销售订单管理模板标准订单格式及关键信息填充指南

适用业务场景操作流程详解步骤一：明确订单基本信息订单编号：按“日期（YYYYMMDD）+部门缩写（如XS代表销售）+流水号（3位）”规则，例如“20231026XS001”，保证唯一性，便于后续查询与归档。客户信息确认：填写客户全称（需与签约主体一致）、联系人姓名（如*经理）、联系方式（示例：，实际使用时填写正确号码）、客户详细地址（省/市/区/街道门牌号）。下单时间记录：精确到年/月/日/时，例如“2023年10月26日14:30”，反映客户真实下单时间。步骤二：填写产品/服务详情产品信息登记：逐行列出订单包含的产品或服务，每行对应一个独立项，内容包括：产品名称：使用公司标准产品全称（如“牌不锈钢保温杯”），避免简称或俗称。规格型号：明确产品的具体参数（如“500ml/黑色/带吸管”），若为定制产品需标注“定制款”及特殊要求（如“logo印刷位置：杯身正面”）。单位与数量：单位使用公司标准计量单位（如“个”“套”“千克”），数量为客户订购的实际数量，需与合同或需求清单一致。价格与金额计算：单价：填写不含税单价（若含税需备注“含税”），单位为“元”，保留两位小数。金额：单行金额=单价×数量，总金额为所有单行金额之和（小写），同时填写总金额大写（如“人民币叁仟元整”），大小写需完全一致。步骤三：确认交付与付款条款交付信息明确：期望交付日期：填写客户要求的到货日期，格式为“YYYY年MM月DD日”，需结合库存与生产周期确认可行性。交付方式：选择“物流配送”“客户自提”或“上门安装”（如为安装服务，需标注“安装费已含/另计”）。交付地址：若与客户地址不一致，需单独填写详细收货地址（如“市区仓库，收货人：*师傅，电话：1395678”）。付款条款约定：付款方式：选择“银行转账”“现金”“线上支付”等，若为预付款，需注明“预付比例”（如“30%预付，余款70%货到付款”）。付款期限：明确到款截止时间（如“货到后15个工作日内”），若为分期付款，需列明每期金额与时间节点。步骤四：内部审核与订单确认制单人与审核人：由销售人员填写制单人信息（姓名：小明），经销售经理审核（姓名：李经理）确认订单信息无误后，提交至财务部复核（姓名：*张会计）。客户确认：将审核后的订单通过邮件或书面形式发送客户确认，客户需在订单上签字盖章（或回复邮件确认），保证双方对订单信息无异议。步骤五：订单归档与执行跟踪归档管理：确认后的订单需同时保存电子版（公司CRM系统）与纸质版（装订成册），电子版文件名包含订单编号，纸质版由销售部统一存档，保存期限不少于3年。执行跟踪：订单交付前，销售人员需每周与仓储/生产部门对接进度，交付后及时跟踪客户收货反馈，若有问题（如产品破损、数量差异）需在24小时内协调解决并记录。标准订单模板格式订单基本信息订单编号20231026XS001客户全称科技有限公司客户联系人*经理联系方式客户地址市区路100号下单日期2023年10月26日产品/服务详情序号产品名称规格型号单位1不锈钢保温杯500ml/黑色/吸管个2定制logo印刷服务杯身正面项合计总金额小写：3000.00元大写：人民币叁仟元整交付信息期望交付日期2023年11月10日交付方式物流配送交付地址市区工业园收货部收货人及电话*师傅/1395678付款条款付款方式银行转账付款期限货到后10个工作日内开户信息（如需）账户名：公司账号：审批信息制单人*小明日期销售经理审核*李经理日期财务部复核*张会计日期客户确认（签字/盖章）日期备注如遇生产延迟，提前3天通知客户使用要点提示信息准确性：订单编号、客户名称、产品规格等关键信息需与客户需求、合同完全一致，避免因错填导致交付或收款问题。条款一致性：付款方式、交付时间等条款需与公司销售政策及客户约定保持同步，特殊条款（如定制产品、延期付款）需经销售经理审批后方可填写。特殊需求标注：对于定制产品、特殊交付要求（如冷链运输、定时配送）或售后条款，需在“备注”栏详细说明，保证相关部门清晰执行。版本控制：订单信息变更（如数量调整、交付日期延迟