采购查验制度

采购查验制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及《集团公司内部控制管理纲要》等规范性文件，结合本公司供应链管理的实际需求，为规范采购查验活动，防范采购风险，保障采购资产质量，维护公司利益，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司所有采购业务活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购、工程采购等场景，以及所有涉及供应商选择、合同签订、到货验收、付款结算等环节的管理要求。第三条本制度中下列术语的含义：（一）“采购查验专项管理”是指公司围绕采购业务全流程，通过制度设计、风险识别、流程管控、监督考核等手段，实现采购活动合规、高效、风险可控的管理活动。（二）“采购查验风险”是指公司在采购过程中可能出现的舞弊、浪费、损失、延误等风险事件，包括供应商资质风险、价格风险、质量风险、合规风险等。（三）“采购查验合规”是指公司采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保采购行为的合法性和合理性。第四条采购查验专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”，确保采购查验活动覆盖所有采购场景和业务环节；（二）“责任到人”，明确各级管理人员的采购查验职责，确保责任落实；（三）“风险导向”，以风险防控为核心，实施差异化管控措施；（四）“持续改进”，根据业务发展和风险变化，动态优化采购查验机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购查验专项管理负总责，对公司采购查验工作的全面性、合规性负最终责任；分管领导对采购查验专项管理负直接责任，负责组织制定、实施和监督采购查验制度。第六条设立公司采购查验专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括财务部、法务部、审计部、采购部等相关部门负责人。领导小组负责统筹协调采购查验工作，研究决策重大事项，监督评价管理成效，确保采购查验制度有效执行。第七条采购查验专项管理领导小组履行以下职责：（一）审定公司采购查验管理制度及重大风险防控方案；（二）协调解决采购查验工作中的重大问题；（三）组织开展采购查验工作的监督评价，对发现的问题提出整改要求；（四）对采购查验制度的修订和完善提出意见建议。第八条牵头部门（采购部）负责采购查验专项管理的组织协调和日常监督，具体职责包括：（一）制定和完善采购查验管理制度，组织开展制度宣贯和培训；（二）组织开展采购查验风险识别和评估，编制风险清单；（三）监督采购查验流程的执行情况，对发现的问题及时纠正；（四）组织开展采购查验工作的考核评价，提出改进建议。第九条专责部门（法务部、财务部、审计部）按照职责分工，协助开展采购查验工作，具体职责包括：（一）法务部负责采购合同的法律审核，监督合同履行过程中的合规性；（二）财务部负责采购资金的支付审核，监督采购流程的财务合规性；（三）审计部负责采购查验工作的独立审计，对采购查验制度的有效性进行评价。第十条业务部门及下属单位负责落实本单位的采购查验要求，具体职责包括：（一）制定本单位的采购查验实施细则，明确采购查验的具体流程和标准；（二）组织开展本单位的采购查验风险排查，及时发现和报告风险隐患；（三）落实采购查验制度的执行，确保采购活动的合规性；（四）配合牵头部门和专责部门开展采购查验工作。第十一条基层执行岗位（如采购员、验收员、付款员等）对采购查验工作负直接责任，具体职责包括：（一）严格遵守采购查验制度，按照规定流程执行采购查验任务；（二）认真履行岗位职责，确保采购查验活动的准确性；（三）及时报告采购查验过程中发现的问题，提出改进建议；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在采购查验工作中的责任和义务。第三章采购查验重点内容与要求第十二条供应商尽职调查。采购部门在确定采购需求后，应当对供应商进行尽职调查，包括但不限于以下内容：（一）供应商的资质合法性，如营业执照、生产许可证、行业准入证明等；（二）供应商的财务状况，如资产负债表、利润表、现金流量表等；（三）供应商的信誉状况，如行业评价、客户反馈、法律诉讼记录等；（四）供应商的履约能力，如生产能力、技术水平、售后服务等。禁止与存在重大法律纠纷、财务风险、不良信用记录的供应商开展业务合作。第十三条招标采购流程。采购金额达到公司规定标准的采购项目，应当采用招标方式采购，招标过程应当符合以下要求：（一）编制招标文件，明确招标需求、评审标准、合同条款等内容；（二）发布招标公告，确保招标信息的公开透明；（三）组织评标，采用综合评分法或价格法进行评审，确保评审过程的公正性；（四）确定中标供应商，签订采购合同，并报领导小组审批。禁止在招标过程中设置排他性条款，禁止与特定供应商进行私下协商。第十四条采购合同管理。采购合同应当由法务部门进行法律审核，合同条款应当明确以下内容：（一）采购标的、数量、质量、价格、交付时间等核心条款；（二）违约责任、争议解决方式、不可抗力等风险防控条款；（三）知识产权、保密协议等特殊条款。合同签订后，应当及时将合同副本报送财务部门和审计部门备案。第十五条到货验收管理。采购部门应当组织相关部门对采购货物进行验收，验收标准应当符合采购合同约定，验收过程应当形成书面记录，并由验收人员签字确认。禁止未经验收擅自接收货物，禁止在验收过程中弄虚作假。第十六条采购资金支付。财务部门在审核采购合同和验收单据后，应当按照公司财务制度办理付款手续，确保资金支付的合规性。禁止未经授权擅自支付采购款项，禁止违规支付超合同金额的款项。第十七条采购档案管理。采购部门应当建立采购档案管理制度，将采购需求、招标文件、评标报告、合同、验收单据、付款凭证等资料全部纳入档案管理，确保档案资料的完整性和可追溯性。第十八条采购异常处理。采购过程中出现重大异常情况（如供应商资质问题、货物质量问题、合同纠纷等），采购部门应当立即启动异常处理机制，及时报告领导小组，并采取以下措施：（一）暂停采购活动，防止损失扩大；（二）组织调查核实，查明异常原因；（三）采取补救措施，降低损失影响；（四）形成调查报告，报领导小组审批。第十九条采购信息公开。采购部门应当建立采购信息公开制度，按照规定将采购公告、中标结果、合同信息等公开信息在公司内部平台公示，接受员工监督。第四章采购查验运行机制第二十条制度动态更新。采购部应当根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化，每年对采购查验制度进行评估和修订，确保制度的适应性和有效性。第二十一条风险识别预警。采购部应当每季度组织开展采购查验风险排查，对发现的风险进行分级评估，并发布风险预警通知，指导各部门采取防控措施。第二十二条合规审查。采购查验的合规审查嵌入以下关键节点：（一）采购需求提出时，由业务部门提交需求申请，采购部进行合规性初审；（二）招标采购过程中，由领导小组组织评标，确保评审过程的合规性；（三）合同签订前，由法务部门进行法律审核，确保合同条款的合规性；（四）到货验收时，由相关部门按照验收标准进行验收，确保货物质量符合要求；（五）资金支付前，由财务部门审核付款凭证，确保资金支付的合规性。未经合规审查的采购查验活动，一律不得实施。第二十三条风险应对。采购查验风险按照以下标准进行分级处置：（一）一般风险：由业务部门自行采取措施进行防控，并报采购部备案；（二）重大风险：由采购部组织专项工作组进行处置，并报领导小组审批；（三）紧急风险：立即启动应急预案，采取紧急措施防止损失扩大，并第一时间报告领导小组。风险应对过程中，各部门应当加强协同配合，确保风险得到有效控制。第二十四条责任追究。采购查验过程中出现违规行为，按照以下标准进行责任追究：（一）一般违规：对相关责任人进行批评教育，并责令整改；（二）重大违规：对相关责任人进行经济处罚，并取消其评优资格；（三）严重违规：对相关责任人进行纪律处分，并追究其法律责任。责任追究结果应当纳入绩效考核，并与绩效工资、职务晋升等挂钩。第二十五条评估改进。采购部应当每年对采购查验体系的有效性进行评估，评估内容包括制度的完整性、流程的合理性、风险防控的有效性等，并根据评估结果提出改进建议，持续优化采购查验机制。第五章采购查验保障措施第二十六条组织保障。公司主要负责人应当定期听取采购查验工作汇报，研究解决重大问题，确保采购查验工作得到充分重视和支持。第二十七条考核激励。将采购查验合规情况纳入部门年度考核和员工绩效考核，对表现突出的部门和个人给予奖励，对违规行为进行处罚。第二十八条培训宣传。采购部应当每年组织开展采购查验培训，培训内容包括制度解读、风险防控、操作规范等，确保全体员工掌握采购查验要求。第二十九条信息化支撑。公司应当建立采购查验信息化平台，实现采购需求、供应商管理、招标采购、合同管理、验收支付等环节的自动化、智能化管理，提高采购查验效率。第三十条文化建设。公司应当通过内部宣传、案例分享、合规承