企业行政管理工作操作规范手册

企业行政管理事务日常操作规范手册为规范企业内部行政管理事务流程，提升日常运营效率，保障各项工作有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业各部门及全体员工，旨在明确行政管理各环节的操作标准与责任分工，为企业高效、规范运作提供支持。总则一、适用范围本手册涵盖办公环境管理、会议管理、办公用品管理、固定资产管理、印章管理、档案管理、差旅管理、接待管理等日常行政管理事务。二、基本原则规范高效：流程清晰，操作标准，保证事务处理及时、准确。服务保障：以支持业务开展为核心，提供便捷的行政服务。安全保密：严格遵守保密规定，保证企业信息与资产安全。一、办公环境管理（一）适用情境新员工入职办公区域配置、日常办公环境维护与优化（如卫生、设施、绿植管理等）。（二）操作流程每日环境巡查各部门指定专人（或行政专员）每日上班前10分钟检查本区域卫生、设施状况。重点检查：桌面整洁度、文件归档情况、门窗水电开关状态、办公设备（电脑、打印机）运行状态。问题记录与上报发觉问题（如设施损坏、卫生死角）立即填写《办公环境问题登记表》（见表1），注明问题描述、位置、发觉时间。每日上午9:00前将表格提交至行政部，紧急问题（如水管漏水、电路故障）需电话同步告知行政专员*经理。协调处理与反馈行政部收到问题后，1小时内响应：属于维修类问题，联系后勤维修人员；属于清洁类问题，安排保洁人员处理。处理完成后，行政专员在《办公环境问题登记表》中记录处理结果，并反馈至问题上报部门。定期环境评估行政部每月25日组织各部门负责人进行办公环境联合检查，评分结果纳入部门月度考核。（三）表单模板表1办公环境问题登记表日期区域（如：销售部办公室）问题描述（如：3号工位打印机卡纸）处理人完成时间确认人（部门签字）2024-03-01市场部会议室投影仪无法连接电脑后勤*师傅10:30市场部*主管（四）执行要点保持个人工位整洁，文件及时归档，公共区域物品不随意堆放。爱护办公设施，使用后及时关闭电源（电脑、空调、照明等）。绿植由行政部统一养护，员工不得随意移动或修剪。二、会议管理（一）适用情境部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部客户洽谈会等各类会议的组织与实施。（二）操作流程会议发起与申请会议发起人提前2个工作日填写《会议申请审批表》（见表2），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（投影仪、麦克风、白板等）。部门负责人审批后提交至行政部，大型会议（参会人数≥20人）需提前3个工作日申请。会议通知行政部审批通过后，提前1个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，包含会议基本信息及“请提前10分钟入场”提示。会前准备行政部根据申请提前30分钟布置会场：调试设备、摆放座椅、准备会议资料（如议程、签到表）、放置会议席卡（如有外部人员）。会议发起人需提前确认参会人员availability，如有变动及时通知行政部调整。会议组织会务人员负责签到（使用《会议签到表》），引导参会人员就座，维持会场秩序。会议期间，记录人员需详细记录会议决议、待办事项（明确责任人与完成时间）。会后整理会议结束后1个工作日内，记录人员整理《会议纪要》，经会议发起人确认后分发给参会人员及相关部门。会务人员清理会场，关闭设备电源，回收会议资料，归还租赁设备（如有）。（三）表单模板表2会议申请审批表会议名称市场部Q1季度营销方案研讨会时间2024-03-1514:00-16:00地点3楼第一会议室参会人员市场部全体成员、销售部*经理议程1.Q1销售数据回顾；2.营销方案讨论；3.任务分工所需设备投影仪、无线麦克风、白板申请人市场部*主管部门审批签字：_________日期：2024-03-13行政部审批签字：_________日期：2024-03-14表3会议签到表会议名称日期签到时间参会人签字备注Q1季度营销方案研讨会2024-03-1513:55*主管（四）执行要点会议主题明确，议程紧凑，避免无关人员参会。参会人员需提前准备相关材料，按时参会，原则上不得请假，特殊情况需提前向会议发起人报备。会议纪要需清晰记录决议与待办，保证事项可追溯、可落实。三、办公用品管理（一）适用情境日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹）的申领、采购、发放与库存管理。（二）操作流程需求统计每月25日前，各部门填写《办公用品需求申请表》（见表4），列明下月所需物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审批后提交至行政部。采购与入库行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，报财务部审核后，由采购专员统一采购。采购到货后，行政部与采购专员共同验收，核对物品名称、规格、数量及质量，填写《办公用品入库登记表》，入库后张贴标签分类存放。发放与登记员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（见表5），注明领用物品、数量、领用日期及用途，个人领需签字确认，部门批量领用需部门负责人签字。高价值物品（如U盘、移动硬盘）领用需在《办公用品领用登记表》中注明“使用后归还”，离职时需办理归还手续。库存盘点行政部每季度末最后一个工作日进行库存盘点，核对实物与台账是否一致，编制《办公用品库存盘点表》，对积压物品及时处理（如内部调配、清仓促销）。（三）表单模板表4办公用品需求申请表部门申请人日期物品名称规格数量用途行政部*专员2024-03-25A4复印纸80g10包日常打印财务部*主管2024-03-25签字笔中性20支票据填写表5办公用品领用登记表领用日期物品名称规格数量领用人部门确认人2024-03-01文件夹A45个*助理人事部*主管（四）执行要点按需申领，杜绝浪费，禁止个人领用办公用品用于私人用途。行政部需建立办公用品台账，动态更新库存，保证常用物品不短缺。积压物品优先内部调配，减少重复采购，控制行政成本。四、固定资产管理（一）适用情境办公设备（电脑、打印机、投影仪）、家具（办公桌、文件柜）等资产的购置、领用、调拨、维护与报废。（二）操作流程资产购置与入库部门因新增或更换需购置固定资产时，填写《固定资产购置申请表》（见表6），说明购置原因、规格、预算，经部门负责人、财务部、总经理审批后，由行政部统一采购。资产到货后，行政部与采购专员验收，核对资产信息，粘贴“固定资产标签”（含编号、名称、购置日期、使用部门），填写《固定资产入库登记表》。领用与登记员工领用固定资产时，填写《固定资产领用申请表》（见表7），经部门负责人审批后，行政部办理领用手续，更新《固定资产台账》（记录领用人、领用日期、资产状态）。调拨与维护部门间资产调拨需填写《固定资产调拨申请表》（见表8），经双方部门负责人及行政部审批后，行政部更新台账，调拨双方签字确认。使用人需定期检查资产状况（如电脑运行速度、打印机墨盒余量），发觉故障及时报修，行政部联系售后或内部技术人员处理。报废与处置资产达到使用年限或无法修复时，使用部门填写《固定资产报废申请表》（见表9），注明报废原因、资产信息，经行政部鉴定、财务部审核、总经理审批后，由行政部统一处置（如变卖、回收残值），并更新台账。（三）表单模板表6固定资产购置申请表资产名称电脑（联想ThinkPad）规格i5处理器、8G内存、512G固态购置原因新员工入职，现有设备不足预算金额5000元申请部门销售部申请人*经理审批流程部门负责人：_________财务部：_________总经理：_________表7固定资产领用申请表资产编号ZC-2024-003资产名称办公桌领用人*助理领用日期2024-03-01部门行政部使用状况全新部门审批签字：_________日期：2024-02-28（四）执行要点固定资产需专人管理，台账清晰，标签完好，定期盘点（每半年一次）。使用人妥善保管资产，不得擅自拆卸、转借或带离办公场所。报资产报废需严格鉴定，防止国有资产流失，处置收入及时入账。五、印章管理（一）适用情境企业公章、合同章、财务章、法人章等印章的使用、保管与登记。（二）操作流程印章保管印章由行政部指定专人（印章管理员专员）保管，实行“专人专柜、双人双锁”管理，保险柜钥匙由专员与行政部*经理分别保管。印章管理员需保证印章存放安全，不得随意放置或交他人代管。用印申请与审批用印前，申请人填写《印章使用申请审批表》（见表10），注明文件名称、份数、用途，附文件样本（如合同、函件），经部门负责人审核。根据印章类型分级审批：公章、合同章由行政部经理审批；财务章由财务部经理审批；法人章由总经理审批。用印核对与登记印章管理员核对审批手续是否齐全、文件内容是否与申请一致，确认无误后方可盖章。盖章后，在《印章使用登记表》（见表11）中详细记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人、监印人签字。用印文件管理用印文件需加盖骑缝章或清晰印章，保证文件完整有效。涉及重要合同、协议的用印文件，原件由行政部归档，复印件由使用部门留存。（三）表单模板表10印章使用申请审批表文件名称与XX公司采购合同份数3份用途合作项目采购申请人采购部*主管部门审批签字：_________日期：2024-03-10行政部审批签字：_________日期：2024-03-11总经理审批签字：_________日期：2024-03-12表11印章使用登记表日期文件名称份数申请人审批人监印人备注2024-03-15采购合同3*主管*经理*专员（四）执行要点严禁在空白纸张、空白合同或未经审批的文件上盖章。印章管理员需定期检查印章使用情况，保证登记与实际用印一致。印章遗失或损坏需立即报告，并按规定办理挂失、补办手续。六、档案管理（一）适用情境企业文件（如规章制度、红头文件）、合同、会议纪要、员工资料（入职、离职、考核）、项目资料等档案的收集、整理、归档与借阅。（二）操作流程档案收集各部门在文件形成后3个工作日内，将纸质版及电子版文件提交至行政部，注明文件类别、密级（公开、内部、秘密）。重要文件（如合同、审计报告）需原件提交，电子版需刻录光盘或存储至企业指定服务器。整理与分类行政部对收集的档案进行分类：按部门分为“行政部档案”“财务部档案”等；按文件类型分为“制度文件”“合同档案”“会议档案”等。每类档案按“年度-月份-流水号”规则编制档案号，如“2024-03-001”表示2024年3月第1号档案。归档与保管档案装订成册，封面注明档案号、名称、年度、密级，放入档案盒并标注档案号，存入档案柜。电子档案按分类建立文件夹，定期备份（每月一次），保证数据安全。档案室需保持干燥、通风，配备防火、防潮、防虫设备，定期检查档案状况。借阅与归还员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》（见表12），注明档案名称、借阅事由、借阅期限，经部门负责人审批。秘密级档案借阅需经总经理审批，借阅期限不超过3天；内部级档案借阅期限不超过7天。借阅档案需妥善保管，不得涂改、勾画、抽取、拆散，不得转借或复制（经批准除外），归还时档案管理员检查档案完整性。（三）表单模板表12档案借阅申请表档案名称2023年度员工考核档案档案号2023-12-005借阅人人事部*专员借阅事由年度考核数据统计借阅期限2024-03-01至2024-03-07部门审批签字：_________归还日期2024-03-07档案管理员签字__________（四）执行要点档案收集需及时、完整，避免文件遗漏或延迟归档。档案密级划分需准确，借阅权限严格管控，保证信息安全。过期档案（如超过保存期限）需经鉴定后统一销毁，销毁时需两人监销并记录。七、差旅管理（一）适用情境员工因公出差（市内、外地）的交通、住宿、费用报销管理。（二）操作流程出差申请与审批员工出差前填写《出差申请审批表》（见表13），注明出差地点、时间、事由、交通方式、预计费用，经部门负责人审批。外地出差超过3天或单次费用超过5000元，需经总经理审批。行程与住宿安排员工按审批的交通方式预订车票/机票，住宿需选择企业协议酒店（如无协议酒店，需提前报备行政部），住宿标准按地区分级：一线城市≤350元/晚，二线城市≤300元/晚，三线城市≤250元/晚。费用报销出差返回后3个工作日内，员工整理费用凭证（如发票、车票），填写《差旅费用报销单》（见表14），注明费用明细（交通、住宿、市内交通、伙食补助等），附原始凭证粘贴单。部门负责人审核后提交财务部，财务部核对凭证真实性、合规性及报销标准，无误后安排付款。差旅总结重要项目出差需提交《差旅总结报告》，汇报出差成果、存在问题及建议，提交部门负责人及项目负责人。（三）表单模板表13出差申请审批表姓名*助理部门市场部出差地点上海时间2024-03-10至2024-03-12事由参加行业展会，洽谈客户合作交通方式高铁二等座预计费用交通800元、住宿700元、伙食300元申请人*主管部门审批签字：_________日期：2024-03-08表14差旅费用报销单报销人*助理部门市场部出差时间2024-03-10至2024-03-12出差地点上海费用明细交通费（高铁票）800元住宿费2晚350元市内交通费100元报销总额1450元审批人*经理（四）执行要点出差需提前申请，未经批准不得擅自出差，紧急情况出差后需补办手续。费用报销需凭证齐全，发票抬头、税号等信息准确，不得虚报、冒报费用。伙食补助及市内交通费按企业标准发放，无需提供发票，但需在报销单中注明。八、接待管理（一）适用情境外部客户来访、合作伙伴考察、上级单位检查等接待活动的组织与实施。（二）操作流程接待申请与方案制定接待部门提前2个工作日填写《接待申请审批表》（见表15），明确来访单位、人数、时间、目的、行程安排及预算，经部门负责人审批后提交行政部。行政部协助接待部门制定《接待方案》，含迎接、引导、座谈、用餐、送别等环节的细节安排。接待准备场地准备：根据接待规模预订会议室/洽谈室，调试设备（投影仪、麦克风），准备席卡、饮用水、宣传资料等。人员准备：确定接待人员（一般2-3人，含部门负责