企业合同管理与执行模板

企业合同管理与执行模板一、适用业务场景新供应商/合作伙伴引入时的框架协议签订；具体项目执行（如采购、服务外包、工程建设等）的合同管理；常规业务合作（如销售代理、委托加工等）的履约跟踪；合同到期续签、变更或终止的规范化处理。无论合作规模大小、合作周期长短，均可通过本模板实现合同全流程标准化管理，降低法律风险，提升执行效率。二、全流程操作指引1.需求提出与合同起草操作步骤：需求确认：业务部门根据合作需求，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容（服务范围、产品规格、交付标准等）、核心条款（合同金额、付款方式、履约期限、违约责任等），填写《合同需求审批表》（见模板1）。合同起草：法务部门或指定专员依据需求审批表，结合企业标准合同范本起草合同文本，保证条款清晰、权责明确，重点规避法律漏洞（如模糊表述、责任不对等）。内部初审：业务部门负责人审核合同内容是否与需求一致，法务部门审核条款合规性，财务部门审核金额、付款方式是否符合财务制度。2.合同审批与签署操作步骤：多级审批：根据合同金额及重要性，设置审批权限（如10万元以下由部门总监审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批），审批节点记录在《合同审批表》（见模板2）中。对方确认：审批通过后，将合同文本发送至合作方，确认对方无异议并准备签署材料（如授权委托书、营业执照复印件等）。正式签署：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章），保证签署页信息完整、骑缝章齐全，签署后原件至少一式两份（双方各执一份）。3.合同归档与交底操作步骤：资料归档：签署后3个工作日内，将合同文本、审批表、对方资质材料、签署页等资料整理归档，建立《合同台账》（见模板3），录入编号、名称、签署日期、金额、到期日等关键信息。执行交底：业务部门向相关部门（如财务、仓储、项目组）进行合同交底，明确履约节点、责任分工、验收标准等，保证各部门协同执行。4.合同执行与监控操作步骤：进度跟踪：业务部门按合同约定跟踪履约进度（如交付时间、付款节点），填写《合同执行进度跟踪表》（见模板4），记录关键事件（如到货、验收、开票）及时间。变更管理：若需变更合同内容（如金额、期限、范围），需由双方书面确认并签署《补充协议》，履行内部审批流程后更新台账。风险预警：对可能逾期或违约的情况（如对方延迟交付、付款逾期），及时启动预警机制，业务部门牵头沟通解决，必要时上报管理层。5.履约验收与结算操作步骤：验收确认：合作方履约完成后，业务部门联合技术、质检等部门按合同约定标准验收，填写《履约验收表》（见模板5），明确验收结果（合格/不合格）及整改要求。款项结算：财务部门依据验收表、发票等凭证办理付款，核对合同条款中的付款节点和比例，保证资金支付合规。资料归档：验收报告、付款凭证、发票等资料与合同原件合并归档，形成完整履约闭环。6.合同终止与复盘操作步骤：到期处理：合同到期前30天，业务部门评估是否续签，提前沟通续签意向或终止合作，办理资料交接和尾款结算。复盘总结：合同履行结束后，业务部门组织复盘，分析履约中的问题（如延迟原因、争议点），总结经验并优化后续合同管理流程。三、核心工具模板清单模板1：合同需求审批表序号需求部门需求描述合作方信息合同金额（元）履约期限业务负责人部门负责人签字法务意见财务意见1采购部采购生产原料A100吨有限公司500,0002024.06.01-2024.08.31明华条款合规付款方式符合制度模板2：合同审批表合同编号合同名称签署双方金额（元）拟签署日期部门初审意见（业务/法务/财务）分管副总意见总经理意见审批结果HT-2024-005原料采购合同甲方：公司；乙方：有限公司500,0002024.05.20业务：符合需求；法务：无异议；财务：已审核同意签署同意签署已通过模板3：合同台账合同编号合同名称签署日期甲方乙方金额（元）履约期限合同状态（履行中/已完成/终止）责任人到期日HT-2024-005原料采购合同2024.05.20公司有限公司500,0002024.06.01-2024.08.31履行中*明2024.08.31模板4：合同执行进度跟踪表合同编号跟踪日期进度节点内容描述责任人完成状态（未开始/进行中/已完成）备注HT-2024-0052024.06.05首批交付原料A30吨到货*强已完成质检合格HT-2024-0052024.06.10付款节点支付首批货款30%*丽进行中等待发票模板5：履约验收表合同编号验收日期验收项目验收标准验收结果（合格/不合格）验收人整改要求（如有）验收单位盖章HT-2024-0052024.08.31全部原料交付数量100吨，含水量≤5%合格刚、敏无公司采购部四、关键风险提示与规范条款严谨性：合同中避免使用“尽量”“尽可能”等模糊表述，明确违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地），保证条款可执行。审批时效：合同审批需在3个工作日内完成，紧急业务可启动“绿色通道”，但事后需补全审批流程。资质审核：合作方需提供有效的营业执照、相关资质证书（如行业许可证），必要时通过“国家企业信用信息公示系统”核实信用状况。执行监控：业务部门每周更新执行进度跟踪表，重大