行业合同管理模板

行业通用合同管理模板一、适用业务场景本合同管理模板适用于各类企业日常运营中的合同全生命周期管理，涵盖以下典型场景：采购与供应链：原材料采购、设备采购、服务外包（如物流、IT支持）等合作合同的签订与履约；销售与市场：产品销售、渠道代理、广告推广、客户服务协议等业务合同的规范管理；项目合作：联合研发、工程建设、咨询顾问等项目的框架协议及执行合同；内部协作：员工保密协议、劳动合同、供应商合作协议等内部管理类文件；其他业务：技术转让、商标许可、资产租赁等专项合作合同。二、合同管理全流程操作指南第一步：需求发起与立项操作主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）动作说明：业务部门根据业务需求，填写《合同需求申请表》（见模板表格1），明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（如数量、质量、交付时间）、预算金额及期望条款；需求部门负责人对申请表进行初审，保证需求合理、预算符合公司规定；将审批通过的需求表提交至法务部门及财务部门备案，作为合同起草依据。输出成果：《合同需求申请表》（部门负责人签字版）第二步：合同起草与内部审核操作主体：业务部门（起草）、法务部门（审核）、财务部门（审核）动作说明：业务部门根据需求表及公司《合同示范文本》，起草合同初稿，明确合同主体、标的、权利义务、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款；法务部门对合同条款进行合规性审核，重点核查：主体资质（合作方是否为合法注册主体，是否有履约能力）；条款合法性（是否符合法律法规及行业规定，是否存在歧义）；权责对等性（双方权利义务是否明确，违约责任是否合理）；财务部门审核合同中的付款方式、金额、税费、发票等财务条款，保证符合公司财务制度；业务部门根据法务、财务部门的审核意见修改合同，形成《合同审批表》（见模板表格2）中的“修订说明”栏，并反馈审核结果。输出成果：合同修订稿、《合同审批表》（法务、财务审核意见版）第三步：合同谈判与修订操作主体：业务部门（主导）、法务部门（支持）、高层管理者（重大合同参与）动作说明：业务部门与合作方就合同条款进行谈判，重点沟通价格、交付标准、违约责任等分歧点；谈判涉及重大条款变更（如金额调整、期限延长）时，需及时同步法务部门评估风险；双方达成一致后，形成合同终稿，由双方授权代表签字确认（如为电子合同，需通过合法电子签名平台签署）。输出成果：合同终稿（双方签字/盖章版）第四步：合同签署与用印操作主体：行政部（用印管理）、法务部（备案）动作说明：业务部门将合同终稿提交至行政部，申请合同用印；行政部核对合同内容与《合同审批表》是否一致，检查签字、盖章是否齐全（合作方需盖公章或合同专用章，个人需签字并按手印）；用印完成后，行政部留存合同原件（至少2份，双方各执1份），并在3个工作日内将合同扫描件提交法务部门及财务部门备案。输出成果：签署完成的原合同、合同扫描件（法务、财务备案）第五步：合同归档与备案操作主体：行政部（归档）、法务部（台账管理）动作说明：行政部对合同原件进行分类编号（编号规则：年份-部门-序号，如“2024-采购-001”），存入公司档案室（电子档案同步至OA系统）；法务部建立《合同台账》（见模板表格3），记录合同编号、名称、主体、金额、签署日期、履行期限、履约状态等关键信息，实时更新；财务部门根据合同台账登记应收/应付账款，跟踪付款节点。输出成果：合同档案（编号+电子+纸质）、《合同台账》（法务维护版）第六步：履约跟踪与评估操作主体：业务部门（执行）、法务部（监督）、财务部（款项跟踪）动作说明：业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），并填写《履约跟踪表》（见模板表格4），记录履约进度、验收情况、存在问题等；定期（每月/每季度）向法务部门提交履约报告，重大履约异常（如逾期、违约）需24小时内上报；合同履行完毕后，业务部门组织验收（如产品质检、服务效果评估），形成《验收报告》，并提交财务部门办理尾款结算；法务部门对合同履约情况进行复盘，总结风险点，优化后续合同模板。输出成果：《履约跟踪表》、《验收报告》、履约复盘报告第七步：变更、终止与复盘操作主体：业务部门（发起）、法务部（审核）、高层管理者（审批）动作说明：合同履行过程中需变更或终止时，业务部门填写《变更/终止申请表》（见模板表格5），说明变更/终止原因、对双方的影响及解决方案；法务部门审核变更/终止协议的合法性，保证双方权利义务对等，避免后续纠纷；审批通过后，签订《合同变更协议》或《合同终止协议》，并按“第四步：合同签署与用印”流程办理手续；合同终止后，业务部门整理履约资料（如验收单、沟通记录），与合同原件一并归档，法务部更新台账状态为“已终止”。输出成果：《合同变更/终止协议》、履约资料归档文件三、常用合同管理工具表单表1：合同需求申请表申请部门申请人联系方式申请日期合同名称合作方名称合同类型□采购□销售□服务□项目□其他预算金额（万元）期望签署时间需求背景与主要内容（可附页）附件清单（如技术参数、报价单）需求部门负责人意见签字：日期：法务部审核意见签字：日期：财务部审核意见签字：日期：表2：合同审批表合同编号合同名称合作方名称起草部门起草人联系方式合同主要内容摘要（标的、金额、期限等）法务审核意见签字：日期：财务审核意见签字：日期：分管领导意见签字：日期：总经理意见（重大合同必填）签字：日期：修订说明（根据审核意见修改的内容）表3：合同台账合同编号合同名称甲方乙方签署日期合同金额（万元）履行期限履约状态□正常□异常□已完成□终止责任人归档日期备注表4：履约跟踪表合同编号合同名称履约阶段□初期□中期□末期跟踪日期本阶段履约内容履约情况□按进度□滞后□提前滞后/提前原因存在问题处理措施责任人验收情况（如有）□合格□不合格验收人签字：日期：业务部门负责人意见签字：日期：表5：变更/终止申请表合同编号合同名称申请类型□变更□终止申请日期申请部门申请人联系方式变更/终止原因拟变更条款/终止方案（可附页）对双方的影响分析法务审核意见签字：日期：分管领导意见签字：日期：总经理审批意见签字：日期：四、合同管理关键风险提示主体资质审核：合作方需提供营业执照、行业许可证（如需）、法定代表人证件号码明等资质文件，避免与无履约能力或非法主体签约；条款严谨性：合同核心条款（如标的描述、质量标准、违约责任）需明确具体，避免使用“大约”“尽快”等模糊表述，防止履约争议；履约动态监控：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对逾期、违约等风险及时预警并上报，避免损失扩大；档案管理规范：合同原件、变更协议