商务合同管理审核标准化模板

商务合同管理审核标准化模板一、适用场景与业务范畴业务部门与供应商/客户签订合作前的合同拟定；涉及金额较大、条款复杂的重大合同审核；跨部门协作合同（如联合研发、市场推广）的流程化管理；合同履行过程中的变更、续签或终止审核。二、标准化审核流程与操作指引（一）合同发起与初步提交发起人：业务部门经办人（如经理、专员）根据合作需求，使用企业标准合同模板（或自制合同模板）拟定合同文本，保证包含合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素。材料准备：经办人需同步收集以下材料，与合同文本一并提交：合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）；技术协议、补充协议等附件（如有）；业务部门内部审批意见（如部门负责人签字的《合同立项单》）。提交方式：通过企业OA系统或指定邮箱将合同文本及材料提交至法务部门，注明合同编号（规则：部门代码-年份-序号，如“CG-2024-001”）、紧急程度及联系人信息。（二）法务部门专业审核审核重点：合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如违反强制性规定、恶意串通损害他人利益）；合规性：是否涉及行业监管要求（如数据安全、反垄断条款），是否完成企业内部合规审批（如重大投资需经董事会决议）；条款完整性：核心要素是否齐全，权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；风险点识别：关注付款条件、知识产权归属、保密义务、争议解决方式等高风险条款，提出修改建议。输出结果：法务部门在收到合同后2个工作日内（紧急合同24小时内）完成审核，通过OA系统反馈《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并逐条说明修改理由。对“不通过”的合同，需同步告知经办人补充材料或终止合作的原因。（三）财务部门审核审核重点：金额与支付条款：合同金额是否与预算一致，付款方式（如预付款、进度款、尾款）比例是否合理，是否约定发票开具要求（如类型、时间）；税务与成本：是否存在税务风险（如增值税税率适用错误），成本列支是否符合企业财务制度；履约能力评估：合作方财务状况是否良好（如要求提供近期财务报表），大额合同需评估对方支付能力。输出结果：财务部门在收到法务审核通过的合同后1个工作日内完成审核，确认财务条款无误后签字确认，如有异议需与法务部门、业务部门沟通调整。（四）业务部门复核与确认业务部门根据法务、财务的审核意见，与合作方沟通修改合同文本，保证修改后的条款既满足合规要求，又符合业务需求。修改完成后，由业务部门负责人签字确认，重新提交至法务部门备案。（五）最终审批与签署审批层级：根据合同金额及重要性确定审批权限（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人+法务部门审核；5万元＜金额≤50万元：分管副总+法务+财务审核；金额＞50万元：总经理+董事会（如需）审批。签署流程：审批通过后，由授权签署人（如法定代表人、总经理）在合同文本上签字盖章，合作方签署后，业务部门收回正本合同，同步在OA系统中更新合同状态为“已签署”。（六）合同归档与履行跟踪归档要求：业务部门在合同签署后3个工作日内，将合同正本、附件、审核材料等统一移交至档案管理部门，归档时需填写《合同归档登记表》，注明合同编号、归档日期、保管期限（一般为合同履行完毕后5年）。履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况，定期记录履行进度（如交付节点、付款状态），发觉异常（如对方违约）及时上报法务部门处理，并留存相关书面记录（如验收单、沟通函）。三、核心表格模板与填写规范（一）合同基本信息表字段名称填写说明示例合同编号按企业规则编写，唯一且不可重复CG-2024-001合同名称简明扼要反映合同核心内容《设备采购合同》签约主体（甲方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需与营业执照一致）科技有限公司；91110000X签约主体（乙方）同上商贸有限公司；91110000X合同标的明确产品/服务名称、规格型号服务器机柜；42U标准机柜合同金额大小写一致，注明币种（如人民币、美元）￥100,000.00（人民币壹拾万元整）履行期限起止日期，关键节点（如交付时间、验收周期）2024年3月1日-2024年6月30日审批状态待审核/审核中/已通过/已签署/已终止审核中主要附件列出附件名称及份数《技术协议》1份；《报价单》1份（二）合同审核意见表审核环节审核部门审核人审核日期审核意见（逐条说明）修改情况（通过/已修改/未修改）法务审核法务部律师2024-02-20第5条违约责任约定过低，建议增加“逾期付款按日万分之五支付违约金”；争议解决方式建议约定为“甲方所在地法院”已修改财务审核财务部经理2024-02-21预付款比例30%过高，调整为20%；需补充“乙方提供等额增值税专用发票”已修改业务复核销售部总监2024-02-22确认修改后条款符合业务需求，同意签署通过（三）合同归档登记表合同编号合同名称签约日期归档日期归档部门保管期限档案编号备注（如是否履行完毕）CG-2024-001《采购合同》2024-03-012024-03-05销售部10年DA2024001履行完毕四、审核关键风险提示与合规要点主体资格审查：严格审核合作方营业执照、授权委托书等文件，保证签约主体真实存在且具备履约能力，避免与“三无”企业或分支机构签订合同（需提供总公司授权）。条款表述规范：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、时间等需明确具体；违约责任需量化（如“按合同总额的10%支付违约金”），避免“承担相应责任”等无效条款。审批流程合规：严禁“先签后批”或越权审批，重大合同需经集体决策（如董事会、总经理办公会），审批记录需完整存档。保密与知识产权：涉及技术秘密、商业信息的合同，需单独约定保密义务及违约责任；知识产权归属条款需明确（如“研发成果归甲方所