食材供应内部管理制度

食材供应内部管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司食材采购、验收、储存、领用等供应环节的管理，确保食材质量安全，控制采购成本，保障生产经营活动的有序进行，依据国家相关法律法规及公司质量管理体系要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有食材（包括原材料、辅助材料、调味料等）的采购、供应商管理、验收、入库、储存、出库、退换货及相关记录管理等活动。公司各相关部门及全体员工均须遵守本制度。第三条基本原则食材供应管理遵循以下原则：1.安全优先原则：确保食材符合国家食品安全标准及公司质量要求，杜绝不合格食材流入。2.质量为本原则：坚持以质量为核心，选择优质、稳定的食材及供应商。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价、优化采购流程等方式控制采购成本。4.保障供应原则：确保食材的及时、足额供应，满足生产经营需求，避免因缺货影响正常运营。5.规范管理原则：建立健全各项操作流程和记录，实现食材供应全过程的可追溯和规范化管理。第二章组织与职责第四条采购部门1.负责食材供应商的开发、评估、选择、谈判及合同签订与管理。2.根据生产需求及库存情况，编制并执行食材采购计划。3.负责食材采购价格的调研、比较与控制。4.跟踪采购订单的执行情况，确保食材按时到货。5.协同相关部门处理食材采购过程中的质量异议及退换货事宜。6.建立和维护供应商档案及采购台账。第五条仓库/验收部门1.负责食材的入库验收工作，严格按照验收标准对食材的数量、规格、质量、保质期等进行查验。2.对验收合格的食材及时办理入库手续，登记入账，合理码放。3.负责食材的储存保管，确保储存环境符合要求，防止食材变质、损坏、丢失。4.实行食材先进先出（FIFO）原则，定期进行库存盘点，确保账实相符。5.根据领料单准确、及时发放食材，并做好出库记录。6.对临近保质期的食材及时预警，对不合格或过期食材按规定程序处理。第六条生产/使用部门1.根据生产计划和实际需求，及时、准确地向采购部门提报食材需求计划。2.参与食材质量标准的制定及供应商的评估与选择。3.对领用的食材质量进行确认，发现问题及时反馈给采购及品控部门。4.配合仓库部门做好食材的领用和使用管理，避免浪费。第七条品控/质量管理部门1.负责制定和完善各类食材的质量验收标准和抽样检验规程。2.对采购的食材进行抽样检验或委托第三方检验，出具检验报告。3.对食材验收、储存、领用等环节的质量控制进行监督和指导。4.参与供应商的质量评估，对供应商的质量保证能力进行审核。5.负责食材质量问题的调查、分析与处理，并跟踪改进措施的落实。6.负责食材相关的质量记录的审核与归档。第八条财务部门1.负责食材采购资金的预算与拨付。2.对采购合同的付款条款进行审核，按合同约定及时办理付款手续。3.负责食材成本的核算与控制，定期与采购、仓库部门进行账务核对。第九条法务部门（如适用）负责对食材采购合同的合法性、合规性进行审核。第三章供应商管理第十条供应商准入1.供应商应具备合法的经营资格，提供有效的营业执照、食品生产许可证（或食品经营许可证）等相关资质证明。2.供应商应能提供符合国家及公司质量标准的食材，并能提供相关的质量检验合格证明。3.供应商应具有良好的商业信誉和稳定的供货能力，能提供必要的售后服务。4.采购部门组织品控、生产等相关部门对潜在供应商进行实地考察和综合评估，评估合格后方可纳入合格供应商名录。第十一条供应商评估与分级1.建立供应商评估机制，定期（如每季度或每半年）对合格供应商的产品质量、价格、交货及时性、售后服务、合作配合度等方面进行综合评估。2.根据评估结果对供应商进行分级管理，优先选择优质供应商进行合作。3.对评估不合格的供应商，应及时提出整改要求，整改不力或连续不合格的，应暂停合作或从合格供应商名录中删除。第十二条供应商关系维护1.与主要供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。2.定期与供应商进行沟通，反馈质量信息，协调解决合作中出现的问题。3.鼓励供应商进行技术创新和质量改进，共同提升食材品质。第四章采购管理第十三条采购计划1.生产/使用部门根据生产计划和库存定额，每月（或每周）向采购部门提交食材需求计划。2.采购部门结合库存情况、市场行情及供应商供货周期，编制月度（或周度）食材采购计划，报相关领导审批后执行。3.对于临时或紧急采购需求，需按公司规定的审批流程办理。第十四条采购方式1.根据食材的特性、采购金额及市场情况，选择适宜的采购方式，如招标采购、询价采购、比价采购、定点采购等。2.对于长期合作、用量稳定的食材，应与供应商签订年度或长期供货合同。3.采购过程应坚持公开、公平、公正的原则，杜绝暗箱操作。第十五条采购合同1.大宗或长期采购应签订书面采购合同，明确食材的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同需经法务部门（或指定人员）审核，按公司审批权限报批后签订。3.采购部门负责合同的履行、跟踪与管理。第五章验收与入库第十六条验收标准1.验收人员应依据经审批的采购订单、合同约定及公司制定的食材质量验收标准进行验收。2.验收内容包括但不限于：（1）感官检查：食材的色泽、气味、形态、质地等是否正常。（2）规格数量：食材的品种、规格、重量、数量是否与订单一致。（3）包装检查：包装是否完好、清洁，标识是否清晰（品名、规格、生产日期、保质期、生产厂家等）。（4）资质文件：供应商是否提供了有效的检验检疫合格证明、出厂检验报告等。（5）抽样检验：对需要进行理化或微生物指标检验的食材，由品控部门按规定抽样送检。第十七条验收程序1.食材到货后，仓库/验收人员应及时通知品控部门，并共同进行验收。2.对验收合格的食材，由验收人员在送货单上签字确认，并办理入库手续，录入库存管理系统。3.对验收不合格的食材，应立即通知采购部门，并做好标识隔离存放，严禁入库使用。采购部门负责与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等）。4.所有验收过程均需有详细记录，包括验收日期、供应商、食材名称、规格、数量、验收结果、参与人员等。第十八条入库管理1.验收合格的食材应根据其特性分类、分区、分架存放，做到先进先出。2.食材存放应符合卫生要求，保持仓库清洁、干燥、通风，防止鼠害、虫害及交叉污染。3.对有温度、湿度等特殊储存要求的食材（如冷藏、冷冻食品），必须严格控制储存环境条件。4.食材入库后，应及时更新库存台账，确保账物相符。第六章仓储与保管第十九条储存条件1.仓库应保持清洁卫生，定期进行清扫、消毒，通风良好，光线适宜。2.根据食材的性质（如干货、鲜货、冷冻品、调味品等）设置不同的储存区域，并明确标识。3.对需要冷藏或冷冻的食材，必须确保冷藏库、冷冻库的温度符合规定要求，并定时监测记录。4.食材应离地、离墙存放，与有毒有害物品严格分开，防止交叉污染。第二十条库存管理1.建立健全库存台账，详细记录食材的进出库情况，做到日清月结。2.实行定期盘点制度（如每月末），由仓库、财务、品控等部门共同参与，确保账实、账账、账证相符。对盘盈盘亏情况要查明原因，按规定处理。3.采用先进先出（FIFO）原则发放食材，防止食材过期变质。4.对临近保质期的食材（如保质期不足三分之一）应设置预警机制，及时通知相关部门优先使用。5.对于长期积压、变质、过期或无使用价值的食材，应列出清单，报相关领导审批后，按规定程序进行销毁或处理，并做好记录。第七章领用与出库第二十一条领料申请1.生产/使用部门根据生产计划和实际需要，填写领料单，注明食材名称、规格、数量、领用部门、领用日期等信息，经部门负责人审批后，到仓库领料。2.领料单应字迹清晰，内容完整，审批手续齐全。第二十二条出库发放1.仓库管理员根据审批后的领料单进行发料，严格核对食材名称、规格、数量，确保准确无误。2.发料时应遵循先进先出原则，优先发放较早入库的食材。3.领用人应对所领食材的数量和外观质量进行确认，无误后在领料单上签字。4.仓库管理员根据领料单及时登记库存台账，更新库存数量。第二十三条出库记录所有食材出库均需有完整记录，包括领料部门、日期、食材名称、规格、数量、领用单号、发料人、领用人等信息，记录应妥善保存。第八章质量与安全管理第二十四条质量追溯1.建立食材质量追溯体系，确保每一批次食材都能追溯到供应商、采购日期、验收情况、入库存储、领用使用等信息。2.相关记录（采购订单、送货单、验收单、检验报告、入库单、领料单等）应至少保存至食材保质期结束后一段时间，或按相关法规要求执行。第二十五条不合格品控制1.对在验收、储存或使用过程中发现的不合格食材，应立即隔离存放，并有明显标识，防止误用。2.品控部门负责对不合格品进行评估，确定处理方案（如退货、销毁等），并监督执行。3.对重大质量问题，应启动调查程序，分析原因，采取纠正和预防措施，防止再次发生。第二十六条食品安全培训定期对采购、验收、仓储、生产等相关人员进行食品安全知识、操作规范及应急处理等方面的培训，提高其食品安全意识和操作技能。第九章监督、考核与持续改进第二十七条监督检查公司相关管理部门（如企管部、财务部、品控部）应定期或不定期对食材供应管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改要求。第二十八条绩效考核将食材供应管理的相关指标（如采购及时率、食材合格率、库存周转率、成本控制效果等）纳入相关部门及人员的绩效考核体系。第二十九条持续改进定期对本制度的执行情况进行评估和总结，根据公司发展、市场变化及法规更新等情况，对制度进行修订和完善，不断提升食材供应管理水平。第十章责任追究第三十条对于在食材供应管理工作中认真负责、严格