建筑材料采购及验收管理操作手册

建筑材料采购及验收管理操作手册前言本手册旨在规范建筑工程项目中材料采购及验收的管理流程，明确各相关部门与人员的职责，确保所采购材料的质量符合设计及规范要求，控制采购成本，保障工程顺利进行。本手册适用于公司所有新建、改建、扩建的建筑工程项目，相关部门及人员均应严格遵照执行。材料是工程建设的物质基础，其质量直接关系到工程结构安全、使用功能及耐久性。规范的采购行为是保证材料质量的第一道关口，科学的验收程序是材料质量控制的关键环节。因此，建立健全并严格执行材料采购及验收管理制度，对提升工程整体质量、降低工程风险具有至关重要的意义。一、采购管理1.1采购计划与申请工程技术部门应根据施工图纸、施工组织设计及工程进度计划，在工程开工前或分阶段编制详细的材料需用计划。该计划需明确材料的名称、规格型号、数量、质量标准、需用时间等核心要素，并经部门负责人审核。材料需用计划经项目部审批后，由物资管理部门（或采购部门，下同）结合库存情况，编制材料采购计划。采购计划应综合考虑市场供应情况、运输条件、资金状况等因素，合理确定采购批次和采购时间，力求既满足施工需求，又避免积压浪费。采购计划需报公司相关主管部门审批，对于大宗材料或金额较大的采购，必要时需报请公司领导层审批。1.2供应商管理供应商的选择是确保采购材料质量的前提。物资管理部门应建立合格供应商名录，并对供应商实施动态管理。供应商的选择应遵循“公平、公正、公开”及“质量优先、价格合理、信誉良好、服务优质”的原则。在选择供应商前，应对其进行必要的考察与评估，内容包括但不限于：生产能力、技术水平、质量保证体系、财务状况、商业信誉、供货业绩及售后服务能力等。对于国家规定需具备特定生产资质的材料，供应商必须提供有效的资质证明文件。物资管理部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质文件、合作情况、产品质量反馈等。定期对供应商进行复评，对于不合格的供应商应及时从合格供应商名录中清除。1.3招标与合同管理对于达到公司规定招标标准的材料采购，必须严格按照公司招标管理办法组织招标采购，以确保采购过程的公开、公平、公正，有效控制采购成本。招标过程应规范，包括编制招标文件、发布招标公告、组织投标、开标、评标、定标等环节。材料采购合同是明确供需双方权利义务的法律文件，必须严谨规范。合同内容应至少包含：材料名称、规格型号、数量、质量标准（应明确引用的国家标准、行业标准或双方约定的技术指标）、交货期、交货地点、验收方式、价格、付款方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同签订前，必须履行必要的审核程序。合同签订后，物资管理部门应严格履行合同约定，监督供应商按合同要求组织生产和供货。1.4采购执行与付款根据采购合同或订单，物资管理部门应及时向供应商下达采购指令，并跟踪供应商的生产进度或备货情况，确保材料按期供应。对于重要或特殊材料，可根据需要派员到供应商生产现场进行监造或抽查。材料到货后，经现场验收合格并办理入库手续后，财务部门方可依据合同约定及相关凭证（如发票、验收单、入库单等）办理付款手续。付款应严格按照合同约定的付款比例和付款条件执行，严禁超付或提前支付。二、验收管理2.1进场验收准备材料进场前，项目部材料员（或库管员）应提前准备好必要的验收场地、工具（如卷尺、卡尺、磅秤等）和防护设施，并通知相关人员（如质检员、施工员等）做好验收准备。对于需进行抽样送检的材料，应提前与具备相应资质的检测机构联系，明确检测项目、检测标准及送检程序。2.2进场验收实施材料进场时，供应商应提供齐全的质量证明文件，包括但不限于：产品合格证、出厂检验报告（或质量保证书）、生产许可证（如需）、备案证明（如需）等。进口材料还应提供报关单、商检证明等文件。项目部材料员首先应对这些文件的真实性、完整性和有效性进行核查。在核对质量证明文件无误后，方可进行外观质量检查和数量清点。外观质量检查主要包括：材料的色泽、平整度、尺寸偏差、有无破损、变形、锈蚀、霉变等缺陷。数量清点可根据材料特性采用点数、称重、量尺等方式进行。对于国家规范或设计文件要求必须进行抽样送检的材料，项目部应严格按照规定的抽样方法和抽样数量，在监理工程师（或建设单位代表）的见证下进行取样，并送至指定的检测机构进行检测。未经检验或检验不合格的材料，不得用于工程实体。验收过程中，如发现材料的质量证明文件不全、外观质量不合格、数量不符或经抽样送检不合格等情况，应立即通知供应商，明确不合格原因，并根据合同约定采取退货、换货、降级使用或索赔等处理措施。同时，做好详细的验收记录。2.3材料的存放与标识经验收合格的材料，应及时办理入库手续，并根据材料的性质和特点进行分类存放和妥善保管。对于有特殊存放要求的材料（如水泥、钢筋、防水材料、易燃易爆材料等），必须严格按照其特性采取相应的防潮、防雨、防晒、防火、防爆、防腐蚀等措施，确保材料在存放期间质量不发生变化。所有入库材料均应进行清晰、规范的标识。标识内容一般应包括：材料名称、规格型号、生产厂家、生产日期（或批号）、数量、质量状态（如“合格”、“待检”、“不合格”）、进场日期等。标识应牢固、醒目，便于识别和追溯。2.4资料管理材料采购及验收过程中的所有资料，如采购计划、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、质量证明文件、验收记录、入库单、检测报告、付款凭证等，均应及时收集、整理、归档，确保资料的完整性、准确性和可追溯性。这些资料是工程竣工验收和竣工结算的重要依据，也是工程质量追溯的关键凭证。三、责任与监督3.1责任追究各相关部门及人员应严格履行本手册规定的职责。对于在材料采购及验收过程中出现玩忽职守、弄虚作假、徇私舞弊等行为，导致采购的材料质量不合格、延误工期或造成经济损失的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行严肃处理，涉嫌违法的将移交司法机关处理。3.2监督检查公司相关管理部门（如工程管理部、物资设备部、审计部等）应定期或不定期对各项目部的材料采购及验收管