公司印章规范管理制度

公司印章规范管理制度一、公司印章规范管理制度

第一章总则

第一条为规范公司印章的使用与管理，维护公司印章的严肃性和权威性，确保印章使用的合法、安全、有效，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有印章，包括但不限于公司公章、财务专用章、法定代表人章、合同专用章、发票专用章、质量检验章等。

第三条公司印章是公司合法权益的象征，公司各部门、全体员工应当严格遵守本制度，妥善保管和使用印章。

第四条公司印章的使用应当遵循合法、合理、高效的原则，不得滥用印章，不得利用印章从事违法活动。

第五条公司印章的管理部门为行政部，行政部负责公司印章的刻制、保管、使用审批、登记、变更、废止等管理工作。

第二章印章的种类及用途

第六条公司印章的种类包括但不限于以下几种：

（一）公司公章：用于公司对外签署合同、协议、文件等，具有法律效力。

（二）财务专用章：用于公司财务票据、账簿、报表等，具有法律效力。

（三）法定代表人章：用于公司法定代表人签署的法律文件，具有法律效力。

（四）合同专用章：用于公司对外签署的合同、协议等，具有法律效力。

（五）发票专用章：用于公司开具发票，具有法律效力。

（六）质量检验章：用于公司产品检验合格证明，具有法律效力。

第七条公司印章的用途按照其种类具体规定如下：

（一）公司公章：用于公司对外签署合同、协议、文件等，代表公司的整体意志。

（二）财务专用章：用于公司财务票据、账簿、报表等，代表公司的财务意志。

（三）法定代表人章：用于公司法定代表人签署的法律文件，代表公司的法定代表人意志。

（四）合同专用章：用于公司对外签署的合同、协议等，代表公司的合同意志。

（五）发票专用章：用于公司开具发票，代表公司的税务意志。

（六）质量检验章：用于公司产品检验合格证明，代表公司的质量意志。

第三章印章的刻制及保管

第八条公司印章的刻制应当符合国家相关法律法规的要求，由行政部提出申请，报经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章点刻制。

第九条公司印章刻制完成后，行政部应当妥善保管印章，建立印章保管台账，详细记录印章的名称、规格、刻制日期、保管人等信息。

第十条公司印章的保管人应当妥善保管印章，不得擅自将印章借出或转让给他人使用，不得将印章放在不安全的地方。

第十一条公司印章的保管人应当定期检查印章的使用情况，发现印章遗失、损坏等情况，应当立即向行政部报告，并采取相应的补救措施。

第四章印章的使用审批及登记

第十二条公司印章的使用应当遵循审批制度，未经批准不得擅自使用印章。

第十三条公司印章的使用审批程序如下：

（一）使用人提出使用申请，填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间等信息。

（二）使用人所在部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（三）行政部审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（四）行政部根据《公司印章使用申请表》上的批准意见，安排印章的使用。

第十四条公司印章使用后，使用人应当在《公司印章使用登记表》上详细记录使用时间、使用事由、使用人等信息，并签字确认。

第十五条公司印章的使用应当符合以下条件：

（一）使用印章的事项符合国家法律法规的要求。

（二）使用印章的事项符合公司章程和内部管理制度的规定。

（三）使用印章的事项经过公司内部审批程序。

第五章印章的变更及废止

第十六条公司印章的变更应当符合国家相关法律法规的要求，由行政部提出申请，报经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章点更换印章。

第十七条公司印章的废止应当符合以下条件：

（一）印章已经达到使用期限，不再需要使用。

（二）印章遗失、损坏，无法继续使用。

（三）印章的使用范围发生变化，不再需要使用。

第十八条公司印章废止后，行政部应当及时销毁废止印章，并在《公司印章废止登记表》上详细记录废止时间、废止原因等信息，并签字确认。

第六章印章的监督及责任

第十九条公司行政部负责对公司印章的使用情况进行监督，发现违反本制度的行为，应当及时制止并报告公司法定代表人。

第二十条公司员工违反本制度，擅自使用印章或者滥用印章，给公司造成损失的，应当依法承担相应的法律责任。

第二十一条公司法定代表人对印章的使用负有最终责任，应当督促公司各部门、全体员工严格遵守本制度，确保印章使用的合法、安全、有效。

第七章附则

第二十二条本制度由公司行政部负责解释。

第二十三条本制度自发布之日起施行。

二、公司印章使用范围及审批权限

第一章使用范围界定

第一条公司印章的使用范围应当严格限定在公司的正常经营活动中，包括但不限于公司设立、变更、终止、合并、分立、解散等重大事项的办理，公司对外签署的合同、协议、文件等，公司内部管理文件的签署，以及公司财务、税务、质量等事项的处理。

第二条公司公章的使用范围主要包括：

（一）公司设立、变更、终止、合并、分立、解散等重大事项的办理，如向工商行政管理部门申请登记、变更登记、注销登记等。

（二）公司对外签署的合同、协议、文件等，如与客户签订的购销合同、与供应商签订的采购合同、与合作伙伴签订的合作协议等。

（三）公司内部管理文件的签署，如公司内部的规章制度、决议、决定等。

（四）公司财务、税务、质量等事项的处理，如向税务机关申报纳税、向银行申请贷款、向质量监督部门申请检验等。

第三条公司财务专用章的使用范围主要包括：

（一）公司财务票据的签署，如发票、收据、支票等。

（二）公司账簿、报表的签署，如财务报表、会计凭证等。

（三）公司财务事项的处理，如向银行申请开户、向税务部门申报纳税等。

第四条公司法定代表人章的使用范围主要包括：

（一）公司法定代表人签署的法律文件，如公司章程、股东协议等。

（二）公司法定代表人签署的对外文件，如与客户签订的合同、与供应商签订的协议等。

（三）公司法定代表人签署的内部文件，如公司内部的规章制度、决议、决定等。

第五条公司合同专用章的使用范围主要包括：

（一）公司对外签署的合同、协议等，如与客户签订的购销合同、与供应商签订的采购合同、与合作伙伴签订的合作协议等。

（二）公司内部签订的合同、协议等，如公司内部各部门之间签订的协议等。

第六条公司发票专用章的使用范围主要包括：

（一）公司开具发票，如向客户开具的增值税专用发票、增值税普通发票等。

（二）公司税务事项的处理，如向税务部门申报纳税等。

第七条公司质量检验章的使用范围主要包括：

（一）公司产品检验合格证明，如向客户提供的质量检验报告等。

（二）公司质量事项的处理，如向质量监督部门申请检验等。

第二章审批权限划分

第八条公司印章的使用审批权限应当根据印章的种类、使用事由、使用范围等因素进行划分，确保印章使用的合法、安全、有效。

第九条公司公章的使用审批权限一般应当由公司法定代表人行使，特殊情况下，可以由公司法定代表人授权给公司其他高级管理人员行使。

第十条公司财务专用章的使用审批权限一般应当由公司财务负责人行使，特殊情况下，可以由公司财务负责人授权给公司其他财务人员行使。

第十一条公司法定代表人章的使用审批权限一般应当由公司法定代表人行使，特殊情况下，可以由公司法定代表人授权给公司其他高级管理人员行使。

第十二条公司合同专用章的使用审批权限一般应当由公司合同管理部门负责人行使，特殊情况下，可以由公司合同管理部门负责人授权给公司其他合同管理人员行使。

第十三条公司发票专用章的使用审批权限一般应当由公司税务负责人行使，特殊情况下，可以由公司税务负责人授权给公司其他税务人员行使。

第十四条公司质量检验章的使用审批权限一般应当由公司质量管理部门负责人行使，特殊情况下，可以由公司质量管理部门负责人授权给公司其他质量管理人员行使。

第十五条公司印章的使用审批权限应当明确记录在案，并报公司董事会或股东会备案。

第十六条公司印章的使用审批权限不得擅自变更，如需变更，应当依照本制度的规定进行申请和审批。

第十七条公司印章的使用审批权限的授权应当遵循以下原则：

（一）授权应当明确、具体，不得授权给不熟悉印章使用情况的人员。

（二）授权应当有期限限制，期限届满后，授权自动失效。

（三）授权应当报公司行政部备案，以便于监督和管理。

第三章使用审批程序

第十八条公司印章的使用审批程序应当根据印章的种类、使用事由、使用范围等因素进行制定，确保印章使用的合法、安全、有效。

第十九条公司公章的使用审批程序一般应当按照以下步骤进行：

（一）使用人提出使用申请，填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间等信息。

（二）使用人所在部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（三）公司法定代表人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（四）行政部根据《公司印章使用申请表》上的批准意见，安排印章的使用。

第二十条公司财务专用章的使用审批程序一般应当按照以下步骤进行：

（一）使用人提出使用申请，填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间等信息。

（二）使用人所在部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（三）公司财务负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（四）行政部根据《公司印章使用申请表》上的批准意见，安排印章的使用。

第二十一条公司法定代表人章的使用审批程序一般应当按照以下步骤进行：

（一）使用人提出使用申请，填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间等信息。

（二）使用人所在部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（三）公司法定代表人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（四）行政部根据《公司印章使用申请表》上的批准意见，安排印章的使用。

第二十二条公司合同专用章的使用审批程序一般应当按照以下步骤进行：

（一）使用人提出使用申请，填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间等信息。

（二）使用人所在部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（三）公司合同管理部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（四）行政部根据《公司印章使用申请表》上的批准意见，安排印章的使用。

第二十三条公司发票专用章的使用审批程序一般应当按照以下步骤进行：

（一）使用人提出使用申请，填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间等信息。

（二）使用人所在部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（三）公司税务负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（四）行政部根据《公司印章使用申请表》上的批准意见，安排印章的使用。

第二十四条公司质量检验章的使用审批程序一般应当按照以下步骤进行：

（一）使用人提出使用申请，填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间等信息。

（二）使用人所在部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（三）公司质量管理部门负责人审核批准，并在《公司印章使用申请表》上签字。

（四）行政部根据《公司印章使用申请表》上的批准意见，安排印章的使用。

第四章使用监督及责任

第二十五条公司行政部负责对公司印章的使用情况进行监督，发现违反本制度的行为，应当及时制止并报告公司法定代表人。

第二十六条公司员工违反本制度，擅自使用印章或者滥用印章，给公司造成损失的，应当依法承担相应的法律责任。

第二十七条公司法定代表人对印章的使用负有最终责任，应当督促公司各部门、全体员工严格遵守本制度，确保印章使用的合法、安全、有效。

第二十八条公司各部门负责人应当加强对本部门员工印章使用情况的监督，发现违反本制度的行为，应当及时制止并报告公司行政部。

第二十九条公司员工应当妥善保管和使用印章，不得将印章借出或转让给他人使用，不得将印章放在不安全的地方。

第三十条公司印章使用后，使用人应当在《公司印章使用登记表》上详细记录使用时间、使用事由、使用人等信息，并签字确认。

第五章附则

第三十一条本制度由公司行政部负责解释。

第三十二条本制度自发布之日起施行。

三、公司印章保管及使用流程

第一章印章保管责任

第一条公司印章的保管工作由行政部负责，行政部应当指定专人作为印章保管员，具体负责印章的日常保管和使用登记工作。

第二条印章保管员应当具备高度的责任心和保密意识，妥善保管印章，不得擅自将印章借出或转让给他人使用，不得将印章放在不安全的地方。

第三条印章保管员应当建立印章保管台账，详细记录印章的名称、规格、刻制日期、保管人、使用情况等信息，确保印章使用的可追溯性。

第四条印章保管员应当定期检查印章的保管情况，发现印章遗失、损坏等情况，应当立即向行政部报告，并采取相应的补救措施。

第二章印章使用申请

第五条公司员工需要使用印章时，应当填写《公司印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、用途、时间、涉及人员等信息，并提交所在部门负责人审核。

第六条使用人所在部门负责人应当对使用申请进行审核，核实使用事由的合理性、必要性，并在《公司印章使用申请表》上签字。

第七条部门负责人审核通过后，使用人应当将《公司印章使用申请表》提交行政部进行进一步审核。

第三章印章使用审批

第八条行政部收到使用申请后，应当对申请进行审核，核实使用事由是否符合公司规章制度，使用范围是否合法，并按照公司印章使用审批权限的规定进行审批。

第九条印章使用审批一般应当遵循以下权限：

（一）公司公章的使用审批一般由公司法定代表人或其授权人员审批。

（二）财务专用章的使用审批一般由公司财务负责人或其授权人员审批。

（三）法定代表人章的使用审批一般由公司法定代表人或其授权人员审批。

（四）合同专用章的使用审批一般由公司合同管理部门负责人或其授权人员审批。

（五）发票专用章的使用审批一般由公司税务负责人或其授权人员审批。

（六）质量检验章的使用审批一般由公司质量管理部门负责人或其授权人员审批。

第十条审批人员应当在《公司印章使用申请表》上签字，并注明审批意见。

第十一条如审批人员认为使用申请不符合公司规章制度或使用范围不合法，应当注明理由，并退回使用人。

第四章印章领用及使用

第十二条使用人凭审批通过的《公司印章使用申请表》到行政部领用印章。

第十三条印章保管员在领用印章时，应当在《公司印章使用登记表》上详细记录领用时间、领用人、使用事由、使用范围等信息，并让使用人在登记表上签字确认。

第十四条使用人在使用印章前，应当再次核对使用事由和用途，确保符合审批意见。

第十五条使用人应当妥善保管印章，并在使用完毕后立即归还行政部。

第五章印章使用监督

第十六条行政部负责对公司印章的使用情况进行监督，发现违反本制度的行为，应当及时制止并报告公司法定代表人。

第十七条公司各部门负责人应当加强对本部门员工印章使用情况的监督，发现违反本制度的行为，应当及时制止并报告公司行政部。

第十八条公司员工违反本制度，擅自使用印章或者滥用印章，给公司造成损失的，应当依法承担相应的法律责任。

第六章印章使用记录

第十九条公司行政部应当建立印章使用记录簿，详细记录每次印章的使用情况，包括使用时间、使用事由、使用人、审批人、涉及人员等信息。

第二十条印章使用记录簿应当妥善保管，并定期向公司法定代表人报告印章使用情况。

第二十一条公司行政部应当定期对印章使用记录簿进行审核，确保记录的完整性和准确性。

第七章附则

第二十二条本制度由公司行政部负责解释。

第二十三条本制度自发布之日起施行。

四、公司印章使用违规处理及应急预案

第一章违规行为界定

第一条公司员工违反本制度规定，擅自使用印章或者滥用印章，属于违规行为。

第二条擅自使用印章是指未经批准或者超越审批权限使用印章的行为。

第三条滥用印章是指超出印章规定的使用范围或者使用目的不明确的行为。

第四条违规使用印章可能给公司造成以下损失：

（一）经济损失，如因违规使用印章导致的合同无效、财产损失等。

（二）法律风险，如因违规使用印章导致的法律诉讼、行政处罚等。

（三）声誉损害，如因违规使用印章导致的公司形象受损等。

第五条公司行政部负责对公司印章的使用情况进行监督，发现违规行为应当及时制止并报告公司法定代表人。

第二章违规处理程序

第六条公司行政部发现违规使用印章的行为，应当立即制止，并收集相关证据。

第七条公司行政部将收集到的证据材料提交给公司法定代表人，由法定代表人进行核实。

第八条公司法定代表人核实后，根据违规行为的严重程度，按照以下规定进行处理：

（一）轻微违规行为，如未造成实际损失，且情节较轻的，可以对使用人进行批评教育，并责令其改正。

（二）一般违规行为，如造成一定损失，但情节较轻的，可以对使用人进行警告，并责令其赔偿损失。

（三）严重违规行为，如造成重大损失，且情节较重的，可以对使用人进行记过处分，并责令其赔偿损失。

（四）特别严重违规行为，如造成重大损失，且情节特别严重的，可以对使用人进行解除劳动合同，并追究其法律责任。

第九条公司员工对违规处理决定不服的，可以向上级主管部门或者劳动仲裁机构申诉。

第十条公司行政部应当将违规处理结果记录在案，并报公司董事会或股东会备案。

第三章应急处置措施

第十一条公司印章遗失或损坏时，印章保管员应当立即向公司行政部报告，并采取以下措施：

（一）查找印章，查看是否误放或被盗。

（二）如果印章确实遗失或损坏，立即停止使用该印章，并启动应急预案。

第十二条公司行政部接到印章遗失或损坏报告后，应当立即采取措施，包括：

（一）评估印章遗失或损坏可能造成的风险和损失。

（二）根据风险评估结果，决定是否需要暂停相关业务的办理。

（三）立即联系公安机关报案，并配合公安机关进行调查。

第十三条公司行政部应当在公安机关的协助下，查找印章的下落。

第十四条如果印章无法找回，公司行政部应当立即重新刻制印章，并按照本制度的规定进行备案。

第十五条重新刻制印章期间，公司行政部应当采取以下措施：

（一）暂停使用该印章涉及的业务办理。

（二）寻找替代方案，如通过其他方式办理相关业务。

（三）加强印章使用管理，防止类似事件再次发生。

第十六条公司行政部应当定期对印章进行检查和维护，确保印章的正常使用。

第十七条公司员工发现印章遗失或损坏时，应当立即向公司行政部报告，并积极配合公司进行应急处置。

第四章法律责任

第十八条公司员工违反本制度规定，擅自使用印章或者滥用印章，给公司造成损失的，应当依法承担相应的赔偿责任。

第十九条公司员工伪造、变造印章，或者利用印章从事违法活动的，应当依法承担相应的法律责任。

第二十条公司行政部未履行印章管理职责，导致印章遗失、损坏或者被滥用的，应当承担相应的管理责任。

第二十一条公司各部门负责人未履行印章使用监督职责，导致印章遗失、损坏或者被滥用的，应当承担相应的管理责任。

第五章附则

第二十二条本制度由公司行政部负责解释。

第二十三条本制度自发布之日起施行。

五、公司印章管理制度实施与培训

第一章制度实施管理

第一条公司印章管理制度由行政部负责组织实施，行政部应当制定具体的实施方案，明确责任分工，确保制度的有效执行。

第二条行政部应当定期对公司印章管理制度进行宣传和培训，提高公司员工的印章管理意识和能力。

第三条行政部应当建立印章管理制度执行情况的监督机制，定期对制度执行情况进行检查，发现问题及时整改。

第四条公司各部门应当积极配合行政部的工作，加强本部门印章使用管理，确保制度的有效实施。

第五条公司行政部应当建立印章管理制度执行情况的考核机制，将制度执行情况纳入公司绩效考核体系，奖优罚劣，确保制度的严肃性和权威性。

第二章员工培训与教育

第六条公司行政部应当定期对公司员工进行印章管理制度的培训，培训内容包括印章的种类、用途、使用范围、审批权限、保管方法、使用流程、违规处理等。

第七条公司行政部应当通过多种方式进行培训，包括但不限于集中授课、现场演示、案例分析、在线学习等，确保培训效果。

第八条公司行政部应当建立培训档案，记录每次培训的时间、内容、参加人员、考核结果等信息，确保培训的规范性和可追溯性。

第九条公司行政部应当定期对培训效果进行评估，根据评估结果调整培训内容和方式，不断提高培训质量。

第十条公司行政部应当将印章管理制度的培训纳入新员工入职培训的必修内容，确保新员工了解和掌握印章管理制度。

第三章制度宣传与监督

第十一条公司行政部应当通过多种方式进行印章管理制度的宣传，包括但不限于公司内部网站、公告栏、宣传册等，提高公司员工的印章管理意识。

第十二条公司行政部应当建立印章管理制度宣传的长效机制，定期更新宣传内容，确保宣传的时效性和有效性。

第十三条公司行政部应当建立印章管理制度监督机制，定期对制度执行情况进行检查，发现问题及时整改。

第十四条公司各部门应当积极配合行政部的工作，加强本部门印章使用管理，确保制度的有效实施。

第十五条公司行政部应当建立印章管理制度监督举报机制，鼓励公司员工对违规使用印章的行为进行举报，并保护举报人的合法权益。

第四章制度评估与改进

第十六条公司行政部应当定期对公司印章管理制度进行评估，评估内容包括制度的科学性、合理性、可操作性、有效性等。

第十七条公司行政部应当根据评估结果，对制度进行改进和完善，确保制度的持续优化和提升。

第十八条公司行政部应当将制度评估结果报公司董事会或股东会备案，接受监督和指导。

第十九条公司行政部应当建立制度改进的长效机制，定期对制度进行评估和改进，确保制度的适应性和先进性。

第二十条公司行政部应当将制度改进情况及时通报公司各部门，确保制度的有效执行。

第五章附则

第二十一条本制度由公司行政部负责解释。

第二十二条本制度自发布之日起施行。

六、公司印章管理制度修订与解释

第一章制度修订程序

第一条公司印章管理制度根据实际需要和公司发展情况进行修订，修订工作由行政部负责提出建议，报公司法定代表人批准后实施。