企业文件归档管理制度文档保存与检索便利化版

企业文件归档管理制度文档（便利化版）第一章总则1.1目的为规范企业文件归档管理，保证文件在形成、流转、保管、检索全流程中的完整性、安全性和可追溯性，提升文件利用效率，降低信息检索成本，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在生产经营、行政管理、业务运营等活动中形成的各类纸质文件、电子文件的归档管理。1.3基本原则完整性：保证应归档文件齐全，无遗漏；系统性：按分类规则有序整理，保持文件间逻辑关联；安全性：采取物理防护和技术措施，防止文件损坏、丢失或泄露；便利化：简化归档流程，优化分类编号，支持快速检索与调阅。第二章文件归档范围2.1归档文件类型类别具体文件内容示例行政管理类公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复、对外函件等业务管理类合同协议、客户资料、项目方案、招投标文件、产品说明书、市场调研报告等财务管理类财务报表、预算方案、成本核算资料、审计报告、税务申报材料、付款凭证（电子版）等人事管理类员工档案、劳动合同、招聘录用材料、培训记录、绩效考核结果、薪酬发放记录等项目管理类项目立项文件、进度报告、验收报告、技术图纸（含电子版）、会议记录、成果交付材料等其他类企业获得的荣誉证书、资质证明、重要往来函电、具有保存价值的影像资料等2.2不纳入归档范围临时性、事务性便条、无留存价值的草稿；外部单位发送的供参考的非正式文件（如广告、宣传单）；重复性文件（已归档的正式版本除外）。第三章文件分类与编号体系3.1分类规则采用“一级分类+二级分类+三级分类+流水号”四级分类法，保证分类清晰、层级分明。一级分类（部门/职能）二级分类（文件类型）三级分类（年份/项目）流水号（4位数字）行政部综合管理20240001财务部财务核算20240002市场部项目管理“项目”00033.2编号规则一级分类：部门拼音首字母（如行政部“XZ”，财务部“CW”）；二级分类：文件类型拼音首字母（如综合管理“ZHGL”，财务核算“CWHS”）；三级分类：年份（4位数字，如“2024”）或项目名称（拼音首字母+数字，如“项目”为“XM”）；流水号：按归档顺序从0001开始编制，每年/项目重新编号。示例：行政部2024年综合管理类第1份文件编号为“XZ-ZHGL-2024-0001”。第四章文件归档与检索操作流程4.1文件形成与收集责任主体：各部门文件由经办人整理，部门负责人*主管审核后，按月汇总至档案管理员。要求：文件内容完整、字迹清晰（纸质文件无涂改）、电子文件格式统一（PDF/Word/Excel等通用格式）。4.2文件整理与鉴定分类：按“一级分类+二级分类+三级分类”将文件归类；排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列；价值鉴定：对文件保存价值进行评估，区分“永久保存”“长期保存（10-30年）”“短期保存（5-10年）”三类（具体期限参考《文件保管期限表》）。4.3文件分类与编号档案管理员根据分类规则为文件赋予唯一编号；在纸质文件首页右上角标注编号，电子文件文件名统一为“编号+文件名称”（如“XZ-ZHGL-2024-0001-公司年度工作总结”）。4.4归档移交纸质文件：部门填写《文件归档登记表》（附件1），与档案管理员共同清点核对无误后，双方签字确认，移交至档案室；电子文件：通过企业内部云盘/档案管理系统，填写《电子文件归档清单》（附件2），标注文件编号、名称、大小、时间等信息。4.5保管与维护纸质档案：存入专用档案柜，按编号顺序排列，定期检查温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防潮、防虫、防鼠；电子档案：定期备份（本地+云端），每半年进行一次病毒查杀，保证存储介质安全；特殊档案：涉密文件单独存放，设置访问权限，非经授权不得查阅。4.6文件检索4.6.1检索方式电子档案检索：通过档案管理系统输入关键词（文件名称、编号、部门、日期等）进行模糊或精确检索；纸质档案检索：查阅《档案总目录》（按分类编号排序）或《专题目录》（按项目/主题分类），根据编号定位档案位置。4.6.2检索流程申请：填写《文件检索申请表》（附件3），说明检索目的、文件信息（名称/编号/部门等）、使用范围；审批：一般文件由部门负责人主管审批，涉密文件需经分管领导总审批；调阅：档案管理员根据申请表提供文件，电子档案可在线查看，纸质档案在档案室现场查阅，查阅后填写《档案查阅登记表》（附件4）；归还：查阅完毕后，电子档案确认关闭，纸质档案当日归还，档案管理员检查文件完整性。第五章责任与监督5.1部门职责各部门：负责本部门文件的及时收集、整理、移交，保证文件归档率100%；档案管理员：负责档案接收、分类、保管、维护、检索服务，定期检查档案状态，编制《档案统计报表》；分管领导：监督本制度执行，协调解决归档管理中的重大问题。5.2监督与考核每季度由行政部组织档案管理专项检查，对未按规定归档、文件丢失、损坏等情况进行通报批评；档案管理纳入部门年度绩效考核，对表现突出的部门或个人给予表彰。第六章附则6.1制度解释权本制度由行政部负责解释，如有修订需经总经理办公会审议通过后生效。6.2生效日期本制度自2024年X月X日起施行。附件：相关模板表格附件1：文件归档登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数/份数密级保管期限归档人接收人归档日期附件2：电子文件归档清单文件编号文件名称存储路径文件大小格式时间归档人校验人附件3：文件检索申请表申请人部门联系方式申请日期检索文件信息：名称（或编号、关键词）检索目的使用范围□内部查阅□复印□其他：____