公司用印管理制度

公司用印管理制度前言印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护公司的利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的所有印章管理与使用行为。一、总则(一)目的与依据为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等管理工作，保证公司印章使用的规范性和安全性，防范潜在风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。(二)适用范围本制度所称印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他各类业务专用章等具有法律效力或公司内部管理效力的印章。公司各部门及全体员工在涉及印章使用与管理的各项活动中，均须遵守本制度。(三)基本原则印章管理遵循“严格管理、规范使用、权责明确、防范风险”的原则。任何部门和个人不得擅自刻制、使用、出借、复制、销毁公司印章。二、印章的种类与保管(一)印章的种类1.公司公章：代表公司对外行使权利、承担义务的法定印章，用于以公司名义发出的正式文件、函件、证明等。2.法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件、合同、报表等，是公司法定代表人身份的象征。3.合同专用章：专门用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件。4.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据等财务活动。5.发票专用章：用于公司开具发票时使用。6.其他业务专用章：根据公司业务需要设立的，在特定业务范围内使用的印章，如部门章、项目章等，其使用范围和效力由公司明确规定。(二)印章的保管1.专人保管：各类印章必须指定专人负责保管。公司公章、法定代表人印章、合同专用章一般由公司指定的综合管理部门或行政部门专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门专人保管；其他业务专用章由相关业务部门负责人或其指定人员保管。2.保管责任：印章保管人是印章安全使用的第一责任人，应妥善保管印章，确保印章不被滥用、盗用或遗失。保管人须将印章存放在安全可靠的地方，如带锁的抽屉或保险柜，并注意防潮、防蛀、防损坏。3.岗位分离：严禁将公司公章与法定代表人印章、财务专用章与支票等支付凭证由同一人保管。4.人员变动：印章保管人因离职、调动、休假等原因需要移交印章时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人或指定监交人监交，并报印章管理部门备案。交接双方应核对印章的完好性，并在登记表上签字确认。三、用印申请与审批(一)用印申请公司所有用印行为，均须由用印部门或个人填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印类别、用印日期、申请人及联系方式等信息，并附上待印文件的原件或清晰复印件。(二)审批权限1.常规文件用印：对于一般性、常规性的内部管理文件或对外非合同类、非承诺类函件，由部门负责人审批后，报印章保管部门负责人或其授权人审批。2.重要文件用印：涉及公司重大经营决策、对外投资、融资、担保、重要合同协议、大额资金支付、法律诉讼等重要文件的用印，须经部门负责人审核、分管领导审批后，报请公司主要负责人或其授权人审批。3.特定印章用印：*使用公司公章，须经公司主要负责人或其授权的分管领导审批。*使用合同专用章，须经法务部门（或指定审核人员）审核合同内容，再按合同金额或重要程度分级报请相关领导审批。*使用财务专用章、发票专用章，须严格按照财务管理制度规定的审批流程执行。4.紧急用印：遇特殊紧急情况需立即用印，而相关审批人无法及时签字审批时，申请人可先通过电话、即时通讯工具等方式向审批人请示，经审批人口头同意后，由印章保管人记录通话内容及时间，可先行用印，但事后须在一个工作日内补办书面审批手续。(三)审批流程1.申请人填写《用印申请单》并附待印文件。2.部门负责人对用印事由及文件内容的真实性、合规性进行审核。3.按审批权限逐级报请相关领导审批。4.审批通过后，申请人持《用印申请单》及待印文件至印章保管部门办理用印手续。四、用印规范(一)审核核对印章保管人在加盖印章前，须认真核对《用印申请单》的审批手续是否齐全、有效，待印文件的内容与《用印申请单》所填写的信息是否一致，文件内容是否完整、清晰、合规，有无涂改痕迹。对不符合要求的，印章保管人有权拒绝用印，并向申请人说明理由。(二)印章使用1.位置规范：印章应盖在文件的指定位置，如文件末尾的单位名称或法定代表人签名处，做到“骑年盖月”或“盖在落款处”，确保印章清晰、端正，印章名称与文件落款单位名称一致。2.印迹清晰：盖印时应用力均匀，使印迹完整、清晰、不模糊，便于辨认。3.严禁空白用印：严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白表格等未填写完整的文件上加盖任何印章。如确因特殊业务需要（如银行开户等有明确格式要求的），须经公司主要负责人特批，并在用印后由相关业务部门负责跟踪文件的使用情况，确保不被滥用。4.多页文件：对于合同、协议等多页文件，应加盖骑缝章，确保文件各页内容的连续性和完整性，防止文件被抽换。5.复印件用印：一般情况下，复印件不作为正式文件用印。确因特殊情况需要在复印件上用印的，须在复印件上注明“本复印件与原件核对无异”、用途及日期，并经相关领导审批。(三)用印登记印章保管人须对每一次用印情况进行详细登记，填写《用印登记簿》，记录内容包括用印日期、用印部门、申请人、用印事由、文件名称及编号、份数、用印种类、审批人、经办人等信息，并由申请人在登记簿上签字确认。《用印登记簿》应妥善保管，保存期限不少于规定年限。(四)用印监督印章保管人在用印过程中，有权对不合规的用印行为提出异议并拒绝用印。公司可定期或不定期对用印记录进行抽查，监督用印制度的执行情况。五、印章的刻制、变更与销毁(一)印章的刻制1.公司印章的刻制须由需求部门提出申请，经公司主要负责人批准后，由印章管理部门（通常为行政部或综合管理部）统一到公安机关指定的正规刻章单位办理刻制手续。2.新印章刻制完成后，应进行印模备案，留存印模，并由印章管理部门通知各相关单位启用新印章。(二)印章的变更与废止1.因公司名称变更、法定代表人变更、印章损坏或样式调整等原因需要更换印章时，应按照新印章刻制流程办理，并对旧印章进行及时回收和销毁。2.对于不再使用的废旧印章、过期印章或因其他原因需要废止的印章，由保管部门提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，经公司主要负责人批准后，由印章管理部门组织两名以上专人进行监销，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁印章的名称、数量、销毁时间、地点、监销人等信息，相关资料存档备查。严禁个人私自处理废旧印章。六、责任追究1.印章保管人责任：印章保管人因保管不善导致印章遗失、被盗，或违反本制度规定擅自用印，给公司造成损失的，公司将根据情节轻重给予相应的行政处分、经济处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.用印申请人及审批人责任：用印申请人提供虚假信息、伪造审批手续，或审批人未认真履行审核职责，导致用印不当给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任和管理责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.违规用印行为：任何部门或个人未经批准，擅自刻制、伪造、变造、买卖、出借、转让公司印章，或使用伪造、变造的公司印章，一经发现，公司将严肃处理；给公司造成损失的，依法追究其全部赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机