工程项目竣工资料归档规范

工程项目竣工资料归档规范一、总则工程项目竣工资料是工程项目从立项、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是工程项目竣工验收、后续维护、改扩建以及审计、稽查的重要依据。为规范工程项目竣工资料的归档管理，确保其完整性、真实性、规范性和系统性，充分发挥其在工程建设及运营管理中的作用，特制定本规范。本规范适用于各类新建、扩建、改建的工程项目竣工资料的收集、整理、组卷、归档工作。凡参与工程项目建设的各相关单位，均应遵照本规范执行。二、归档基本原则（一）真实性原则归档文件材料必须真实反映工程项目的实际情况和建设过程，各项数据准确无误，签字盖章手续完备，不得伪造、篡改或抽换。（二）完整性原则归档资料应全面覆盖工程项目建设的各个阶段和各个方面，确保从项目立项到竣工验收的全过程文件材料无遗漏。（三）规范性原则归档文件材料的形成、积累、整理、组卷应符合国家及行业相关标准规范，做到格式统一、字迹清晰、条理分明、装订整齐。（四）系统性原则归档资料应按照工程项目的内在联系和规律进行分类、组卷和排列，保持文件材料之间的有机联系，便于查阅和利用。（五）安全性原则归档资料应采取必要的安全保密措施，防止丢失、损坏、泄密和不当利用。电子档案还应注意防病毒、防篡改、防数据丢失。（六）及时性原则工程项目竣工资料的收集、整理工作应与工程建设同步进行，竣工验收后应在规定时限内完成归档。三、归档范围与分类（一）工程前期准备阶段资料1.项目建议书及批复文件；2.可行性研究报告及批复文件；3.项目立项、规划、用地、环保、消防等各类审批文件及相关许可证明；4.招投标文件、中标通知书、合同协议（包括勘察、设计、施工、监理、设备采购等）；5.项目管理机构组建及人员任命文件。（二）勘察设计阶段资料1.工程地质勘察报告、水文地质勘察报告及其附件；2.初步设计文件、技术设计文件（如有时）、施工图设计文件及相关审批文件；3.设计交底记录、图纸会审纪要；4.设计变更文件及洽商记录。（三）施工阶段资料1.施工组织设计、施工方案及审批文件；2.开工报告及审批文件；3.原材料、半成品、构配件、设备的出厂合格证、质量证明书、进场检验（试验）报告；4.施工测量放线记录、沉降观测记录；5.隐蔽工程检查验收记录及影像资料；6.分部分项工程施工记录及质量评定资料；7.施工试验报告及见证取样记录（如混凝土试块、砂浆试块、钢筋连接等）；8.质量事故处理记录及报告；9.工程变更、洽商记录及其实施记录；10.各类施工日志、监理日志。（四）竣工验收阶段资料1.单位工程、单项工程竣工验收记录及验收证明书；2.工程竣工总结报告（包括施工单位、监理单位、设计单位、建设单位总结）；3.竣工图（必须是盖有竣工图章的、反映工程实际情况的图纸）；4.工程质量评估报告（监理单位）；5.工程质量监督报告（质量监督机构）；6.消防、环保、规划等专项验收合格证明文件或准许使用文件；7.工程竣工验收备案表及相关文件。（五）设备安装与调试资料（如适用）1.设备出厂合格证、安装说明书、技术图纸、质保文件；2.设备安装记录、调试方案、调试记录、试运行记录；3.设备验收记录及报告。（六）监理资料1.监理规划、监理实施细则；2.监理通知单、监理报告、监理联系单；3.旁站监理记录、平行检验记录；4.工程款支付证书及审核文件；5.监理工作总结报告。（七）其他应归档资料1.工程建设过程中形成的声像资料（照片、录像带、光盘等）；2.工程相关的会议纪要；3.工程评优资料（如有时）；4.其他具有保存价值的文件材料。四、归档文件质量要求（一）材质要求1.归档文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等。2.图纸应使用国家标准图幅，采用晒蓝图或计算机出图，不得使用复印件（有特殊规定者除外）。3.电子文件应采用符合国家相关标准的格式和载体。（二）书写要求1.文件内容应真实、准确、完整，字迹清晰、工整，不得潦草、涂改。2.文件中的术语、符号、计量单位应符合国家有关标准。3.文件编号应符合相关规定，具有唯一性和可追溯性。（三）签署与盖章要求1.文件的签署手续应齐全，各级责任人的签字应真实有效。2.需加盖公章的文件，应加盖单位有效公章，印章清晰、位置规范。3.竣工图应加盖竣工图章，图章内容应填写齐全、清晰，签字手续完备。（四）复印件要求1.复印件作为归档材料时，应注明原件保管单位或原件所在处，并加盖复印单位公章及复印日期。2.关键文件的复印件应与原件核对无异。（五）竣工图要求1.竣工图必须与工程实际情况相符，应反映施工过程中的设计变更、洽商记录等内容。2.凡按图施工无变更的，可在原施工图上加盖竣工图章作为竣工图。3.有一般性设计变更且能在原图上修改补充的，可在原图（必须是新蓝图）上用杠改法或叉改法进行修改，并注明变更依据，加盖竣工图章。4.结构形式改变、工艺改变、平面布置改变等重大变更，或不宜在原图上修改的，应重新绘制竣工图，并在新图上注明变更依据，加盖竣工图章。（六）电子文件要求1.电子文件的形成、积累、整理应与纸质文件同步。2.电子文件应保证其真实性、完整性、可用性和安全性。3.电子文件应存储在符合要求的载体上，并进行备份。4.重要的电子文件应同时形成纸质文件归档。五、归档流程（一）收集1.施工单位、监理单位、设计单位等各参建单位应指定专人负责本单位形成文件的收集工作。2.收集工作应贯穿于项目建设全过程，确保文件材料不丢失、不遗漏。（二）整理与组卷1.归档文件应按照归档范围和分类进行整理，遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.组卷应科学合理，便于保管和利用。一般可按项目阶段、专业、单位工程等进行组卷。3.卷内文件应排列有序，一般可按文件形成时间或重要程度排列。4.卷内文件应填写卷内目录和备考表，注明文件序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。5.案卷封面应填写规范，包括项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。6.案卷应采用硬壳卷夹或卷盒，装订牢固、整齐。（三）审核1.施工单位应首先对本单位形成的竣工资料进行内部审核，确保符合归档要求。2.监理单位应对施工单位移交的竣工资料进行审核。3.建设单位对各参建单位移交的竣工资料进行最终审核。（四）移交与接收1.工程竣工验收合格后，施工单位、监理单位等应在规定时间内将整理合格的竣工资料向建设单位移交。2.移交时应办理移交手续，填写《工程竣工资料移交清单》，双方签字盖章，各执一份。3.建设单位在接收竣工资料后，应及时向城建档案管理部门或其他指定档案管理机构移交。六、档案管理与利用（一）档案保管1.档案保管应具备适宜的库房条件，做到防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。2.档案应按不同类别、保管期限进行分类存放，排列有序，并建立档案台账。3.电子档案应定期进行备份，防止数据丢失或损坏。（二）档案利用1.建立健全档案借阅制度，严格履行借阅手续。2.借阅档案者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。3.档案利用应遵守国家有关保密规定，不得泄露档案中的涉密信息。4.复制档案须经档案管理部门批准，并由档案管理部门负责复制，复制件应加盖档案证明章。（三）档案保密1.涉密档案的管理应严格执行国家保密法律法规，明确保密责任人，采取必要的保密措施。2.非涉密档案中涉及商业秘密和工作秘密的，也应按照相关规定进行管理。七、责任分工1.建设单位：对工程项目竣工资料归档工作负总责，负责组织、协调、指导和监督各参建单位的资料收集、整理和归档工作，最终向相关档案管理部门移交完整、规范的竣工资料。2.施工单位：负责本单位在工程施工过程中形成的所有文件材料的收集、整理、组卷和审核，并对其真实性、完整性和规范性负责，按时向建设单位移交。3.勘察设计单位：负责本单位形成的勘察报告、设计文件、设计变更等资料的收集、整理和移交，并对其质量负责。4.监理单位：负责监理资料的收集、整理、组卷和移交，并对施工单位移交的竣工资料进行审核，签署审核意见。5.其他参建单位：负责各自职责范围内形成的文件材料的收集、整理和移交。八、附则1.本规范未尽事宜，应参照国家及地方相