幼儿园教职员工档案管理规范

幼儿园教职员工档案管理规范一、总则教职员工档案管理是幼儿园人力资源管理的重要组成部分，是幼儿园规范管理、科学决策及保障教职工合法权益的基础性工作。为确保档案材料的真实、完整、安全与有效利用，特制定本规范。本规范适用于本园所有在编在岗、试用期及其他形式聘用的教职员工档案管理工作。档案管理应遵循实事求是、客观公正、统一规范、安全保密、动态管理的原则，充分发挥档案在教职工队伍建设和幼儿园持续发展中的支撑作用。二、档案内容构成教职员工档案应全面反映其个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、职业道德、学习培训及奖惩等情况，主要包括以下类别：（一）个人基本情况材料涵盖教职员工入职登记表、个人履历、身份证复印件、户口本复印件（户主页及本人页）、近期免冠照片等，这些材料构成了档案的基础信息，是识别和了解教职工的初始依据。（二）思想政治与师德师风材料包含政治面貌相关证明、师德考核材料、师德承诺书、参加政治学习及公益活动记录等。此部分着重体现教职工的思想政治素养和职业道德水平，是衡量其是否符合教育工作者基本要求的重要依据。（三）学历学位与专业资格材料包括学历证书、学位证书复印件，以及与教育教学相关的专业技术职务任职资格证书、教师资格证书、普通话等级证书、各类职业技能培训证书等复印件。这些材料是评估教职工专业知识水平和职业胜任能力的核心内容。（四）工作经历与考核奖惩材料主要有劳动合同、聘用协议等用工文件，历年的工作考核登记表、奖惩决定及相关佐证材料，以及重要的教学成果、教研活动参与记录等。此部分动态反映教职工在园工作的历程与表现。（五）健康与安全相关材料包含入职健康检查表、每年定期体检报告、疫苗接种证明（如流感疫苗等根据地方要求），以及无犯罪记录证明等。确保教职工身体状况符合岗位要求，保障在园幼儿的健康与安全。（六）其他有参考价值的材料如重要的个人荣誉、参加社会学术团体的证明、个人撰写的有代表性的教学心得或论文等，可根据实际情况酌情归档。三、档案管理基本原则（一）真实性原则档案材料的收集与归档必须以事实为依据，确保所有信息真实可靠，严禁弄虚作假。对于提交的复印件，原则上应由档案管理人员与原件核对，并在复印件上注明“与原件核对无异”及核对人签名与日期。（二）完整性原则档案材料应齐全完整，从教职工入职到离职的整个周期，相关材料均需按规定及时收集、整理、归档，避免重要信息缺失，力求全面反映教职工的职业发展轨迹。（三）规范性原则档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递、销毁等各个环节，均需遵循统一的操作规范和流程。档案用纸规格、书写要求、装订方式等应保持一致，确保档案管理工作有序进行。（四）保密性原则档案内容涉及教职工个人隐私及幼儿园人力资源信息，档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。非经规定程序批准，任何人不得随意查阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案材料。（五）动态管理原则教职工档案并非一成不变，应根据人员变动、职务调整、奖惩情况、继续教育等实际变化，及时补充、更新档案材料，确保档案信息的时效性与准确性。四、档案管理流程（一）档案的建立与接收新入职教职工应在规定时间内提交个人相关材料，由行政或人事部门负责收集、审核。审核无误后，为其建立个人档案，并按一定规则进行统一编号。档案袋封面应清晰标注教职工姓名、编号、部门、入职日期等基本信息。（二）档案材料的收集与补充档案管理人员应主动、及时地收集教职工在园工作期间形成的各类应归档材料。各部门应积极配合，定期向档案管理部门移交相关材料。教职工个人获得的与工作相关的重要证书、奖惩文件等，应主动提交归档。（三）档案的日常整理与保管档案应按照材料类别或时间顺序进行系统整理、排序、编目。对于破损、褪色的材料，应进行修补或复制。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的档案柜、除湿机、灭火器等设备。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保档案完好无损。（四）档案的查阅与利用因工作需要查阅档案时，必须履行严格的审批手续。查阅人应填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后方可查阅。查阅档案时，一般应在指定的阅档室进行。原则上不得带出阅档室，确需借出的，须经更高层级负责人批准，并限期归还。查阅过程中，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（五）档案的转递教职工因调动、辞职、辞退、解除聘用合同等原因离开本园时，其个人档案应按规定及时转递。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁教职工个人自带或通过普通邮寄方式转递。接收单位应在《档案转递通知单》上签字盖章后退回回执。（六）档案的销毁对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。销毁档案前，需填写《档案销毁清册》，报园领导批准后，由两人以上负责监销，并在清册上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。五、档案管理要求（一）专人负责幼儿园应明确档案管理部门，并配备责任心强、熟悉档案业务知识的专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应保持相对稳定，工作调动时需办理严格的档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。（二）制度保障幼儿园应根据本规范，结合自身实际情况，制定更为细化的档案管理实施细则和相关配套制度，如档案管理人员岗位职责、档案保密制度、档案查阅制度等，并确保各项制度得到有效执行。（三）信息化建设鼓励有条件的幼儿园积极推进档案管理信息化建设，利用档案管理软件对教职工档案信息进行数字化处理和存储。数字化档案应与纸质档案同步管理，确保数据准确、安全，并做好数据备份工作，防止信息丢失。（四）定期检查与培训幼儿园应定期对档案管理工作进行检查与评估，及时发现并解决存在的问题。同时，应组织档案管理人员参加专业培训，不断提升其业务能力和管理水平，适应档案管理工作发展的新要求。六、责任追究对于在档案管理工作中出现玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密、擅自销毁或涂改档案材料等行为的，幼儿园将视情节轻重对相关责