企业审核流程标准手册

企业内部审核流程标准手册前言本手册旨在规范企业内部审核工作的全流程，保证审核活动的系统性、客观性和有效性，通过标准化操作提升管理效率、识别改进机会并保障企业合规运营。手册依据《ISO9001质量管理体系》《企业内部控制基本规范》及相关内部管理制度制定，适用于企业各层级、各类型的内部审核活动。一、适用范围与场景本手册适用于企业内部开展的各类审核活动，具体场景包括但不限于：常规管理审核：针对各部门年度目标达成情况、制度执行效果、流程合规性进行的定期审核，每年至少1次；专项问题审核：针对特定风险事件（如流程异常、客户投诉集中、成本超支等）或重点领域（如安全生产、数据管理、供应链管理等）开展的临时性审核；新制度/新流程实施前审核：对新增或修订的管理制度、业务流程进行可行性及合规性预审核，保证落地前风险可控；体系认证支持审核：为配合外部认证（如ISO、行业资质等）开展的内部模拟审核，保证符合外部标准要求。二、审核流程概述内部审核遵循“策划-准备-实施-报告-改进”的闭环管理流程，具体阶段策划阶段：明确审核目标、范围、资源需求，成立审核组并制定审核计划；准备阶段：收集审核依据，编制检查表，召开审核启动会议；实施阶段：通过现场检查、访谈、文件查阅等方式收集证据，记录审核发觉；报告阶段：汇总审核结果，编制审核报告，与受审核部门沟通确认；改进阶段：跟踪不符合项整改，验证纠正措施有效性，形成审核闭环。三、详细操作步骤指南（一）审核策划确定审核需求由企业管理层（如总经理、分管副总）或指定部门（如质量管理部、内控部）发起审核需求，明确审核目的（如“评估采购流程合规性”“检查安全生产制度执行情况”）、范围（如“涉及采购部、财务部2023年1-6月采购业务”）及时间要求。若为常规审核，需提前30天确定计划；专项审核需在问题发生后10个工作日内启动策划。组建审核组审核组长由具备审核经验、熟悉审核领域的管理人员担任（如*明，质量管理部经理），负责审核整体协调、报告审核及不符合项跟踪；审核组成员需与受审核部门无直接业务关联，具备相关专业背景（如财务审核需有财务专员华参与，流程审核需有流程管理专员静参与），人数一般为2-3人。明确审核组职责：组长统筹全局，成员负责具体检查、证据收集及记录。制定审核计划审核计划需包含以下要素：审核类型、目的、范围、时间（具体到上/下午）、审核组成员、受审核部门/人员、审核依据（如《采购管理制度》《安全生产操作规程》）、审核日程（含首次会议、现场检查、末次会议时间）。计划需提前5个工作日发给受审核部门，确认无异议后执行；若需调整，需经双方协商一致。（二）审核准备收集审核依据审核组需提前收集与审核范围相关的文件，包括：企业内部制度（如《文件控制程序》《记录管理规范》）；国家/行业标准（如《GB/T19001-2016质量管理体系》）；合同、客户要求、过往审核报告等。编制检查表检查表是现场审核的工具，需明确审核项目、审核内容、审核方法及判定标准，保证审核覆盖核心风险点。示例（采购流程审核部分）：审核项目审核内容审核方法判定标准供应商选择是否从合格供应商名录中选择抽查3份采购订单，核对名录100%来自合格名录价格审批金额≥5万元的采购是否经部门经理审批检查采购审批单签字记录审批手续完整，无越权审批合同管理合同是否经法务部门审核并留存查看合同档案及审核记录合同条款合规，原件归档召开首次会议审核开始前，由审核组长组织召开首次会议，参会人员包括：审核组成员、受审核部门负责人及相关接口人。会议内容：介绍审核目的、范围、流程及时间安排；明确审核组及受审核部门的职责（如受审核部门需配合提供资料、安排访谈人员）；确认沟通方式（如每日下班前沟通当日审核进展）。（三）现场审核实施证据收集审核组通过以下方式客观收集证据，保证真实、可追溯：文件查阅：抽查记录、报告、合同等书面材料（如抽查近6个月的客户投诉处理记录，是否在3个工作日内响应）；现场观察：实地查看操作流程执行情况（如生产车间是否按《设备操作规程》作业）；人员访谈：与受审核部门负责人、关键岗位人员沟通（如询问采购员“供应商评估的流程是什么？”），访谈需提前预约，做好记录（含时间、地点、受访者、回答要点）。审核发觉记录对审核中发觉的问题，需在《审核记录表》中详细描述，包括：问题描述（如“2023年3月采购订单未附供应商资质复印件”）、涉及条款（如《采购管理制度》第3.2条）、证据编号（如“采购订单-202303-001”）。对符合项可简要记录，对不符合项需经受审核部门现场确认（如与采购经理*华共同核对订单信息，双方签字确认）。过程沟通审核过程中，若发觉重大问题（如存在严重安全隐患），需立即向受审核部门负责人及分管领导汇报，暂停相关流程并采取临时措施；每日审核结束后，审核组内部召开小结会，汇总当日发觉，调整次日检查重点。（四）审核报告与不符合项跟踪编制审核报告现场审核结束后3个工作日内，审核组长完成《审核报告》编制，内容需包括：审核概况（目的、范围、时间、参与人员）；审核依据（引用的文件名称及条款）；审核发觉（符合项总结、不符合项描述，附《不符合项报告》）；审核结论（总体评价，如“采购流程整体合规，但在供应商资质管理存在薄弱环节”）；改进建议（针对不符合项提出具体改进方向，如“建议采购部每季度更新合格供应商名录”）。审核报告需经审核组长签字，并发放至受审核部门、管理层及相关部门（如质量管理部）。不符合项跟踪受审核部门收到《不符合项报告》后，需在5个工作日内制定《纠正措施计划》，明确整改措施、责任人（如采购专员*阳）、完成时间（如“2023年8月31日前完成所有采购订单资质文件补齐”）；审核组负责跟踪整改进度，在完成期限后3个工作日内进行验证（如抽查整改后的采购订单，确认资质文件齐全）；若整改未通过，需重新制定措施并延长整改期限，直至验证合格。（五）审核总结与改进召开末次会议验证完成后，由审核组长组织召开末次会议，参会人员与首次会议一致，内容：通报审核总体情况及结论；反馈不符合项整改结果；听取受审核部门意见，明确后续改进要求。资料归档审核资料（包括审核计划、检查表、审核记录表、不符合项报告、审核报告、纠正措施计划及验证记录）需整理成册，由质量管理部归档保存，保存期限不少于3年。持续改进管理层需定期（如每季度）review审核报告，分析共性问题（如多个部门均存在“记录填写不规范”问题），推动制度优化或培训开展；对审核中发觉的优秀实践（如“生产部设备点检流程创新，故障率下降20%”），可在企业内部推广。四、关键模板工具模板1：内部审核计划表审核类型□常规审核□专项审核□体系认证支持审核编号QM-2023-008审核目的评估仓储部门2023年上半年库存管理合规性审核范围仓储部2023年1-6月入库、出库、盘点记录及库存管理流程审核依据《企业库存管理制度》（QG/WI-005-2022）、《GB/T19001-20167.5.5条》审核时间2023年7月10日-7月12日审核组成员组长：明（质量管理部）；成员：华（财务部）、*静（物流部）受审核部门仓储部日程安排7月10日9:00-10:00首次会议；10:00-12:00查看入库流程记录及现场；13:30-17:00访谈仓储主管及仓管员备注提前3天通知受审核部门准备相关资料模板2：内部审核检查表（节选）审核项目审核内容审核方法证据记录符合性判断入库管理物料入库是否核对订单与实物信息抽查5份入库单，核对采购订单与实物清单入库单-202306-001至005，订单信息与实物一致□符合□不符合库存盘点月度盘点差异率是否≤5%查看6月盘点报告，计算差异率盘点报告显示差异率3.2%（账存1000件，实存1032件）□符合□不符合不合格品处理不合格品是否隔离存放并标识现场查看不合格品区，检查标识不合格品区存放3件退货产品，标识清晰（“待处理-202307-002”）□符合□不符合不符合项描述（若不符合）7月11日发觉2023年5月入库单未签字，仓管员*强未按《入库管理规范》第4.1条完成签字确认模板3：不符合项报告不符合项编号NC-2023-015受审核部门仓储部不符合描述2023年5月15日、5月20日入库单（编号：202305-018、202305-022）缺少仓管员签字，违反《企业库存管理制度》（QG/WI-005-2022）第4.1条“入库单需经仓管员签字确认后存档”的规定。涉及条款《企业库存管理制度》QG/WI-005-2022第4.1条发觉日期2023年7月11日责任部门/人仓储部；仓管员*强严重程度□一般□严重（影响数据追溯）原因分析1.仓管员*强对制度条款不熟悉；2.部门负责人未定期检查记录完整性。纠正措施1.强于7月20日前完成《库存管理制度》培训并考核；2.仓储经理磊于7月31日前完成所有入库单自查，补齐签字。完成时间2023年7月31日验证结果1.培训记录及考核试卷归档；2.2023年5月入库单已补齐签字，后续入库单均有签字。验证通过。验证人*明模板4：内部审核报告报告编号QR-2023-008审核类型常规审核审核目的评估仓储部2023年上半年库存管理合规性审核范围仓储部2023年1-6月入库、出库、盘点流程及记录审核依据《企业库存管理制度》（QG/WI-005-2022）、《GB/T19001-2016》审核时间2023年7月10日-7月12日审核组成员组长：明；成员：华、*静受审核部门仓储部审核概况本次审核通过文件查阅、现场观察及访谈，覆盖仓储部3个库区、5名关键岗位人员，抽查入库单20份、出库单15份、盘点报告6份，未发觉严重不符合项，库存管理整体运行有效。审核发觉1.符合项：月度盘点差异率控制在3.2%以内，低于目标值5%；不合格品隔离标识清晰，处理流程规范。2.不符合项：共1项一般不符合（详见NC-2023-015），涉及入库单签字缺失。审核结论仓储部库存管理基本符合制度要求，但需加强记录规范性，保证流程可追溯。改进建议1.仓储部组织全员学习《库存管理制度》，重点强调记录填写要求；2.质量管理部于2023年9月开展“记录管理专项培训”，提升各部门规范性。附件1.审核计划表；2.检查表；3.不符合项报告编制人*明五、执行要点与风险提示（一）核心执行要点审核独立性：审核组成员不得审核自身负责的工作，保证审核结果客观公正；证据充分性：审核发觉需基于客观证据（记录、观察、访谈），避免主观臆断；沟通有效性：与受审核部门沟通时需保持尊重，对问题点充分说明依据，避免冲突；时效性管理：严格按计划推进审核各环节，避免因拖延导致信息滞后或问题扩大。（二）常见风险与规避措施风险：受审核部门不配合，拒绝提供资料或安排访谈。规避：首次会议明确审核必要性，管理层提前沟通强调重要性；对拒不配合的，按《绩效考核管理制度》处理。风险：检查表设计不合理，遗漏关键审核点。规避：编制检查表前充分研讨，结合审核范围及历史问题，