合同审批与存档标准模板全流程详解

合同审批与存档标准模板全流程详解一、合同管理适用的业务场景合同是企业经营活动中明确双方权利义务、保障合法权益的重要法律文件，其审批与存档流程适用于以下常见业务场景：采购类合同：如原材料采购、设备采购、服务外包等，需明确采购标的、数量、价格、交付标准及付款条件。销售类合同：如产品销售、服务提供等，需约定销售范围、价格体系、验收方式及违约责任。合作类合同：如联合开发、项目合作、代理协议等，需界定合作范围、收益分配、知识产权归属及退出机制。租赁类合同：如办公场地租赁、设备租赁等，需明确租赁期限、租金标准、维修责任及续租条款。其他专项合同：如劳动合同、保密协议、sponsorship协议等，需根据合同性质细化特殊条款。通过标准化审批与存档流程，可保证合同内容合规、权责清晰、风险可控，同时为企业后续履约、审计、纠纷处理提供依据。二、合同审批与存档全流程操作步骤（一）发起准备阶段需求确认业务部门根据实际需求（如采购、合作等），明确合同标的、数量、金额、合作方等核心要素，填写《合同立项申请表》（需注明项目背景、预算、必要性及预期效益）。涉及跨部门合作的，需提前与相关部门（如财务、法务）沟通，确认需求可行性。合作方资质审核业务部门负责收集合作方基本资料，包括：营业执照（加盖公章的复印件）、法定代表人证件号码明、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、过往合作业绩（如有）。重点审核合作方是否具备履约能力（如经营范围、注册资本、财务状况）及信用记录（可通过“信用中国”等公开渠道初步查询，必要时要求提供资信证明）。资料审核通过后，由业务部门负责人签字确认，作为合同附件。资料汇总业务部门将《合同立项申请表》、合作方资质材料、需求说明书（如技术参数、服务标准等）整理成册，提交至合同管理岗（或行政部门）作为合同起草依据。（二）合同起草阶段模板选择优先使用企业标准化合同模板（如采购合同模板、销售合同模板），保证条款合规、权责对等。无标准化模板的，需参考行业惯例或由法务部门协助起草，避免条款遗漏或法律风险。条款填写合同内容需包含核心要素：合同双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；合同标的、数量、质量标准、价款或报酬、履行期限、地点和方式；违约责任、争议解决方式；合同签订日期、生效条件。涉及技术附件（如图纸、规格书）或补充协议的，需在中注明“附件为本合同组成部分，与具有同等法律效力”。内部初审业务部门负责人对合同内容的真实性、准确性进行初审，重点核对需求与条款是否一致（如采购数量与合同约定是否匹配、价格是否符合预算）。初审通过后，在合同稿上签字确认，流转至法务部门审核。（三）内部审批阶段法务审核法务部门重点审核合同的法律合规性：主体资格：合作方是否为适格民事主体，是否存在法定代表人越权、无权代理等风险；条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反法律强制性规定的内容（如“争议解决方式”未约定或约定不明）；权利义务对等性：双方责任、违约责任是否对等，是否存在单方面加重我方义务的条款；术语规范性：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），专业术语需准确无误。法务审核后出具《法务审核意见书》，对需修改的条款明确标注修改建议，审核通过则签字确认。财务审核财务部门重点审核合同中的财务条款：价款构成：是否包含税费、运费、保险费等，与预算是否匹配；付款方式：是否明确付款节点（如预付款、进度款、尾款比例及支付条件）、账户信息（需核对合作方账户名称与合同主体一致）；发票要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付条件。财务审核通过后，在《合同审批流程表》中签字确认。领导审批根据合同金额及企业权限划分，提交至对应层级领导审批：金额在[具体金额，如10万元]以下的，由部门总监审批；金额在[10万-50万元]的，由分管副总审批；金额在[50万元以上]的，由总经理审批（或提交至总经理办公会集体审议）。领导需重点关注合同的必要性、成本效益及对企业整体经营的影响，审批通过后在流程表中签字确认。（四）外部协商与修订阶段发送对方审批通过后，由业务部门将合同终稿（加盖我方公章或合同专用章）发送至合作方，可通过邮件、快递或当面递交方式（需保留发送凭证，如快递底单、邮件截图）。反馈与修订合作方对合同条款有异议的，由业务部门负责沟通协商，重点就价格、履行期限、违约责任等核心条款进行磋商。协商达成一致的，由法务部门根据修订内容更新合同文本，重新履行内部审批流程；未达成一致的，需及时上报领导决策，必要时终止合作。定稿确认双方对合同内容无异议后，由合作方在合同文本上签字盖章（如为个人，需按手印并提供证件号码复印件），并保证签字盖章清晰、完整，覆盖合同关键条款（如金额、生效条件）。（五）合同签署阶段签署方式纸质合同：一式[具体份数，如四份]，我方与合作方各执[具体份数，如两份]，如需备案（如需工商部门备案的采购合同），增加相应份数。电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，需保证合作方已完成实名认证，电子签名与手写签名具有同等法律效力（签署后存档）。签署时间合同签署日期以双方最后签字盖章日期为准，生效条件为“签字盖章之日起生效”的，需保证双方签署日期一致；如约定“支付预付款后生效”，需以实际支付凭证为生效依据。文本留存纸质合同签署后，由业务部门将我方执联原件移交至合同管理岗；电子合同需导出PDF版本（含双方签署页及时间戳），加密存储至指定服务器。（六）归档管理阶段资料整理合同管理岗收到合同文本后，与《合同审批流程表》《法务审核意见书》《合作方资质材料》等资料一并整理，形成“合同档案袋”，标注合同编号、名称、签订日期及存放位置。登记入库在《合同台账》中登记合同基本信息，包括：合同编号、合同名称、合同类型、对方方名称、签订日期、生效日期、到期日期、合同金额、审批人、归档人、存放位置（如档案柜编号/电子路径）。合同编号规则建议：年份（如2024）+部门代码（如“采”代表采购部）+合同类型代码（如“采购”代表采购合同）+流水号（如001），示例：“2024-采-采购-001”。借阅管理员工因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同借阅申请表》，说明借阅原因、借阅期限，经部门负责人及合同管理岗审批后，方可查阅（原件原则上不外借，确需借出的需明确归还日期）。借阅期间需妥善保管，不得涂改、转借、复制；复制档案的，需经合同管理岗审核并加盖“档案复印专用章”。三、合同管理常用模板与填写说明（一）《合同审批流程表》字段名称填写说明合同编号按企业编号规则填写，唯一对应一份合同合同名称如“公司采购办公设备合同”，需体现合同核心内容对方方名称合作方全称，与营业执照一致合同金额（大写/小写）金额需大小写一致，小写前加“¥”，大写后加“整”（如“人民币壹万元整”）发起部门业务部门名称（如“采购部”）发起人业务经办人姓名，用“”代替（如“”）发起日期合同发起至合同管理岗的日期（格式：YYYY-MM-DD）审批节点按流程顺序填写：业务部门→法务→财务→领导审批意见审批人需手写或打印签字，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及理由审批日期各审批节点完成日期备注如“需补充合作方资质”“付款方式调整为分期”等特殊情况说明（二）《合同基本信息登记表》字段名称填写说明合同编号与《合同审批流程表》编号一致合同名称同《合同审批流程表》合同类型如“采购合同”“销售合同”“服务合同”签订日期双方签字盖章日期生效日期合同约定生效条件满足的日期（如“签字盖章之日”“支付预付款后第X日”）到期日期合同履行期限截止日期对方方信息名称（全称）、地址（注册地址）、联系人（姓名+职务）、联系方式（固话/手机）我方信息部门（负责部门）、负责人（部门负责人姓名）、联系人（经办人）、联系方式主要条款摘要简述核心条款：标的、数量、金额、履行期限、付款方式、违约责任合同份数如“一式四份，双方各执两份”归档日期合同移交至档案管理系统的日期存放位置纸质合同：档案柜编号（如“A-01-02”）；电子合同：服务器路径（如“//合同/2024/采购”）（三）《合同变更申请表》字段名称填写说明合同编号原合同编号原合同名称原合同全称变更事项如“合同金额变更”“履行期限延长”“付款方式调整”变更内容说明详细描述变更前后的对比（如“原金额10万元，变更为12万元”）变更原因说明变更理由（如“原材料价格上涨”“项目延期”）申请部门提出变更的部门申请人经办人姓名，用“*”代替申请日期提交变更申请的日期审批意见按原审批流程执行，需法务、财务、领导重新审核变更生效日期变更条款生效的日期四、合同审批与存档的关键注意事项（一）资质审核不可忽视合作方为企业的，需核对其营业执照副本（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明（加盖公章）；为自然人的，需核对其证件号码原件及复印件。特殊行业（如食品、建筑）需审核行业主管部门颁发的资质证书（如食品生产许可证、建筑施工资质），保证合作方具备法定经营资格。（二）审批流程需合规严禁“先签署后审批”或“跳越审批环节”，如遇紧急情况需先行签署的，需经总经理书面批准，事后3个工作日内补办审批手续。涉及多个部门职责的合同（如采购合同需财务审核付款条款），需保证所有相关部门完成审核后方可签署。（三）条款内容要严谨避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述，明确具体标准（如“质量需符合GB/T19001-2016标准”“交付时间为合同签订后30日内”）。违约责任需量化（如“逾期交货每日按合同总额的0.05%支付违约金”），且不得违反法律关于违约金过高的限制（一般不超过实际损失的30%）。（四）签署形式要合法纸质合同需双方签字盖章，我方使用公章或合同专用章（财务章、部门章无效），合作方盖章需与合同主体名称一致。电子合同需通过第三方电子认证服务机构（CA机构）认证，保证签署人身份真实及电子签名不可篡改。（五）存档管理要规范纸质合同档案需存放在干燥、通风的档案柜中，避免受潮、虫蛀；电子合同需定期备份（如每月1次），防止数据丢失。合同保存期限：一般合同保存