律师事务所业务流程手册

律师事务所业务流程手册第一章总则1.1制定目的为规范本律师事务所（以下简称“律所”）各项业务操作，明确各环节职责分工，保障法律服务质量，防范执业风险，维护客户合法权益与律所声誉，依据《中华人民共和国律师法》《律师事务所管理办法》《律师执业行为规范》等相关法律法规及行业规范，结合律所实际情况，制定本手册。本手册是律所全体执业律师、律师助理及行政辅助人员开展业务活动的统一准则，需严格遵守、规范执行。1.2适用范围本手册适用于律所全体从业人员，包括执业律师、实习律师、律师助理、行政人员、财务人员等，涵盖诉讼业务、非诉讼业务、法律顾问业务、法律援助业务等各类法律服务的全流程，同时适用于业务受理、案件办理、档案管理、收费管理、客户沟通等各个环节，涉外案件需额外遵守《涉外律师管理办法》及国际律师协会相关执业标准。1.3核心原则合法合规原则：所有业务操作必须严格遵循国家法律法规、司法解释及行业规范，杜绝违规执业、虚假诉讼等行为，确保法律服务的合法性与公正性。专业高效原则：以专业的法律知识和实务经验为客户提供服务，优化业务流程，提升办理效率，在约定时限内完成各项服务事项，保障服务质量。诚信保密原则：坚守律师职业道德，忠于客户合法权益，对客户的商业秘密、隐私及案件相关信息严格保密，不得泄露、擅自使用或向第三方披露，除非法律另有规定或客户书面同意。风险可控原则：全程把控执业风险，对案件受理、证据收集、文书制作、庭审代理等环节进行风险评估，及时制定应对措施，防范执业纠纷与法律责任。客户至上原则：尊重客户需求，主动沟通案件进展，耐心解答客户疑问，维护客户合法权益，提升客户服务体验与满意度。1.4组织架构与职责划分律所采用“合伙人会议—业务部门—执业团队”三级管理架构，明确各层级及岗位的业务职责，确保协同高效运作：合伙人会议：负责制定律所整体发展战略、审批重大业务决策、管控执业风险、审议财务预算及重大规章制度，行使手册解释与修订权，修订需经三分之二以上合伙人同意并公示30日。业务部门：按业务类型划分诉讼部、非诉部、法律顾问部、知识产权部等，负责本部门业务的统筹安排、流程管控、质量审核及人员培训，协调跨部门业务协作。执业团队：由主办律师、协办律师、律师助理组成，主办律师负责案件整体把控、核心法律事务处理及客户沟通；协办律师协助主办律师开展业务，分担具体工作；律师助理负责材料整理、文书初稿撰写、证据归档等辅助工作。行政辅助部门：行政部负责业务接待、档案管理、流程督办；财务部负责收费管理、票据开具、财务核算；风控部负责执业风险审查、合规监督及纠纷处理。第二章通用业务流程2.1业务受理流程2.1.1客户咨询客户可通过现场、电话、线上平台、邮件等方式咨询，行政人员或接待律师需热情接待，详细记录客户基本信息（姓名、联系方式、身份信息）、咨询事项、核心诉求及相关案件线索，初步判断业务类型及是否符合律所服务范围。接待过程中需主动告知客户律所服务流程、收费标准及执业纪律，避免客户误解。2.1.2利益冲突审查接待律师需立即查询律所客户档案，核查是否存在利益冲突，包括但不限于：是否已代理对方当事人或利害关系人、是否与客户存在其他可能影响公正执业的关联关系。若存在利益冲突，需明确告知客户，不得接受委托；若不存在利益冲突，填写《利益冲突审查表》，经部门负责人签字确认后归档。对于重大复杂案件，需提交合伙人会议进行专项审查。2.1.3案件初步评估主办律师对接客户，详细了解案件事实、证据情况及客户诉求，结合相关法律法规及司法实践，对案件的胜诉概率、法律风险、办理周期及服务成本进行初步评估，形成《案件初步评估意见》，告知客户。同时明确告知客户可能存在的不利后果，不得作出虚假承诺或保证。2.1.4委托协议签订双方就服务范围、服务内容、律师指派、收费标准、付款方式、双方权利义务、违约责任等事项达成一致后，签订《委托代理协议》。协议内容需明确、具体，避免歧义，尤其需细化代理阶段（如一审、二审、执行等）及服务边界。委托协议需经律所负责人审核签字，加盖律所公章后生效，一式两份，客户与律所各留存一份。严禁律师私自签订委托协议或收取费用，律师费需通过律所对公账户收取，并及时为客户开具正规发票。2.1.5案件建档与指派协议签订后，行政人员根据案件信息建立专属案件档案（电子档案与纸质档案同步），分配唯一案件编号，明确主办律师、协办律师及律师助理。主办律师负责制定案件办理计划，明确各环节时间节点及分工，报部门负责人备案后启动案件办理工作。同时制作详细收案笔录，记录案情、客户诉求、证据情况及调解意向等关键信息，由客户签字确认。2.2案件办理通用规范2.2.1证据收集与整理主办律师牵头开展证据收集工作，明确证据收集范围（书证、物证、电子数据、证人证言、鉴定意见等），依法调取相关证据，确保证据的合法性、真实性、关联性。对于客户提供的证据，需核实原件，做好证据交接记录；对于需主动调取的证据，制定取证方案，必要时申请法院调查取证或委托公证机构进行证据保全。电子数据的收集需遵循《电子数据取证规则》，可通过区块链存证或公证机构认证确保其完整性。证据收集完成后，按类别整理，编制《证据清单》，注明证据来源、证明目的及份数，由主办律师审核确认。2.2.2法律文书制作与审核法律文书（起诉状、答辩状、代理词、辩护词、法律意见书等）由主办律师或在其指导下由律师助理撰写，需符合法律规范及文书格式要求，内容严谨、逻辑清晰、表述准确，引用法律法规及司法解释需最新有效。文书初稿完成后，主办律师审核修改，复杂文书需经部门负责人复核，重大案件文书需提交合伙人会议审核，确保无遗漏、无错误后，加盖律所公章并由主办律师签字确认，方可提交相关单位或送达对方当事人。2.2.3客户沟通与汇报建立常态化客户沟通机制，主办律师需定期向客户汇报案件进展（一般每周至少沟通一次，重大节点及时汇报），告知证据收集情况、文书制作进度、庭审安排及案件风险变化等信息，耐心解答客户疑问。沟通内容需记录在《客户沟通记录表》中，归档留存。涉及重大决策（如和解、撤诉、变更诉讼请求等），需事先征得客户书面同意，不得擅自作出决定。2.2.4流程督办与风险管控行政人员根据案件办理计划，对各环节进行督办，提醒主办律师按时完成相关工作，避免遗漏时限（如诉讼时效、举证期限等）。主办律师全程把控执业风险，若发现案件存在新的风险点，需及时制定应对措施，填写《执业风险排查表》，报风控部及部门负责人备案。重大风险事项需立即上报合伙人会议研究处理。2.3案件结案流程2.3.1结案审核案件办理完毕（包括判决、调解、撤诉、仲裁裁决、执行终结、非诉事项办结等）后，主办律师整理案件全部材料，撰写《结案报告》，详细说明案件办理过程、结果、客户反馈及执业风险总结，提交部门负责人审核。部门负责人对案件办理流程、服务质量、文书规范性进行审核，签署审核意见后，报风控部复核。2.3.2档案归档结案审核通过后，主办律师配合行政人员完成案件档案归档工作，确保电子档案与纸质档案完整、规范。归档材料包括：委托代理协议、授权委托书、客户身份证明、证据材料、法律文书、庭审记录、结案报告、客户沟通记录、收费凭证等。纸质档案按规定装订，标注案件编号、结案日期，存入律所档案库，实行专人管理；电子档案加密存储，建立权限管理机制，仅限授权人员查阅。档案保管期限符合行业规定，涉密案件需加锁保管，严禁私自借阅、复制或销毁。2.3.3客户回访结案后15个工作日内，行政人员或部门负责人对客户进行回访，通过电话、问卷或现场沟通等方式，了解客户对法律服务质量、律师工作态度及案件结果的满意度，收集客户意见及建议，填写《客户回访记录表》。对客户提出的问题，及时协调相关律师予以回应解决，持续优化服务流程。2.3.4结案总结主办律师结合案件办理情况及客户反馈，开展结案总结，梳理案件办理中的经验与不足，形成总结意见，用于律所内部业务交流及培训。对于典型案例，整理成案例材料，纳入律所案例库，为后续同类案件办理提供参考。律所定期组织案例研讨，提升全体律师的业务能力。第三章专项业务流程3.1诉讼业务流程3.1.1民事、行政诉讼业务起诉阶段：主办律师梳理案件事实及证据，确定诉讼请求、被告主体信息，撰写起诉状，准备身份证明、证据清单及相关证据材料，协助客户办理立案手续（线上立案或线下向法院提交材料）。立案后，及时跟进法院立案受理情况，领取受理通知书、举证通知书及传票，告知客户立案结果及庭审安排。举证与答辩阶段：根据举证期限要求，组织客户补充证据，完善证据链，按时向法院提交证据；若作为被告，在收到起诉状副本后，按时撰写答辩状及证据材料，提交法院，同时制定质证策略，分析对方证据的合法性、真实性及关联性，准备质证意见。对于需申请鉴定、勘验的案件，及时向法院提交申请，协助完成相关程序。庭审准备阶段：主办律师梳理庭审思路，制定庭审预案，准备庭审发言提纲、质证意见、辩论意见等材料，核对证据原件，确认出庭人员（律师及客户），告知客户庭审流程、注意事项及庭审纪律。复杂案件可组织模拟庭审，提前排查庭审风险，优化辩论策略。每周参与律所案件研讨会，与资深律师共同研讨案件，完善庭审方案。庭审阶段：主办律师按时出庭，遵守庭审纪律，规范发表代理意见，开展举证、质证、辩论等活动，充分维护客户合法权益。庭审过程中，及时记录庭审要点，根据庭审情况调整代理策略，不得擅自放弃客户合法权益。庭审结束后，及时整理庭审笔录，交由客户核对确认。判决与上诉阶段：收到判决书或裁定书后，及时送达客户，解读判决结果及法律依据，分析是否符合上诉条件，征求客户上诉意愿。若客户同意上诉，在法定上诉期限内，撰写上诉状，办理上诉手续；若客户不同意上诉，协助客户履行生效判决确定的义务。二审、再审流程参照一审流程执行，重点针对一审存在的问题优化代理方案。执行阶段：判决生效后，若对方未履行义务，协助客户向法院申请强制执行，提交执行申请书、生效法律文书及相关财产线索，跟进执行进度，与执行法院沟通协调，督促被执行人履行义务，维护客户的胜诉权益。若执行过程中出现执行异议、执行复议等情况，及时制定应对方案，代理客户参与相关程序。3.1.2刑事诉讼业务侦查阶段：接受犯罪嫌疑人或其近亲属委托后，及时会见犯罪嫌疑人，了解案件事实，告知其诉讼权利及义务，为其提供法律咨询，代理申诉、控告，申请取保候审。与侦查机关沟通，了解案件侦查进展，提交法律意见，维护犯罪嫌疑人的合法权益，不得干扰侦查活动。审查起诉阶段：查阅、摘抄、复制案件卷宗材料，梳理案件证据及事实，会见犯罪嫌疑人，核实相关信息，分析案件定性及证据不足之处，向检察机关提交辩护意见，申请不起诉或变更强制措施，与检察机关沟通量刑建议相关事宜，为庭审辩护做好准备。审判阶段：一审阶段，制定辩护策略，撰写辩护词，准备庭审材料，按时出庭，开展举证、质证、辩论活动，提出无罪、罪轻或减轻、免除刑事责任的辩护意见，维护被告人合法权益；二审阶段，针对一审判决存在的问题，撰写上诉状或辩护词，提出上诉理由，参与二审庭审，争取改判或发回重审；再审阶段，协助当事人申请再审，提交再审申请书及相关证据，代理再审庭审。刑罚执行阶段：为罪犯提供法律咨询，协助办理减刑、假释、暂予监外执行等相关手续，跟进刑罚执行进度，维护罪犯的合法权益，配合执行机关开展相关工作。3.2非诉讼业务流程3.2.1合同业务合同起草：根据客户需求及交易背景，明确合同双方权利义务、交易流程、违约责任、争议解决方式等核心条款，撰写合同草案，确保合同内容合法、严谨、可执行，贴合客户实际需求，防范交易风险。起草过程中，主动与客户沟通，确认条款细节，避免遗漏关键内容。合同审查与修改：收到客户提交的合同草案后，全面审查合同条款，排查法律风险（如主体资格、效力问题、条款歧义、违约责任不明确等），结合相关法律法规及行业惯例，提出修改意见及风险提示，标注修改要点，向客户解读修改理由。根据客户反馈，完善合同条款，形成最终版本，确保合同合法合规、公平公正。合同谈判与履行跟进：根据客户需求，参与合同谈判，协助客户明确谈判要点，提出法律意见，维护客户合法权益，推动谈判达成一致。合同签订后，可根据客户委托，跟进合同履行情况，提醒客户履行合同义务，排查履行过程中的风险，协助处理合同履行过程中的争议，避免纠纷扩大。合同争议处理：若合同履行过程中发生争议，协助客户协商解决，起草和解协议；若协商不成，为客户提供仲裁、诉讼等争议解决方案，代理相关争议解决程序，维护客户合法权益。3.2.2知识产权业务知识产权申请：协助客户整理商标、专利、著作权等知识产权申请材料，核查申请可行性，代理客户向相关主管部门提交申请，跟进申请进度，及时反馈申请结果，协助处理申请过程中的补正、异议等事宜，确保知识产权顺利授权。知识产权维护：为客户提供知识产权后续维护服务，包括商标续展、专利年费缴纳、著作权登记更新等，提醒客户相关时限，避免知识产权失效。定期对客户知识产权进行排查，防范侵权风险。知识产权侵权维权：发现客户知识产权被侵权后，协助客户收集侵权证据，分析侵权行为性质及损失，制定维权方案，代理客户通过协商、发律师函、仲裁、诉讼等方式维权，要求侵权方停止侵权、赔偿损失，维护客户知识产权合法权益。知识产权合规审查：为企业提供知识产权合规审查服务，排查企业生产经营过程中的知识产权风险（如侵权风险、权属争议等），制定合规方案，开展知识产权合规培训，协助企业建立知识产权管理制度，规范知识产权使用与管理。同时提供技术秘密、商业秘密保护服务，制定保密方案，防范秘密泄露。3.2.3公司法律业务公司设立与变更：协助客户制定公司设立方案，整理设立材料（公司章程、股东协议等），代理客户办理工商注册、税务登记等手续；协助客户办理公司变更（股权变更、经营范围变更、法定代表人变更等）手续，审核变更材料，确保变更流程合法合规，防范变更过程中的法律风险。公司治理：为企业提供公司治理专项服务，完善公司章程、股东会决议、董事会决议等治理文件，规范股东会、董事会、监事会运作，明确股东、董事、监事及高级管理人员的权利义务，防范公司治理风险，提升企业治理水平。股权业务：代理股权投融资、股权转让、股权质押等业务，审核相关协议（投资协议、股权转让协议等），协助客户开展尽职调查，排查股权权属争议、债务风险等，参与谈判，推动交易完成，维护客户合法权益。公司注销：协助客户办理公司注销手续，整理注销材料，处理注销过程中的债权债务、税务清算等事宜，确保注销流程合法合规，避免客户后续承担相关法律责任。3.3法律顾问业务流程3.3.1法律顾问聘任对接客户，了解客户（企业、事业单位、社会组织等）的经营管理情况、法律需求，制定个性化法律顾问服务方案，明确服务内容、服务期限、服务方式、收费标准等，签订《法律顾问聘任协议》。根据客户需求，指派专人担任常年法律顾问或专项法律顾问，明确服务团队及联系方式，确保服务响应及时。3.3.2日常法律服务为客户提供日常法律咨询，解答客户在生产经营、管理过程中遇到的法律问题，提供专业法律意见，出具《法律咨询意见书》，供客户决策参考。协助客户审核日常经营中的合同、协议等法律文书，提出修改意见，防范合同风险，确保文书合法合规。为客户提供法律培训服务，根据客户需求，定制培训内容（如劳动合同法、公司法、知识产权法等），开展线下或线上培训，提升客户员工的法律意识及合规能力。协助客户处理日常法律事务，如劳动争议调解、工商登记咨询、规章制度制定及审核等，规范客户经营管理行为，防范日常执业风险。3.3.3专项法律服务根据客户委托，为客户提供专项法律事务服务，如重大投融资、并购重组、重大项目合规审查、重大纠纷处理等，组建专项服务团队，制定专项服务方案，全程跟进服务进度，出具专项法律意见书，协助客户完成专项事务，防范专项事务中的法律风险。重大专项事务需提交合伙人会议进行风险评估。3.3.4法律顾问年度总结每年度结束后，法律顾问团队撰写《年度法律顾问服务总结》，梳理全年服务情况、客户法律需求解决情况、风险防范成果及后续服务建议，与客户开展年度沟通，听取客户意见，优化下一年度服务方案。同时对客户年度法律风险进行全面排查，形成风险评估报告，协助客户完善风险防控体系。3.4法律援助业务流程3.4.1援助申请接收接收法律援助对象（经济困难公民、特殊案件当事人等）的援助申请，核实申请人身份信息、经济困难证明及案件相关材料，确认是否符合法律援助条件。主动告知申请人法律援助的服务范围、流程及权利义务，为申请人提供必要的咨询指导。3.4.2援助审核由专人对申请材料进行审核，核实案件真实性、申请人资格，排查利益冲突，对符合法律援助条件的，填写《法律援助审批表》，报律所负责人审批；对不符合条件的，明确告知申请人理由，并协助其通过其他途径解决法律问题。重大法律援助案件需提交合伙人会议审核。3.4.3援助案件指派审批通过后，指派符合条件的律师担任援助律师，明确服务要求及时间节点，告知援助律师案件相关情况及法律援助规范。援助律师需签订《法律援助委托协议》，严格按照法律援助相关规定开展服务，不得拒绝、推诿或擅自终止援助服务。3.4.4援助案件办理援助律师按照相关业务流程办理案件，全程免费为申请人提供法律服务，主动与申请人沟通案件进展，维护申请人合法权益。办理过程中，严格遵守执业纪律，不得收取申请人任何费用或财物。及时向律所及法律援助主管部门汇报案件办理情况，提交相关材料。3.4.5援助案件结案案件办理完毕后，援助律师撰写《法律援助结案报告》，整理案件材料，完成档案归档，按要求向法律援助主管部门提交结案材料，接受主管部门的审核与监督。同时对案件办理情况进行总结，参与法律援助业务交流，提升法律援助服务质量。规范使用法律援助基金，确保资金使用符合相关规定。第四章质量管控与风险防范4.1质量管控机制4.1.1分级审核制度建立“律师自审—部门审核—律所复核”三级审核制度，法律文书、结案报告、重大案件方案等需经分级审核，确保服务质量。主办律师对自身撰写的文书及办理的业务进行自审；部门负责人对本部门案件的流程规范性、文书质量进行审核；风控部对重大案件、高风险业务进行复核，出具复核意见，督促整改。4.1.2质量检查律所定期开展业务质量检查（每月抽查、每季度全面检查），由风控部牵头，联合各业务部门，重点检查案件办理流程、文书规范性、证据完整性、客户沟通记录、档案归档情况等，填写《业务质量检查记录表》，对发现的问题，下达整改通知，限期整改，跟踪整改落实情况。同时将质量检查结果与律师绩效考核挂钩。4.1.3业务培训与交流定期组织全体从业人员开展业务培训，内容包括最新法律法规、司法解释、业务操作规范、执业风险防范、典型案例分析等，提升从业人员的专业能力及风险防范意识。鼓励律师参与行业交流、研讨会，学习先进经验，更新知识储备。新人入职需进行专项培训，考核合格后方可参与业务工作；律师需完成年度继续教育要求，确保执业能力达标。4.2执业风险防范4.2.1风险排查建立常态化执业风险排查机制，主办律师在案件办理各环节开展风险排查，重点排查利益冲突、证据瑕疵、时限遗漏、文书错误、客户沟通不当等风险，填写《执业风险排查表》，及时制定应对措施。风控部定期开展全面风险排查，重点关注高风险业务（如重大诉讼、涉外业务、知识产权侵权维权等），防范系统性风险。4.2.2风险处置发现执业风险后，主办律师需立即上报部门负责人及风控部，不得隐瞒。对于一般风险，由主办律师制定处置方案，部门负责人监督落实；对于重大风险，由风控部牵头，联合业务部门及合伙人会议制定处置方案，及时采取措施，降低风险损失，维护律所及客户权益。若发生执业纠纷，由风控部负责协调处理，代理律所参与相关调解、仲裁或诉讼程序。4.2.3违规处理对于违反本手册规定、违规执业的从业人员，根据情节轻重，给予批评教育、通报批评、绩效扣分、暂停执业、解除聘用等处分；若造成律所损失或客户损失的，依法追究相关人员责任；涉嫌违法违规的，移交司法机关或行业主管部门处理。同时建立违规档案，对违规行为进行记录，作为从业人员考核、晋升的重要依据。4.3信息安全与保密管理严格遵守保密规定，建立信息安全管理制度，对客户信息、案件材料、律所内部信息等进行严格保密。电子档案实行加密存储，建立权限管理机制，仅限授权人员查阅、使用；纸质档案实行专人管理，严禁私自借阅、复制、泄露。从业人员离职时，需办理信息交接手续，签订保密承诺书，不得带走客户信息及案件材料，后续仍需履行保密义务。定期开展信息安全培训，提升从业人员