出差费用报销管理制度

出差费用报销管理制度一、出差费用报销管理制度

本制度旨在规范公司员工出差费用的报销流程，确保费用使用的合理性、合规性及透明度，维护公司利益，提高财务管理效率。通过明确费用标准、报销流程及审批权限，特制定本制度。

第一章总则

第一条目的

为加强公司财务管理，规范出差费用报销行为，控制成本，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有员工因公出差的费用报销事宜。包括但不限于交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、通讯费等。

第三条基本原则

（一）实报实销原则：员工出差所产生的费用应按照实际发生额进行报销，不得虚报、多报或漏报。

（二）标准统一原则：报销费用应遵循公司规定的标准，不得超出标准范围。

（三）审批合规原则：报销申请必须经过规定的审批流程，获得相应权限人员的批准后方可报销。

（四）及时报销原则：员工应在出差返回后规定时间内提交报销申请，不得拖延。

第二章费用标准

第四条交通费标准

（一）国内出差：公司统一配备交通工具的，员工无需报销交通费；自行安排交通工具的，按照实际发生额进行报销，但需提供相应票据。

（二）国际出差：按照公司规定的国际出差标准进行报销，包括机票、火车票、汽车票等，需提供正式发票。

第五条住宿费标准

（一）国内出差：按照公司规定的住宿标准进行报销，超出标准的部分需经部门负责人批准。

（二）国际出差：按照公司规定的国际出差住宿标准进行报销，需提供正式发票。

第六条伙食补助费标准

（一）国内出差：按照公司规定的伙食补助标准进行报销，每日标准为XX元，需提供相应票据。

（二）国际出差：按照公司规定的国际出差伙食补助标准进行报销，需提供相应票据。

第七条市内交通费标准

（一）国内出差：按照公司规定的市内交通费标准进行报销，超出标准的部分需经部门负责人批准。

（二）国际出差：按照公司规定的国际出差市内交通费标准进行报销，需提供正式发票。

第八条通讯费标准

（一）国内出差：按照公司规定的通讯费标准进行报销，超出标准的部分需经部门负责人批准。

（二）国际出差：按照公司规定的国际出差通讯费标准进行报销，需提供正式发票。

第三章报销流程

第九条报销申请

（一）员工出差返回后，应在规定时间内填写出差费用报销申请表，详细列明各项费用明细。

（二）报销申请表需经部门负责人签字确认，方可提交至财务部门。

第十条费用审核

（一）财务部门收到报销申请后，应进行审核，核对票据是否齐全、合规，费用是否符合标准。

（二）审核过程中发现问题，应及时与员工沟通，要求补充票据或调整费用。

第十一条费用审批

（一）审核无误的报销申请，按照公司规定的审批权限进行审批。

（二）审批流程包括部门负责人、财务部门负责人、公司总经理等，具体权限根据费用金额进行划分。

第十二条费用报销

（一）审批通过的报销申请，财务部门应在规定时间内办理报销手续，将款项支付给员工。

（二）员工应妥善保管报销票据，以备后续查账。

第四章审批权限

第十三条部门负责人审批权限

部门负责人对员工报销申请有初步审核权，对合理、合规的费用可予以批准，对不合理或不符合标准的费用可要求员工进行调整或补充票据。

第十四条财务部门负责人审批权限

财务部门负责人对报销申请有审核权，对费用是否合规、票据是否齐全进行最终确认，对不符合规定的报销申请可予以驳回。

第十五条公司总经理审批权限

公司总经理对大额报销申请有最终审批权，对超过财务部门负责人审批权限的费用，需经公司总经理批准后方可报销。

第五章附则

第十六条票据要求

所有报销票据必须为正式发票，且发票内容与实际费用相符，不得使用复印件或伪造票据。

第十七条报销时间

员工应在出差返回后XX日内提交报销申请，逾期未提交的，公司有权不予报销。

第十八条制度修订

本制度由公司财务部门负责解释，并根据实际情况进行修订和完善。

第十九条生效日期

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、出差费用报销管理制度

第二章出差申请与审批

第二条出差申请

员工因公出差前，应提前填写出差申请表，详细列明出差事由、出发地、目的地、出差时间、预计天数、同行人员等信息，并提交至部门负责人处。

第三条部门负责人审批

部门负责人对员工出差申请进行初步审核，主要核查出差事由是否合理、出差时间是否必要、同行人员是否合理等。审核通过后，部门负责人应在出差申请表上签字确认，并加盖部门公章。

第四条公司审批

部门负责人审批通过后，出差申请表需提交至公司指定的审批部门或人员，进行最终审批。审批部门或人员主要核查出差申请是否符合公司相关规定，是否具备必要的出差条件等。审批通过后，应在出差申请表上签字确认，并加盖公司公章。

第五条出差通知

出差申请获得批准后，员工应将出差申请表复印件留存，并通知相关同事做好工作交接。同时，员工应将出差行程安排告知公司，以便公司进行统一管理和协调。

第三章出差中费用控制

第六条交通费控制

员工出差期间，应选择公司规定的交通工具，或选择经济、便捷的交通工具。如需自行安排交通工具，应提前与公司沟通，并获得公司批准。交通费报销需提供正式发票，并按照公司规定的标准进行报销。

第七条住宿费控制

员工出差期间，应选择公司规定的住宿标准，或选择经济、安全的住宿地点。如需自行安排住宿，应提前与公司沟通，并获得公司批准。住宿费报销需提供正式发票，并按照公司规定的标准进行报销。

第八条伙食补助费控制

员工出差期间，应按照公司规定的伙食补助标准领取伙食补助费。伙食补助费不设上限，但需合理使用，不得浪费。伙食补助费报销需提供相应票据，如发票或收据等。

第九条市内交通费控制

员工出差期间，应选择经济、便捷的市内交通工具。市内交通费报销需提供正式发票，并按照公司规定的标准进行报销。

第十条通讯费控制

员工出差期间，应合理使用通讯费，不得浪费公司资源。通讯费报销需提供正式发票，并按照公司规定的标准进行报销。

第四章报销所需材料

第十一条出差申请表

员工出差前需填写出差申请表，并提交至部门负责人和公司进行审批。出差申请表需包含出差事由、出发地、目的地、出差时间、预计天数、同行人员等信息。

第十二条费用票据

员工出差期间产生的费用，需提供正式发票或收据等票据，以便进行报销。票据需清晰、完整，并与实际费用相符。

第十三条费用明细表

员工出差返回后，需填写费用明细表，详细列明各项费用的具体金额、用途等信息。费用明细表需经部门负责人和公司审批后，方可进行报销。

第五章报销流程

第十四条报销申请

员工出差返回后，应在规定时间内填写费用明细表，并提交至部门负责人处。部门负责人审核通过后，应在费用明细表上签字确认，并加盖部门公章。

第十五条费用审核

费用明细表提交至财务部门后，财务部门应进行审核，核对票据是否齐全、合规，费用是否符合标准等。审核过程中发现问题，应及时与员工沟通，要求补充票据或调整费用。

第十六条费用审批

审核无误的费用明细表，按照公司规定的审批权限进行审批。审批流程包括部门负责人、财务部门负责人、公司总经理等，具体权限根据费用金额进行划分。

第十七条费用报销

审批通过的报销申请，财务部门应在规定时间内办理报销手续，将款项支付给员工。员工应妥善保管报销票据，以备后续查账。

第六章附则

第十八条票据要求

所有报销票据必须为正式发票，且发票内容与实际费用相符，不得使用复印件或伪造票据。

第十九条报销时间

员工应在出差返回后XX日内提交报销申请，逾期未提交的，公司有权不予报销。

第二十条制度修订

本制度由公司财务部门负责解释，并根据实际情况进行修订和完善。

第二十一条生效日期

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、出差费用报销管理制度

第三章费用标准细化与说明

第三条国内出差交通费标准细化

（一）国内出差交通费标准根据员工选择的交通工具及距离进行具体规定。公司鼓励员工优先选择公共交通工具，如火车、飞机等，以降低公司成本。员工因特殊原因需选择其他交通工具，应提前向部门负责人说明情况，并获得批准。

（二）乘坐火车时，员工应选择经济舱，并提前预订车票。如需乘坐卧铺，需经部门负责人批准。报销时需提供火车票作为凭证。

（三）乘坐飞机时，员工应选择经济舱，并提前预订机票。如需乘坐商务舱或头等舱，需经公司总经理批准。报销时需提供机票作为凭证。

（四）乘坐汽车时，员工应选择正规出租车或网约车，并提前预约。报销时需提供车票或支付凭证作为凭证。

第四条国内出差住宿费标准细化

（一）国内出差住宿费标准根据出差地点的不同而有所差异。公司制定了不同城市的住宿费标准，员工应根据出差地点选择相应标准的住宿。

（二）住宿费报销需提供酒店发票作为凭证。员工应选择正规酒店进行住宿，并提前预订房间。如需选择其他住宿方式，需经部门负责人批准。

第五条国内出差伙食补助费标准细化

（一）国内出差伙食补助费标准根据出差地点的不同而有所差异。公司制定了不同城市的伙食补助费标准，员工应根据出差地点选择相应标准的伙食补助。

（二）伙食补助费不设上限，但员工应合理使用，不得浪费公司资源。伙食补助费报销需提供相应票据，如发票或收据等。

第六条国内出差市内交通费标准细化

（一）国内出差市内交通费标准根据员工选择的交通工具及距离进行具体规定。公司鼓励员工优先选择公共交通工具，如公交车、地铁等，以降低公司成本。

（二）乘坐公交车时，员工应提前购买交通卡或使用手机支付。报销时需提供公交卡消费记录或手机支付凭证作为凭证。

（三）乘坐地铁时，员工应提前购买交通卡或使用手机支付。报销时需提供地铁卡消费记录或手机支付凭证作为凭证。

（四）乘坐出租车或网约车时，员工应提前预约。报销时需提供车票或支付凭证作为凭证。

第七条国内出差通讯费标准细化

（一）国内出差通讯费标准根据员工选择的通讯方式及使用情况进行具体规定。公司鼓励员工使用公司提供的通讯设备，以降低公司成本。

（二）员工因特殊原因需使用个人通讯设备，应提前向部门负责人说明情况，并获得批准。

（三）通讯费报销需提供相应票据，如发票或收据等。

第八条国际出差交通费标准细化

（一）国际出差交通费标准根据员工选择的交通工具及距离进行具体规定。公司鼓励员工优先选择飞机作为交通工具，以降低公司成本。

（二）乘坐飞机时，员工应选择经济舱，并提前预订机票。如需乘坐商务舱或头等舱，需经公司总经理批准。报销时需提供机票作为凭证。

（三）乘坐火车时，员工应选择经济舱，并提前预订车票。如需乘坐卧铺，需经公司总经理批准。报销时需提供火车票作为凭证。

（四）乘坐汽车时，员工应选择正规出租车或网约车，并提前预约。报销时需提供车票或支付凭证作为凭证。

第九条国际出差住宿费标准细化

（一）国际出差住宿费标准根据出差地点的不同而有所差异。公司制定了不同国家的住宿费标准，员工应根据出差地点选择相应标准的住宿。

（二）住宿费报销需提供酒店发票作为凭证。员工应选择正规酒店进行住宿，并提前预订房间。如需选择其他住宿方式，需经公司总经理批准。

第十条国际出差伙食补助费标准细化

（一）国际出差伙食补助费标准根据出差地点的不同而有所差异。公司制定了不同国家的伙食补助费标准，员工应根据出差地点选择相应标准的伙食补助。

（二）伙食补助费不设上限，但员工应合理使用，不得浪费公司资源。伙食补助费报销需提供相应票据，如发票或收据等。

第十一条国际出差市内交通费标准细化

（一）国际出差市内交通费标准根据员工选择的交通工具及距离进行具体规定。公司鼓励员工优先选择公共交通工具，如公交车、地铁等，以降低公司成本。

（二）乘坐公交车时，员工应提前购买交通卡或使用手机支付。报销时需提供公交卡消费记录或手机支付凭证作为凭证。

（三）乘坐地铁时，员工应提前购买交通卡或使用手机支付。报销时需提供地铁卡消费记录或手机支付凭证作为凭证。

（四）乘坐出租车或网约车时，员工应提前预约。报销时需提供车票或支付凭证作为凭证。

第十二条国际出差通讯费标准细化

（一）国际出差通讯费标准根据员工选择的通讯方式及使用情况进行具体规定。公司鼓励员工使用公司提供的通讯设备，以降低公司成本。

（二）员工因特殊原因需使用个人通讯设备，应提前向公司总经理说明情况，并获得批准。

（三）通讯费报销需提供相应票据，如发票或收据等。

四、出差费用报销管理制度

第四章报销流程与审批权限

第四条报销申请提交

员工出差结束后，应在规定的时间内将填写完整的出差费用报销申请表及相关票据提交至财务部门。报销申请表应包括出差事由、出差时间、目的地、同行人员、各项费用明细等信息，并需按照公司规定的流程进行签字确认。

第五条票据审核

财务部门收到报销申请后，首先进行票据审核。审核内容包括票据的完整性、合规性以及与申请表的对应关系。财务人员需检查每张票据是否为正式发票，发票内容是否与实际费用相符，以及票据的日期、金额等关键信息是否清晰可辨。对于不合规或缺失的票据，财务部门应及时与员工沟通，要求补充或更正。

第六条费用明细复核

票据审核通过后，财务部门对费用明细进行复核。复核内容包括各项费用的合理性、是否符合公司规定的标准以及是否存在重复报销等情况。财务人员需仔细核对申请表中的每一项费用，确保其与实际发生的情况一致，并且没有超出公司规定的标准范围。对于不合理或不符合标准的费用，财务部门应与员工沟通，要求进行调整或提供进一步的说明。

第七条审批流程

费用明细复核无误后，报销申请进入审批流程。审批流程根据费用金额的不同而有所差异，具体如下：

（一）小额费用审批：对于金额较小的报销申请，可直接由财务部门负责人进行审批。财务部门负责人需根据公司的财务管理制度，对费用的合理性和合规性进行判断，并签字确认。

（二）中额费用审批：对于金额较大的报销申请，需经过财务部门负责人和部门负责人的双重审批。财务部门负责人负责审核票据和费用明细，部门负责人负责审核出差事由和必要性。两人均需签字确认后，方可提交至更高层级的审批人员。

（三）高额费用审批：对于金额非常大的报销申请，除了财务部门负责人和部门负责人的审批外，还需经公司总经理的最终审批。公司总经理需对整个报销申请进行全面审查，确保费用的合理性和必要性，并签字确认后方可进行报销。

第八条审批权限说明

公司根据费用金额制定了不同的审批权限，具体如下：

（一）小额费用：金额在XX元以下的报销申请，可直接由财务部门负责人进行审批。

（二）中额费用：金额在XX元至XX元之间的报销申请，需经过财务部门负责人和部门负责人的双重审批。

（三）高额费用：金额在XX元以上的报销申请，除了财务部门负责人和部门负责人的审批外，还需经公司总经理的最终审批。

第九条报销办理

报销申请经过完整的审批流程后，财务部门应在规定的时间内办理报销手续。财务人员需根据审批结果，将款项支付给员工。支付方式可以是现金支付或银行转账，具体方式根据公司规定和员工的实际情况进行选择。员工需妥善保管报销票据，以备后续查账。

第十条报销查询

员工可以随时查询自己的报销进度和状态。财务部门应提供便捷的查询渠道，如在线报销系统或定期提供报销清单，让员工了解自己的报销情况。如有任何疑问或问题，员工应及时与财务部门联系，以便得到解答和帮助。

第十一条报销监督

公司设立专门的监督机制，对报销流程进行监督。监督内容包括审批流程的合规性、费用的合理性以及票据的真实性等。如有发现任何违规行为，监督部门应及时进行调查和处理，并追究相关人员的责任。

第十二条报销调整

对于报销申请中存在不合理或不符合标准的部分，财务部门应与员工沟通，要求进行调整或提供进一步的说明。员工应根据财务部门的要求，对报销申请进行修改，并重新提交审批。调整后的报销申请需重新经过审批流程，方可进行报销。

第十三条报销撤销

对于已经提交但未审批的报销申请，员工可以自行撤销。撤销后的报销申请将不再进入审批流程，公司也不再承担相应的责任。对于已经审批但未报销的报销申请，如员工发生变化或出差事由取消，应及时通知财务部门，并办理撤销手续。

第十四条报销争议处理

在报销过程中，如员工与财务部门或其他审批人员存在争议，应通过协商解决。协商不成的情况下，可向公司设立的争议处理委员会申请仲裁。争议处理委员会由公司高层管理人员和财务专家组成，负责对争议进行公正的判断和处理。

五、出差费用报销管理制度

第五章特殊情况处理与违规处罚

第五条特殊情况处理

第五十一条出差任务变更

员工在出差过程中，如因工作需要发生出差任务变更，例如延长出差时间、变更出差地点或调整出差事由等，应第一时间通知部门负责人和公司，并说明变更的原因。部门负责人和公司根据变更的具体情况，对出差申请进行重新审核和审批。如变更导致费用超出了原计划，员工需提供相应的说明和票据，以便进行报销。公司会根据实际情况，对变更后的费用进行合理报销，但需确保变更的必要性和合规性。

第五十二条紧急情况处理

员工在出差过程中，如遇到突发紧急情况，例如生病住院、意外事故等，应第一时间通知部门负责人和公司，并说明情况。部门负责人和公司根据紧急情况的具体情况，对费用进行特殊处理。例如，对于生病住院的情况，公司会根据实际情况，对住院费用进行合理报销，但需提供医院的诊断证明和费用清单。对于意外事故的情况，公司会根据实际情况，对相关费用进行合理报销，但需提供事故证明和相关费用清单。

第五十三条费用超支处理

员工在出差过程中，如遇到费用超支的情况，应第一时间通知部门负责人和公司，并说明超支的原因。部门负责人和公司根据超支的具体情况，对费用进行审核和审批。如超支是因不可预见的原因导致的，例如突发事件、价格上涨等，公司会根据实际情况，对超支部分进行合理报销，但需提供相应的说明和票据。如超支是因员工未按照公司规定进行消费导致的，公司有权不予报销超支部分，并追究相关人员的责任。

第五十四条票据遗失处理

员工在出差过程中，如不慎遗失票据，应第一时间通知部门负责人和公司，并说明情况。部门负责人和公司根据遗失票据的具体情况，进行判断和处理。如遗失票据是因不可抗力导致的，例如火灾、水灾等，公司会根据实际情况，要求员工提供其他证明材料，例如银行转账记录、聊天记录等，以便进行报销。如遗失票据是因员工保管不当导致的，公司有权不予报销相关费用，并追究相关人员的责任。

第五十五条报销延迟处理

员工在出差结束后，如因特殊原因未能及时提交报销申请，应第一时间通知部门负责人和公司，并说明原因。部门负责人和公司根据延迟的具体情况，进行判断和处理。如延迟是因不可预见的原因导致的，例如出差地点网络中断、交通不便等，公司会根据实际情况，对延迟进行理解，并允许员工在合理的时间内提交报销申请。如延迟是因员工拖延导致的，公司有权对延迟进行处罚，例如扣除部分报销金额等。

第六条违规处罚

第六十一条虚报费用

员工如虚报费用，即提交虚假的报销申请或提供虚假的票据，公司将视为严重违规行为，并追究相关人员的责任。公司会根据虚报金额的大小，对员工进行相应的处罚，例如扣除工资、降职降级等。情节严重的，公司有权解除与员工的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

第六十二条超额报销

员工如超额报销，即报销的费用超出了公司规定的标准，公司将视为违规行为，并要求员工退还超支部分。如员工拒不退还，公司有权对员工进行相应的处罚，例如扣除工资、降职降级等。情节严重的，公司有权解除与员工的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

第六十三条票据伪造

员工如伪造票据，即使用虚假的票据进行报销，公司将视为严重违规行为，并追究相关人员的责任。公司会根据伪造票据的情节严重程度，对员工进行相应的处罚，例如扣除工资、降职降级等。情节严重的，公司有权解除与员工的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

第六十四条不按规定流程报销

员工如不按照公司规定的流程进行报销，例如未经过审批、未提交必要的票据等，公司将视为违规行为，并要求员工补正。如员工拒不补正，公司有权对员工进行相应的处罚，例如扣除工资、降职降级等。情节严重的，公司有权解除与员工的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

第六十五条恶意拖欠报销

员工如恶意拖欠报销，即明知自己有权获得报销，却故意拖延不领取，公司将视为违规行为，并要求员工及时领取。如员工拒不领取，公司有权对员工进行相应的处罚，例如扣除工资、降职降级等。情节严重的，公司有权解除与员工的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

第六十六条其他违规行为

员工如存在其他违规行为，例如泄露公司机密、利用出差之机谋取私利等，公司将根据违规行为的情节严重程度，对员工进行相应的处罚。情节轻微的，公司可以进行批评教育、警告等处理；情节严重的，公司有权解除与员工的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

第六十七条处罚执行

公司对违规行为的处罚，将根据违规行为的情节严重程度，采取相应的措施。例如，扣除工资、降职降级、解除劳动合同等。公司将对处罚执行情况进行记录，并告知相关人员进行监督。如员工对处罚结果有异议，可以向上级部门或劳动仲裁机构提出申诉。公司将对申诉进行调查和处理，并根据调查结果做出最终决定。

六、出差费用报销管理制度

第六章附则

第六十九条制度解释

本制度由公司财务部门负责解释。财务部门负责对本制度的具体条款进行解读，并对执行过程