礼品公司收款管理规范

礼品公司收款管理规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国反洗钱法》等国家法律法规，参照《国际商货销售合同公约》（CISG）、《联合国国际货物销售合同公约》等国际公约，结合《企业内部控制基本规范》及行业标准GB/T19001（质量管理体系），旨在规范礼品公司收款管理流程，有效防控财务风险与合规风险，提升收款效率与客户满意度，支撑企业国际化战略实施。针对当前管理痛点，如收款流程分散、审批标准模糊、风险管控缺失、跨文化操作差异等问题，核心目标在于构建权责清晰、流程优化、风险可控、响应敏捷的管理体系。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有涉及收款业务的部门及人员，包括但不限于销售部、财务部、采购部、客服部、海外业务单元等。正式员工、外包团队及合作单位需遵守本规范相关条款。例外适用场景包括紧急采购、小额预付款等经总经理办公会审批的特殊业务，需另行备案。审批权限由财务部根据金额、风险等级及业务类型确定，重大事项需经董事会审议。

1.3核心原则

本规范遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保所有收款行为符合法律法规及国际惯例；

（2）权责对等原则：明确各部门、岗位职责，实现权责匹配；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不必要的审批；

（5）持续改进原则：基于业务变化、风险动态及监督结果动态优化制度。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司基础性专项制度，与《公司财务管理制度》《内部控制手册》《合规管理程序》等制度协同执行。如条款冲突，以本规范为准；与关联制度存在衔接关系的，需在实施细则中明确操作路径。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司收款管理实行“决策层—执行层—监督层”三级架构。决策层由董事会负责重大事项审批，执行层由总经理办公会统筹业务流程，监督层由内控部、审计部联合实施监督。财务部作为收款管理的核心执行部门，统筹收款执行、核算与风险管控；海外业务单元需根据属地法规适配操作流程。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审批年度收款预算及重大收款政策；

（2）董事会：审议重大金额收款（≥500万元人民币）及跨境收款方案；

（3）总经理办公会：审批金额≤500万元人民币的常规收款及紧急收款申请。

2.3执行机构与职责

（1）财务部：负责收款指令下达、资金到账核对、账务处理及风险监控；

（2）销售部：负责客户信用评估、收款条件谈判及逾期账款催收；

（3）采购部：负责采购订单收款确认及发票核对；

（4）海外业务单元：根据当地法律适配收款流程，定期向总部报送合规报告。

2.4监督机构与职责

内控部负责季度收款流程符合性审计，审计部负责年度专项审计，合规部负责跨境收款合规性审查。监督结果纳入各部门绩效考核，重大问题提交总经理办公会决策。

2.5协调与联动机制

建立跨部门收款管理联席会议制度，每月召开例会，由财务部牵头，销售部、采购部等参与。涉外业务需联合法务部、海外业务单元制定差异化操作方案，确保符合属地法律。

第三章收款管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现收款流程标准化、风险可视化、效率自动化；

（2）核心指标：应收账款周转率≥8次/年、逾期账款率≤3%、收款审批时效≤2个工作日、跨境收款合规差错率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

（1）收款条件标准：赊销客户需经销售部信用评估，信用评分≥70分方可赊销；预付款业务需采购部提供合同及进度证明；海外业务需确认当地外汇管制政策；

（2）高风险控制点：

①高风险点（高/中/低风险等级）——重大金额跨境收款需经合规部预审；

②中风险点（高/中/低风险等级）——赊销客户超过信用额度需重新审批；

③低风险点（高/中/低风险等级）——小额预付款需采购部双签确认。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（合同签订—收款确认—账务入账—逾期催收）；

（2）管理工具：通过ERP系统实现收款全流程电子化，OA系统协同审批，CRM系统管理客户信用数据。

第四章收款业务流程

4.1主流程设计

收款业务按“客户付款—系统确认—单据审核—资金入账—归档备案”流程推进：

（1）客户付款阶段：销售部确认客户支付方式（电汇/信用卡/本地支付），海外业务单元适配当地主流支付方式；

（2）系统确认阶段：财务部通过ERP系统实时核对收款信息，高风险金额需双重校验；

（3）单据审核阶段：财务部核对发票、收据、银行回单三单匹配，海外业务需确认当地单据合规性；

（4）资金入账阶段：财务部完成账务处理，销售部同步更新CRM系统客户余额；

（5）归档备案阶段：电子凭证归档至OA系统，纸质凭证由档案室管理。

4.2子流程说明

（1）跨境收款子流程：海外业务单元确认当地外汇合规要求，财务部预审支付渠道风险，经合规部备案后执行；

（2）逾期账款子流程：销售部发起催收任务，财务部监控资金回款，法务部跟进法律途径。

4.3流程关键控制点

（1）客户信用评估点：赊销业务需销售部提前完成信用评估，内控部抽查评估结果；

（2）单据交叉校验点：财务部与采购部联合审核发票与采购订单一致性，高风险金额需第三方复核；

（3）资金到账确认点：财务部通过银行电子回单双重核对，海外业务需适配当地银行延迟到账规则。

4.4流程优化机制

每季度由内控部牵头全流程复盘，重点优化审批节点、信息系统衔接及跨部门协作，优化方案经总经理办公会审议后实施。

第五章收款权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）常规权限分配：

①金额≤10万元人民币，销售部审批；

②10万元<金额≤100万元，财务部审批；

③金额>100万元，总经理办公会审批；

（2）跨境权限分配：境外收款需经合规部预审，金额>50万美元需董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：小额业务自动审批，中额业务财务部审批，高额业务总经理办公会审批；

（2）审批节点：客户付款确认后2小时内完成审批，特殊业务可申请加急通道，但需提供书面说明。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工需经部门负责人培训考核合格方可授权，授权范围不得越权；

（2）代理机制：临时代理需经部门负责人书面批准，最长不超过15个工作日，代理权限需备案至财务部。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：金额>50万元人民币的紧急收款需附风险评估报告，经财务总监审批后执行；

（2）权限外审批：需提交补批申请，原审批人复核，重大事项提交总经理办公会裁决。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：收款业务需通过ERP系统电子化操作，禁止手工记账；

（2）表单填报：发票、收据、银行回单需完整录入系统，关键信息不得涂改；

（3）痕迹留存：电子凭证归档至OA系统，纸质凭证按月装订，电子+纸质双备份留存三年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：财务部每日抽查ERP系统操作日志，内控部每周随机抽检业务单据；

（2）专项监督：每季度由内控部联合审计部开展全流程审计，重点关注跨境收款合规性；

（3）突击检查：每半年由审计部对海外业务单元实施突击检查，确保操作符合当地法规。

6.3检查与审计

（1）审计频次：专项审计每年至少一次，常规审计每半年一次；

（2）审计标准：以《企业内部控制基本规范》为基准，结合礼品行业特性制定核查清单。

6.4执行情况报告

财务部每月向总经理办公会提交收款执行报告，含应收账款余额、逾期账款明细、审批时效、风险事件等，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标体系：

①销售部：应收账款周转率、逾期账款率；

②财务部：收款审批时效、资金回笼率；

③海外业务单元：跨境收款合规差错率；

（2）权重分配：财务指标占60%，业务指标占40%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核与年度考核结合；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统自动生成）+现场核查（财务部抽查）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题7个工作日内整改，重大问题30个工作日内整改；

（2）责任追究：整改不力者按《公司绩效考核办法》处罚，重大违规提交纪律委员会处理。

7.4持续改进流程

基于审计结果、业务变化及政策调整，每半年启动制度优化，优化方案经内控部评估、合规部预审后由董事会批准。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

①连续季度收款指标达成率≥110%；

②成功化解重大逾期账款；

③优化流程降低收款成本；

（2）奖励程序：部门提名→财务部复核→总经理办公会审批→人力资源部执行。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：系统操作错误、单据轻微不符；

（2）较重违规：未按流程审批、轻微资金损失；

（3）严重违规：重大资金损失、跨境合规违规。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：

①一般违规—书面警告；

②较重违规—降级或罚款；

③严重违规—解除劳动合同；

（2）处罚程序：调查取证→告知→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服可向人力资源部申诉，人力资源部3个工作日内组织复议，复议结果为最终决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：针对重大跨境资金冻结风险，由海外业务单元制定应急方案，经合规部审批后备案；

（2）危机处理：成立危机处理小组，由财务总监、法务总监、海外业务负责人组成，确保资金安全。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政府政策突变等不可抗力；

（2）处理流程：立即启动应急预案，经总经理审批后执行。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关：由公关部制定沟通口径，法务部审核，海外业务单元适配当地语言；

（2）善后措施：定期复盘危机事件，优化应急预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由财务部负责解释，解释意见报董事会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司财务管理制度》文号：XXXX-001；条款对应：3.2-3.3；

（2）《内部控制手册》文号：XXXX-002；条款对应：4.3-4.4；

（3）《合规管理程序》文号：XXXX-003；条款对应：5.1-5.2。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、业务模式调整；

（2）审批