物资采购管理制度

物资采购管理制度一、总则（一）目的与依据为规范公司物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资的质量，确保公司生产经营活动的有序进行，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各下属单位所有生产性、非生产性物资（包括原材料、辅料、设备、办公用品、劳保用品等）的采购活动。服务类采购可参照本制度执行，或另行制定专项管理办法。（三）基本原则物资采购应遵循以下基本原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在保证质量和服务的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资，追求性价比最优。3.质量优先原则：采购物资必须符合规定的质量标准和技术要求，杜绝不合格产品流入。4.公开、公平、公正原则：采购过程应尽可能透明，对符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。5.效益原则：统筹考虑采购周期、资金占用、库存成本等因素，实现整体效益最大化。6.廉洁自律原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁奉公，严禁以权谋私、收受回扣等行为。二、组织与职责（一）采购管理部门公司设立专门的采购管理部门（或指定某一现有部门承担采购管理职能），作为物资采购的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订公司物资采购管理制度及相关细则。2.统筹协调公司各项物资采购活动，指导和监督各需求部门的采购行为。3.负责供应商的开发、评估、认证、管理及信息库的建立与维护。4.组织或参与重要物资的采购招标、询价、比价等工作。5.负责采购合同的审核、管理及履约跟踪。6.收集、分析市场价格信息，控制采购成本。7.负责采购相关档案的整理、归档与保管。8.组织采购人员的业务培训和职业道德教育。（二）需求部门各需求部门是物资采购的提出者和直接使用者，主要职责包括：1.根据实际工作需要，提出合理、准确的物资采购需求，并按规定提交《采购申请表》。2.负责提供详细的物资规格型号、技术参数、质量标准等信息。3.参与相关物资的市场调研、供应商考察及采购方案的论证。4.负责所购物资的数量清点、外观检查和技术性能初步验收（必要时）。5.配合采购管理部门处理采购过程中出现的质量异议、退换货等问题。6.负责本部门已验收合格物资的入库、保管和合理使用。（三）财务部门财务部门在物资采购中主要负责：1.审核采购预算的合理性及执行情况。2.根据审批后的采购合同及相关凭证，办理货款支付手续。3.对采购成本进行核算与控制，参与采购价格的审核。4.监督采购资金的合理使用，防范财务风险。（四）法务部门（或指定法务人员）法务部门（或指定法务人员）负责：1.对采购合同的合法性、合规性进行审核，防范法律风险。2.参与处理采购活动中发生的法律纠纷。（五）仓储部门仓储部门负责：1.对验收合格的物资进行入库登记、妥善保管和发放。2.定期进行库存盘点，确保账实相符，并及时向相关部门反馈库存信息。三、采购流程（一）采购需求与审批1.需求提出：需求部门根据生产计划、库存情况或实际业务需求，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、总价、建议供应商（如有）、需求日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.需求审批：《采购申请表》须按公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要物资的采购，还需进行可行性论证或集体决策。审批过程中，相关部门应对需求的合理性、必要性及预算情况进行审核。（二）采购计划编制采购管理部门根据审批通过的《采购申请表》，结合库存水平、采购周期等因素，汇总编制《采购计划》，明确采购物资的种类、数量、采购方式、预计采购时间等，并按程序报批后执行。（三）供应商选择与管理1.供应商资质要求：供应商应具备合法的经营资格、良好的商业信誉、必要的生产或供应能力、稳定的质量保证体系及合理的价格水平。2.供应商开发与评估：采购管理部门应通过市场调研、行业推荐、公开征集等多种渠道开发潜在供应商，并组织相关部门对其资质、生产能力、质量体系、财务状况、售后服务等进行综合评估，建立合格供应商名录。3.供应商动态管理：定期对合格供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务态度等进行跟踪评价，实行分级管理和动态淘汰机制，确保供应商队伍的优质稳定。（四）采购方式确定根据采购物资的特性、金额大小及市场情况，可采用以下一种或多种采购方式：1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分且标准化程度较高的物资。应严格按照国家及公司关于招标的相关规定执行。2.邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况，向三家以上合格供应商发出投标邀请书。3.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场价格透明的物资，向三家以上供应商发出询价单，比较价格后确定供应商。4.比价采购：对规格、性能、质量等方面有较大差异的物资，通过比较不同供应商的报价、技术方案、服务等综合因素确定最优供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的证明材料并按规定审批。6.框架协议采购：对于长期需要、用量稳定的物资，可与合格供应商签订框架协议，约定单价、供货期限、质量标准等，按需分批下达订单。具体采购方式的适用条件和审批权限，由采购管理部门另行制定细则明确。（五）合同签订与履行1.合同起草与审核：达到一定金额标准的采购业务，均应签订书面采购合同。合同文本一般由采购管理部门或法务部门提供标准模板，内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同签订前须经过采购管理部门、法务部门（如需）及财务部门审核。2.合同签订：审核无误后的合同，由公司授权代表与供应商法定代表人或授权代表正式签署，并加盖双方公章或合同专用章。3.合同履行：采购管理部门负责跟踪合同的履行情况，协调解决履约过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。（六）物资验收与入库1.到货通知：供应商发货后，应及时通知采购管理部门及需求部门。2.到货验收：物资送达后，由采购管理部门组织需求部门、仓储部门（必要时邀请技术部门）共同对物资的数量、规格型号、外观质量、产品合格证、检验报告等进行查验。对于关键或复杂的物资，还需进行抽样检验或委托第三方机构检测。验收合格后，共同签署《物资验收单》。3.异议处理：如发现物资数量不符、质量不合格或其他与合同约定不符的情况，验收人员应立即向采购管理部门报告，由采购管理部门负责与供应商协商解决，如退换货、索赔等。4.入库登记：验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，登记入账，建立库存台账。（七）付款结算1.财务部门根据审批后的《采购申请表》、《物资验收单》、采购合同、合规发票及其他必要凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。2.付款审批应严格执行公司资金支付审批流程。四、采购管理要求（一）价格控制1.采购人员应广泛搜集市场价格信息，建立价格数据库，定期分析价格走势。2.对主要物资实行价格备案制度，大宗物资采购前应进行充分的市场询价和比价。3.鼓励通过集中采购、招标采购等方式获取价格优势，降低采购成本。（二）质量控制1.严格执行供应商准入和评估制度，从源头上控制物资质量。2.明确采购物资的质量标准和验收要求，并在合同中予以明确。3.加强对物资验收环节的管理，对不合格物资坚决不予接收。4.建立质量追溯机制，对因采购物资质量问题造成的损失，应追究相关供应商及内部责任人的责任。（三）合同管理1.建立健全采购合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行全程跟踪记录。2.加强合同档案管理，确保合同文本及相关附件的完整、安全。（四）库存管理1.需求部门和仓储部门应根据物资特性和使用频率，合理控制库存水平，避免积压浪费或短缺影响生产。2.定期进行库存盘点，确保账、卡、物相符。（五）档案管理采购过程中的所有文件资料，包括采购申请、审批单、招标文件、投标文件、中标通知书、询价单、报价单、采购合同、订单、送货单、验收单、检验报告、发票、付款凭证等，均应按照公司档案管理规定整理归档，保存期限不少于三年（或根据相关法规要求确定）。五、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门（或指定的监督机构）应定期或不定期对物资采购管理制度的执行情况进行审计监督，重点检查采购流程的合规性、采购价格的合理性、合同履行的严肃性以及采购人员的廉洁自律情况。2.鼓励员工对采购过程中的违规违纪行为进行举报，公司对举报人员予以保密和保护。（二）绩效考核将物资采购管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系，考核指标可包括采购计划完成率、采购成本控制率、采购物资合格率、供应商履约率、采购效率等。对严格执行制度、在降本增效方面做出突出贡献的部门和个人给予表彰奖励；对违反制度规定，造成公司损失或不良影响的，追究相关责任人的责任。（三）责任追究对在采购活动中出现以下行为之一的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，移交司法机关处理：1.未经审批擅自采购或超计划、超标准采购的。2.虚假填报采购需求、提供虚假信息的。3.在供应商选择、招标、询价、比价等过程中弄虚作假、徇私舞弊的。4.收受或索取供应商回扣、贿赂或其他不正当利益的。5.签订、履行合同失职，造成公司经济损失的。6.泄露采购商业秘密的。7.其他违反本制度规定的行为。六、附则（一）制度解释本制