图书档案馆管理与利用规范（标准版）

图书档案馆管理与利用规范（标准版）第1章总则1.1编制依据本规范依据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》（国档发〔2008〕12号）及《档案法》等法律法规制定，确保管理与利用活动的合法性与规范性。参考了《图书馆分类法》（GB/T37696-2019）和《档案分类法》（GB/T19005-2018）等国家标准，确保分类体系的科学性与适用性。借鉴了国内外先进图书馆管理经验，如美国国会图书馆的“分类与编目标准”及日本国立公文馆的“档案管理规范”，提升管理的国际视野。结合我国图书档案馆实际运行情况，参考了《中国图书馆分类法》（第四版）及《图书分类与编目规则》（GB/T37696-2019），确保分类与编目工作的准确性。本规范适用于各级图书档案馆的档案管理与利用工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程。1.2管理原则坚持“统一领导、分级管理、分类指导”的原则，确保档案管理工作的高效与有序。以“安全保密”为核心，严格遵守《中华人民共和国档案法》关于档案安全保管的规定，防止档案损毁或泄露。以“服务利用”为导向，注重档案资源的开放与共享，提升档案的使用效率与社会价值。以“科学管理”为手段，采用现代信息技术手段，实现档案管理的数字化与信息化。以“持续改进”为目标，定期评估管理成效，不断优化管理流程与标准。1.3职责分工图书档案馆馆长负责全面管理，制定管理方针与制度，并监督执行情况。分管领导负责具体业务指导，协调各部门工作，确保管理工作的落实。档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、利用及销毁等具体事务，确保档案的完整性与安全性。信息管理人员负责档案的数字化处理与信息系统的维护，确保档案资源的可查性与可利用性。业务部门负责档案的日常管理与利用工作，提供专业服务，确保档案的规范使用。1.4管理范围的具体内容本规范适用于图书档案馆所管理的所有档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。档案管理范围涵盖档案的收集、整理、保管、利用、修复、销毁等全生命周期管理。档案管理范围包括档案的分类、编目、检索、借阅、归档、统计等具体业务环节。档案管理范围还包括档案的保密、安全、保护及利用效果的评估与反馈。档案管理范围涉及档案的法律法规遵守、档案资源的合理配置与利用，以及档案管理工作的绩效评估。第2章机构与人员2.1机构设置图书档案馆应根据馆藏规模、服务范围及管理需求，设立相应的机构，如档案管理部、文献借阅部、数字资源管理部等，以确保职能分工明确、运行有序。机构设置应符合《图书馆分类法》及《档案管理规范》要求，遵循“统一领导、分级管理”原则，确保档案与文献资源的科学分类与高效利用。机构设置需结合图书馆、档案馆的职能定位，合理划分职责范围，避免职能交叉或空白，提升管理效率与服务质量。机构设置应定期评估，根据业务发展、资源变化及人员配置情况，适时调整机构设置，确保机构与职能相匹配。机构设置应注重规范化与标准化，参考《图书馆机构设置规范》及《档案馆机构设置标准》，确保管理流程科学、制度完善。2.2人员职责人员应明确岗位职责，如档案管理员负责档案的收集、整理、保管与借阅，文献管理员负责图书的分类、编目与流通，数字资源管理员负责电子档案的存储与管理。人员职责应依据《图书馆岗位职责规范》及《档案馆岗位职责标准》，确保职责清晰、权责一致，避免职责不清导致的管理混乱。人员职责应结合岗位特点，制定相应的操作流程与工作标准，如档案管理员需熟悉《档案法》及《档案管理规范》，确保档案安全与规范管理。人员职责应定期更新，根据业务发展、技术进步及政策变化，及时调整职责内容，确保职责与实际工作相适应。人员职责应纳入绩效考核体系，作为考核评价的重要依据，确保职责落实与人员能力匹配。2.3人员培训人员应定期接受专业培训，包括档案管理、文献检索、数字化技术、法律法规等内容，提升专业素养与服务能力。培训应结合《档案管理规范》《图书馆服务规范》及《数字档案管理规范》等标准，确保培训内容符合行业要求。培训应注重实践操作，如档案整理、文献编目、电子资源管理等，提升人员实际操作能力。培训应纳入年度工作计划，制定培训计划与考核机制，确保培训效果可量化、可评估。培训应结合岗位需求，分层次、分阶段开展，确保不同岗位人员获得相应的培训内容与能力提升。2.4人员考核的具体内容人员考核应围绕岗位职责，涵盖档案管理、文献服务、数字资源管理等方面，确保考核内容与岗位职责紧密相关。考核内容应包括工作完成情况、服务质量、专业能力、规章制度遵守情况等，确保考核全面、客观、公正。考核方式应多样化，如日常考核、专项考核、年度考核等，结合工作表现、档案借阅量、服务满意度等指标进行综合评价。考核结果应作为岗位晋升、职称评定、绩效奖金发放的重要依据，确保考核结果与实际工作表现相匹配。考核应注重过程管理，定期进行反馈与改进，确保考核机制持续优化，提升人员工作积极性与服务质量。第3章档案管理3.1档案分类与编号档案分类应遵循《档案分类标准化规范》（GB/T14272-2017），采用“按职能、按载体、按内容”三级分类体系，确保档案分类的科学性与系统性。档案编号应依据《档案管理通用规范》（GB/T18894-2016），采用“档号+序号”格式，其中档号由机构代码、年度、保管期限、分类号等构成，确保唯一性和可追溯性。档案分类应结合档案内容、保管期限、使用频率等因素，采用分类法、主题法、按类法等方法进行，以提高档案的可查性和利用效率。档案编号需符合《档案管理信息系统技术规范》（GB/T18894-2016）要求，确保编号规则统一、可读性强，便于系统录入与检索。档案分类与编号应定期进行调整，根据档案内容变化和管理需求进行动态优化，确保档案管理的时效性与准确性。3.2档案保管与借阅档案保管应遵循《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），采用恒温恒湿环境，确保档案安全保存。档案应按保管期限分为永久、长期、短期，长期档案应定期进行鉴定与销毁，确保档案资源的合理利用。档案借阅需遵循《档案借阅管理办法》（国办发〔2017〕42号），实行“借阅登记、审批制度”，确保档案借阅的规范性和安全性。档案借阅应严格控制借阅范围和使用期限，借阅后需及时归还，避免档案流失或损坏。档案保管应建立档案保管台账，记录档案的存放位置、责任人、借阅情况等信息，确保档案管理的可追溯性。3.3档案调阅与使用档案调阅应遵循《档案调阅管理办法》（国办发〔2017〕42号），实行“调阅登记、审批制度”，确保调阅过程的规范性与保密性。档案调阅应根据调阅目的、使用范围、使用期限等进行审批，调阅后应及时归还，避免档案滞留。档案使用应遵循《档案利用规范》（GB/T18894-2016），确保档案使用符合法律法规和档案管理规定。档案调阅与使用应建立档案调阅登记制度，记录调阅人、调阅时间、调阅内容等信息，确保调阅过程可追溯。档案调阅应注重保密性，严禁未经批准的调阅行为，确保档案安全与使用合规。3.4档案销毁与处置档案销毁应遵循《档案销毁管理办法》（国办发〔2017〕42号），实行“销毁登记、审批制度”，确保销毁过程的规范性和可追溯性。档案销毁应根据档案的保管期限、是否涉密、是否重要等进行分类，确保销毁的合法性和安全性。档案销毁应由档案管理部门会同相关部门进行，确保销毁程序的严谨性，避免档案遗失或损坏。档案销毁后应建立销毁登记台账，记录销毁时间、销毁人、销毁方式等信息，确保销毁过程可查。档案销毁后应做好销毁痕迹的记录与保存，确保销毁过程的可追溯性，防止档案信息泄露或误用。第4章信息资源管理4.1信息资源分类信息资源分类是图书馆管理的基础工作，通常采用国际标准分类系统，如《杜威十进分类法》（DeweyDecimalSystem）或《联合目录分类法》（JointCallNumberSystem），以确保信息资源的系统化管理。分类应根据资源类型、内容属性、使用频率等因素进行，例如图书、期刊、电子资源、档案等，以实现信息资源的有序存取。信息资源分类需结合馆藏特点，如高校图书馆常采用“主题分类+载体分类”相结合的方式，以提高检索效率。根据《图书馆分类法》（LibraryofCongressClassification）的规范，信息资源应按主题、学科、用途等维度进行划分，确保分类的科学性和实用性。实际操作中，需定期对分类进行调整，以适应信息资源的动态变化和用户需求的更新。4.2信息资源存储信息资源存储需遵循“分类-存储-保管”原则，确保资源在物理和数字层面的完整性与安全性。电子资源存储通常采用服务器、存储阵列或云存储系统，以实现高可用性和数据备份。纸质文献应按类别、借阅情况、使用频率等进行分区存放，以提高查找效率和管理便利性。信息资源存储环境需符合温湿度控制标准，如《图书馆建筑设计规范》（GB50113）中规定的温湿度范围，以防止资源老化或损坏。实际操作中，需定期进行存储环境检测，确保存储条件符合安全要求，并记录存储状态，便于后续管理。4.3信息资源检索信息资源检索是图书馆服务的核心功能之一，通常采用布尔检索、截词检索、主题检索等方法，以提高信息的准确性和全面性。检索系统应支持多种检索方式，如关键词检索、分类检索、主题词检索，以满足不同用户的需求。检索结果需按相关性、时间、使用频率等进行排序，以提升用户使用体验。信息检索系统应与数据库、电子资源平台等进行集成，实现多源信息的统一管理与检索。检索工具的使用需遵循《图书馆检索工具规范》（GB/T10010-2010），确保检索系统的科学性与规范性。4.4信息资源更新信息资源更新是图书馆服务持续改进的重要环节，通常包括新增、替换、淘汰等操作，以保持馆藏的时效性和实用性。新增信息资源需遵循《图书馆馆藏建设规范》（GB/T15703-2011），确保资源的合法性与规范性。信息资源更新需定期进行，如每年或每两年进行一次全面更新，以适应信息环境的变化和用户需求的提升。信息资源更新过程中，需对旧资源进行归档、销毁或转移，确保资源的合理利用和有效管理。实践中，信息资源更新需结合用户反馈、学科发展和馆藏结构变化，制定科学的更新计划，以提高资源利用效率。第5章服务与利用5.1服务内容与方式服务内容应涵盖文献检索、资料借阅、档案调阅、数字资源利用、专题研究支持等，遵循《图书档案馆管理与利用规范（标准版）》中关于服务内容的界定，确保服务覆盖全馆藏品的合理利用。服务方式包括传统纸质文献的借阅、电子资源的在线访问、档案的实体调阅以及数字化档案的远程查阅，符合《图书馆服务规范》中关于服务方式的多元化要求。服务内容需根据馆藏结构和用户需求进行分类，如按文献类型（图书、期刊、档案、电子资源）和使用场景（研究、教学、参考咨询）进行划分，确保服务的针对性和有效性。服务内容应结合馆藏特色，如地方志、历史档案、科研文献等，提供定制化服务，提升服务的深度和广度。服务内容需定期评估，根据用户反馈和馆藏变化进行动态调整，确保服务内容与馆藏资源同步更新。5.2服务流程与规范服务流程应遵循“需求受理—信息查询—资源获取—使用反馈”等环节，确保服务流程标准化、规范化，符合《图书馆服务规范》中关于服务流程的设定。服务流程需明确各环节责任主体，如借阅流程由馆员负责，档案调阅由档案管理人员执行，数字资源访问由系统管理员保障，确保服务流程的可追溯性和可操作性。服务流程应结合用户需求，如参考咨询、专题研究、文献传递等，提供分层服务，满足不同层次用户的多样化需求。服务流程需建立标准化操作手册，规范服务行为，如借阅流程、档案调阅流程、数字资源使用规范等，确保服务一致性。服务流程应定期优化，根据用户反馈和馆藏变化进行调整，确保服务流程的持续改进和高效运行。5.3服务评价与反馈服务评价应采用定量与定性相结合的方式，如借阅量、用户满意度调查、服务效率评估等，符合《图书馆服务质量评价标准》中的评价指标。服务评价需覆盖服务内容、服务流程、服务效果等多个维度，通过问卷调查、用户访谈、数据分析等方式进行，确保评价的全面性和客观性。服务反馈机制应建立用户反馈渠道，如在线评价系统、服务意见箱、定期座谈会等，确保用户意见能够及时收集和处理。服务反馈应纳入服务质量考核体系，作为馆员绩效评估和部门考核的重要依据，促进服务质量持续提升。服务反馈应定期汇总分析，形成改进报告，指导服务流程优化和资源调整，确保服务持续改进。5.4服务保障措施的具体内容服务保障措施应包括人员培训、设备配置、技术支撑、制度保障等，符合《图书馆服务保障规范》中的要求。人员培训应定期开展，包括馆员服务技能、用户信息素养、数字化资源使用等，提升服务专业性和服务质量。设备配置应满足服务需求，如借阅终端、档案调阅设备、数字资源服务器等，确保服务运行的稳定性与高效性。技术支撑应建立数字化服务平台，支持文献检索、资源借阅、远程查阅等功能，提升服务的便捷性和覆盖面。制度保障应制定服务管理制度、应急预案、服务质量考核办法等，确保服务有章可循、有据可依。第6章监督与检查6.1监督机制与职责监督机制应建立多层级、多部门协同的管理体系，包括档案馆内部监督、上级主管部门监督以及社会监督相结合的模式，确保档案管理工作的规范化与持续性。根据《国家档案局关于加强档案管理工作的指导意见》（档发〔2019〕12号），档案馆需设立专门的监督机构，负责制定监督计划、组织监督检查及处理违规行为。监督职责应明确各级档案管理人员的职责范围，如档案入库、保管、调阅、销毁等环节均需纳入监督范围，确保档案管理全流程受控。建立档案管理绩效考核机制，将监督结果与绩效评估、岗位晋升、评优评先等挂钩，提升监督的强制性和实效性。引入信息化手段，如档案管理系统中的监督模块，实现对档案流转、借阅、调阅等操作的实时监控与预警。6.2检查内容与方法检查内容应涵盖档案的完整性、真实性、及时性、规范性及安全保密等五个核心维度，依据《档案管理规范》（GB/T18894-2016）进行标准化评估。检查方法包括定期检查、专项检查、交叉检查以及信息化系统数据比对，确保检查的全面性与准确性。定期检查可按季度或年度开展，重点检查档案的保管条件、分类编目、借阅登记等基础工作；专项检查则针对特定问题或事件进行深入核查。信息化检查可利用档案管理系统中的数据采集与分析功能，实现对档案借阅频次、调阅记录、销毁流程等关键指标的动态监控。检查过程中应注重档案的保密性与安全风险，确保检查人员具备相应的保密培训与资质，避免信息泄露。6.3检查结果处理检查结果应形成书面报告，明确问题类型、发生原因、影响范围及整改建议，作为后续处理的依据。对于发现的问题，应按照《档案法》及《档案管理规范》要求，限期整改，并落实责任单位与责任人，确保问题闭环管理。整改落实情况需定期复查，确保整改措施到位、问题彻底解决，防止类似问题再次发生。对于严重违规行为，应依法依规追究相关责任人的行政或刑事责任，形成有效的震慑效应。检查结果应纳入档案馆年度工作考核，作为评估档案管理水平的重要参考依据。6.4问责与整改的具体内容问责机制应明确责任划分，对档案管理中的失职、渎职行为，依法依规追究相关责任人责任，包括行政处分、组织处理等。整改内容应包括但不限于档案归档、分类、保管、借阅、销毁等环节的规范操作，确保档案管理流程符合标准要求。整改应制定具体的整改计划，明确整改时限、责任人、监督单位及验收标准，确保整改工作有序推进。整改后需进行复查与评估，确保问题已彻底解决，整改效果达到预期目标，并形成整改报告提交上级主管部门备案。整改过程中应加强档案管理人员的培训与教育，提升其专业素养与责任意识，防止类似问题再次发生。第7章附则7.1解释权与生效日期本标准由国家图书馆文献信息中心负责解释，任何对本标准的疑问或补充建议，应通过正式渠道反馈至标准制定单位。本标准自发布之日起实施，其正式生效日期为2025年10月1日，有效期为五年，自2025年10月1日至2030年9月30日。本标准的实施过程中，如遇特殊情况需调整或补充内容，应遵循《标准化法》相关规定，经国家图书馆文献信息中心审核后，由标准发布单位正式发布修订版。本标准的实施过程中，若出现与现行法律法规冲突或无法执行的情况，应由相关主管部门依法处理，确保标准的合法性和可操作性。本标准的实施情况将纳入国家图书馆文献信息中心年度工作评估体系，定期进行效果评估与反馈，确保标准持续适应行业发展需求。7.2修订与废止的具体内容本标准的修订应遵循《标准化工作指南》的相关规定，修订内容需经国家图书馆文献信息中心组织评审，形成修订草案后，由标准发布单位发布修订通知。本标准的废止应由国家图书馆文献信息中心提出建议，经相关主管部门批准后，正式发布废止公告，同时将原标准的相关内容进行归档管理。本标准的修订与废止过程应记录完整，包括修订依据、修订内容、修订时间、修订单位等信息，确保修订过程的透明性和可追溯性。本标准的修订与废止应严格遵守《标准制定程序规范》，确保修订与废止的合法性与规范性，避免因程序瑕疵导致标准执行中的争议。本标准的修订与废止信息应定期向相关单位和公众公开，确保标准的公开透明，便于使用者查阅与引用。第8章附件8.1档案分类表档案分类表是档案管理中用于系统归类和管理档案资料的重要工具，其分类原则通常遵循“按用途、按载体、按保管期限”等标准，以确保档案的有序管理和高效利用。根据《国家档案局