合同管理流程指南

合同管理流程指南一、适用场景与业务范围本流程适用于企业及组织在各类业务活动中涉及的合同全生命周期管理，包括但不限于：采购与供应链合作（如原材料采购、服务外包）、销售与业务合作（如产品销售、渠道代理）、项目合作（如工程建设、研发项目）、租赁与资产转让（如场地租赁、设备买卖）等场景。通过标准化流程，保证合同签订的合规性、履行的可控性及风险的可控性，保障企业合法权益。二、合同管理全流程操作步骤1.合同起草与立项操作目标：明确合作需求，形成初步合同文本，保证条款清晰、依据充分。具体步骤：需求提报：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合作内容、预算金额、项目周期等核心要素，部门负责人签字确认后提交至法务/行政部门。资料收集：业务部门与合作方对接，收集对方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）、资质证书（如行业许可、特殊资质）等必要文件，保证合作方合法合规。文本拟定：业务部门结合合作需求，参考标准合同模板（或由法务部门提供模板）起草合同文本，明确双方权利义务、标的物/服务描述、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。内部初审：业务部门负责人对合同文本的完整性、业务逻辑合理性进行审核，重点核对需求与条款的一致性，形成《合同审核意见表》（见模板2）初稿。2.合同审核与修订操作目标：通过多部门协同审核，识别法律风险、业务风险及财务风险，保证合同条款合规、可行。具体步骤：法务审核：法务部门重点审核合同的法律合规性，包括主体资格合法性、条款法律效力（如是否存在无效情形）、违约责任约定是否明确、争议解决方式是否合理等，对法律风险点提出修改意见。业务审核：业务部门结合实际合作需求，审核标的物/服务描述的准确性、履行期限的合理性、验收标准的可操作性等，保证条款符合业务实际。财务审核：财务部门审核价款及支付方式的合理性（如是否符合预算、税费承担约定是否清晰）、发票类型及开具要求、违约金计算是否合规等，重点关注资金安全。修订确认：业务部门根据各部门审核意见，对合同文本进行修订，重大争议需组织跨部门会议沟通达成一致，最终形成审核通过的合同终稿，由法务部门出具《合同审核意见表》确认。3.合同签订与生效操作目标：完成合同签署手续，保证合同正式生效，明确双方法律约束力。具体步骤：用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附审核通过的合同终稿、立项申请表及审核意见表，按企业授权流程提交至相关负责人审批。签字盖章：审批通过后，由授权代表（如法定代表人、授权委托人）签字并加盖企业公章/合同专用章；合作方需同步完成签字盖章手续，保证双方签章页完整、清晰。原件管理：签订完成的合同一式多份（通常至少3份，双方各执1份，企业存档1份），业务部门在2个工作日内将原件移交至档案管理部门，并办理《合同档案交接登记表》（见模板3）。生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效（或约定生效条件满足后生效），业务部门及时将生效信息同步至财务、履约跟踪部门。4.合同履行与跟踪操作目标：监控合同执行进度，及时处理履行过程中的问题，保证合作顺利推进。具体步骤：履约计划：业务部门根据合同约定，制定《合同履行跟踪表》（见模板4），明确各阶段关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任人和完成标准。进度跟踪：业务负责人定期（如每周/每月）跟踪履约进度，与合作方保持沟通，确认是否存在延期、质量不达标等问题，记录《合同履行日志》。变更处理：若履行过程中需变更合同内容（如标的物调整、期限延长、价款变更），应签订《合同变更协议》，参照原流程完成审核、签订手续，避免口头约定。验收确认：按合同约定完成阶段性或全部履约后，业务部门组织验收（可邀请技术、质量部门参与），形成《合同验收报告》，由双方签字确认作为付款依据。5.合同归档与复盘操作目标：规范合同档案管理，保证资料完整可追溯，总结经验优化流程。具体步骤：档案整理：档案管理部门对合同正本、附件（如立项表、审核表、变更协议、验收报告）、沟通函件等资料进行分类整理，按“一合同一档”原则归档，标注合同编号、名称、签订日期等关键信息。电子化备份：重要合同需同步进行电子化扫描存档，存储于企业指定的安全服务器，保证电子档案与原件一致，便于查阅。借阅管理：建立合同借阅登记制度，因业务需要借阅合同原件的，需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后，限期归还，借阅记录留存备查。复盘总结：合同履行完成后（或终止后），业务部门组织复盘，分析履约过程中的风险点、问题及改进措施，形成《合同管理复盘报告》，反馈至法务、行政部门优化后续流程。三、常用工具表格模板模板1：合同立项申请表序号项目名称合作方名称合作内容简述预算金额（元）项目周期提报部门提报人日期1*年度办公用品采购*办公用品有限公司办公用品供应及配送500,0002024.01-2024.12行政部张*2023.11.20备注需明确品牌、型号及供货频次模板2：合同审核意见表合同名称合同编号审核环节审核部门审核人审核意见修改情况*办公用品采购合同CG20231120法务审核法务部李*第5条违约责任建议明确“逾期交货按日千分之三支付违约金，上限不超过合同总额10%”已修改财务审核财务部王*第3条付款方式建议约定“验收合格后30日内支付至95%，质保金5%期满后支付”已修改模板3：合同档案交接登记表合同名称合同编号份数移交部门移交人接收人交接日期存档位置备注*办公用品采购合同CG202311203行政部张*刘*2023.12.05档案室-2023年-采购类甲方执2份，我方执1份模板4：合同履行跟踪表合同名称合同编号关键节点计划完成时间实际完成时间责任人节点状态（进行中/已完成/延期）备注*办公用品采购合同CG20231120首批货物交付2024.01.152024.01.18张*已完成延期3天，已沟通说明第一季度验收2024.03.31-张*进行中预计3月25日完成四、关键风险控制点与注意事项主体资格审核：签订前务必核实合作方营业执照、经营范围、法定代表人身份等，避免与无资质主体签约，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”查询其信用状况。条款明确性：合同条款需具体、可量化，避免使用“尽快”“大约”等模糊表述，例如“标的物规格”应明确型号、参数，“验收标准”应引用具体国标或行标。审核流程刚性：严禁“先签后审”或简化审核环节，涉及重大金额（如超过100万元）或复杂业务的合同，需邀请外部法律顾问参与审核。履约动态监控：业务部门需全程跟踪合同履行，发觉延期、违约等情况时，应在24小时内启