政部进行办公用品的盘点与核查工作；*积极宣传和倡导节约使用办公用品的理念。2.3财务部财务部负责办公用品采购资金的审核与支付，以及相关费用的账务处理，并对办公用品的成本控制提供财务支持与监督。第三章办公用品的分类与采购3.1办公用品分类办公用品根据其特性及使用频率，大致分为以下几类：*消耗品：指日常工作中频繁使用、一次性消耗或短期内需补充的物品，如各类纸张、笔墨、文件夹、便签、订书钉、回形针等。*低值易耗品：指单价较低、使用周期相对较长但仍需定期更换的物品，如计算器、U盘、鼠标、键盘、剪刀、笔筒、文件架等。*耐用品/固定资产类：指单价较高、使用周期长的物品，如打印机、复印机、碎纸机、办公家具等（此类物品管理可参照公司固定资产管理制度执行，本制度可作简要提及或指引）。3.2采购管理*采购计划：行政部根据各部门提报的月度/季度需求计划、库存情况以及公司年度预算，汇总编制办公用品采购计划，报相关领导审批后执行。*供应商选择：行政部应通过比价、评估等方式选择信誉良好、质优价廉、服务可靠的供应商，建立合格供应商名录，并定期对供应商进行评估。*采购执行：对于常规办公用品，可采用集中采购或定点采购方式；对于特殊或紧急需求，经审批后可进行临时采购。采购过程应遵循公司相关采购管理规定，确保采购行为的合规性与经济性。第四章办公用品的入库与保管4.1入库验收办公用品采购到货后，行政部库管人员（或指定人员）应对照采购订单核对物品的名称、规格、数量、质量及价格等信息，确认无误后办理入库手续，登记办公用品库存台账。对不合格物品应及时通知供应商退换。4.2储存保管*办公用品应存放在干燥、通风、整洁、安全的环境中，防止受潮、变质、损坏或丢失。*不同类别、不同规格的办公用品应分类存放，摆放有序，并做到先进先出，确保物品在保质期内使用。*建立清晰的库存台账，详细记录物品的入库、出库、结存情况，做到账物相符。4.3库存盘点行政部应定期（如每月或每季度）对办公用品进行库存盘点，核对实际库存与台账记录，对盘盈、盘亏情况应查明原因，并按规定进行处理，确保账实一致。第五章办公用品的领用与发放5.1领用原则*按需申领：员工应根据实际工作需要领用办公用品，杜绝盲目申领和囤积。*节约使用：倡导节约，反对浪费，鼓励重复利用（如单面废纸反面打印等）。*专人负责：各部门可指定专人负责本部门办公用品的统一领用和分发工作，以提高效率并便于管理。5.2领用流程*常规领用：各部门按月度或规定周期，由指定人员根据本部门需求，填写《办公用品领用申请单》，经部门负责人审批后，提交行政部。行政部根据库存情况及领用标准进行发放，并在领用单上签字确认，同时更新库存台账。*临时领用：因临时或紧急工作需要领用办公用品的，可按上述流程办理，但应在申请单上注明原因。*领用标准：行政部可根据工作性质和岗位需求，对部分常用消耗品设定合理的人均月度领用限额标准，作为领用参考。超出标准的领用需说明理由并经更高级别领导审批。5.3发放管理行政部应在收到审批后的领用申请单后，及时、准确地发放办公用品。发放时，领用人应核对物品数量和质量，确认无误后签字。第六章办公用品的使用与节约6.1规范使用员工在使用办公用品时，应爱惜公物，正确使用，减少不必要的损坏。对于低值易耗品和耐用品，应妥善保管，确保其完好性和正常使用。6.2节约措施公司鼓励并倡导以下节约行为：*推行无纸化办公，充分利用电子文档进行传阅和存储。*打印、复印文件时，尽量双面使用纸张，非正式文件优先使用单面废纸。*笔、本等消耗品应坚持用完再领，杜绝随意丢弃。*发现办公用品损坏，能维修的应尽量维修后再使用。第七章监督检查与责任7.1监督检查行政部有权对各部门办公用品的领用、使用、保管情况进行定期或不定期检查。各部门应积极配合。7.2责任追究对于违反本制度规定，造成办公用品浪费、损坏、丢失或违规领用的，将视情节轻重，对相关责任人进行口头提醒、通报批评，情节严重或造成较大经济损失的，将按公司相关规定追究责任。第八章附则8.1制度解释本制度由公司行政部负责解释。8.2