会议制度管理制度范本

会议制度管理制度范本一、总则

第一条为规范会议管理，提高会议效率，确保会议质量，明确会议组织、参与、执行及监督等方面的职责与程序，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有类型的会议，包括但不限于董事会会议、总经理办公会议、部门会议、专题研讨会、外部协调会议等。

第三条会议管理的原则包括：

（一）依法合规原则，会议内容与程序须符合国家法律法规及公司章程规定；

（二）高效务实原则，会议应围绕议题展开，避免冗长与空泛；

（三）民主集中原则，重要会议决策须充分听取意见，最终由授权主体决定；

（四）责任明确原则，会议组织者、参与者及记录人员需明确自身职责。

第四条会议管理由公司综合管理部负责统筹协调，各部门根据职责分工承担具体执行任务。

第五条公司各级管理人员及员工应严格遵守本制度，确保会议规范开展。

第六条本制度由公司综合管理部负责解释，修订需经公司管理层审议通过后生效。

二、会议分类与组织程序

第一条会议分类

（一）公司年会会议，是指每年定期召开的公司最高层级会议，总结年度工作，部署下一年度计划。此类会议须在每年1月或2月举行，由董事会提议，总经理办公会审议，董事长主持。参会人员包括全体董事、监事、高级管理人员，各部门负责人，以及根据议题邀请的外部嘉宾。会议议程由综合管理部提前三个月制定，报董事会批准。

（二）总经理办公会议，是指总经理召集的日常管理会议，原则上每周召开一次，时间安排在每周五下午。会议内容涵盖公司运营中的重大事项、部门工作汇报、决策执行情况等。会议由总经理主持，副总经理、各部门负责人及必要时应邀人员参加。会议通知需提前两天发布，明确议题及参会人员。

（三）部门会议，是指各部门内部或跨部门举行的业务协调会议，由部门负责人或指定人员组织。此类会议频次根据实际需要确定，如每周、每两周或每月一次。会议主题聚焦于部门工作推进、问题解决、流程优化等。组织者需提前一周制定议程，并通过内部通讯工具通知相关人员。

（四）专题研讨会，是指针对特定问题或项目进行的临时性会议，由业务部门或综合管理部发起。会议邀请与议题相关的专家、学者或业务骨干参加，旨在集思广益，形成解决方案。会议组织者需在会议前一周完成资料准备，并提前三天通知参会人员。

（五）外部协调会议，是指公司与外部机构或合作伙伴举行的会议，如政府对接会、客户沟通会、行业交流会等。此类会议由综合管理部或相关业务部门负责组织，需提前与外部方确认时间、地点及参会人员，并报公司领导审批。

第二条会议组织程序

（一）议题提出与审核

1.公司年会会议的议题由董事会成员或总经理办公会提出，经综合管理部汇总后提交董事会审议。

2.总经理办公会议的议题由各部门负责人或总经理秘书提出，经综合管理部审核后纳入议程。

3.部门会议的议题由部门负责人提出，经综合管理部备案后组织。

4.专题研讨会的议题由业务部门或综合管理部提出，经分管领导审批后组织。

5.外部协调会议的议题由相关部门提出，经综合管理部协调并报公司领导批准后组织。

（二）会议通知与准备

1.会议通知应包含会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、所需材料等信息。通知需提前三天发布，重要会议可适当延长通知时间。

2.会议材料应提前一周准备好，并通过内部系统或邮件发送给参会人员。材料需简洁明了，重点突出，避免冗长。

3.对于需要讨论决策的议题，组织者应提前收集各方意见，并在会议前进行初步汇总，以便提高会议效率。

（三）会议签到与记录

1.会议签到由综合管理部安排专人负责，确保参会人员完整。签到表需妥善保存，作为会议出席依据。

2.会议记录由指定记录人员负责，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、发言要点、决策事项等。记录需详细准确，避免遗漏关键信息。

（四）会议主持与控制

1.公司年会会议由董事长主持，总经理办公会议由总经理主持，部门会议由部门负责人主持，专题研讨会由发起部门负责人或指定人员主持，外部协调会议由公司代表主持。

2.主持人需控制会议节奏，确保会议按议程进行，避免跑题或超时。对于无关议题或重复发言，主持人可适当制止，以保证会议效率。

（五）会议决议与执行

1.会议决议形成后，由综合管理部整理成会议纪要，经主持人签字确认后印发给参会人员及相关部门。

2.对于需要落实的决议，责任部门需在会议纪要规定的时限内完成，并报综合管理部备案。综合管理部负责跟踪落实情况，确保决议得到有效执行。

第三条会议纪律

（一）参会人员应准时出席会议，不得无故缺席、迟到或早退。确有特殊情况需提前请假，并安排替会人员。

（二）会议期间应保持安静，不得随意交谈或从事与会议无关的活动。手机需调至静音或关闭状态，避免干扰会议秩序。

（三）发言应围绕议题展开，语言简洁明了，避免空话套话。每个议题的发言时间不宜过长，重要议题可安排专门时间讨论。

（四）会议决议形成后，所有参会人员应遵照执行，不得拖延或抵触。对于执行过程中遇到的问题，应及时向综合管理部报告。

（五）会议记录人员需认真履行职责，确保会议记录的准确性和完整性。会议纪要需在会议结束后两天内完成，并印发给相关人员。

第四条会议费用管理

（一）公司年会会议、外部协调会议等涉及费用的会议，由综合管理部提前制定预算，经财务部门审核后报总经理批准。

（二）会议费用包括场地租赁费、设备租赁费、资料印刷费、餐饮费等，均需按照公司财务制度执行。

（三）会议结束后，综合管理部需整理费用报销单据，经财务部门审核后报销。剩余物资需妥善保管或按规定处理。

三、会议材料与设备管理

第一条会议材料准备

（一）公司年会会议的材料包括年度工作报告、财务报告、下一年度战略规划、董事会决议等，由综合管理部牵头，财务部、战略部等部门配合完成。材料需经董事长审阅后正式发布。

（二）总经理办公会议的材料由各部门提前提交，包括工作月报、重点项目进展、存在问题及解决方案等。综合管理部负责汇总整理，确保材料与会议议程一致。

（三）部门会议的材料由部门负责人根据议题准备，如会议需要讨论的方案、数据报表、历史案例等。材料需提前发送给参会人员，以便提前了解内容。

（四）专题研讨会的材料由发起部门负责准备，包括背景介绍、相关数据、行业案例、预期目标等。材料需具有针对性，能够引发深入讨论。

（五）外部协调会议的材料由公司代表根据合作需求准备，如公司介绍、合作方案、政策解读等。材料需体现专业性，展现公司实力与合作诚意。

第二条材料审核与发布

（一）所有会议材料需经过组织者审核，确保内容准确、逻辑清晰、符合公司规定。重要会议的材料需经分管领导或总经理审核。

（二）会议材料通过公司内部系统或邮件发送给参会人员，确保所有人都能及时收到。对于需要打印的材料，综合管理部需提前安排打印，并保证纸质版材料在会议前送达会场。

（三）电子版材料需进行加密处理，防止泄露。参会人员需妥善保管，不得外传。会议结束后，多余的材料需按规定销毁或回收。

第三条会议设备管理

（一）公司年会会议、总经理办公会议等重要会议，需配备投影仪、音响设备、视频会议系统等。综合管理部负责提前检查设备，确保正常运行。

（二）部门会议根据需要配备白板、马克笔、投影仪等。部门负责人需提前与综合管理部沟通，安排所需设备。

（三）专题研讨会根据议题需要配备相关设备，如实验器材、模拟设备等。发起部门需提前提交设备需求清单，综合管理部协调安排。

（四）外部协调会议的设备需求由公司代表与外部方提前沟通，确定所需设备清单。综合管理部负责落实设备，确保会议顺利进行。

（五）所有会议设备使用后需及时清理，并安排专人负责检查维护。设备损坏需及时报修，避免影响后续使用。

第四条设备使用规范

（一）参会人员需按照操作说明使用会议设备，不得随意拆卸或更改设置。如遇设备故障，需及时向综合管理部报告，不得自行处理。

（二）投影仪、音响设备等需提前调试，确保音视频效果符合会议需求。会议期间如需调整设备，需与技术人员沟通，避免影响会议秩序。

（三）视频会议系统需提前测试，确保网络连接稳定，音视频传输清晰。参会人员需提前熟悉操作，避免会议中因操作不当导致中断。

（四）白板、马克笔等书写工具需保持清洁，会议结束后及时擦拭干净。如需添加其他设备，需提前与综合管理部沟通，确保场地及设备支持。

（五）对于临时性设备需求，如嘉宾发言需使用的特殊设备，需提前与综合管理部联系，安排专人负责安装调试。会议结束后需及时拆除，恢复原状。

四、会议召开与过程控制

第一条会议召开要求

（一）公司年会会议、总经理办公会议等重要会议，应在预定时间开始。如遇特殊情况需推迟，需提前通知参会人员，并说明原因及新的召开时间。

（二）部门会议应在部门内部规定的時間召开，如有变动需提前通知。会议开始后，主持人应简要说明会议目的，并引导参会人员进入议题。

（三）专题研讨会应严格按照预定时间开始，主持人需控制会议节奏，确保在规定时间内完成讨论。如需延长会议时间，需提前与参会人员沟通，并征得同意。

（四）外部协调会议应遵循约定时间准时开始。如遇不可抗力因素导致延期，需及时与外部方沟通，并重新确定会议时间。

（五）所有会议应设置专人负责签到，确保参会人员完整。签到表需妥善保存，作为会议出席依据。对于无故缺席人员，组织者可进行提醒或约谈。

第二条会议议程执行

（一）公司年会会议的议程由综合管理部制定，并报董事会批准。会议开始后，主持人应按照议程顺序推进，确保每个议题得到充分讨论。

（二）总经理办公会议的议程由综合管理部汇总各部门提交的议题，经总经理审核后确定。会议中如需临时添加议题，需征得主持人同意，并调整议程顺序。

（三）部门会议的议程由部门负责人提前制定，并提前发送给参会人员。会议中如需讨论其他事项，需征得多数参会人员同意，并调整议程。

（四）专题研讨会的议程由发起部门制定，并提前发送给参会人员。会议中如需偏离议题，需征得主持人同意，并说明原因。

（五）外部协调会议的议程由公司代表与外部方共同商定，并提前发送给参会人员。会议中如需调整议程，需与外部方沟通，并征得同意。

第三条发言与讨论管理

（一）公司年会会议、总经理办公会议等重要会议，发言顺序按照议程安排。如需临时发言，需举手示意，经主持人同意后方可发言。

（二）部门会议中，发言顺序由部门负责人确定，可按照座位顺序或议题重要性安排。参会人员需轮流发言，避免少数人主导讨论。

（三）专题研讨会中，发言顺序由主持人控制，可按照专家、学者、业务骨干的顺序安排。鼓励参会人员积极参与讨论，分享观点。

（四）外部协调会议中，发言顺序由公司代表与外部方共同商定。会议中应尊重双方意见，避免争执或冲突。

（五）发言内容应围绕议题展开，避免跑题或重复。对于无关议题或重复发言，主持人可适当制止，以保证会议效率。

第四条决议形成与记录

（一）公司年会会议的决议由董事会根据会议讨论结果形成，并正式发布。决议内容需明确、具体，具有可操作性。

（二）总经理办公会议的决议由总经理根据会议讨论结果形成，并印发给各部门执行。决议内容需明确责任部门、完成时限等。

（三）部门会议的决议由部门负责人根据会议讨论结果形成，并印发给部门内部执行。决议内容需明确责任人、完成时限等。

（四）专题研讨会的决议由发起部门根据会议讨论结果形成，并整理成会议纪要，供后续参考。决议内容需总结讨论成果，提出行动建议。

（五）外部协调会议的决议由公司代表与外部方共同形成，并签署合作协议或备忘录。决议内容需明确双方权利义务，确保合作顺利进行。

第五条会议纪律维护

（一）参会人员应遵守会议纪律，准时出席会议，不得无故缺席、迟到或早退。确有特殊情况需提前请假，并安排替会人员。

（二）会议期间应保持安静，不得随意交谈或从事与会议无关的活动。手机需调至静音或关闭状态，避免干扰会议秩序。

（三）会议中应尊重他人意见，避免争执或冲突。如遇分歧，需冷静讨论，寻求共识。对于无法达成一致的意见，可记录在案，后续另行讨论。

（四）会议决议形成后，所有参会人员应遵照执行，不得拖延或抵触。对于执行过程中遇到的问题，应及时向综合管理部报告。

（五）会议记录人员需认真履行职责，确保会议记录的准确性和完整性。会议纪要需在会议结束后两天内完成，并印发给相关人员。

第六条会议结束与后续工作

（一）会议结束时，主持人应总结会议成果，并确认决议内容。如有未完成事项，需明确责任人和完成时限。

（二）会议结束后，参会人员应整理个人物品，并保持会场清洁。如需使用设备，需按照规定操作，并及时归还。

（三）会议记录人员需整理会议纪要，并印发给相关人员。会议纪要需包括会议时间、地点、参会人员、发言要点、决策事项等。

（四）责任部门需按照会议决议，在规定时限内完成工作任务。完成后需向综合管理部报告，并附上相关材料。

（五）综合管理部需跟踪会议决议的执行情况，并定期向公司领导汇报。对于执行过程中遇到的问题，需及时协调解决，确保决议得到有效落实。

五、会议纪要与后续跟进

第一条会议纪要编制

（一）公司年会会议、总经理办公会议等重要会议，需在会议结束后两天内完成纪要编制。纪要由指定记录人员负责，综合管理部审核，主持人签字确认。

（二）会议纪要内容应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员、会议议程、发言要点、决策事项、责任部门、完成时限等。对于未达成一致的意见，需客观记录，避免主观评价。

（三）部门会议的纪要由部门负责人或指定记录人员负责编制，综合管理部审核。纪要内容应简洁明了，突出重点，便于后续执行。

（四）专题研讨会的纪要由发起部门负责编制，综合管理部审核。纪要内容应包括会议背景、讨论过程、主要观点、行动建议等，便于后续跟进。

（五）外部协调会议的纪要由公司代表负责编制，并送交外部方确认。纪要内容应明确双方达成的共识、待办事项、联系方式等，确保合作顺利进行。

第二条会议纪要分发与存档

（一）会议纪要编制完成后，由综合管理部统一分发至相关人员及部门。重要会议的纪要需报公司领导审阅，并抄送相关部门。

（二）会议纪要需通过公司内部系统或邮件发送，确保所有人都能及时收到。对于需要纸质版的人员，综合管理部需安排打印并送达。

（三）会议纪要需妥善存档，电子版存放在公司内部系统中，纸质版存放在综合管理部档案室。存档需按年份、会议类型分类，便于后续查阅。

（四）会议纪要的存档时间应根据公司规定执行，一般重要会议纪要需存档三年以上，公司年会会议纪要需长期保存。

（五）存档的会议纪要需进行编号管理，便于查找。如有需要，可制作索引，提高查阅效率。

第三条决议执行跟踪

（一）公司年会会议、总经理办公会议等重要会议的决议，由综合管理部负责跟踪执行情况。责任部门需在决议规定的时限内完成工作任务，并向综合管理部报告。

（二）部门会议的决议，由部门负责人负责跟踪执行情况。综合管理部定期抽查，确保决议得到有效落实。

（三）专题研讨会的行动建议，由发起部门负责跟踪落实。综合管理部定期了解进展，并协调解决遇到的问题。

（四）外部协调会议的合作事项，由公司代表负责跟踪落实。综合管理部负责协调内部资源，确保合作顺利进行。

（五）对于执行过程中遇到的问题，责任部门需及时向综合管理部报告，并提出解决方案。综合管理部负责协调解决，确保决议得到有效执行。

第四条问题反馈与调整

（一）在决议执行过程中，如发现原决议存在不合理或不可操作的地方，责任部门需及时向综合管理部反馈，并提出调整建议。

（二）综合管理部需对反馈意见进行审核，并报公司领导审批。调整后的决议需重新分发，并通知相关人员。

（三）对于执行过程中出现的新问题，责任部门需及时向综合管理部报告，并提出解决方案。综合管理部负责协调解决，确保决议得到有效执行。

（四）定期召开会议决议执行情况汇报会，由综合管理部牵头，责任部门参加。汇报会需总结执行情况，分析存在问题，并提出改进措施。

（五）对于执行效果不佳的决议，需分析原因，并进行调整。同时需加强对责任部门的监督，确保决议得到有效落实。

第五条会议评估与改进

（一）公司年会会议、总经理办公会议等重要会议结束后，综合管理部需组织召开会议评估会，对会议效果进行评估。评估内容包括会议效率、决策质量、执行情况等。

（二）部门会议、专题研讨会等会议，由部门负责人或发起部门组织评估，综合管理部参与。评估内容包括会议效率、讨论深度、行动建议等。

（三）会议评估会需收集参会人员的意见建议，并形成评估报告。评估报告需包括会议优点、存在问题、改进措施等。

（四）综合管理部需根据评估报告，对会议管理制度进行改进，并报公司领导审批。改进后的制度需重新发布，并组织培训学习。

（五）定期开展会议效果调查，通过问卷调查、访谈等方式，收集参会人员的意见建议。调查结果需用于改进会议组织工作，提高会议质量。

第六条会议费用结算

（一）公司年会会议、外部协调会议等涉及费用的会议，需在会议结束后一周内完成费用结算。综合管理部负责整理费用报销单据，经财务部门审核后报销。

（二）会议费用包括场地租赁费、设备租赁费、资料印刷费、餐饮费等，均需按照公司财务制度执行。

（三）剩余物资需妥善保管或按规定处理，避免浪费。

（四）费用结算完成后，综合管理部需将结算单据存档，并报财务部门备案。

（五）对于费用较高的会议，需在下次会议前制定预算，并严格控制费用支出。

六、监督与责任追究

第一条监督机制

（一）公司综合管理部负责对会议管理制度的执行情况进行日常监督。通过定期检查、抽查等方式，确保各部门遵守会议管理制度，及时发现并纠正问题。

（二）公司管理层对重要会议的召开和决议执行情况负有监督责任。定期听取综合管理部关于会议管理工作的汇报，并对重大问题进行决策。

（三）各部门负责人对本部门会议的组织、执行和落实情况负有监督责任。确保部门会议符合制度要求，决议得到有效执行。

（四）鼓励员工对会议管理工作提出意见和建议。公司设立举报渠道，接受员工对会议管理中违规行为的举报，并依法依规进行处理。

（五）综合管理部需定期汇总会议管理监督情况，形成报告，报公司管理层审阅。报告内容包括会议组织情况、决议执行情况、存在问题及改进措施等。

第二条责任追究

（一）对于违反会议管理制度的行为，公司应根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚等处理。