公章管理使用制度及操作流程

公章管理使用制度及操作流程第一章总则第一条目的与依据为规范公司公章的管理，确保公章使用的安全、规范、有效，维护公司的合法权益，杜绝各类风险隐患，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构所有公章的刻制、保管、使用、交接、废止等管理活动。公司各类业务专用章（如合同专用章、财务专用章等）的管理，可参照本制度执行或另行制定专项规定。第三条基本原则公章管理遵循“专人保管、规范审批、严格登记、安全第一”的原则，确保每一次用印行为都有据可查、权责清晰。第二章公章的刻制、启用与废止第四条公章的刻制公司公章的刻制须由需求部门提出申请，经公司管理层批准后，由行政部门（或指定专人）统一到公安机关指定的正规刻章机构办理。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制公章。刻制完成后，行政部门应负责对公章样式、数量等进行登记备案。第五条公章的启用新公章刻制完成后，应由行政部门发布启用通知，明确公章的名称、启用日期、保管部门及保管人等信息。启用前，应对公章印模进行留样存档。第六条公章的废止对于因机构变更、名称变更、公章损坏或其他原因不再使用的公章，应由保管部门及时提出废止申请，经公司管理层批准后，由行政部门负责统一收缴、登记、封存或销毁。销毁时应有至少两名监销人员在场，并做好销毁记录。第三章公章的保管第七条保管责任公章实行专人保管制度。各类公章应明确指定责任心强、工作严谨的正式员工担任保管人，并签订《公章保管责任书》。保管人变更时，须办理严格的交接手续，并由部门负责人监交，交接记录应存档备查。第八条保管要求1.公章应存放于保险柜或带锁的专用文件柜内，做到人离柜锁，确保安全。2.保管人应妥善保管公章，不得随意放置、转借他人或带出办公区域（经特殊审批的情况除外）。3.非工作时间，公章必须入柜存放，严禁携带回家或存放在非安全场所。4.保管人如因事请假或暂时离岗，应将公章交由部门负责人指定的临时保管人，并办理交接手续。第四章公章的使用范围与审批权限第九条使用范围公章仅限用于公司正式对外的文件、函件、合同、协议、证明、报表等具有法律效力或公司认可的重要文件。严禁用于与公司业务无关的任何个人或其他单位的文件。第十条审批权限1.一般性文件：如日常工作联系函、普通通知等，由部门负责人审批。2.重要业务文件：如合同、协议、对外承诺、资金往来相关文件等，须经部门负责人审核后，报请公司分管领导或总经理审批。3.特殊或重大事项文件：涉及公司重大利益、重大决策的文件，须经公司最高决策层（如总经理办公会、董事会）审议批准。4.具体审批权限划分可根据公司组织架构及管理需求另行制定详细清单。第五章公章使用操作流程第十一条用印申请用印人应填写《公章使用申请表》，详细注明用印文件名称、份数、用途、接收单位、审批人等信息，并附上需用印的文件原件或清晰复印件。第十二条审核与批准1.用印申请首先由用印人所在部门负责人对文件内容的真实性、合规性及与业务的相关性进行审核。2.审核通过后，按照本制度第十条规定的审批权限，报请相应领导审批。第十三条用印登记与核对1.审批通过后，用印人持《公章使用申请表》及需用印文件到公章保管人处办理用印。2.保管人应对照审批意见，仔细核对文件内容、份数与申请表是否一致，确认无误后，在《公章使用登记簿》上逐项登记（包括：日期、用印部门、用印人、文件名称、份数、审批人、用印事由、公章名称等）。第十四条盖章操作1.保管人根据登记信息，在指定文件的指定位置规范盖章。印章应清晰、端正，位置恰当（通常为文件落款单位名称或法定代表人签名处）。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、审批手续不全的文件上加盖公章。3.多页文件需加盖骑缝章的，应确保骑缝章完整、连贯。第十五条用印后处理1.用印完成后，保管人应将《公章使用申请表》、审批文件及用印文件样本（或复印件）一并存档，存档期限不少于规定年限。2.用印人应对用印后的文件妥善保管，防止遗失或篡改。第六章特殊情况处理第十六条外出用印原则上公章不得带出公司使用。确因特殊情况需要携带公章外出的，须经公司总经理或其授权人批准，由两人以上共同携带，并确保公章在视线范围内使用，用印后立即带回公司入库。外出用印应单独登记，并由陪同人员签字确认。第十七条公章借用严禁个人借用公章。因工作需要，部门间临时借用公章的，须经双方部门负责人同意，并办理借用登记和交接手续，明确归还时间。第七章公章遗失、被盗或损毁处理第十八条报告与备案公章如发生遗失、被盗或严重损毁情况，保管人应立即向部门负责人及公司行政部门报告，并同时向公安机关报案。行政部门应协助保管人办理相关挂失、备案手续，并及时通报公司各相关部门，防止损失扩大。第十九条应急处理与补刻根据遗失、被盗或损毁情况，公司应及时发布公章作废声明，并按照本制度第四条规定的程序重新刻制新公章，同时将旧公章（如损毁）按第六条规定处理。第八章监督检查与责任追究第二十条监督检查公司行政部门及审计部门（如设有）应定期或不定期对公章管理使用情况进行监督检查，包括保管情况、登记情况、审批流程执行情况等，对发现的问题及时提出整改意见。第二十一条责任追究1.对于严格遵守本制度，认真履行保管和使用职责的人员，公司可给予适当奖励。2.对违反本制度规定，造成公章遗失、被盗、滥用或不当使用，从而给公司造成损失或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。第九章附则第二十二条制度解释本制度由公司行政部门负责解释。第二十三条生效日期本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二十四条附件本制度附件包括《公章使用申请