采购管理制度目的

采购管理制度目的一、采购管理制度目的

采购管理制度旨在规范企业采购行为，确保采购活动符合国家法律法规、行业标准和企业内部管理制度，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，保障企业生产经营活动的顺利进行。通过建立科学、合理、规范的采购流程，实现采购资源的优化配置，提升企业核心竞争力。

采购管理制度的主要目的包括以下几个方面：

1.规范采购流程，明确采购职责。通过制定明确的采购流程和职责分工，确保采购活动有章可循，责任到人。采购流程应涵盖采购需求提出、采购计划制定、供应商选择、合同签订、订单执行、到货验收、付款结算等各个环节，确保每个环节都有专人负责，避免采购过程中的混乱和混乱。

2.优化采购资源，降低采购成本。通过科学的采购策略和采购方法，实现采购资源的优化配置，降低采购成本。企业应根据市场需求和自身生产经营情况，制定合理的采购计划，选择合适的采购方式，如招标、询价、比价、谈判等，确保采购成本在合理范围内。

3.防范采购风险，保障采购安全。通过建立完善的采购风险管理体系，识别、评估和控制采购过程中的各种风险，保障采购活动的安全性和可靠性。采购风险主要包括供应商风险、价格风险、质量风险、交付风险等，企业应制定相应的风险防范措施，如供应商背景调查、合同条款审查、质量检验等，确保采购活动的安全性和可靠性。

4.提高采购效率，提升采购管理水平。通过引入先进的采购管理技术和方法，提高采购效率，提升采购管理水平。企业应积极采用信息化手段，如ERP系统、电子采购平台等，实现采购流程的自动化和智能化，提高采购效率，降低采购成本。

5.加强采购监督，确保采购合规。通过建立完善的采购监督机制，确保采购活动符合国家法律法规、行业标准和企业内部管理制度。企业应设立采购监督部门或指定专人负责采购监督工作，对采购活动进行全程监督，确保采购活动的合规性。

6.促进供应商管理，建立长期合作关系。通过建立科学的供应商管理体系，选择优质供应商，建立长期稳定的合作关系。企业应制定供应商评估标准，对供应商进行定期评估，选择优质的供应商，建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。

二、采购管理制度适用范围

采购管理制度适用于企业所有涉及采购活动的部门、人员及工作行为。企业内部所有需要进行物资、服务、工程等采购的单位和个人，均须遵守本制度的规定。本制度涵盖了从采购需求提出到采购合同履行完毕的全过程，包括采购计划的编制、供应商的选择与管理、采购订单的执行、到货验收、质量检验、发票核对、付款结算等各个环节。

1.适用部门

采购管理制度适用于企业内部所有与采购活动相关的部门，包括但不限于采购部、销售部、生产部、技术部、财务部、质量部等。各部门在采购活动中应严格按照本制度的规定执行，确保采购活动的合规性和规范性。采购部作为采购活动的归口管理部门，负责制定采购计划、选择供应商、执行采购订单、管理供应商关系等工作，并负责对本制度的执行情况进行监督和检查。

2.适用人员

采购管理制度适用于企业内部所有参与采购活动的人员，包括采购员、采购主管、采购经理、需求部门人员、质量检验人员、财务人员等。所有参与采购活动的人员都应熟悉本制度的规定，并在工作中严格遵守本制度，确保采购活动的合规性和规范性。企业应对参与采购活动的人员进行定期培训，提高其采购管理水平和风险防范意识，确保本制度的有效执行。

3.适用物资与服务

采购管理制度适用于企业所有需要采购的物资和服务，包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品、技术服务、咨询服务、工程服务等。无论采购物资的种类、数量、价值如何，都应按照本制度的规定进行采购，确保采购活动的合规性和规范性。企业应根据不同物资和服务的特点，制定相应的采购策略和采购方法，确保采购活动的效率和效益。

4.适用流程

采购管理制度适用于企业所有采购流程，包括采购需求的提出、采购计划的编制、供应商的选择与管理、采购订单的执行、到货验收、质量检验、发票核对、付款结算等各个环节。每个环节都应有专人负责，确保采购活动的顺利进行。企业应根据不同采购流程的特点，制定相应的管理措施，确保采购活动的合规性和规范性。

5.适用原则

采购管理制度适用于企业所有采购活动，应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则。企业应通过公开招标、询价、比价、谈判等方式选择供应商，确保采购活动的公平性和公正性。企业应与供应商建立长期稳定的合作关系，遵循诚实信用的原则，共同维护采购市场的良好秩序。

6.例外情况

在特殊情况下，如紧急采购、小额采购等，可以适当简化采购流程，但必须经过相应的审批程序，并报采购管理部门备案。企业应根据不同情况，制定相应的例外处理程序，确保采购活动的灵活性和高效性。例外情况的处理必须符合本制度的规定，确保采购活动的合规性和规范性。

三、采购管理组织架构与职责

采购管理组织架构与职责明确了企业内部参与采购活动的各部门、各岗位的职责分工和工作要求，确保采购活动有组织、有计划、有步骤地进行。通过合理的组织架构和明确的职责分工，可以提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，保障企业生产经营活动的顺利进行。

1.采购管理部门

采购管理部门是负责企业采购活动的归口管理部门，负责制定采购计划、选择供应商、执行采购订单、管理供应商关系、监督采购活动等工作。采购管理部门应设立采购部，配备专职的采购人员，负责具体的采购工作。采购部负责人负责全面管理采购部门的工作，制定采购策略，协调各部门的采购需求，监督采购活动的执行情况，向企业领导汇报采购工作情况。

2.需求部门

需求部门是提出采购需求的主要部门，负责根据生产经营活动的需要，提出采购申请，提供采购物品的规格、数量、质量要求等信息。需求部门应指定专人负责采购需求的提出和管理工作，确保采购需求的准确性和及时性。需求部门应积极配合采购部门的工作，提供必要的支持和协助，确保采购活动的顺利进行。

3.质量管理部门

质量管理部门负责对采购物品进行质量检验，确保采购物品的质量符合要求。质量管理部门应制定质量检验标准，对采购物品进行严格的质量检验，确保采购物品的质量符合企业生产经营活动的需要。质量管理部门应积极配合采购部门的工作，提供必要的质量检验支持和协助，确保采购物品的质量符合要求。

4.财务部门

财务部门负责采购活动的资金管理，包括采购预算的编制、采购资金的支付、采购发票的核对等工作。财务部门应制定采购资金管理制度，对采购资金进行严格的控制和监管，确保采购资金的安全性和合规性。财务部门应积极配合采购部门的工作，提供必要的资金支持和协助，确保采购活动的顺利进行。

5.供应商管理部门

供应商管理部门负责对供应商进行管理，包括供应商的评估、选择、考核、淘汰等工作。供应商管理部门应制定供应商管理制度，对供应商进行分类管理，建立供应商数据库，对供应商进行定期评估和考核，淘汰不合格的供应商，选择优质的供应商，建立长期稳定的合作关系。供应商管理部门应积极配合采购部门的工作，提供必要的供应商管理支持和协助，确保采购活动的顺利进行。

6.内部审计部门

内部审计部门负责对采购活动进行审计，确保采购活动的合规性和规范性。内部审计部门应制定采购审计制度，对采购活动进行定期审计，发现采购活动中的问题和风险，提出改进建议，确保采购活动的合规性和规范性。内部审计部门应积极配合采购部门的工作，提供必要的审计支持和协助，确保采购活动的顺利进行。

7.各岗位职责

采购部负责人负责全面管理采购部门的工作，制定采购策略，协调各部门的采购需求，监督采购活动的执行情况，向企业领导汇报采购工作情况。采购员负责具体的采购工作，包括采购计划的编制、供应商的选择、采购订单的执行、到货验收、发票核对、付款结算等工作。需求部门人员负责提出采购需求，提供采购物品的规格、数量、质量要求等信息。质量检验人员负责对采购物品进行质量检验，确保采购物品的质量符合要求。财务人员负责采购活动的资金管理，包括采购预算的编制、采购资金的支付、采购发票的核对等工作。供应商管理人员负责对供应商进行管理，包括供应商的评估、选择、考核、淘汰等工作。内部审计人员负责对采购活动进行审计，确保采购活动的合规性和规范性。

四、采购管理流程

采购管理流程是企业采购活动的重要组成部分，涵盖了从采购需求提出到采购合同履行完毕的全过程。通过建立科学、合理、规范的采购流程，可以实现采购资源的优化配置，降低采购成本，防范采购风险，保障企业生产经营活动的顺利进行。采购管理流程应包括采购需求提出、采购计划编制、供应商选择、采购订单执行、到货验收、质量检验、发票核对、付款结算等各个环节，每个环节都应有专人负责，确保采购活动的顺利进行。

1.采购需求提出

采购需求提出是采购流程的第一步，由需求部门根据生产经营活动的需要，提出采购申请，提供采购物品的规格、数量、质量要求等信息。需求部门应指定专人负责采购需求的提出和管理工作，确保采购需求的准确性和及时性。采购需求应经过严格的审核，确保采购需求的合理性和必要性。需求部门应积极配合采购部门的工作，提供必要的支持和协助，确保采购需求的及时满足。

2.采购计划编制

采购计划编制是采购流程的关键环节，由采购部门根据需求部门的采购需求，编制采购计划，确定采购物品的种类、数量、时间、价格等信息。采购计划应经过严格的审核，确保采购计划的合理性和可行性。采购部门应根据企业的生产经营情况和资金状况，制定合理的采购计划，确保采购活动的顺利进行。采购计划应包括采购物品的种类、数量、时间、价格、供应商等信息，确保采购活动的有序进行。

3.供应商选择

供应商选择是采购流程的重要环节，由采购部门根据采购计划，选择合适的供应商。供应商的选择应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，通过公开招标、询价、比价、谈判等方式选择供应商。采购部门应制定供应商评估标准，对供应商进行评估，选择优质的供应商。供应商评估应包括供应商的资质、信誉、实力、价格、服务等因素，确保选择合适的供应商。采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，共同维护采购市场的良好秩序。

4.采购订单执行

采购订单执行是采购流程的重要环节，由采购部门根据采购计划，向供应商发出采购订单，确定采购物品的种类、数量、价格、交货时间等信息。采购订单应经过严格的审核，确保采购订单的准确性和完整性。采购部门应与供应商保持密切的沟通，确保采购订单的顺利执行。采购部门应监督供应商的交货情况，确保采购物品的及时交付。

5.到货验收

到货验收是采购流程的重要环节，由质量管理部门和需求部门对采购物品进行质量检验，确保采购物品的质量符合要求。到货验收应包括采购物品的数量、规格、质量等方面的检验，确保采购物品的合格性。质量管理部门应制定质量检验标准，对采购物品进行严格的质量检验，确保采购物品的质量符合企业生产经营活动的需要。需求部门应积极配合质量管理部门的工作，提供必要的支持和协助，确保采购物品的及时验收。

6.质量检验

质量检验是采购流程的重要环节，由质量管理部门对采购物品进行质量检验，确保采购物品的质量符合要求。质量检验应包括采购物品的外观、性能、功能等方面的检验，确保采购物品的合格性。质量管理部门应制定质量检验标准，对采购物品进行严格的质量检验，确保采购物品的质量符合企业生产经营活动的需要。质量检验结果应记录在案，作为采购物品质量的重要依据。

7.发票核对

发票核对是采购流程的重要环节，由财务部门对采购发票进行核对，确保发票的准确性和完整性。发票核对应包括发票的金额、税率、付款方式等信息，确保发票的合规性。财务部门应与采购部门保持密切的沟通，确保发票的及时核对。发票核对结果应记录在案，作为付款的重要依据。

8.付款结算

付款结算是采购流程的最后一步，由财务部门根据发票核对结果，向供应商支付采购款项。付款结算应遵循企业的资金管理制度，确保付款的及时性和准确性。财务部门应与采购部门保持密切的沟通，确保付款的顺利进行。付款结算结果应记录在案，作为采购活动的重要依据。

9.采购评估

采购评估是采购流程的重要环节，由采购部门对采购活动进行评估，总结采购活动的经验和教训，改进采购工作。采购评估应包括采购活动的效率、成本、质量、风险等方面的评估，确保采购活动的持续改进。采购部门应定期进行采购评估，总结采购活动的经验和教训，改进采购工作，提高采购管理水平。

10.采购文件管理

采购文件管理是采购流程的重要环节，由采购部门对采购文件进行管理，确保采购文件的完整性和可追溯性。采购文件应包括采购需求、采购计划、供应商评估报告、采购订单、到货验收单、质量检验报告、发票、付款凭证等，确保采购活动的可追溯性。采购部门应建立采购文件管理制度，对采购文件进行分类管理，确保采购文件的保存和安全。采购文件管理应确保采购活动的合规性和规范性，为企业提供必要的审计依据。

五、采购管理控制措施

采购管理控制措施是企业为了确保采购活动符合国家法律法规、行业标准和企业内部管理制度，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险而采取的一系列管理手段和方法。通过建立完善的采购管理控制措施，可以有效规范采购行为，保障采购活动的顺利进行。采购管理控制措施应包括采购流程控制、供应商管理控制、采购质量控制、采购成本控制、采购风险控制等各个环节，每个环节都应有专人负责，确保采购活动的合规性和规范性。

1.采购流程控制

采购流程控制是采购管理控制措施的重要组成部分，通过建立科学、合理、规范的采购流程，可以确保采购活动的有序进行。采购流程控制应包括采购需求提出、采购计划编制、供应商选择、采购订单执行、到货验收、质量检验、发票核对、付款结算等各个环节，每个环节都应有专人负责，确保采购活动的顺利进行。采购流程控制应遵循以下原则：

（1）需求控制原则。需求部门应根据生产经营活动的需要，提出采购申请，提供采购物品的规格、数量、质量要求等信息。采购部门应审核采购需求，确保采购需求的合理性和必要性。

（2）计划控制原则。采购部门应根据需求部门的采购需求，编制采购计划，确定采购物品的种类、数量、时间、价格等信息。采购计划应经过严格的审核，确保采购计划的合理性和可行性。

（3）供应商选择控制原则。采购部门应根据采购计划，选择合适的供应商。供应商的选择应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，通过公开招标、询价、比价、谈判等方式选择供应商。采购部门应制定供应商评估标准，对供应商进行评估，选择优质的供应商。

（4）订单执行控制原则。采购部门根据采购计划，向供应商发出采购订单，确定采购物品的种类、数量、价格、交货时间等信息。采购订单应经过严格的审核，确保采购订单的准确性和完整性。采购部门应与供应商保持密切的沟通，确保采购订单的顺利执行。

（5）到货验收控制原则。质量管理部门和需求部门对采购物品进行质量检验，确保采购物品的质量符合要求。到货验收应包括采购物品的数量、规格、质量等方面的检验，确保采购物品的合格性。

（6）发票核对控制原则。财务部门对采购发票进行核对，确保发票的准确性和完整性。发票核对应包括发票的金额、税率、付款方式等信息，确保发票的合规性。

（7）付款结算控制原则。财务部门根据发票核对结果，向供应商支付采购款项。付款结算应遵循企业的资金管理制度，确保付款的及时性和准确性。

2.供应商管理控制

供应商管理控制是采购管理控制措施的重要组成部分，通过建立科学的供应商管理体系，可以有效管理供应商，确保采购活动的顺利进行。供应商管理控制应包括供应商评估、供应商选择、供应商考核、供应商淘汰等各个环节，每个环节都应有专人负责，确保供应商管理的有效性。供应商管理控制应遵循以下原则：

（1）供应商评估原则。供应商评估是供应商管理控制的基础，采购部门应制定供应商评估标准，对供应商进行评估，评估内容应包括供应商的资质、信誉、实力、价格、服务等因素，确保选择优质的供应商。

（2）供应商选择原则。供应商的选择应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，通过公开招标、询价、比价、谈判等方式选择供应商。采购部门应根据评估结果，选择合适的供应商，建立长期稳定的合作关系。

（3）供应商考核原则。采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容应包括供应商的交货及时性、产品质量、服务态度等因素，确保供应商的持续改进。考核结果应作为供应商管理的重要依据。

（4）供应商淘汰原则。对于不合格的供应商，采购部门应予以淘汰，确保采购活动的质量。供应商淘汰应遵循公平、公正的原则，确保供应商管理的有效性。

3.采购质量控制

采购质量控制是采购管理控制措施的重要组成部分，通过建立完善的质量管理体系，可以有效控制采购物品的质量，确保采购物品的质量符合要求。采购质量控制应包括质量检验标准制定、质量检验过程控制、质量检验结果处理等各个环节，每个环节都应有专人负责，确保采购物品的质量符合要求。采购质量控制应遵循以下原则：

（1）质量检验标准制定原则。质量管理部门应制定质量检验标准，确保采购物品的质量符合要求。质量检验标准应包括采购物品的外观、性能、功能等方面的检验标准，确保采购物品的合格性。

（2）质量检验过程控制原则。质量管理部门应对采购物品进行严格的质量检验，确保采购物品的质量符合要求。质量检验过程应包括采购物品的到货验收、质量检验、质量处理等环节，确保采购物品的质量符合要求。

（3）质量检验结果处理原则。质量检验结果应记录在案，作为采购物品质量的重要依据。对于不合格的采购物品，应予以退回或更换，确保采购物品的质量符合要求。

4.采购成本控制

采购成本控制是采购管理控制措施的重要组成部分，通过建立完善的成本管理体系，可以有效控制采购成本，降低采购成本。采购成本控制应包括采购价格控制、采购数量控制、采购方式控制等各个环节，每个环节都应有专人负责，确保采购成本的合理性和可控性。采购成本控制应遵循以下原则：

（1）采购价格控制原则。采购部门应根据市场行情，选择合适的采购价格，确保采购价格的合理性。采购部门应与供应商进行谈判，争取最优的采购价格。

（2）采购数量控制原则。采购部门应根据企业的生产经营情况，确定合理的采购数量，避免采购过多或过少，确保采购数量的合理性。

（3）采购方式控制原则。采购部门应根据采购物品的特点，选择合适的采购方式，如公开招标、询价、比价、谈判等，确保采购方式的合理性。

5.采购风险控制

采购风险控制是采购管理控制措施的重要组成部分，通过建立完善的风险管理体系，可以有效控制采购风险，确保采购活动的顺利进行。采购风险控制应包括风险识别、风险评估、风险控制等各个环节，每个环节都应有专人负责，确保采购风险的可控性。采购风险控制应遵循以下原则：

（1）风险识别原则。采购部门应识别采购活动中的各种风险，如供应商风险、价格风险、质量风险、交付风险等，确保风险识别的全面性。

（2）风险评估原则。采购部门应评估采购活动中的各种风险，评估风险的可能性和影响，确保风险评估的准确性。

（3）风险控制原则。采购部门应制定风险控制措施，控制采购风险，确保采购活动的安全性。风险控制措施应包括供应商背景调查、合同条款审查、质量检验等，确保采购活动的安全性。

通过建立完善的采购管理控制措施，可以有效规范采购行为，保障采购活动的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，保障企业生产经营活动的顺利进行。

六、采购管理制度执行与监督

采购管理制度的执行与监督是企业确保采购活动合规、高效、低风险进行的关键环节。通过建立健全的执行机制和监督体系，可以确保制度的有效落实，及时发现并纠正采购活动中的问题，保障企业利益。采购管理制度的执行与监督应包括制度培训、执行检查、绩效考核、奖惩机制等各个方面，确保制度的全面执行和持续改进。

1.制度培训

制度培训是确保采购管理制度有效执行的基础。企业应定期对参与采购活动的所有人员进行制度培训，确保他们熟悉并理解制度的内容和要求。培训内容应包括采购管理流程、职责分工、操作规范、风险控制等方面的知识，确保员工能够正确执行制度。培训方式可以采用集中授课、案例分析、现场指导等多种形式，提高培训效果。培训结束后，应进行考核，确保员工掌握制度内容，能够在实际工作中正确应用。

2.执行检查

执行检查是确保采购管理制度有效执行的重要手段。企业应建立采购执行检查机制，定期对采购活动进行检查，发现并纠正执行中的问题