项目信息与合同考核制度

PAGE项目信息与合同考核制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司项目信息管理与合同考核流程，确保项目顺利推进，保障公司利益，提高项目执行效率与质量，促进各部门间的协同合作，依据国家相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目的信息管理及涉及项目的各类合同考核工作，包括但不限于项目立项、实施、验收等全过程，以及与之相关的采购合同、服务合同、合作协议等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业规范，确保制度内容合法合规。2.准确性原则：项目信息应真实、准确、完整，合同条款应明确、清晰、严谨，避免模糊不清或歧义。3.及时性原则：项目信息及合同执行情况应及时记录、更新与反馈，确保信息的时效性。4.责任明确原则：明确各部门及人员在项目信息管理与合同考核中的职责，做到责任到人。5.协同合作原则：强调各部门之间的协同配合，形成高效的工作机制，共同推进项目与合同的顺利履行。二、项目信息管理（一）项目信息收集1.立项阶段信息项目发起部门应在立项申请时，提供详细的项目背景、目标、预期成果、预算、时间进度计划等信息。涉及技术要求的项目，需提供技术方案、技术指标、技术难点及解决方案等相关信息。2.实施阶段信息项目执行过程中，各部门应及时记录项目进展情况，包括任务完成情况、质量状况、遇到的问题及解决措施、人员投入情况、资源使用情况等。定期召开项目进度会议，会议纪要应作为项目信息的重要组成部分，记录会议讨论的主要内容、决策事项及下一步工作计划。3.变更信息如项目发生变更，包括项目目标变更、范围变更、时间变更、预算变更等，相关部门应及时填写项目变更申请表，详细说明变更原因、变更内容、对项目的影响及应对措施。变更申请表需经项目负责人、相关部门负责人及公司领导审批后生效，并作为项目信息更新的依据。（二）项目信息整理与存储1.信息分类将项目信息按照项目阶段、信息类型等进行分类，如立项文档、进度报告、质量报告、变更记录等。建立项目信息索引目录，方便快速查找与检索。2.存储方式采用电子文档与纸质文档相结合的方式进行存储。电子文档应存储在公司指定的服务器文件夹中，按照项目名称及分类进行文件夹结构设置。纸质文档应进行编号、装订，并建立相应的档案目录，存放在公司档案室。（三）项目信息共享与沟通1.共享平台搭建公司内部项目信息共享平台，各部门及相关人员可通过该平台实时查看项目信息、提交信息更新、进行沟通交流。平台应设置不同的权限级别，确保项目信息的安全性与保密性，只有经过授权的人员才能访问相应的项目信息。2.定期沟通机制建立项目定期沟通会议制度，项目负责人应定期组织召开项目沟通会议，向公司领导、各部门负责人及相关人员汇报项目进展情况、存在的问题及下一步工作计划。鼓励项目团队成员之间进行日常沟通交流，及时解决项目执行过程中遇到的问题。对于重要问题或跨部门问题，应通过项目信息共享平台或专门的沟通渠道进行协调解决。三、合同管理（一）合同签订1.合同起草与审核合同承办部门负责起草合同文本，合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同文本起草完成后，应提交公司法律合规部门进行审核。法律合规部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法合规，避免法律风险。涉及财务、技术、商务等专业条款的合同，合同承办部门应会同相关专业部门进行审核，确保合同条款符合公司利益和业务要求。2.合同审批审核通过的合同文本，应按照公司合同审批流程进行审批。合同审批流程一般包括部门负责人审批、分管领导审批、总经理审批等环节。各审批环节应对合同条款进行认真审查，提出审批意见。对于重大合同或涉及公司重要利益的合同，应提交公司董事会或股东会审议。3.合同签订经审批通过的合同，由合同承办部门与合同对方当事人签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理制度进行盖章操作。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分发给相关部门，确保各部门了解合同内容及各自的职责。（二）合同执行1.履行跟踪合同承办部门负责合同的履行跟踪，按照合同约定的时间节点和要求，督促合同对方当事人履行合同义务。定期对合同履行情况进行检查，填写合同履行情况检查表，记录合同履行进度是否符合约定、对方当事人是否存在违约行为等情况。2.变更管理如合同在履行过程中需要变更，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商，签订合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审批。合同变更后，合同承办部门应及时更新合同履行情况检查表，并通知相关部门调整工作计划。3.违约处理若发现合同对方当事人存在违约行为，合同承办部门应及时收集相关证据，向对方当事人发出书面通知，要求其承担违约责任。对于违约行为给公司造成损失的，合同承办部门应会同公司法律合规部门、财务部门等进行评估，采取相应的措施维护公司权益，如要求对方赔偿损失、解除合同等。（三）合同结算1.结算申请合同履行完毕后，合同承办部门应及时填写合同结算申请表，详细说明合同履行情况、结算金额、结算依据等内容。合同结算申请表应附上相关的证明材料，如验收报告、发票、付款凭证等。2.结算审核合同结算申请表提交后，由财务部门进行审核。财务部门应按照合同约定及相关财务制度，对结算金额进行核对，确保结算金额准确无误。对于涉及预付款、进度款、尾款等不同支付阶段的合同，财务部门应分别进行审核，并与合同承办部门沟通确认支付情况。3.结算支付经财务部门审核通过的合同结算申请，报公司领导审批后进行结算支付。结算支付应严格按照合同约定的支付方式和时间进行操作，确保资金安全。四、合同考核制度（一）考核原则1.客观公正原则：考核应基于客观事实和明确的考核标准，确保考核结果公平公正，不受主观因素影响。2.全面考核原则：对合同从签订、执行到结算的全过程进行全面考核，涵盖合同条款履行情况、项目目标完成情况、经济效益等多个方面。3.动态考核原则：在合同执行过程中进行动态跟踪考核，及时发现问题并采取措施加以解决，确保合同顺利履行。4.激励约束原则：通过考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的部门和个人进行激励，对未达标的进行约束，促进合同管理水平的提升。（二）考核指标1.合同签订指标合同条款完整性与准确性：考核合同条款是否涵盖主要内容，表述是否清晰准确，有无重大遗漏或歧义。合同审批通过率：统计合同审批通过的数量占提交审批合同数量的比例。合同签订及时性：考核合同签订是否在规定时间内完成。2.合同执行指标合同履行率：计算合同实际履行的数量占应履行合同数量的比例。项目进度完成率：根据项目进度计划，考核项目实际完成进度与计划进度的符合程度。质量达标率：统计项目交付成果符合质量要求的比例。违约次数：记录合同执行过程中对方当事人的违约次数。3.合同结算指标结算金额准确性：考核结算金额与合同约定金额的相符程度。结算及时性：统计合同结算是否在规定时间内完成。资金回笼率：计算合同款项实际收回金额占应收回金额的比例。（三）考核周期1.月度考核：对合同执行过程中的关键指标进行月度跟踪考核，如项目进度、质量状况等，及时发现问题并督促整改。2.季度考核：每季度对合同签订、执行及结算情况进行全面考核，总结季度工作成果与不足，提出改进措施。3.年度考核：每年对全年合同管理工作进行综合考核，评选优秀合同管理部门和个人，对年度合同管理工作进行全面评价与总结。（四）考核方式1.数据统计：由各相关部门按照考核指标要求，定期提供合同签订、执行、结算等方面的数据，如合同签订份数、项目进度报告、验收报告、结算金额等，作为考核的基础数据。2.实地检查：考核小组对部分合同项目进行实地检查，了解项目实际进展情况、质量状况、合同履行情况等，核实相关数据的真实性。3.部门自评与互评：各部门对本部门合同管理工作进行自评，同时开展部门之间的互评，促进相互学习与交流，提高合同管理水平。4.客户反馈：收集合同对方当事人的反馈意见，了解其对公司合同履行情况的评价，作为考核的参考依据。（五）考核结果应用1.绩效奖金分配：将考核结果与部门和个人的绩效奖金挂钩，根据考核得分确定绩效奖金系数，发放相应的绩效奖金。2.评先评优：在年度考核中，对合同管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，授予“优秀合同管理部门”“优秀合同管理人员”等荣誉称号。3.岗位晋升与调整：考核结果作为员工岗位晋升、调整的重要参考依据，对于合同管理工作业绩突出的员工，在同等条件下优先考虑晋升；对于考核不