2026年服务机器人公司核心服务机器人与运维物料采购管理制度

2026年服务机器人公司核心服务机器人与运维物料采购管理制度第一章总则第一条制定目的为规范服务机器人公司核心服务机器人整机、核心模块及运维物料的采购管理工作，建立标准化、体系化的采购管控体系，保障核心服务机器人采购的技术匹配性、交付及时性、成本合理性，以及运维物料供应的稳定性、质量可靠性，结合《中华人民共和国政府采购法》《招标投标法》《民法典（合同编）》《产品质量法》等法律法规，以及服务机器人行业“核心整机定制化程度高、运维物料供应时效要求严、技术参数适配性强”的特性，特制定本制度。本制度旨在解决核心机器人采购技术把关不严、运维物料采购分散、供应商管理不规范、验收标准不清晰等问题，通过全流程采购管控，实现“技术匹配精准、供应稳定可控、成本透明合规、质量全程可溯”的核心目标，为公司服务机器人业务落地及运维保障提供采购层面的坚实支撑。第二条适用范围本制度适用于公司核心服务机器人与运维物料的采购计划编制、供应商准入、采购执行、验收入库、付款结算、供应商评估等全流程管理工作；其中核心服务机器人涵盖智能巡检机器人、智能接待服务机器人、特种作业服务机器人等整机，以及机器人核心控制模块、导航定位模块、人机交互模块等关键组件；运维物料涵盖机器人维保用核心配件（如传感器、驱动电机、电池组）、常规运维耗材（如润滑脂、清洁耗材、易损连接件）、运维检测工具（如性能检测仪、故障诊断设备）等品类；适用于采购部门、研发部、运维部、财务部、合规部等所有参与采购工作的部门；覆盖采购执行人、采购部门负责人、研发技术专员、运维物料管理员、财务审核人员等所有接触采购工作的人员。第三条基本原则技术匹配原则：核心服务机器人采购需严格匹配公司业务场景的技术参数要求，运维物料需与在用机器人型号精准适配，严禁采购技术参数不符、适配性差的产品。供应稳定原则：核心机器人供应商需具备稳定的研发生产能力，运维物料供应商需保障最低库存及应急供应能力，确保核心业务及运维工作不中断。成本可控原则：通过集中采购、框架协议采购、竞争性谈判等方式降低采购成本，核心机器人采购需进行全生命周期成本核算，运维物料需建立价格管控台账。合规采购原则：采购流程需严格遵守招投标、合同签订、资金支付等相关法规，严禁暗箱操作、商业贿赂等违规行为。全生命周期管理原则：核心服务机器人采购需覆盖选型、采购、验收、维保全周期，运维物料需覆盖采购、存储、领用、报废全流程，实现闭环管理。第二章采购品类界定与管理标准第四条核心服务机器人采购品类界定核心服务机器人采购按产品属性分为两类，实行差异化管理标准：1.整机类采购：包含智能巡检、接待、特种作业等定型及定制化服务机器人整机，采购需满足“技术参数验证、功能测试、稳定性试运行”三重管控要求，定制化整机需额外签订技术协议；2.核心模块类采购：包含控制、导航、人机交互等机器人核心功能模块，采购需满足“原厂授权、兼容性测试、批次质检”管控要求，严禁采购无原厂认证的兼容模块。第五条运维物料采购品类界定运维物料采购按重要程度分为三类，明确管控重点：1.核心维保配件：指更换频次低但直接影响机器人运行的配件（如传感器、驱动电机、电池组），需建立安全库存，采购需选择原厂或授权服务商；2.常规运维耗材：指更换频次高的通用耗材（如润滑脂、清洁耗材、易损连接件），需通过框架协议采购降低成本，建立月度采购计划；3.检测工具类：指机器人运维用检测、诊断设备，采购需满足“精度达标、校准周期明确、适配机器人型号”要求，纳入固定资产管理。第六条采购分级管控标准根据采购金额及重要程度，实行分级审批管控：1.一级采购（金额≥50万元）：核心服务机器人整机及批量核心模块采购，需经采购管理部、研发部、分管副总、总经理四级审批；2.二级采购（10万元≤金额＜50万元）：核心模块及批量核心维保配件采购，需经采购管理部、研发部/运维部、分管副总三级审批；3.三级采购（金额＜10万元）：常规运维耗材、检测工具采购，需经采购管理部、运维部两级审批。第三章采购计划与预算管理第七条采购计划编制要求采购计划需按品类制定，确保精准匹配业务需求：1.核心服务机器人采购计划：由研发部/业务部根据项目需求编制，包含采购数量、技术参数、交付周期、试运行要求等内容，定制化整机需提前3个月编制计划；2.运维物料采购计划：由运维部根据机器人在用数量、维保周期、安全库存标准编制，核心维保配件需每月更新库存台账并调整采购计划，常规耗材需按季度编制集中采购计划；3.计划审核：采购计划需经采购管理部审核合理性，核心机器人计划需额外经研发部技术审核，审核通过后纳入公司月度/季度采购计划台账。第八条采购预算管理规范采购预算实行“编制-审核-调整”闭环管理：1.预算编制：核心机器人采购预算需包含设备费、安装调试费、培训服务费、质保金等全成本，运维物料预算需按品类拆分，参考历史采购价格及市场行情编制；2.预算审核：采购预算经财务部审核成本合理性，报公司预算管理委员会审批后生效；3.预算调整：因市场价格波动、需求变更需调整预算的，一级采购预算调整需经总经理审批，二级、三级采购需经分管副总审批，调整需附详细说明。第四章供应商准入与评估管理第九条供应商准入标准不同品类供应商需满足差异化准入条件：1.核心服务机器人供应商：需具备独立研发能力、完善的售后服务体系、同类产品落地案例，定制化整机供应商需通过公司技术团队的现场考察及产品测试；2.核心维保配件供应商：需为原厂或原厂授权服务商，具备产品溯源能力及应急供货能力；3.常规运维耗材供应商：需具备质量管控体系、稳定的供货能力，提供的产品需通过公司抽样检测；4.准入审核：供应商准入需经采购管理部、合规部、研发部/运维部联合审核，审核通过后纳入合格供应商名录，不合格供应商需书面告知淘汰原因。第十条供应商动态评估建立供应商定期评估与动态调整机制：1.评估周期：核心机器人供应商每半年评估一次，运维物料供应商每季度评估一次；2.评估指标：包含交付及时率、产品合格率、售后服务响应速度、价格竞争力等，核心机器人供应商额外评估技术匹配度、定制化能力；3.结果应用：评估优秀的供应商可纳入战略供应商名录，优先获得采购订单；评估不合格的供应商给予1个月整改期，整改仍不合格的移出合格供应商名录。第五章采购执行规范第十一条采购方式选择根据采购品类、金额及市场情况选择合规采购方式：1.核心服务机器人整机（一级采购）：优先采用公开招标或邀请招标方式，定制化程度高的可采用竞争性谈判方式；2.核心模块及核心维保配件（二级采购）：可采用邀请招标、竞争性谈判或框架协议采购方式；3.常规运维耗材及检测工具（三级采购）：可采用框架协议采购、询价采购或定点采购方式，同品类供应商不少于3家。第十二条采购谈判与合同签订采购谈判与合同签订需遵守以下规范：1.谈判要求：核心机器人采购谈判需有研发技术人员参与，明确技术参数、验收标准、售后服务条款；运维物料谈判需明确价格、供货周期、质量保证期；谈判需有2人以上参与并记录谈判纪要；2.合同签订：采购合同需采用公司标准模板，核心机器人合同需附技术协议，明确验收节点、质保期、违约责任；合同需经合规部审核、法务部备案后签订，严禁签订阴阳合同。第十三条采购交付管控不同品类采购需明确交付管控要求：1.核心服务机器人：定制化整机交付周期需在合同中明确，交付前供应商需提供出厂检测报告，到货后公司需在指定场地完成卸货及验收准备；2.运维物料：核心维保配件需满足安全库存要求，交付周期不超过7个工作日，常规耗材批量交付周期不超过15个工作日，逾期交付需按合同约定承担违约责任。第六章验收与入库管理第十四条核心服务机器人验收规范核心服务机器人验收实行分级验收机制：1.初验：到货后核对外观、数量、配件完整性，查验出厂检测报告、合格证等资料，资料不全的不予初验；2.功能测试：研发部/运维部按技术协议完成功能测试，定制化整机需连续试运行72小时无故障；3.终验：功能测试合格后，签订验收合格单，未通过终验的需要求供应商限期整改，整改仍不合格的按合同约定退货并追责。第十五条运维物料验收规范运维物料验收需兼顾效率与质量：1.核心维保配件：需查验原厂授权证明、产品溯源码，抽样进行兼容性测试，不合格的立即退回供应商；2.常规运维耗材：按批次抽样检测外观、规格、保质期，合格率需达100%；3.检测工具：需查验校准证书，完成精度测试，合格后纳入固定资产台账。第十六条入库管理要求验收合格的产品需按规范入库：1.核心服务机器人：整机入库需建立唯一设备编码，记录技术参数、交付日期、供应商信息；核心模块需分区存储，做好防潮、防静电防护；2.运维物料：核心维保配件需存入专用货架，设置安全库存警戒线；常规耗材需按品类分区存储，标注保质期；入库需录入仓储管理系统，做到账实相符。第七章付款与结算管理第十七条付款节点设置根据采购品类设置差异化付款节点：1.核心服务机器人：预付款不超过合同金额的30%，到货初验合格后支付40%，终验合格后支付20%，质保期满后支付剩余10%；2.核心维保配件：到货验收合格后支付90%，质保期满后支付10%；3.常规运维耗材：到货验收合格后一次性支付，框架协议采购可按月/季度结算。第十八条结算审核规范采购结算需完成多层级审核：1.结算资料：需提供采购合同、验收合格单、合规发票、入库单等资料，核心机器人需额外提供终验报告；2.审核流程：由采购执行人提交结算申请，采购部门负责人审核、财务部审核发票及金额合规性，按采购分级审批权限完成最终审批；3.发票要求：发票需与采购品类、金额、供应商名称一致，虚开发票、发票信息不符的不予结算。第八章监督考核与责任追究第十九条监督检查机制建立多层级采购监督体系：1.日常监督：采购管理部每月核查采购计划执行情况、验收记录、付款凭证，确保流程合规；2.专项检查：合规部每季度联合审计部开展采购专项检查，重点核查核心机器人采购的技术匹配性、运维物料采购的价格合理性；3.举报机制：设立采购违规举报渠道（邮箱、电话），对举报线索及时核查，实名举报且情况属实的给予奖励。第二十条考核与奖励标准采购工作纳入相关人员绩效考核：1.考核指标：核心机器人采购交付及时率（需≥95%）、验收合格率（需100%），运维物料供应满足率（需≥98%）、采购成本控制率（不超预算）；2.奖励情形：连续12个月考核达标的采购人员给予绩效奖励；通过优化采购方式降低成本≥10%的，给予专项奖励；发现供应商违规并避免公司损失的，给予额外奖励。第二十一条责任追究标准对违反本制度的行为按以下标准追责：1.轻度违规：采购计划编制不精准、验收记录不完整、入库台账不清晰，未造成损失的，给予口头警告、绩效扣分；2.中度违规：采购方式不合规、验收把关不严导致产品不合格、擅自调整采购预算，造成轻微经济损失的，给予记过、扣减月度绩效，承担相应损失；3.重度违规：与供应商串通舞弊、泄露采购底价、采购假冒伪劣产品，造成公司重大经济损失或声誉损害的，给予降岗/辞退处理，追究经济赔偿责任，情节严重的移交司法机关。第九章附则第二十二条制度修订本制度可根据国家采购相关法规更新、服务机器人技术迭代、公司业务发展调整修订：1.修订发起：由采购管理部牵头，征求研发部、运维部、合规部等部门意见后制定修订草案；2.审批流程：修订草案报总经理办公会审议批准，涉及核心机器人采购标准的修订需公示并征求相关人员意见；3.生效执行：修订后的制度自发布之日起生效，原制度相关条款同时废止，所有人员需在10个工作日内完成新规学习。第二十三