物资采购及库存管理标准化手册

物资采购及库存管理标准化手册手册概述本手册旨在规范企业物资采购及库存管理全流程，保证采购行为合规高效、库存数据准确可控，降低运营成本，保障生产经营需求。适用于企业各部门的物资采购申请、审批、执行、验收、存储、领用及盘点等环节，相关岗位人员需严格遵循本手册要求执行。一、采购管理流程（一）需求提报与审批需求发起各部门根据实际工作需要，由申请人*填写《物资需求申请表》，注明物资名称、规格型号、单位、需求数量、预计到货日期、用途说明及附件（如技术参数图纸等）。需求部门负责人*对申请物资的必要性、数量合理性进行初审，签字确认后提交采购部。分级审批采购部收到需求后，对物资的市场价格、技术标准进行复核，根据采购金额分级审批：单次采购金额≤5000元：由采购经理*审批；5000元＜单次采购金额≤20000元：由采购经理审核后，报分管领导审批；单次采购金额＞20000元：需经采购经理、分管领导审核，报总经理*审批。审批通过后，采购部纳入采购计划；审批不通过的，由采购部反馈需求部门调整。（二）供应商选择与订单下达供应商寻源采购部根据物资类别，优先从《合格供应商名录》中选择供应商；名录内无合适供应商的，需进行新供应商开发。新供应商准入流程：供应商提交资质文件（营业执照、相关行业资质等）→采购部审核资质→必要时进行实地考察→评估供应商供货能力、价格、服务→报分管领导*审批后纳入《合格供应商名录》。询价比价/招标单次采购金额≤10000元：至少向3家合格供应商询价，填写《询价比价记录表》，选择性价比最优的供应商。单次采购金额＞10000元：采用公开招标或邀请招标方式，由采购部组织招标小组（含需求部门、财务部、审计部代表*），严格按照招标流程确定中标供应商。订单下达采购部与选定的供应商签订《采购合同》，明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款条件及违约责任等条款。合同签订后，采购部向供应商下达《采购订单》，作为交货依据，同时将订单复印件抄送需求部门及财务部。（三）收货验收与付款结算到货通知与初检供应商按订单约定时间交货时，需求部门通知采购部及仓库管理员*共同到场，对物资数量、包装外观进行初步核对，确认无误后在《送货单》上签字。质量验收外观合格的物资，由仓库管理员会同需求部门技术人员按照合同约定的质量标准进行验收（如检查合格证、检测报告，或进行试用测试等）。验收合格：填写《入库验收单》，注明验收结果、验收日期，由验收人、仓库管理员签字；验收不合格：当场拒收，填写《不合格物资处理单》，注明不合格原因，及时通知采购部与供应商协商处理（如退换货、降价等）。付款结算采购部收集《采购合同》《采购订单》《入库验收单》《发票》（合规票据）等资料，提交财务部审核。财务部核对无误后，按照合同约定的付款流程（如月结、货到付款等）办理付款手续，付款前需完成相关审批手续。（四）采购管理关键表单《物资需求申请表》（见附件1）《询价比价记录表》（见附件2）《采购订单》（见附件3）《入库验收单》（见附件4）《不合格物资处理单》（见附件5）（五）采购管理注意事项需求部门提报的物资需求必须与实际工作匹配，不得虚报、多报；采购部需对需求的合理性进行审核，避免过度采购。供应商选择必须坚持公平、公正、公开原则，严禁指定供应商或违规干预采购流程。验收环节需严格把控质量，严禁不合格物资入库；验收人员需对验收结果负责。合同及订单需妥善保管，付款手续需齐全，保证资金支付安全。二、库存管理流程（一）入库验收与存储入库登记物资验收合格后，仓库管理员*根据《入库验收单》信息，及时在《库存台账》中登记，记录物资编码、名称、规格型号、单位、入库数量、入库日期、供应商、批次号等信息，保证账实一致。分类存储物资入库后，按类别、属性分区存放（如办公区、生产区、危化品区等），设置明显标识（含物资名称、规格、数量、入库日期）。对有温湿度、保质期等特殊要求的物资（如电子元件、化学品），需按存储要求存放，定期检查存储环境，保证物资质量。标识与追溯每批次物资需粘贴“物料卡”，注明批次号、入库日期、数量、状态（合格/待检/不合格），便于追溯管理。（二）领用出库与盘点领用申请需用部门填写《领用申请单》，注明领用物资名称、规格型号、单位、领用数量、用途及领用人，经部门负责人审批后提交仓库。出库发放仓库管理员核对《领用申请单》与库存信息，确认无误后发放物资，在《库存台账》中登记出库数量、领用部门、领用人、出库日期，并由领用人*签字确认。严格遵循“先进先出”原则，优先发放早入库批次物资，避免积压过期。库存盘点定期盘点：每月末由仓库管理员*牵头，财务部、需求部门共同参与，对全部物资进行全面盘点，填写《库存盘点表》，对比台账数量与实际库存，记录盘盈、盘亏数量及原因。临时盘点：发生物资丢失、被盗或账实异常时，及时组织临时盘点，查明原因并上报处理。盘点差异处理：盘盈、盘亏需分析原因（如计量误差、管理疏漏等），填写《盘点差异报告》，报部门负责人及分管领导审批后，调整库存台账并追究相关责任。（三）闲置物资处理闲置界定因项目结束、设备更新、型号变更等原因连续3个月未使用且未来6个月无使用计划的物资，定义为闲置物资。登记与评估仓库管理员*对闲置物资进行登记，填写《闲置物资清单》，注明物资信息、闲置原因、存放地点。由采购部、需求部门共同评估闲置物资的可用性，确定再利用、调剂或处置方案。处置流程再利用：优先调剂给内部需求部门，办理内部调拨手续，更新台账。外部处置：无利用价值的物资，由采购部联系回收商或通过公开方式变卖，变卖价格需评估并报领导*审批，处置收入入账。（四）库存管理关键表单《入库验收单》（同采购管理附件4）《库存台账》（见附件6）《领用申请表》（见附件7）《库存盘点表》（见附件8）《闲置物资清单》（见附件9）（五）库存管理注意事项仓库需保持整洁、通风，做好防火、防潮、防鼠、防盗措施，定期检查消防设施。严格执行“先进先出”原则，防止物资过期、变质、损坏；对有保质期的物资，需在保质期前1个月提醒需求部门使用。库存台账需实时更新，保证账、卡、物三相符，每月盘点数据需与财务部核对一致。严禁未经审批私自领用物资，严禁将库存物资外借、挪用，违规行为将按企业规定处理。附件（表单模板）附件1：物资需求申请表申请部门申请人*申请日期物资名称规格型号单位需求数量预计到货日期用途说明附件（技术参数等）□无□有（请注明：_________________________）部门负责人*审批意见签字：______________日期：______________采购部审核意见签字：______________日期：______________分管领导*审批意见（如需）签字：______________日期：______________附件2：询价比价记录表物资名称规格型号单位需求数量询价日期采购方式□询价□比价供应商1信息名称：__________________报价：__________________交货期：__________________供应商2信息名称：__________________报价：__________________交货期：__________________供应商3信息名称：__________________报价：__________________交货期：__________________价格分析最低价：__________________推荐供应商：__________________采购经理*审核意见签字：______________日期：______________附件3：采购订单订单编号签订日期供应商信息名称：__________________地址：__________________联系人：__________________需求部门交货地点物资信息序号名称规格型号12………合计金额大写：__________________小写：__________________质量标准□国家标准□行业标准□企业标准□其他：__________________交货时间______年______月______日前付款方式□货到付款□月结30天□其他：__________________采购部经办人：______________审核人：______________供应商签字：______________（盖章）日期：______________附件4：入库验收单订单编号验收日期供应商物资名称规格型号单位应收数量实收数量验收结果□合格□不合格（不合格原因：__________________）验收明细序号检测项目标准要求12验收人*仓库管理员*备注附件5：不合格物资处理单物资名称规格型号单位订单编号供应商数量不合格原因□质量不达标□规格不符□包装破损□其他：__________________验收人*处理意见□退货□换货□降价接收□报废采购部处理结果签字：______________日期：______________供应商确认签字：______________日期：______________附件6：库存台账物资编码名称规格型号单位入库数量出库数量结存数量入库日期供应商领用部门备注附件7：领用申请表领用部门领用人*领用日期物资名称规格型号单位领用数量用途部门负责人*审批意见签字：______________日期：______________仓库管理员*发放数量实发数量领用人*签字附