2026年服务机器人公司管理人员档案建立与管理制度

2026年服务机器人公司管理人员档案建立与管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范公司管理人员档案的建立、管理、使用及维护工作，全面、准确、动态记录管理人员职业发展轨迹，为管理团队选拔、培养、考核、激励等工作提供客观依据，保障管理人员个人信息安全与合法权益，结合服务机器人行业人才管理特性及公司实际经营情况，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《企业人力资源档案管理规范》《劳动用工档案管理指引》等相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有管理人员档案管理全流程，涵盖高层管理人员（总经理、副总经理、技术总监、生产总监等）、中层管理人员（各部门经理、副经理、项目负责人等）的档案建立、信息录入、更新维护、查阅使用、保密保管、销毁处置等所有环节；涉及人力资源部、档案管理部、各业务部门等相关管理单元，所有参与档案管理的人员均需严格遵守本制度规定。第三条档案管理基本原则真实准确原则：档案所记录的所有信息需与管理人员实际情况一致，录入前需严格审核材料真实性，杜绝虚假信息、伪造材料入档。完整全面原则：档案需覆盖管理人员职业发展全维度信息，做到不遗漏核心内容、不缺失关键材料，全面反映管理人员综合素质与履职情况。动态更新原则：根据管理人员岗位调整、考核结果、培训经历、奖惩情况等变动，及时更新档案信息，确保档案内容与管理人员实际状态同步。保密安全原则：严格遵守个人信息保护相关法规，建立分级保密机制，杜绝档案信息泄露、篡改、滥用，保障管理人员个人信息安全。规范实用原则：档案建立与管理流程标准化、制度化，档案内容可直接服务于管理团队建设、绩效考核、职业发展等工作，具备实际应用价值。第二章管理人员档案核心内容第四条基础信息类个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、户籍地址、政治面貌、婚姻状况等身份基础信息，需附身份证复印件、学历学位证书复印件等佐证材料。入职相关信息：包括入职时间、入职岗位、劳动合同签订信息、试用期考核结果、转正审批材料等，需附劳动合同原件（或复印件）、入职登记表、转正申请书等材料。资质证书信息：包括与服务机器人行业相关的专业资质（如工程师职称、项目管理师证书、智能制造相关认证等）、管理类资质（如企业管理师、人力资源管理师等），需附证书复印件及有效期证明。第五条职业发展类岗位变动信息：包括岗位调整时间、调整前后岗位、调整原因、任免文件、岗位交接记录等，需附岗位调整审批表、任免通知等材料。培训培养信息：包括参与内部/外部培训的名称、培训时长、培训内容、考核结果、培训证书等，重点记录服务机器人行业专项培训（如研发管理、生产运营、市场拓展等）经历，需附培训签到表、考核成绩单等材料。职业规划信息：包括管理人员个人职业发展规划书、公司为其制定的培养计划、职业发展面谈记录等，需附规划书原件、面谈纪要等材料。第六条履职考核类绩效考核信息：包括季度/年度绩效考核结果、考核评语、KPI完成情况、360度评估报告等，需附绩效考核表、评估报告原件等材料。工作成果信息：包括分管工作目标达成情况、重大项目履职成果、服务机器人研发/生产/市场领域专项贡献、工作总结报告等，需附项目验收报告、工作总结原件等材料。能力评估信息：包括管理能力测评结果、专业技能评估报告、行业知识考核成绩等，需附测评报告、考核成绩单等材料。第七条奖惩记录类奖励记录：包括获得的公司内部表彰（如优秀管理干部、突出贡献奖等）、外部行业奖励、荣誉称号等，需附表彰文件、获奖证书复印件等材料。惩戒记录：包括违规行为处理决定、绩效改进通知、降职/调岗处理文件等，需附处理决定书、整改通知书等材料，记录需明确违规事实、处理依据、整改结果。第八条其他重要信息离职相关信息（如有）：包括离职时间、离职原因、离职审批材料、工作交接记录、竞业限制协议等，需附离职申请书、交接清单、竞业限制协议原件等材料。特殊情况记录：包括病假/事假等长期休假记录、工伤认定材料、劳动争议处理结果等，需附相关审批文件、认定报告等材料。第三章档案建立流程第九条入职建档材料收集：管理人员入职当日，人力资源部指定专人负责收集其基础信息类材料，核对原件与复印件一致性，要求管理人员签署《个人信息真实性承诺书》。信息录入：人力资源部档案管理员在3个工作日内，将收集的材料整理归档，同步录入公司电子档案管理系统，确保纸质档案与电子档案信息一致。档案编号：为每位管理人员分配唯一档案编号，编号规则为“部门代码+岗位层级代码+入职年份+序号”，便于档案检索与管理。建档审核：人力资源部负责人在5个工作日内对新建档案进行审核，重点核查材料完整性、信息准确性，审核通过后签字确认，审核不通过的退回补充材料。第十条材料补充与完善日常补充：管理人员获得新资质证书、参与培训、岗位调整等情况发生后，需在7个工作日内将相关材料提交至人力资源部，档案管理员及时补充至档案中。定期完善：每季度末，人力资源部组织各部门梳理管理人员档案信息，提醒相关人员补充缺失材料，确保档案内容无遗漏、无过期信息。第四章档案日常管理与维护第十一条档案保管纸质档案保管：存放于公司专用档案柜，档案柜需加锁管理，存放环境需满足防潮、防火、防虫、防盗要求，温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45%-60%。电子档案保管：存储于公司加密服务器，设置访问权限分级控制，定期进行数据备份（每月至少1次全量备份，每周1次增量备份），备份数据异地存放。档案移交：档案管理员岗位变动时，需办理档案移交手续，列出移交档案清单，由交接双方、监交人签字确认，移交过程全程记录，确保档案无丢失、无损坏。第十二条信息更新更新触发条件：管理人员出现绩效考核结果确认、岗位调整、奖惩决定下达、培训完成等情况时，启动档案信息更新流程。更新流程：相关部门在变动事项确认后3个工作日内，将变动材料提交至人力资源部，档案管理员在2个工作日内完成纸质档案补充和电子档案录入，更新后由人力资源部负责人审核确认。年度核查：每年12月，人力资源部组织对所有管理人员档案进行全面核查，核对信息更新及时性、准确性，形成《档案年度核查报告》，针对问题制定整改方案。第十三条档案查阅与使用查阅权限：高层管理人员档案：仅公司总经理、人力资源总监可查阅，查阅需填写《档案查阅申请表》，经董事长审批同意后方可查阅。中层管理人员档案：所在部门负责人、人力资源部负责人可查阅，查阅需填写《档案查阅申请表》，经人力资源总监审批同意后方可查阅。其他人员查阅：因招聘、培养、考核等工作需要查阅的，需经人力资源总监审批，且仅可查阅与工作相关的部分信息，不得查阅无关隐私内容。查阅规范：查阅档案时需在档案管理室现场查阅，不得带出；查阅电子档案需在指定电脑操作，不得复制、截图；查阅过程需由档案管理员全程陪同，查阅后需在《档案查阅登记薄》签字确认。使用规范：档案信息仅可用于公司管理团队建设、绩效考核、职业发展等内部管理工作，不得用于商业用途、对外泄露或挪作他用；使用档案信息形成的报告、文件需标注保密等级，严格管控传播范围。第十四条档案销毁销毁条件：管理人员离职满5年且无竞业限制、劳动争议等未了结事项，或档案材料已过法定保存期限且无保留价值的，可启动销毁流程。销毁流程：由人力资源部列出拟销毁档案清单，提交公司高层管理团队审议，审议通过后公示5个工作日，无异议后组织销毁；销毁需由2名以上工作人员现场监督，制作《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等，相关人员签字确认。特殊规定：涉及劳动争议、法律诉讼等的档案材料，需延长保存期限至相关事项办结后，且保存期限不少于3年。第五章保密与安全管理第十五条保密责任档案管理员为档案保密第一责任人，需签署《档案保密承诺书》，承诺严格遵守保密规定，不得泄露、篡改、出售档案信息。查阅人员需在查阅前签署《档案查阅保密承诺书》，承诺仅在授权范围内使用档案信息，不得向第三方泄露查阅内容。人力资源部负责人为档案保密管理责任人，定期对档案保密情况进行检查，发现违规行为及时处理。第十六条安全管控电子档案系统设置登录密码、操作日志，记录所有登录、查阅、修改操作，日志保存期限不少于3年；定期更新系统密码，每季度开展一次系统安全漏洞扫描。纸质档案柜钥匙由档案管理员专人保管，备用钥匙由人力资源部负责人封存保管，需使用备用钥匙时需经总经理审批。严禁将档案信息通过邮件、微信、U盘等非加密渠道传输，确需传输的需使用公司加密传输系统，并设置访问权限和有效期。第十七条违规处理轻微违规：档案管理员未按规定更新档案、查阅人员未按流程申请查阅的，给予口头警告，责令限期整改，扣减当月绩效分5分。一般违规：泄露管理人员非核心档案信息、篡改档案次要信息的，给予书面警告，扣减季度绩效奖金，调离档案管理相关岗位。严重违规：泄露管理人员核心隐私信息、伪造/销毁重要档案材料、出售档案信息的，解除劳动合同，要求赔偿公司损失；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第六章监督与保障第十八条监督机制内部监督：公司监事会、审计部每半年对档案管理工作开展一次专项检查，重点核查档案建立完整性、更新及时性、保密合规性，形成检查报告并提出整改要求。自查自纠：人力资源部每月开展档案管理自查，发现问题及时整改，形成《档案管理自查记录》，存档备查。投诉反馈：设立档案管理投诉渠道（邮箱、热线），接受管理人员对档案信息错误、泄露等问题的投诉，人力资源部需在5个工作日内核查并反馈处理结果。第十九条保障措施资源保障：设立档案管理专项经费，用于档案柜、加密服务器、备份设备、防潮防火器材等硬件采购，以及档案管理员专业培训等，确保档案管理工作顺利开展。人员保障：明确档案管理员任职条件（需具备人力资源管理或档案管理相关专业背景，熟悉个人信息保护法规），定期开展专业培训，每年培训时长不少于20学时。制度保障：将本制度纳入公司核心管理制度，每年开展一次全员宣贯培训，重点针对人力资源部、各部门负责人开展档案管理专项培训，确保相关人员熟知制度要求。第七章附则第二十条制度效力本制度为公司管理人员档案建立与管理的核心依据，与公司个人信息保护制度、人力资源管理制度等相衔接，若本制度条款与国家法律法规（如《个人信息保护法》《档案法》）相抵触的，以国家法律法规为准；本制度未尽事宜，由人力资源部牵头征求各部门意见后，提出补充方案报公司高层管理团队批准后执行。第二十一条制度修订本制度的修订需经人力资源部组织调研、公司高层管理团队会议审议通过，修订内容