礼品公司台账管理办法

礼品公司台账管理办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国档案法》等国家法律法规，参照《联合国反腐败公约》《OECD国际商务行为准则》等国际公约，结合《企业内部控制基本规范》及行业标准《商品流通企业会计核算规范》，旨在规范礼品公司礼品台账管理行为，防范商业贿赂、资产流失等风险，提升运营效率与合规水平，支撑企业国际化战略实施。管理痛点在于礼品管理流程分散、责任不清、风险隐患突出，核心目标在于实现全流程可追溯、风险可防控、管理可量化。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部及所有分支机构礼品采购、发放、使用、处置等全生命周期管理活动，覆盖采购部、市场部、销售部、人力资源部、财务部、内控部等相关部门及所有正式员工、外包服务单位、合作单位关联人员。例外场景包括员工因公出差携带自用礼品、价值低于人民币50元的日常办公用品等，需经部门负责人审批备案。重大事项（单次礼品价值超过人民币10万元）需提交总经理办公会审议。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守法律法规及企业内部规定，禁止任何形式的商业贿赂与利益输送；

（2）权责对等原则：各环节责任主体权责清晰，审批权限与责任挂钩；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，避免过度审批，保障业务顺畅；

（5）持续改进原则：定期复盘优化制度流程，适配内外部环境变化；

（6）国际化适配原则：涉外业务遵循属地法律法规，建立多语言管理机制。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性管理制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《合同管理办法》等制度构成有机衔接，冲突时以本制度为准。财务部负责台账数据与账务核对，内控部负责流程合规性监督，人力资源部负责员工行为约束，各部门需建立信息共享机制。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司治理结构分为决策层、执行层、监督层三级：

决策层（股东会、董事会）负责重大礼品管理制度修订与预算审批；

执行层（总经理及各部门）负责制度落地与业务操作；

监督层（内控部、审计部、合规部）负责独立监督与风险核查。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度礼品预算、重大采购计划及制度修订；

（2）董事会：审批价值超过人民币50万元的礼品采购及预算调整；

（3）总经理办公会：决策价值10万-50万元礼品采购及跨部门协调事项。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：主责礼品采购申请、供应商管理、台账录入（风险等级：高）；

（2）市场部：主责客户礼品发放审批、使用反馈收集（风险等级：中）；

（3）人力资源部：主责员工礼品发放审批、合规培训（风险等级：中）；

（4）财务部：主责资金支付、账务处理、数据核对（风险等级：高）；

（5）内控部：主责流程监督、异常核查、制度优化（风险等级：高）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每月开展台账数据抽查，核查至少5%的记录；

（2）审计部：每季度实施专项审计，重点覆盖金额超过人民币20万元的礼品项目；

（3）合规部：建立礼品合规风险库，定期评估政策变化。

2.5协调与联动机制

建立“月度礼品管理联席会议”，由内控部牵头，采购部、市场部、财务部参与，解决跨部门争议。涉外业务需联合法务部、当地合规团队制定差异化方案，确保符合当地《反腐败法》等法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现礼品全生命周期可追溯、合规率100%、重大风险事件零发生；

（2）核心指标：采购审批时效≤3个工作日、库存周转率≥4次/年、台账准确率≥99%。

3.2专业标准与规范

（1）采购标准：高价值礼品（超过人民币5万元）需供应商资质审核，中低价值礼品（5千元-5万元）需比价；

（2）发放标准：客户礼品需附《客户资质清单》，员工礼品需经直属上级审批；

（3）风险控制点：

-高风险点（采购部）：供应商商业贿赂防范（措施：第三方评估、合同签订前合规审查）；

-中风险点（市场部）：客户礼品使用不当（措施：发放前合规培训、使用后满意度回访）；

-低风险点（财务部）：小额礼品费用核销（措施：附清单审批，金额低于50元免审批）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（入库-领用-报废），嵌入PDCA循环优化；

（2）管理工具：通过ERP系统实现台账电子化，OA系统完成审批流转，CRM系统管理客户礼品档案。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

礼品管理主流程为“采购申请-预算审批-供应商选择-入库登记-领用审批-发放记录-使用反馈-报废处置”，各环节责任主体及操作标准如下：

（1）采购申请：采购部发起，需附业务背景及预算说明；

（2）预算审批：总经理办公会审议，金额超过10万元需董事会备案；

（3）入库登记：仓库需核对实物与单据，ERP系统生成唯一编码；

（4）领用审批：直属上级审批，员工礼品需HR部门备案；

（5）发放记录：市场部或人力资源部登记客户/员工信息，CRM系统生成追踪码；

（6）使用反馈：客户礼品需3日内回访，员工礼品需月度汇总分析；

（7）报废处置：财务部核销，内控部监督销毁。

4.2子流程说明

（1）供应商管理子流程：需通过“资质预审-业绩评估-价格谈判-合同签订”四步，预审名单由采购部维护；

（2）异常处理子流程：发现违规行为需立即冻结采购，启动“调查-取证-审批-整改”闭环。

4.3流程关键控制点

（1）采购审批节点：金额超过人民币5万元的礼品需附《风险评估报告》；

（2）库存盘点节点：每季度开展全面盘点，ERP系统自动生成差异分析报告；

（3）报废处置节点：需双签确认，财务部核销前需内控部验收。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头开展流程复盘，通过“流程梳理-数据采集-瓶颈分析-方案设计”四步优化，次年3月完成实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”划分权限：

（1）采购部：人民币1万元以下礼品自主采购，超过需财务部复核；

（2）市场部：客户礼品发放金额不超过人民币2千元，需直属上级审批；

（3）财务部：报销金额不超过人民币5千元可直批，超过需总经理审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：金额×审批层级系数（1万元≤系数0.1，10万元≤系数0.2）；

（2）越权处理：禁止越级审批，需书面说明并承担连带责任。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过6个月，临时代理需直属上级书面批准。

5.4异常审批流程

紧急采购需加急通道，但金额不超过人民币5万元；异常审批需附《风险说明函》，由董事会审议。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：使用公司统一制式台账，电子台账需双备份；

（2）痕迹留存：OA系统审批流、ERP系统操作日志均需保存5年；

（3）执行不到位判定：连续两次数据错误或流程遗漏。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查5家分公司，核查台账完整率；

（2）专项监督：每半年开展一次合规检查，覆盖20%的礼品项目；

（3）风险嵌入：在采购合同嵌入“台账管理条款”，违约需扣减保证金。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年至少一次，重点审计金额超过人民币100万元的礼品项目；

（2）审计要求：审计组需包含法务、财务、业务人员，形成《审计发现问题清单》。

6.4执行情况报告

每月5日前由内控部提交《礼品管理执行报告》，内容含台账差错率、违规事件、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部：采购合规率（权重40%）、预算达成率（权重30%）；

（2）市场部：客户礼品满意度（权重50%）；

（3）内控部：检查问题整改率（权重60%）。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：月度考核与年度考核结合，考核结果与绩效奖金挂钩；

（2）评估方法：数据统计（60%）、现场核查（40%）。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7个工作日内整改，内控部复核；

（2）重大问题：30个工作日内整改，需提交《整改方案》并经董事会审批。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计意见、业务变化，每季度优化一次制度细则，通过“提案征集-评估论证-修订发布”三步实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续6个月台账准确率100%、发现重大风险线索等；

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（金额不超过工资20%）；

（3）程序：部门提名-内控部审核-总经理审批-公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未及时更新台账，罚款100-500元；

（2）较重违规：审批超权限，罚款500-2000元；

（3）严重违规：涉及商业贿赂，移交司法机关。

8.3处罚标准与程序

处罚标准对应《公司违纪处分办法》，程序含调查取证（2天）、告知（3天）、审批（5天）。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部申诉，申诉材料需在收到处罚后3日内提交，人力资源部5日内组织复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案启动条件：出现金额超过人民币50万元的违规事件；

（2）处置措施：冻结采购、启动调查、向监管机构报告、实施补救。

9.2例外情况处理

例外采购需经董事会审批，审批前需提交《例外场景评估报告》，报告需含风险缓释措施。

9.3危机公关与善后

（1）公关责任：市场部牵头，法务部支持，制定《危机应对手册》；

（2）善后措施：赔偿金通过ERP系统专账管理，审计部全程监督。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由内控部负责解释，解释意见需形成书面文件报董事会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第5.3条；

（2）《财务报销管理办法》第3.2条；

（3）《合同管理办法》第4.1条。

10.3修订与废止程序

修订需经