传媒公司账款管理制度

传媒公司账款管理制度一、总则

传媒公司账款管理制度旨在规范公司内部账款管理流程，明确账款收付、核算、监督等环节的操作规范，确保公司资金安全，提高资金使用效率，防范财务风险。本制度适用于公司所有涉及账款管理的部门及人员，包括财务部、业务部、项目管理部、采购部等。公司所有员工应严格遵守本制度，确保账款管理工作的规范性和合法性。

本制度所称账款包括但不限于客户预付款、项目尾款、广告收入、合作款项、采购款项、员工报销款项等。公司应建立统一的账款管理制度，确保账款管理流程的标准化、透明化，并定期进行内部审计，及时发现和纠正问题。

公司财务部负责账款的统一管理，包括账款的核算、监督、分析等，并定期向管理层汇报账款管理情况。业务部、项目管理部、采购部等相关部门应积极配合财务部，提供准确的账款信息，确保账款数据的真实性和完整性。

公司应建立健全账款管理制度，明确各环节的责任主体，确保账款管理工作的有序进行。本制度自发布之日起实施，公司应根据实际情况对本制度进行修订和完善。

二、账款收付管理

1.账款收付原则

公司所有账款的收取和支付必须严格遵守国家法律法规及公司财务制度，确保账款收付的合法性、合规性。所有账款收付均需通过公司银行账户进行，禁止使用个人账户进行公款收付。

2.客户预付款管理

业务部在签订项目合同后，应根据合同约定向客户收取预付款。预付款金额不得超过合同总金额的30%，超出部分需经公司管理层审批。财务部应核对预付款收据，并在系统中进行登记，确保预付款的及时入账。

客户预付款的结算周期应根据合同约定执行，公司应定期与客户核对预付款使用情况，避免预付款长期挂账。如客户需退还预付款，业务部应提交书面申请，经管理层审批后，由财务部办理退款手续。

3.项目尾款管理

项目完工后，项目管理部应向客户提交项目结算报告，并附相关发票和验收证明。业务部应根据项目结算报告，向客户收取项目尾款。尾款金额不得超过合同总金额的20%，超出部分需经公司管理层审批。

财务部应核对项目尾款收据，并在系统中进行登记，确保尾款的及时入账。如客户对项目结算有异议，项目管理部应与客户进行沟通，协商解决后，再进行尾款结算。

4.采购款项管理

采购部在采购物资或服务时，应根据采购合同向供应商支付款项。采购款项的支付必须遵循“先审批、后支付”的原则，即采购部需提交采购申请，经相关部门审核后，再由财务部进行支付。

财务部应核对采购发票和采购申请，确保采购款项的准确性。采购款项的支付方式应根据合同约定执行，禁止使用现金支付。采购部应定期与供应商核对账款，避免账款长期挂账。

三、账款核算管理

1.账款核算原则

公司所有账款的核算必须遵循权责发生制原则，确保账务处理的准确性和及时性。财务部应建立统一的账款核算体系，确保账款数据的真实性和完整性。

2.账款登记管理

财务部应建立账款登记簿，对所有账款的收取和支付进行详细登记，包括账款日期、金额、对方单位、付款方式等信息。账款登记簿应定期进行核对，确保账款数据的准确性。

3.账款核对管理

公司应定期进行账款核对，包括客户账款、供应商账款、内部往来账款等。财务部应定期与客户、供应商进行对账，确保账款数据的一致性。如发现差异，应及时查明原因，并进行调整。

4.账款分析管理

财务部应定期进行账款分析，包括账款回收率、账款周转率等指标，分析公司账款管理情况，并提出改进措施。公司管理层应定期审阅账款分析报告，确保账款管理工作的有效性。

四、账款监督管理

1.内部审计

公司应定期进行内部审计，对账款管理流程进行监督检查，确保账款管理工作的合规性。内部审计应覆盖所有涉及账款管理的部门及人员，并形成审计报告，提交管理层审阅。

2.外部审计

公司应定期进行外部审计，由专业审计机构对公司账款管理工作进行独立评估。外部审计结果应作为公司改进账款管理的重要参考依据。

3.违规处理

公司员工如违反账款管理制度，应给予相应处理，包括警告、罚款、降职等。情节严重的，公司将依法追究其法律责任。公司应建立健全举报机制，鼓励员工举报账款管理中的违规行为。

五、账款风险管理

1.风险识别

公司应定期识别账款管理中的风险，包括坏账风险、资金挪用风险、支付风险等，并制定相应的风险防范措施。

2.坏账管理

财务部应建立坏账准备金制度，对可能无法收回的账款计提坏账准备。如账款确实无法收回，业务部应提交坏账申请，经管理层审批后，进行坏账处理。

3.资金安全

公司应加强对资金的管理，确保资金的安全性和流动性。所有款项支付必须通过公司银行账户进行，禁止使用个人账户进行公款支付。公司应定期进行资金调度，确保资金使用的合理性。

六、附则

本制度由公司财务部负责解释，公司可根据实际情况对本制度进行修订和完善。本制度自发布之日起实施，公司所有员工应严格遵守本制度，确保账款管理工作的规范性和有效性。

二、账款收付管理

2.1账款收付原则

公司所有账款的收取和支付必须严格遵守国家法律法规及公司财务制度，确保账款收付的合法性、合规性。所有账款收付均需通过公司银行账户进行，禁止使用个人账户进行公款收付。这一原则的设立是为了防止资金流向不明，确保公司资金的透明度和可控性。在实际操作中，财务部负责监督所有账款的收付行为，确保每一笔交易都符合公司的财务制度。业务部在收取款项时，必须确保收款依据的合规性，如合同、发票等，避免因收款依据不齐全而引发的法律风险。支付环节同样重要，采购部在支付采购款项时，必须提供完整的采购合同、发票等凭证，经财务部审核无误后，方可进行支付。这一流程的设立，旨在确保每一笔资金的流动都有迹可循，防止资金滥用和挪用。

2.2客户预付款管理

业务部在签订项目合同后，应根据合同约定向客户收取预付款。预付款金额不得超过合同总金额的30%，超出部分需经公司管理层审批。这一规定的设立是为了控制公司的现金流风险，避免因过度依赖客户预付款而影响公司的正常运营。实际操作中，业务部在签订合同时，应仔细阅读合同条款，特别是关于预付款的比例和支付方式。合同签订后，业务部需及时将合同副本提交给财务部，财务部根据合同约定进行预付款的收取。客户预付款的结算周期应根据合同约定执行，公司应定期与客户核对预付款使用情况，避免预付款长期挂账。如客户需退还预付款，业务部应提交书面申请，经管理层审批后，由财务部办理退款手续。这一流程的设立，旨在确保预付款的使用效率和资金回笼速度。财务部在登记预付款时，应详细记录预付款的收取日期、金额、客户名称等信息，并定期进行核对，确保预付款的及时入账。

2.3项目尾款管理

项目完工后，项目管理部应向客户提交项目结算报告，并附相关发票和验收证明。业务部应根据项目结算报告，向客户收取项目尾款。尾款金额不得超过合同总金额的20%，超出部分需经公司管理层审批。这一规定的设立是为了控制公司的项目风险，避免因尾款过多而影响公司的现金流。实际操作中，项目管理部在项目完工后，应认真编制项目结算报告，确保报告的准确性和完整性。业务部在收到项目结算报告后，应仔细核对报告内容，并与客户进行沟通，确保客户对项目结算无异议。尾款收取过程中，业务部需提供完整的结算报告、发票等凭证，财务部根据这些凭证进行尾款的收取。财务部在登记尾款时，应详细记录尾款的收取日期、金额、客户名称等信息，并定期进行核对，确保尾款的及时入账。如客户对项目结算有异议，项目管理部应与客户进行沟通，协商解决后，再进行尾款结算。这一流程的设立，旨在确保项目尾款的顺利收取，避免因尾款问题引发的法律纠纷。

2.4采购款项管理

采购部在采购物资或服务时，应根据采购合同向供应商支付款项。采购款项的支付必须遵循“先审批、后支付”的原则，即采购部需提交采购申请，经相关部门审核后，再由财务部进行支付。这一原则的设立是为了控制公司的采购成本，避免因采购流程不规范而导致的资金浪费。实际操作中，采购部在采购物资或服务前，应认真编制采购申请，并附相关采购合同、报价单等凭证。采购申请提交后，需经相关部门审核，如项目管理部、财务部等，确保采购的必要性和合理性。财务部在收到采购申请后，应仔细核对申请内容，并检查相关凭证的合规性。审核无误后，财务部方可进行款项支付。采购款项的支付方式应根据合同约定执行，禁止使用现金支付。采购部应定期与供应商核对账款，避免账款长期挂账。这一流程的设立，旨在确保采购款项的及时支付，避免因付款问题引发的法律纠纷。财务部在登记采购款项时，应详细记录款项支付日期、金额、供应商名称等信息，并定期进行核对，确保款项支付的准确性。

2.5其他账款管理

公司其他类型的账款，如员工报销款项、广告收入等，也应遵循相应的管理原则。员工报销款项的支付必须遵循“先审批、后支付”的原则，即员工需提交报销申请，经部门负责人审核后，再由财务部进行支付。财务部在支付报销款项时，应仔细核对报销申请和相关凭证，确保报销的合规性。广告收入的收取和支付同样重要，业务部在收取广告收入时，必须提供完整的广告合同、发票等凭证，财务部根据这些凭证进行收入的入账。广告收入的支付同样需遵循“先审批、后支付”的原则，即业务部需提交支付申请，经管理层审批后，再由财务部进行支付。这一流程的设立，旨在确保公司广告收入的管理规范，避免因收入问题引发的法律纠纷。财务部在登记广告收入时，应详细记录收入的收取日期、金额、客户名称等信息，并定期进行核对，确保收入的及时入账。

三、账款核算管理

3.1账款核算原则

公司所有账款的核算必须遵循权责发生制原则，确保账务处理的准确性和及时性。这一原则意味着收入和费用的确认应基于经济业务的实际发生，而不是现金的收付。财务部在核算账款时，需确保每一笔交易都得到准确记录，避免因核算错误导致账实不符。实际操作中，财务部应建立统一的核算体系，确保所有账款的核算标准一致，避免因核算方法不统一而导致的混乱。例如，在核算客户预付款时，需根据合同约定的时间和金额进行分期确认收入，而不是一次性确认。这一流程的设立，旨在确保账务处理的规范性和准确性，为公司的财务管理提供可靠的数据支持。

3.2账款登记管理

财务部应建立账款登记簿，对所有账款的收取和支付进行详细登记，包括账款日期、金额、对方单位、付款方式等信息。账款登记簿是公司账款管理的重要工具，它能够帮助公司实时掌握账款的动态，及时发现和解决问题。实际操作中，财务部应指定专人负责账款登记簿的维护，确保每一笔账款的登记都准确无误。例如，在登记客户预付款时，需详细记录预付款的收取日期、金额、客户名称、合同编号等信息，并定期进行核对，确保账款数据的准确性。账款登记簿的建立，不仅能够提高账款管理的效率，还能为公司的财务分析提供可靠的数据基础。财务部应定期对账款登记簿进行审核，确保每一笔账款的登记都符合公司的财务制度。

3.3账款核对管理

公司应定期进行账款核对，包括客户账款、供应商账款、内部往来账款等。财务部应定期与客户、供应商进行对账，确保账款数据的一致性。账款的核对是确保账款管理规范的重要环节，它能够帮助公司及时发现和解决账款差异问题。实际操作中，财务部应制定详细的核对计划，明确核对的时间、范围和方式。例如，在核对客户账款时，财务部应与客户共同核对账单、发票等凭证，确保账款数据的准确性。如发现差异，应及时查明原因，并进行调整。在核对供应商账款时，财务部应与供应商共同核对采购合同、发票等凭证，确保账款数据的准确性。内部往来账款的核对同样重要，财务部应定期与公司内部各部门进行核对，确保内部账款的清晰和准确。账款的核对不仅能够提高账款管理的效率，还能增强公司的财务透明度，提升公司的信誉度。

3.4账款分析管理

财务部应定期进行账款分析，包括账款回收率、账款周转率等指标，分析公司账款管理情况，并提出改进措施。账款分析是公司财务管理的重要环节，它能够帮助公司了解账款的流动情况和风险状况，为公司的经营决策提供数据支持。实际操作中，财务部应建立一套完善的账款分析体系，定期对账款的回收率、周转率等指标进行分析。例如，在分析客户账款回收率时，财务部应计算客户账款的平均回收期，并分析影响回收期的因素，提出改进措施。在分析账款周转率时，财务部应计算公司账款的周转速度，并分析影响周转速度的因素，提出改进措施。账款分析的结果应定期向管理层汇报，为公司的经营决策提供数据支持。通过账款分析，公司能够及时发现账款管理中的问题，并采取相应的措施进行改进，提高公司的资金使用效率。

四、账款监督管理

4.1内部审计

公司应定期进行内部审计，对账款管理流程进行监督检查，确保账款管理工作的合规性。内部审计是公司内部控制体系的重要组成部分，它能够帮助公司发现账款管理中的问题和风险，并提出改进建议。实际操作中，公司应成立内部审计部门或指定专人负责内部审计工作，定期对账款的收取、支付、核算等环节进行审计。例如，内部审计部门可以定期抽查客户的预付款记录，检查预付款的收取是否及时、准确，是否存在违规收取预付款的情况。内部审计还可以定期抽查采购款项的支付记录，检查采购款项的支付是否符合合同约定，是否存在违规支付采购款项的情况。内部审计的结果应形成审计报告，提交给公司管理层审阅，并采取相应的措施进行整改。内部审计的开展，不仅能够提高账款管理的规范性，还能增强公司的内部控制能力，降低公司的财务风险。

4.2外部审计

公司应定期进行外部审计，由专业审计机构对公司账款管理工作进行独立评估。外部审计是公司财务管理的另一重要环节，它能够提供独立的视角，帮助公司发现账款管理中的问题和风险。实际操作中，公司应选择具有资质和经验的专业审计机构进行外部审计，确保审计工作的独立性和客观性。例如，外部审计机构可以对公司的账款管理制度进行评估，检查账款管理制度是否完善、是否得到有效执行。外部审计还可以对公司的账款管理流程进行测试，检查账款管理流程是否规范、是否存在漏洞。外部审计的结果应形成审计报告，提交给公司管理层审阅，并采取相应的措施进行整改。外部审计的开展，不仅能够提高账款管理的规范性，还能增强公司的外部信誉度，提升公司的市场竞争力。

4.3违规处理

公司员工如违反账款管理制度，应给予相应处理，包括警告、罚款、降职等。情节严重的，公司将依法追究其法律责任。违规处理是公司账款管理制度的重要组成部分，它能够起到警示作用，防止员工再次违反账款管理制度。实际操作中，公司应制定明确的违规处理规定，对违反账款管理制度的行为进行界定，并规定相应的处理措施。例如，如果员工未经批准擅自收取客户预付款，公司可以给予警告或罚款的处理。如果员工未经批准擅自支付采购款项，公司可以给予降职或解雇的处理。情节严重的，公司还可以依法追究其法律责任。违规处理的开展，不仅能够提高账款管理的规范性，还能增强公司的内部纪律，营造良好的工作氛围。公司应建立健全举报机制，鼓励员工举报账款管理中的违规行为。例如，公司可以设立举报电话、举报邮箱等，方便员工进行举报。对于举报人的信息，公司应予以保密，防止举报人受到打击报复。通过举报机制，公司能够及时发现和解决账款管理中的问题，提高账款管理的效率。

4.4风险识别

公司应定期识别账款管理中的风险，包括坏账风险、资金挪用风险、支付风险等，并制定相应的风险防范措施。风险识别是公司账款管理的重要环节，它能够帮助公司提前发现潜在的风险，并采取相应的措施进行防范。实际操作中，公司应成立风险管理部门或指定专人负责风险管理工作，定期识别账款管理中的风险。例如，风险管理部门可以定期分析客户的信用状况，识别坏账风险。风险管理部门还可以定期检查公司的资金使用情况，识别资金挪用风险。风险管理部门还可以定期检查公司的支付流程，识别支付风险。风险识别的结果应形成风险管理报告，提交给公司管理层审阅，并采取相应的措施进行防范。通过风险识别，公司能够及时发现和解决账款管理中的风险，提高公司的风险管理能力。

4.5坏账管理

财务部应建立坏账准备金制度，对可能无法收回的账款计提坏账准备。如账款确实无法收回，业务部应提交坏账申请，经管理层审批后，进行坏账处理。坏账管理是公司账款管理的重要环节，它能够帮助公司降低坏账损失，提高公司的资金使用效率。实际操作中，财务部应建立一套完善的坏账准备金制度，根据公司的实际情况，确定坏账准备金的计提比例。例如，财务部可以根据公司的行业特点、客户的信用状况等因素，确定坏账准备金的计提比例。在计提坏账准备金时，财务部应详细记录计提的原因和金额，并定期进行核对，确保计提的准确性。如账款确实无法收回，业务部应提交坏账申请，经管理层审批后，进行坏账处理。在处理坏账时，财务部应详细记录处理的原因和金额，并定期进行核对，确保处理的准确性。坏账管理的开展，不仅能够降低公司的坏账损失，还能提高公司的资金使用效率，增强公司的盈利能力。

4.6资金安全

公司应加强对资金的管理，确保资金的安全性和流动性。所有款项支付必须通过公司银行账户进行，禁止使用个人账户进行公款支付。资金安全是公司账款管理的重要环节，它能够帮助公司防止资金流失，保障公司的资金安全。实际操作中，公司应建立一套完善资金管理制度，加强对资金的管理。例如，公司应制定资金使用计划，明确资金的使用用途和金额，并定期进行审核，确保资金使用的合理性和有效性。公司还应加强对资金支付的管理，所有款项支付必须通过公司银行账户进行，禁止使用个人账户进行公款支付。在支付款项时，财务部应仔细核对支付申请和相关凭证，确保支付的合规性。资金安全的开展，不仅能够防止资金流失，还能保障公司的资金安全，提高公司的资金使用效率。

五、账款风险管理

5.1风险识别

公司应定期识别账款管理中的风险，包括坏账风险、资金挪用风险、支付风险等，并制定相应的风险防范措施。风险识别是账款管理工作的基础，通过提前识别潜在风险，公司可以采取预防措施，避免风险的发生或减轻风险带来的损失。实际操作中，公司可以成立专门的风险管理部门，或者指定专人负责风险识别工作。风险管理部门或负责人需要对公司内部的账款管理流程进行全面的分析，找出其中可能存在的风险点。例如，在客户预付款管理方面，需要识别客户信用风险，即客户是否具备按时支付尾款的能力；在采购款项管理方面，需要识别供应商信用风险和采购流程风险，即供应商是否具备按时交付合格产品的能力，以及采购流程是否规范。此外，还需要识别内部操作风险，如员工挪用资金的风险、账务处理错误的风险等。通过系统的风险识别，公司可以全面了解账款管理中可能存在的风险，为后续的风险防范和应对提供依据。

5.2坏账管理

财务部应建立坏账准备金制度，对可能无法收回的账款计提坏账准备。如账款确实无法收回，业务部应提交坏账申请，经管理层审批后，进行坏账处理。坏账风险是公司账款管理中常见的一种风险，如果处理不当，会给公司带来较大的经济损失。为了防范坏账风险，公司需要建立完善的坏账准备金制度。财务部应根据公司的实际情况，确定坏账准备金的计提比例。例如，可以根据公司的行业特点、客户的信用状况、账龄等因素，综合确定计提比例。在计提坏账准备金时，财务部需要详细记录计提的原因和金额，并定期进行核对，确保计提的准确性和合规性。当确认账款确实无法收回时，业务部需要提交坏账申请，经管理层审批后，进行坏账处理。在处理坏账时，财务部需要详细记录处理的原因和金额，并定期进行核对，确保处理的合规性。通过建立坏账准备金制度，公司可以在一定程度上弥补坏账损失，降低坏账风险对公司财务状况的影响。同时，公司还需要加强应收账款的管理，通过及时催收、合同约束等方式，减少坏账的发生。

5.3资金安全

公司应加强对资金的管理，确保资金的安全性和流动性。所有款项支付必须通过公司银行账户进行，禁止使用个人账户进行公款支付。资金安全是公司运营的基石，任何资金安全问题都可能对公司造成严重的损失。为了确保资金安全，公司需要建立严格的资金管理制度。首先，公司应加强对资金支付的管理，所有款项支付必须通过公司银行账户进行，禁止使用个人账户进行公款支付。这样可以防止资金被挪用或侵占。其次，公司应建立资金支付审批流程，明确不同金额支付所需的审批权限，确保每一笔资金支付都经过严格的审批。此外，公司还应定期进行资金盘点，确保账实相符。资金安全的加强，不仅可以防止资金流失，还可以提高资金的使用效率，为公司创造更大的价值。

5.4支付风险

公司应建立完善的支付管理制度，规范支付流程，防范支付风险。支付风险是公司在进行账款支付过程中可能遇到的一种风险，如果处理不当，可能会导致资金损失或支付纠纷。为了防范支付风险，公司需要建立完善的支付管理制度。首先，公司应规范支付流程，明确支付申请、审批、执行等环节的操作规范，确保每一笔支付都经过严格的审核和授权。其次，公司应加强对支付工具的管理，如银行账户、电子支付工具等，确保支付工具的安全性和可靠性。此外，公司还应定期进行支付风险评估，识别和评估支付过程中可能存在的风险，并采取相应的措施进行防范。通过建立完善的支付管理制度，公司可以有效地防范支付风险，确保资金的安全和合规使用。

5.5内部控制

公司应建立健全内部控制制度，明确各环节的责任主体，确保账款管理工作的有序进行。内部控制是公司管理的重要组成部分，它能够帮助公司规范内部管理，防范风险，提高效率。在账款管理方面，公司需要建立健全内部控制制度，明确各环节的责任主体。例如，业务部负责客户账款的收取和跟进，财务部负责账款的核算和监督，项目管理部负责项目尾款的收取，采购部负责采购款项的支付等。各环节的责任主体需要明确自己的职责和权限，确保账款管理工作的有序进行。此外，公司还应定期进行内部控制评估，检查内部控制制度的有效性，并根据评估结果进行改进和完善。通过建立健全内部控制制度，公司可以有效地防范账款管理中的风险，提高公司的管理水平和效率。

六、附则

6.1制度解释

本制度由公司财务部负责解