项目合同管理模板及审批流程

项目合同管理模板及审批流程指南一、适用业务场景二、全流程操作指引（一）合同发起责任人：业务部门项目负责人操作步骤：明确合作需求：根据项目目标，梳理合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作范围、服务标准、交付周期、费用预算等核心要素。准备附件材料：包括合作方案、技术规格书、报价单、过往合作业绩证明（如有）等，作为合同附件支撑。提发起草申请：通过企业OA系统或合同管理平台，填写《合同发起申请表》，附件材料，选择合同类型（如采购类、服务类、外包类等），提交至部门负责人初审。输出成果：《合同发起申请表》及附件材料电子版。（二）合同起草责任人：业务部门专员/法务专员操作步骤：基于发起需求，使用企业标准化合同模板（参考“三、核心管理表格模板”）起草合同文本，保证以下核心条款完整：合同主体信息（双方名称、法定代表人、地址、联系方式）；合作标的（服务内容、产品规格、数量等）；权利义务（双方职责、交付标准、验收流程）；费用条款（金额、支付方式、发票类型、税率）；履约期限（开始/结束时间、关键节点）；违约责任（违约情形、赔偿标准、合同解除条件）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；其他特殊约定（如保密条款、知识产权归属等）。业务部门与对方对接沟通，确认合同条款无异议，形成合同草案（初稿）。输出成果：合同草案（初稿）电子版，经业务部门负责人签字确认后，提交至法务部门审核。（三）内部审核责任人：法务部门、财务部门、业务部门（交叉审核）操作步骤：法务审核：重点审核合同条款的合法性、合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、逻辑严密性（是否存在歧义或漏洞）、违约责任的公平性，以及知识产权、保密条款等特殊约定的合理性。法务部门需在2个工作日内完成审核，出具《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”及具体修改意见。财务审核：审核费用条款的合理性（是否符合预算标准、定价是否公允）、支付方式的安全性（如预付款比例不超过30%，尾款需附验收证明）、发票类型及税务处理的合规性。财务部门在1个工作日内完成审核，签署意见。业务部门复核：业务部门根据法务、财务的审核意见，与对方协商修改合同文本，确认无异议后，重新提交审核。若存在重大争议，需上报分管领导协调解决。输出成果：经法务、财务审核通过的合同修订版，及《合同审核意见表》。（四）审批决策责任人：分管领导、总经理/决策委员会操作步骤：分级审批：根据合同金额及重要性，确定审批权限：金额≤5万元：业务部门负责人+分管领导审批；5万元＜金额≤50万元：分管领导+总经理审批；金额＞50万元：总经理+决策委员会集体审批。审批时限：各级审批人需在1-3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。审批记录：审批人通过OA系统签署审批意见，系统自动记录审批流程及时间节点。输出成果：审批通过的合同终稿，及《合同审批流程记录表》。（五）用印与签署责任人：行政部（用印管理）、业务部门（签署对接）操作步骤：用印申请：业务部门提交《合同用印申请表》，附审批通过的合同终稿及《审批流程记录表》，经行政部审核无误后，安排用印。合同签署：纸质合同：双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章（公章无效）；授权代表需提供《授权委托书》（加盖公章）。电子合同：通过企业认证的电子签约平台（如e签宝、法大大等）完成签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。签署后，业务部门收回合同正本（至少2份，双方各执1份），并扫描存档电子版。输出成果：签署完成的合同正本、电子扫描件，及《合同用印登记表》。（六）归档管理责任人：行政部/档案室操作步骤：合同签署后3个工作日内，业务部门将合同正本、附件、《审核意见表》《审批流程记录表》等材料移交至行政部归档。行政部按“合同编号-项目名称-合作方”分类编号、登记，建立《合同台账》，记录合同基本信息、签署时间、到期日、履约状态等。电子档案同步至企业档案管理系统，设置查阅权限（仅业务负责人、法务、财务可查看），保证信息安全。输出成果：规范化归档的合同档案、完整的《合同台账》。（七）履行与跟踪责任人：业务部门、法务部门（监督）操作步骤：业务部门根据合同约定，跟踪合作方履约进度（如交付节点、质量验收、付款申请等），填写《合同履行跟踪表》，每月向分管领导汇报履约情况。若出现对方违约（如延期交付、质量不达标），业务部门需及时收集证据（验收报告、沟通记录等），发函催告并上报法务部门处理，必要时启动法律程序。合同到期前1个月，业务部门评估续约需求，若需续约，按原流程重新发起审批；若终止，双方签署《合同终止协议》，明确后续责任（如资料交接、尾款结算等）。输出成果：《合同履行跟踪表》、履约异常处理报告、续约/终止决策文件。三、核心管理表格模板（一）合同基本信息表合同编号项目名称合作方名称统一社会信用代码合作方联系人联系方式合同类型□服务类□采购类□外包类□其他合同金额（元）履约期限开始日期结束日期主要服务内容/标的付款方式□分期□一次性□其他预付款比例%尾款支付条件审批流程记录业务部门负责人签字：日期：法务审核意见：签字：日期：财务审核意见：签字：日期：分管领导审批：签字：日期：总经理审批：签字：日期：（二）合同履行跟踪表合同编号项目名称合作方履约阶段计划完成时间实际完成时间完成情况（□正常□延期□异常）验收情况验收标准：验收结果：□合格□不合格验收人：日期：不合格整改要求：完成时间：付款记录付款批次金额（元）申请日期审批日期支付日期备注第一期第二期异常记录异常描述：处理措施：责任人：解决时间：（三）合同变更申请表合同编号原合同名称变更原因□需求调整□条款优化□合作方变更□其他变更内容原条款：拟修改为：影响分析对费用的影响：对工期的影响：对质量的影响：其他风险：审批意见业务部门：签字：日期：法务审核：签字：日期：最终审批：签字：日期：附件□变更协议□双方确认函□其他：四、关键风险提示条款严谨性：避免使用“大概”“预计”等模糊表述，费用、期限、验收标准等需量化明确；涉及违约责任时，需明确赔偿计算方式（如“按合同总金额的10%支付违约金”）。审批合规性：严禁越权审批或先签署后补流程；金额较大的合同需经决策委员会集体审议，留存书面会议记录。用印安全性：合同专用章由行政部专人保管，用印前需核对审批材料是否齐全，严禁在空白合同上盖章。归档及时性：合同签署后需在3个工作日内完成归档，避免材料遗失；电子档案需定期备份，防止系统