合同管理模板及条款指南

合同管理模板及条款指南一、适用范围与应用场景本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织开展合同管理工作，覆盖合同起草、审核、签署、履行、变更、归档全生命周期。具体应用场景包括但不限于：日常经营类：采购原材料/设备、销售商品/服务、委托加工等；合作开发类：技术研发合作、项目联合实施、知识产权授权等；服务外包类：IT系统运维、市场推广、人力资源服务等；其他类：租赁、借款、保密协议等非主营业务的合同管理。二、合同管理全流程操作指引（一）需求发起与合同立项明确需求：业务部门根据实际需求（如采购、合作等），填写《合同立项申请表》，明确合同类型、合作方基本信息、合同标的、数量、金额、履行期限等核心要素。审批立项：部门负责人审核需求合理性，报请分管领导审批；重大或特殊合同（如金额超限、涉外合作等）需提交总经理办公会审议通过。（二）合同起草选择模板：根据合同类型（如采购合同、服务合同等），从公司《合同模板库》中选取最新版本的标准模板，避免直接使用旧模板或外部模板导致条款缺失。填写核心条款：主体信息：填写合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，保证与营业执照信息一致；标的描述：明确产品/服务的名称、规格、型号、技术标准、质量要求等（可附技术附件）；权利义务：清晰约定双方的权利（如验收权、知情权）和义务（如交付、付款、保密等）；履行安排：约定交付/服务时间、地点、方式、进度节点及验收标准；费用与支付：明确合同总价、计价方式（如固定单价、总价包干）、支付条件（如预付款、到货款、质保金比例）、账户信息（需对方加盖公章确认）；违约责任：针对逾期履行、质量不达标、违约泄密等情形，约定具体的违约金计算方式或赔偿范围（如“逾期付款按应付未付款金额的0.05%/日支付违约金”）；争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构和地点）或诉讼（明确管辖法院，一般建议选择合同履行地或被告所在地法院）；生效条件：明确“自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效”或附生效条件（如“本合同自审批通过之日起生效”）。附件整理：将技术协议、图纸、报价单等作为合同附件，在中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。（三）合同审核部门初审：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求、条款是否完整、数据是否准确，重点核对标的、金额、履行期限等关键信息。法务审核：法务部门（或外聘法律顾问）重点审核：主体资格：合作方是否具备相应资质（如生产许可证、经营许可证），是否为限制/禁止民事行为能力人；合法合规性：条款是否违反法律、行政法规（如“霸王条款”无效），是否符合行业监管要求；权利义务对等性：是否存在单方面加重己方责任、减轻对方责任的情形；风险点：违约责任是否明确、争议解决方式是否有效、知识产权归属是否清晰等。财务审核：财务部门审核金额准确性、支付方式是否符合财务制度、发票类型（如增值税专用发票）及开具要求等。终审与修订：汇总各部门意见，由业务部门与合作方沟通修订，重大修改需重新履行审核流程；最终版本由法务部门出具《合同审核意见表》确认无误。（四）合同签署用印申请：填写《合同用印申请表》，附经审核的合同文本、立项审批表、审核意见表等材料，报请法定代表人或授权代表审批。签署规范：加盖公章：合同首页、末页及附件页均需加盖合作方公章（或合同专用章），骑缝章加盖合同所有连接处；签字确认：法定代表人或授权代表需签字，授权委托书需作为合同附件（明确授权范围、期限）；份数要求：至少一式三份（甲方、乙方、财务/档案各执一份），特殊合同可根据需要增加份数。（五）合同履行与跟踪履行交底：业务部门向相关部门（如仓库、技术部）交付合同文本，明确履行节点、验收标准及注意事项。进度监控：按合同约定跟踪交付/服务进度，记录履行情况（如到货时间、验收报告），对逾期或违约情形及时发函催告并留存证据。验收确认：按约定标准组织验收（如产品需抽检、服务需阶段性评估），出具《验收合格证明》并由双方签字确认；验收不合格的，书面通知对方整改并明确期限。（六）合同变更与解除变更流程：需变更合同时双方协商一致后签订《补充协议》，明确变更内容（如标的、金额、履行期限等），补充协议需履行原合同审核、签署流程；解除条件：出现法定解除情形（如不可抗力、根本违约）或约定解除条件时，守约方书面通知对方解除合同，并说明理由；后续处理：合同解除后，双方结清款项、返还财产，赔偿损失（如有），签订《解除协议》明确终止事宜。（七）合同归档整理归档：合同签署后10个工作日内，业务部门将合同文本（含附件、审批文件、往来函件、验收记录等）整理成册，移交档案管理部门；保管期限：根据合同类型确定保管期限（如采购合同、服务合同保存不少于10年，知识产权合同保存至权利终止后20年）；借阅管理：建立《合同借阅登记表》，借阅需经部门负责人及档案管理员批准，严禁擅自复制、外传。三、常用合同模板与条款框架（一）采购合同模板框架条款类别核心内容合同编号[年份]采字第X号（按年度分类编号）签约双方采购方：名称、地址、法定代表人、联系方式；供应商：名称、地址、法定代表人、联系方式采购标的产品名称、规格型号、数量、单价、总价（大写：人民币元整）质量标准执行国家标准（GB）/行业标准/双方确认的技术图纸（附件一）交付安排交付时间：年月日前；交付地点：采购方指定仓库；运输方式及费用：供应商承担验收流程到货后3个工作日内验收，异议期7天（质量问题可退换货）付款方式预付款30%（合同签订后10日内）；到货款60%（验收合格后15日内）；质保金10%（1年后无质量问题退还）违约责任逾期交货：按日支付合同总额0.1%违约金；质量不符：退换货并赔偿损失（最高不超过合同总额20%）争议解决协商不成，提交采购方所在地人民法院诉讼生效及其他本合同一式三份，双方各执一份，执一份生效；附件与本合同同等效力（二）服务合同模板框架条款类别核心内容合同编号[年份]服字第X号签约双方服务方：名称、资质（如服务许可证）、联系方式；委托方：名称、地址、法定代表人服务内容具体服务事项（如“为委托方提供系统运维服务”）、服务范围、服务标准（附件一《服务规范》）服务期限年月日至年月日（含试用期X个月，考核合格后正式履约）费用及支付服务费总额：元（大写）；支付方式：按季度结算，每季度末后10日内支付当期费用双方权利义务服务方：提供专业人员、定期提交服务报告、保守委托方商业秘密；委托方：配合服务开展、按时支付费用验收标准按附件一《服务验收标准》执行，每季度末由双方签字确认违约责任服务不达标：委托方有权要求整改，连续2次不合格可解除合同并扣除服务费20%；逾期付款：按日支付应付未付金额0.05%违约金保密条款双方对服务过程中获知的对方商业秘密（含技术、经营信息）承担保密义务，保密期限至合同终止后5年合同终止期满自然终止；一方违约导致合同解除；双方协商一致终止四、合同管理关键风险提示（一）主体资格风险核实合作方营业执照（保证在有效期内）、经营范围（需与合同标的匹配），特殊行业需查验资质证照（如食品行业需《食品经营许可证》）；警惕“皮包公司”，通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用记录，避免与失信被执行人合作。（二）条款表述风险避免模糊表述（如“大概”“左右”“尽快”），金额、日期、数量等需用大写+小写双重确认（如“人民币壹万元整（¥10,000.00）”）；违约责任需明确具体计算方式（如“逾期付款违约金=应付未付款×0.05%×逾期天数”），避免约定“承担一切损失”等笼统条款。（三）履行监控风险建立合同履行台账，实时跟踪交付、验收、付款进度，对超期事项及时发函催告（留存邮寄凭证、签收记录）；验收环节需留存书面证据（如验收报告、照片、视频），避免仅凭口头确认导致纠纷时举证不能。（四）档案管理风险合同原件需妥善保管，严禁丢失、损毁；电子档案需加密存储，定期备份（如每月刻录光盘存档）；涉及商业秘密的合同，借阅需经分管领导批准，并限定借阅范