礼品公司采购部工作规范

礼品公司采购部工作规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《欧盟礼品及促销品行业规范》等行业标准及国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，针对采购部业务特性与管理痛点制定。主要解决采购流程不透明、风险识别不足、跨部门协同效率低下等问题，实现采购行为合规化、标准化、数字化管理。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司采购部所有岗位及参与采购活动的相关人员，包括采购专员、采购经理、商务谈判员等正式员工，以及经授权的外包服务商、合作单位。例外场景包括紧急采购（金额≤1万元且时效≤2小时）及境外分支机构独立采购（需报备区域合规部），上述场景需另行审批备案。审批权限由总经理办公会授权采购部负责人分级管理。

1.3核心原则

本规范遵循以下原则：

（1）合规性原则：采购行为须符合法律法规及行业规范，禁止利益输送；

（2）权责对等原则：采购权限与责任明确对应，禁止越权操作；

（3）风险导向原则：高风险采购环节设置双重校验机制；

（4）效率优先原则：简化非核心流程，采购周期目标≤5个工作日；

（5）持续改进原则：每年至少开展一次流程优化评估。

1.4制度地位与衔接

本规范为部门级专项管理制度，效力低于公司《内部控制基本规范》及《国际业务合规指引》。与财务部《采购付款管理办法》、内控部《采购风险评估手册》等制度衔接时，以最新版本优先；冲突条款由总法律顾问办公室仲裁。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司采购管理实行“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由董事会采购委员会组成，负责重大采购（金额≥500万元）战略审批；执行层由采购部承担，下设需求计划组、供应商管理组、合同执行组；监督层由内控部、审计部联合监督，重点核查采购合规性、价格合理性及合同履行情况。

2.2决策机构与职责

董事会采购委员会职责包括：

（1）审议年度采购预算及战略采购方案；

（2）审批金额≥500万元的重大采购项目；

（3）制定采购政策及供应商准入标准。

议事规则需三分之二以上委员出席，重大事项需外部专家参与评估。

2.3执行机构与职责

采购部职责划分如下：

（1）需求计划组：每月5日前完成跨部门需求汇总，风险采购需求需经业务部门负责人联签确认；

（2）供应商管理组：建立供应商分级档案（分为A/B/C三级，A类供应商需年度绩效考核）；

（3）合同执行组：合同签订后3日内完成ERP系统录入，付款节点触发前需完成财务合规性复核。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：季度抽查采购流程合规性，重点关注价格比对、合同审批完整性；

（2）审计部：每年开展专项审计，重点审计金额≥200万元的采购项目；

监督结果纳入采购部绩效考核，重大问题提交总经理办公会处理。

2.5协调与联动机制

建立“采购部-技术部-财务部”月度联席会议，解决跨部门协作问题。涉外采购需增设属地法务部门协调，确保符合当地《反商业贿赂法》等法规要求。

第三章采购管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）采购合规率≥98%；

（2）采购成本压降目标≤3%；

（3）合同准时交付率≥95%；

（4）供应商投诉处理时效≤24小时。

3.2专业标准与规范

（1）价格管理：采用“市场价-内部价-参考价”三级管控机制，高价值采购需同步询价3家以上供应商；

（2）合同管理：标准合同模板需经法务部预审，核心条款包括保密协议（竞业限制期≤2年）、违约责任（赔偿上限≤合同金额10%）；

（3）风险控制点标注：

-高风险点：金额≥300万元采购需总经理审批；

-中风险点：境外采购需备案区域合规部；

-低风险点：标准品采购可授权采购专员执行。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（PLM）方法，覆盖从需求识别到供应商淘汰全过程；

（2）管理工具：接入ERP系统实现采购数据智能分析，设置“价格异常预警”功能（波动＞15%自动触发）；

（3）数字化适配：国际采购需同步更新区块链溯源系统，确保采购凭证不可篡改。

第四章采购业务流程

4.1主流程设计

采购业务流程分为六个阶段：

（1）需求识别：业务部门填写《采购需求申请表》，技术参数需经3名专家评审；

（2）供应商选择：采用“资格预审-多因素评估”方法，权重分配为：资质（30%）＞价格（25%）＞服务（20%）＞交付（15%）＞信誉（10%）；

（3）合同签订：法务部预审通过后，采购专员3日内完成合同签订；

（4）执行监控：每月10日前提交《采购执行报告》，超期交付触发加速交付预案；

（5）验收确认：技术部出具《验收报告》，合格后方可支付80%款项；

（6）绩效评估：采购部联合财务部每季度开展供应商绩效考核，结果纳入分级档案。

4.2子流程说明

（1）紧急采购流程：需附《紧急采购说明》，经采购经理+财务总监双重签字，金额≤10万元的可在2小时内启动；

（2）境外采购流程：需同步提交《属地合规评估报告》，由区域合规部审核，德国采购需符合《德国采购透明度法》要求。

4.3流程关键控制点

（1）需求控制：需经业务部门负责人+技术总监双签；

（2）价格控制：设置“采购价格比对表”，异常价格需附《市场价分析报告》；

（3）验收控制：第三方检测机构出具报告的需同步核查检测资质。

4.4流程优化机制

每年7月启动流程评估，由内控部牵头，重点优化“供应商选择”阶段，引入AI智能匹配系统减少人工干预。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配按“采购类型+金额+岗位层级”三级模型设计：

（1）需求提报权限：业务专员提报金额≤5万元需求需经部门主管审批；

（2）供应商选择权限：金额＜50万元的由采购专员自主选择，≥50万元的需采购经理审批；

（3）合同签订权限：金额＜100万元的由采购部负责人授权，≥100万元的需总经理审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：需求提报→部门主管→采购经理→总经理；

（2）审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急采购可顺延1个工作日；

（3）越权限制：禁止越级审批，例外情况需经总法律顾问办公室备案。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统备案，授权期限≤6个月，临时代理需提供授权书及身份证明，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

（1）越权审批：需提交《越权审批说明》，附风险评估报告；

（2）补批触发：流程中断超过3个工作日自动触发补批机制；

（3）加急通道：金额＞1000万元采购可申请加急审批，需附《加急说明》及补偿预案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单管理：需同步填写《采购执行日志》，电子版存档≥5年；

（2）信息录入：ERP系统数据录入需经双人校验，错误率＞5%需重新培训；

（3）痕迹留存：电子审批流+纸质合同双备份，异地采购需视频见证。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查30%采购单据，重点核查价格比对完整性；

（2）专项监督：每年6月开展《反商业贿赂专项检查》，覆盖10%以上供应商；

（3）风险嵌入：设置三个关键内控环节：

-供应商准入环节：需核查ISO认证证书（ISO9001/14001）；

-合同执行环节：付款节点触发前需同步完成《合同履行风险评估》；

-验收环节：第三方检测报告需附检测资质认证。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于2次；

（2）审计方法：采用“数据比对+现场核查”方法，异常数据触发延伸审计；

（3）结果应用：审计报告需提交总经理办公会，重大问题纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

月度报告需包含：采购金额占比（按品类）、价格偏差率、供应商投诉件数、风险整改完成率等指标，报告由采购部负责人签字+财务部盖章。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部KPI：采购合规率（权重30%）、成本节约率（权重30%）、供应商满意度（权重20%）、流程时效（权重20%）；

（2）个人考核：设置“行为指标+结果指标”，行为指标包括合规培训参与率（权重20%）、流程建议采纳率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核+季度评估+年度审计；

（2）评估方法：数据统计（60%）+现场核查（40%），评估结果需经人力资源部复核。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7日内整改）、重大问题（30日内整改）、紧急问题（24小时内整改）；

（2）责任追溯：整改不力者按《绩效考核管理办法》处理，连续两次未达标需调岗。

7.4持续改进流程

（1）优化发起：基于审计问题、业务需求、政策变化发起优化建议；

（2）跟踪机制：总法律顾问办公室每月抽查30%优化建议落地情况。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：成功降低采购成本10%以上、发现重大合规风险等；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（绩效奖金不超过当月工资30%）；

（3）程序要求：部门提名→人力资源部审核→总经理审批，公示期不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：采购流程缺失表单（如未填写《供应商评估表》）等；

（2）较重违规：未经授权选择供应商（金额＜50万元）；

（3）严重违规：收受供应商贿赂（金额＞5万元）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚分级：警告（单次1000元）→降级（月度奖金扣减20%）→解除合同；

（2）程序要求：调查取证→书面告知→30日内作出处罚决定→员工申诉。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定书3个工作日内提出；

（2）复议流程：人力资源部复核→总法律顾问办公室最终裁决，复议期间暂停执行处罚。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案内容：针对供应商突然断供制定《替代采购方案》，需同步评估价格影响；

（2）危机处理：重大危机（如供应商破产）需启动《紧急采购应急预案》，采购部负责人24小时内向董事会汇报。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政策突变等不可抗力；

（2）处理要求：需附《例外情况说明》及风险评估报告，经总经理审批后方可执行。

9.3危机公关与善后

（1）公关责任：市场部负责对外发布信息，口径需经法务部确认；

（2）善后措施：每季度开展危机复盘，更新《危机应对手册》。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由采购部负责解释，解释意见需形成书面文件报总法律顾问办公室备案。

10.2相关制度索引

（1）《采购付款管理办法》（文号：企财字〔2023〕15号）；

（2）《供应商准入标准》（文号：采购制〔2023〕8号）；

（3）《反商业贿赂手册》（文号：合规办字〔2023〕12号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、业务模式调整等；

（2）审批权限：修订案需经董事会或总经理办公会审议